REGOLAMENTO DELLA GESTIONE DELL`INVENTARIO DEI BENI

REGOLAMENTO DELLA GESTIONE DELL'INVENTARIO DEI BENI MOBILI
Art. 1
Scopo degli inventari
1
2
La tenuta degli inventari dei beni mobili costituisce presupposto fondamentale della gestione
del patrimonio dell'Azienda Ospedaliera, intendendo con tale espressione l'insieme delle attività
amministrative e tecniche dirette all'acquisizione, conservazione e manutenzione dei beni
mobili.
Oltre a soddisfare le funzioni amministrativo-contabili conservative e di controllo previste dalla
legge, la gestione dell'inventario è condizione imprescindibile per una politica di
razionalizzazione e programmazione della spesa specialmente nel campo degli investimenti.
Art. 2
Oggetto degli inventari
1. Formano oggetto degli inventari le seguenti categorie di beni mobili:
a macchine d'ufficio e mobilio;
b automezzi;
c attrezzatura tecnico-sanitaria compresa quella diagnostica;
d attrezzatura tecnico-economale;
e attrezzature tecniche per manutenzione;
f altri beni mobili, comprese le opere d'arte.
2. Ai fini dell'inventariazione, i beni dovranno presentare tutte le seguenti caratteristiche:
•
•
•
•
non costituire pertinenze, nel qual caso saranno rilevati ed inventariati con il bene
principale o acquisito per primo;
presentare valore d'acquisto superiore a € 50;
non costituire componente di impianto fisso;
non costituire materiale formante oggetto della gestione dei beni di consumo.
Art. 3
Ricognizione e classificazione dei beni
I beni mobili oggetto degli inventari di cui al presente articolo vengono rilevati, descritti e
classificati secondo i contenuti delle relative schede informatiche incluse nel Manuale per
l'inventariazione del Patrimonio agli atti della Sezione Beni Mobili presso L'Ufficio
Approvvigionamenti – Logistica.
Art. 4
Modalita' di inventariazione dei beni
1. La codifica dei beni si compone di tre spazi alfanumerici, salva quella dell'attrezzatura
tecnico-sanitaria della diagnostica, che è costituita da otto spazi alfanumerici come di seguito
suddivisi:
•
•
•
n. 3 spazi alfabetici per l'identificazione merceologica del bene;
n. 3 spazi alfabetici per l'indicazione del produttore;
n. 2 spazi alfanumerici per l'indicazione del modello.
2. I beni vengono identificati su base informatica tramite le seguenti indicazioni.
a) Il numero d'inventario.
Deve essere unico per ogni bene inventariato. Se il bene risulta composto da più parti
(accessori o componenti) il numero sarà apposto su ciascun componente.
Nel caso in cui i beni siano composti da più moduli che normalmente hanno funzionalità
autonoma e/o possono essere ubicati in centri di costo diversi, si procederà ad
inventariazione separata per ciascun modulo.
Nel caso dubbio se l'oggetto da inventariare debba essere considerato bene con vita
autonoma o parte accessoria di altro bene, costituisce elemento discriminante il reperimento
del bene.
In presenza di possibili alternative la scelta cadrà sulla codifica più analitica.
Qualora vengano acquisiti in tempi successivi accessori o componenti, i dati relativi
(denominazione, data di consegna, costo di acquisto) devono essere inseriti nell'ambito delle
procedure automatizzate d'acquisto, tramite collegamento con il numero d'inventario del
bene principale o acquisito per primo.
a) Ubicazione del bene.
Tale informazione permette la conoscenza della dislocazione logistica dei beni anche in
riferimento al reparto di appartenenza ed al tempo stesso rende possibile, ai fini della
contabilità per centri di costo, di imputare i costi, ossia le quote di ammortamento ai centri
utilizzatori del bene.
a) Denominazione del bene.
Va indicata la descrizione del bene con le caratteristiche essenziali.
a) Identificazione merceologica.
