Guida intelligente

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INTRODUZIONE
Benvenuti in GFI MailArchiver™ ("MailArchiver"): la soluzione single-source per tutte le esigenze di archiviazione della
posta e per i problemi di gestione delle e-mail su Microsoft Exchange server.
La presente Guida intelligente costituisce un importante strumento per incrementare le potenzialità di successo del
prodotto.
MailArchiver è di facile installazione ed esecuzione. Tuttavia, alcuni elementi devono essere compresi a fondo prima
di procedere all'installazione. In base alla nostra esperienza, il mancato chiarimento di questi elementi potrebbe
causare problemi di configurazione a scapito delle prestazioni del prodotto e pertanto del corretto funzionamento
dello stesso.
Per una documentazione più dettagliata, consultare la Knowledge Base di GFI, (kbase.gfi.com) e la documentazione di
MailArchiver all'indirizzo www.gfi-italia.com/mar/6/server.
La presente Guida intelligente delinea i cinque (5) problemi principali riscontrati dai nostri clienti. Grazie alla guida e a
una certa pianificazione anticipata sarà possibile distribuire un ambiente efficiente e di facile manutenzione. Prima di
installare il prodotto, leggere attentamente le seguenti pagine.
Al termine della lettura di Guida intelligente, se dovessero esserci domande sui problemi sollevati nel documento,
contattare la nostra organizzazione di supporto per iscritto all'indirizzo riportato nella pagina www.gfiitalia.com/company/contact.htm o per posta elettronica all'e-mail indicata nella pagina
support.gfi.com/Support/supportrequest.aspx?lcode=it.
PANORAMICA DI GFI MAILARCHIVER
Segue un breve riepilogo delle funzioni di MailArchiver. Riassumendo:
1. Quando qualcuno invia un'e-mail a un utente di posta elettronica, l'e-mail viene inserita nella loro cassetta
postale di journaling di Microsoft Exchange.
2. GFI MailArchiver recupera l'e-mail dalla cassetta postale di journaling di Microsoft e la archivia in un database
facile da ottenere e dove eseguire le ricerche. L'archivio e-mail è archiviato in un database (o in una
combinazione di database e file) e può trovarsi sul server Exchange o su un server separato.
3. Gli utenti della posta elettronica potranno quindi accedere con facilità alla loro copia archiviata dell'e-mail
con due metodi diversi:
i) Direttamente all'interno di Microsoft Outlook, nella struttura cartelle dell'utente "GFI
MailArchiver Mailbox". Per eseguire questa operazione è necessario il plug-in del connettore
Outlook di GFI MailArchiver.
o
ii) Utilizzando l'interfaccia Web di GFI MailArchiver. (fare clic qui)
Quindi, MailArchiver si connetterà alla cassetta postale di journaling per il recupero dei messaggi di posta da archiviare.
La procedura è illustrata in modo più dettagliato in GFI MailArchiver Server Manual, capitolo 5.2, "Setting up the mail
servers to archive" (www.gfi-italia.com/mailarchiver/mar6acmanual_it.pdf).
In base alla nostra esperienza, normalmente i clienti GFI utilizzano in licenza GFI MailArchiver al fine di gestire un archivio
dell'intera corrispondenza elettronica aziendale e per cinque (5) motivi:


Per ridurre in modo significativo le richieste di elaborazione e disponibilità sul server Microsoft Exchange.
Per soddisfare il crescente numero di legislazioni di conformità, eDiscovery e altre normative, spesso i
reparti legali richiedono di eseguire la ricerca di un utente specifico, in un determinato intervallo di date e
su un argomento particolare.
GFISoftware
Software|| www.gfi.com
www.gfi.com
GFI
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Come strumento per il recupero autonomo delle e-mail per gli utenti della posta elettronica.
Come strumento centralizzato per il monitoraggio dell'attività e-mail degli utenti di posta elettronica.
Per facilitare la gestione e ridurre la dipendenza da file PST distribuiti e ingestibili.
OPERAZIONI PRELIMINARI ALLA DISTRIBUZIONE DI GFI MAILARCHIVER
Prima di procedere alla distribuzione, è necessario valutare cinque (5) aspetti principali di MailArchiver. È importante
comprenderli tutti: se al termine della lettura della sezione seguente vi fossero ancora domande o argomenti da discutere, è
necessario contattarci.
1. Utilizzo in licenza di GFI MailArchiver: determinazione del conteggio licenze
2. Requisiti di installazione di sistema
3. Suggerimenti per il database
a) quale database utilizzare? Se si utilizza Microsoft SQL Server, qual è la versione consigliata?
b)
Quali sono le specifiche hardware e di installazione consigliate per la configurazione?
4. Gestione e manutenzione dei database mediante Gestione degli archivi
5. Gestione degli indici di ricerca
1. UTILIZZO IN LICENZA DI GFI MAILARCHIVER: DETERMINAZIONE DEL CONTEGGIO LICENZE
Ai fini dell'utilizzo in licenza, MailArchiver calcola tutti gli utenti del dominio Active Directory (AD) che dispongono di
indirizzi e-mail. Il numero di cassette postali Active Directory corrisponde al numero di licenze GFI MailArchiver
necessarie.
Tuttavia, a volte non si desidera archiviare tutti i messaggi di posta di ogni utente. Esistono due passaggi possibili per
escludere un utente dall'archiviazione di GFI MailArchiver: uno ridurrà il conteggio licenze e l'altro invece non lo farà.
L'utente può essere escluso con due modalità:
1. A livello di cassetta postale (in MailArchiver questa modalità viene definita "Esclusione utente"). In questo
caso, la cassetta postale viene semplicemente esclusa dall'archiviazione. Ad esempio, escludendo
[email protected] dall'archiviazione di MailArchiver, Joe non verrà contato nelle licenze di
MailArchiver.
2. Decidendo di non archiviare alcun messaggio di posta DA [email protected] (in termini di GFI
MailArchiver, questa modalità viene definita "Esclusione indirizzo e-mail"). Questo non ridurrà il conteggio
licenze.
Ciascun metodo di esclusione può essere impostato nella configurazione del software "Archiving and User Exclude
Options".
2. REQUISITI DI INSTALLAZIONE DI SISTEMA
GFI MailArchiver presenta alcuni prerequisiti software, che devono essere installati prima di procedere all'installazione di
MailArchiver. I più importanti sono elencati di seguito e la serie completa è disponibile qui.

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Microsoft .NET Framework 2.0
ASP.NET 2.0
Internet Information Services – Servizi SMTP e World Wide Web
Microsoft Internet Explorer 5.5 o versioni successive
Microsoft Exchange Server MAPI Client e Collaboration Data Objects 1.2.1 deve essere installato nei seguenti
casi:
Versione Microsoft Exchange
GFI MailArchiver installato sul
computer dove si trova Microsoft
Exchange
GFI MailArchiver installato su un
altro computer
Exchange 2000/2003
Non installare MAPI CDO
Installare MAPI CDO
Exchange 2007/2010
Installare MAPI CDO
Installare MAPI CDO

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.6 o versioni successive
2 | www.gfi.com/mailarchiver


Deve essere abilitato l'inserimento nel journal di Microsoft Exchange
GFI MailArchiver richiederà un database per l'archiviazione della posta. Se per la propria organizzazione è
preferibile utilizzare una versione di Microsoft SQL, è necessario che questa sia installata prima di procedere
all'installazione del prodotto.
3. SUGGERIMENTI PER IL DATABASE
La maggioranza delle installazioni di GFI MailArchiver utilizza il database Microsoft SQL per l'archiviazione della posta.
Poiché Microsoft SQL è disponibile in varie versioni ed edizioni, è fondamentale conoscerle e pianificare di conseguenza
prima di implementare GFI MailArchiver. Pianificare in anticipo al fine di evitare problemi (ad es. di prestazioni) dovuti
alla necessità di una versione o edizione diversa del database di Microsoft SQL server. I nostri clienti hanno più volte
riscontrato questa situazione, pertanto riteniamo che sia importante effettuare questo controllo prima di procedere
all'installazione.
È importante sapere che esistono due edizioni di MS SQL Server:

Microsoft SQL Express, la versione gratuita del prodotto. Questa versione ha una limitazione di 4 GB per
database. Pertanto, ciò costituisce una variabile importante nella pianificazione dell'implementazione di GFI
MailArchiver. È fondamentale anche considerare il numero di e-mail da archiviare. Se le dimensioni del
database saranno (o diventeranno) superiori a 4 GB, allora Microsoft SQL Express potrebbe non essere la
versione di database adatta all'implementazione. Se le dimensioni rappresentano un potenziale problema, è
necessario prendere in considerazione la versione completa del database MS SQL Server.

Se le necessità di archiviazione sono superiori a quanto consentito da SQL Express, allora MS SQL Server
Standard edition è la versione più adatta. GFI consiglia questa versione perché è quella più utilizzata dalla
maggioranza delle installazioni di GFI MailArchiver.
La standard edition del database MS SQL offre due modalità di utilizzo in licenza:
1. Per processore: il modello di prezzo per processore è probabilmente il più costoso. Il vantaggio di questo
modello è che non è necessario preoccuparsi del numero di utenti e che Microsoft non concede la licenza di
un processore multi-core come se fossero CPU multiple.
2. Licenza CAL server e per utente: più economiche a livelli CAL inferiori, ma si paga per ciascun utente. GFI
MailArchiver richiede solo la licenza CAL server e per utente.
Se SQL server viene utilizzato per altre applicazioni, allora è bene prendere in considerazione le relative connessioni.
Seguono alcuni collegamenti alle pagine informative sull'utilizzo in licenza di Microsoft SQL. SQL 2008, SQL 2005,
SQL Express 2008
Come di consueto, è sempre consigliabile consultare il proprio partner Microsoft per
consigli.
Dopo aver compreso i vari database Microsoft SQL Server disponibili, i clienti spesso chiedono delle linee guida sul tipo
di database da utilizzare. Ci chiedono ad esempio quali scelte effettuare se dispongono di 23 cassette di posta e se
archiviano circa 2.000 e-mail al giorno.*
Dato che GFI MailArchiver è un prodotto di archiviazione e il requisito minimo riguarda solo lo spazio di installazione e
non quello di archiviazione per la posta, riteniamo giusto includere alcune linee guida. Il grafico nella Tabella 2
"Specifiche hardware consigliate per GFI MailArchiver"* fornisce una guida alla decisione.
* NOTA: GFI non concede in licenza né rappresenta Microsoft o i suoi prodotti. Non siamo tantomeno
a conoscenza di tutti i dettagli dei nostri sistemi, applicazioni e dati interni. I grafici della presente
Guida intelligente hanno lo scopo di fornire alcuni suggerimenti sulle problematiche da valutare al
momento di scegliere i requisiti di database e hardware necessari all'implementazione di GFI
MailArchiver. Sono da considerare esclusivamente come linee guida.
CONFIGURAZIONE CONSIGLIATA
GFI MailArchiver può essere configurato per l'esecuzione con varie impostazioni e combinazioni hardware.
È importante utilizzare dischi fisici differenti per ospitare entità diverse. Ad esempio, si consiglia di utilizzare RAID5 sia
per i database back-end che per gli indici di GFI MailArchiver. Idealmente, entrambi saranno su controller separati al fine
3 | www.gfi.com/mailarchiver
di evitare colli di bottiglia del controller. È possibile utilizzare MS SQL Server o MS SQL Express, tuttavia, è bene ricordare
che MS SQL Express presenta le seguenti tre limitazioni:



Le dimensioni del database possono arrivare solo fino a 4 GB.
Utilizza solo 1 CPU.
Utilizza un massimo di 1 GB di RAM.
Pertanto, se si utilizza MS SQL Express, usarlo insieme a NTFS. In pratica, il magazzino archivio è costruito sul modello di
MS SQL + NTFS.
TABELLA 2: GFI MAILARCHIVER SPECIFICHE HARDWARE CONSIGLIATE
La Tabella 2 propone le specifiche hardware tipiche per GFI MailArchiver. Se il server deve ospitare altri servizi, come
controller di dominio, MS Exchange e MS SQL, è necessario aggiungere risorse aggiuntive. I requisiti di questi servizi
devono essere ben oltre le specifiche sottostanti. In poche parole, rappresentano i requisiti minimi per GFI MailArchiver.
Piccolo (<50 cassette postali o 2500 e-mail/giorno)
Distribuzione
Exchange
2000/2003
Exchange 2007
SP1/2010
Installato sullo
stesso computer
di Exchange
ExOLEdb
Servizi Web di
Exchange (EWS)
Installato dove
non è presente
Exchange
IMAP
EWS
Database*
Hardware*
Database di GFI MailArchiver**: file di
database su disco 1, file binari su disco
2, indici di ricerca
su disco 3
Intel Xeon 2,33 GHz – 64 bit
4 GB di RAM
3 dischi fisici
Database di GFI MailArchiver**: file di
database su disco 1, file binari su disco
2, indici di ricerca
su disco 3
Intel Xeon 2,33 GHz – 64 bit
4 GB di RAM
3 dischi fisici
MEDIO (50 – 100 cassette postali o 6000 e-mail/giorno)
Distribuzione
MS Exchange
2000/2003
MS Exchange
2007 SP1/2010
Installato sullo
stesso computer
di Exchange
ExOLEdb
EWS
Installato dove
non è presente
Exchange
IMAP
EWS
Database*
Hardware*
SQL Express e NTFS: file di database su
disco 1, file binari su disco 2, indici di
ricerca su disco 2
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bit (2
core di processore) 4 GB di
RAM –
3 dischi fisici
SQL Express e NTFS: file di database su
disco 1, file binari su disco 2, indici di
ricerca su disco 3
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bit (2
core di processore) 4 GB di
RAM –
3 dischi fisici
GRANDE (101 – 500 cassette postali o 8000 e-mail/giorno)
Distribuzione
MS Exchange
2000/2003
MS Exchange
2007 SP1/2010
Installato sullo
stesso computer
di Exchange
ExOLEdb
EWS
Installato dove
non è presente
Exchange
IMAP
EWS
Database*
Hardware*
SQL Express e NTFS o versione
completa di SQL: file di database su
disco 1, file binari su disco 2, indici di
ricerca su disco 3
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bit (2
core di processore) 4 GB di
RAM –
3 dischi fisici
SQL Express e NTFS o versione
completa di SQL: file di database su
disco 1, file binari su disco 2, indici di
ricerca su disco 3
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bit (2
core di processore) 4 GB di
RAM –
3 dischi fisici
MOLTO GRANDE (500+ cassette postali o 8000+ e-mail/giorno)***
4 | www.gfi.com/mailarchiver
Distribuzione
MS Exchange
2000/2003
MS Exchange
2007 SP1/2010
Installato sullo
stesso computer
di Exchange
ExOLEdb
EWS
Installato dove
non è presente
Exchange
IMAP
EWS
Database*
Hardware*
SQL e NTFS (versione completa): file di
database su disco 1, file binari su disco
2, indici di ricerca su disco 3
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bit
(2 core di processore)
8 GB di RAM – 3 dischi fisici
SQL e NTFS (versione completa): file di
database su disco 1, file binari su disco
2, indici di ricerca su disco 3
Intel Xeon 3,2 GHz – 64 bit
(2 core di processore)
8 GB di RAM – 3 dischi fisici
*Le specifiche hardware suggerite valgono solo per GFI MailArchiver, se il server ospita altri servizi come controller di dominio, MS
Exchange e MS SQL, è necessario aggiungere risorse supplementari.
**Nella documentazione del prodotto GFI MailArchiver, definito anche come Firebird.
***Possibile distribuzione ruoli con il ruolo Raccolta dati sul server della posta 1. Contattare GFI.
Per 50 postazioni o meno, è possibile installare GFI MailArchiver in qualsiasi configurazione.
Da 1 a 50 postazioni, non si dovrebbe abilitare la sincronizzazione cartelle e il connettore di Outlook, se
si utilizza il database di GFI MailArchiver. Per utilizzare queste funzionalità, SQL Express può essere
utilizzato come database back-end.
Per 150 postazioni e oltre, si consiglia di utilizzare Microsoft SQL Server come database back-end e
secondariamente di installare GFI MailArchiver su un altro computer rispetto a quello dove è presente
Microsoft Exchange.
4. GESTIONE MAGAZZINI ARCHIVI (GESTIONE DATABASE)
Il passaggio successivo prevede l'impostazione di un'elaborazione coda che archivierà periodicamente i messaggi di
posta e la modalità di creazione logica dell'archivio, in modo da potervi effettuare ricerche in modo rapido. Questa
procedura viene definita da GFI MailArchiver come "Gestione magazzini archivi" e "magazzino archivio" (database).
All'interno di GFI MailArchiver, la procedura pianificata di archiviazione della posta viene definita come la funzionalità
"Gestione magazzini archivi" e ciascun database viene denominato come "magazzino archivio". Mediante questa
funzionalità è possibile definire quando modificare i magazzini archivio utilizzati (ad es. trimestralmente) e MailArchiver
inizierà tale procedura in base all'orario impostato. Questa operazione è importante, perché consente di:
 Tenere automaticamente sotto controllo le dimensioni del magazzino archivio mediante archiviazione
periodica (ad es. trimestrale) dei messaggi di posta in un nuovo magazzino archivio (rollover automatico).
 Creare magazzini archivi per ogni trimestre o anno affinché sia possibile gestire nel modo migliore i
magazzini archivi nei quali si desidera che gli utenti della rete selezionino e ricerchino i messaggi.
Per sfruttare appieno la funzionalità di rollover automatico della Gestione magazzini archivi, è necessario effettuare
alcune operazioni. Se si utilizza:

MS SQL per i database: creare prima i database futuri in SQL Management Console. Quindi aggiungerli alla
sezione Gestione magazzini archivi e assegnare al database creato (oltre alla data e all'orario) l'operazione di
rollover. Questa procedura è descritta più dettagliatamente nel capitolo 5.9 "Archive stores management" di
GFI MailArchiver Server Manual (www.gfi-italia.com/mailarchiver/mar6acmanual_it.pdf).

Il database integrato di GFI MailArchiver (Firebird): i database verranno creati durante l'aggiunta dei
magazzini archivi alla configurazione di Gestione magazzini archivi. Questa procedura è descritta più
dettagliatamente
nel
GFI
MailArchiver
Server
Manual
(www.gfiitalia.com/mailarchiver/mar6acmanual_it.pdf). al capitolo 5.9, "Archive stores management".
Il database utilizzato per il rollover automatico deve essere aggiunto solo tramite la configurazione di
Gestione magazzini archivi, non dalla configurazione di Magazzini archivi. Questo aspetto è di
importanza fondamentale.
Durante la determinazione dei periodi di tempo del magazzino archivio, al fine di ottimizzare le
prestazioni di ricerca, è bene tenere presente che le dimensioni del database devono essere inferiori a
30/40 GB.
5 | www.gfi.com/mailarchiver
La crescita del database può variare da un'azienda all'altra. Si consiglia di monitorare la crescita per
un periodo di tempo (un mese), quindi utilizzarla per decidere la frequenza in base a cui impostare la
pianificazione del magazzino archivio.
5. GESTIONE DEGLI INDICI DI RICERCA
Molti dei nostri clienti utilizzano in licenza GFI MailArchiver per motivi di conformità. Infatti, spesso viene loro chiesto di
effettuare ricerche tra tutti i messaggi archiviati finalizzate all'individuazione di una corrispondenza specifica su un
particolare oggetto, ricevuta in un determinato periodo di tempo da un certo utente, ecc. La ricerca nella posta
archiviata diventa semplicissima con MailArchiver.
Tuttavia, per poter cercare nei database archiviati, sono necessari gli indici di ricerca. Gli indici contengono i dati
ricercabili delle e-mail archiviate e i relativi allegati. In tal modo, il recupero dei messaggi avviene in modo rapido e
preciso. Ciascun magazzino archivio (database) dispone del proprio indice.
La funzionalità Gestione ricerca indicizzata del prodotto consente di impostare la pianificazione dell'indicizzazione delle
e-mail e consente di ricostruire gli indici. Dato che la funzionalità di ricerca viene generalmente utilizzata dai nostri clienti
per motivi di conformità, costituisce una funzionalità critica del prodotto.
È consigliabile impostare questa pianificazione in modo da poter iniziare immediatamente
l'indicizzazione.
Qualora sia necessario ricostruire un indice, tale procedura dovrà essere eseguita esclusivamente sotto
la supervisione di un rappresentante del supporto tecnico di GFI.
La reindicizzazione di un database può risultare una procedura lunga. Durante la ricostruzione
dell'indice, le e-mail che non sono state reindicizzate non saranno disponibili per la ricerca. Le e-mail
vengono reindicizzate dalla meno recente alla più recente.
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i
i
6 | www.gfi.com/mailarchiver