Va indicato il codice del bene secondo le indicazione contenute nel Dizionario. Nel caso in
cui il bene non risulti ancora classificato, gli si attribuirà il codice provvisorio indicato per
ciascuna categoria, dandone comunicazione mensile alla Direzione Regionale alla Sanità,
per l'aggiornamento.
a) Codice produttore.
Per l'attrezzatura tecnico-sanitaria compresa quella diagnostica, va indicato il codice del
produttore conformemente alle indicazioni contenute nel Dizionario. Nel caso in cui il
produttore non risulti ancora presente nel Dizionario gli si attribuirà il codice provvisorio
indicato per l'elenco produttori, dando comunicazione mensile del relativo nominativo alla
Direzione Regionale alla Sanità per l'aggiornamento.
a) Modello di produzione.
Individua il tipo di apparecchiatura inventariata nell'ambito della gamma di quelle che il
produttore fornisce. Va indicato unicamente per l'attrezzatura tecnico-sanitaria compresa
quella diagnostica conformemente alle indicazioni contenute nel Dizionario.
Nel caso in cui il modello non risulti ancora classificato, non gli si attribuirà nessun codice,
dandone comunicazione mensile alla Direzione Regionale alla Sanità per l'aggiornamento.
a) Anni di ammortamento.
E' previsto un numero di anni di ammortamento standard per ogni tipologia di beni. Sulla
base di tale numero il sistema rileva automaticamente l'ammortamento, che avviene a quote
costanti. Esiste la possibilità di modificare, qualora necessario, il numero degli anni previsti
(per esempio nel caso di bene acquistato usato o riscattato ecc.) mediante inserimento del
dato nel relativo spazio.
Nel caso di acquisto di nuove componenti o accessori di un bene già parzialmente
ammortizzato, il valore residuo di quest'ultimo viene incrementato del costo di acquisto
dell'accessorio e l'ammortamento continua così ad essere calcolato in quote fisse sul nuovo
valore aggiunto (i dati relativi ai beni accessori sono rilevati con le modalità indicate al
precedente punto 1.).
Qualora l'integrazione sia particolarmente rilevante e modifichi sostanzialmente la vita fisica
del bene così composto, è possibile, come sopra enunciato, modificarne gli anni di
ammortamento complessivi. Le quote annue verranno automaticamente calcolate dal
sistema, in valore costante, sul nuovo valore residuo e per il numero d'anni che rimangono
ancora da ammortizzare.
Al fine dell'attualizzazione del valore di patrimonio il sistema è impostato per l'automatica
determinazione del valore residuo sulla base del valore di acquisto iniziale e depurato delle
quote di ammortamento già scadute. Tale valore, a fine anno, viene aggiornato
automaticamente in base al coefficiente ISTAT di rivalutazione.
Nell'ipotesi, sopra esposta, di integrazioni di un bene già parzialmente ammortizzato, la
rivalutazione avviene, per l'appunto, per i due valori residui con i coefficienti corrispondenti
agli anni di installazione, ed il sistema esprime il valore residuo così ottenuto.
Poiché le quote annue di ammortamento contribuiscono alla determinazione del costo di
esercizio vengono allocate al centro di costo utilizzatore, per omogeneità di trattamento
anche i beni acquisiti a titolo gratuito vengono ammortizzati, generando un costo figurativo.
a) Tipo di provenienza.
Poiché il regolamento tratta i beni comunque in dotazione all'Azienda Sanitaria, deve essere
specificato se si tratta di beni acquisiti a titolo oneroso (codice A) o in donazione (codice D)
oppure costruiti in economia (codice E) o al termine di un leasing (codice L), in comodato
(codice C), in service (codice S), in noleggio (codice N).
a) Stato di conservazione.
E' la valutazione dello stato di efficienza del bene, rilevato dall'apposito servizio. Deve
essere indicato in: buono (codice B), discreto (codice D), scarso (codice S).
Le variazioni sullo stato di conservazione vengono comunicate per iscritto dai consegnatari
dei beni indicandone il nuovo stato di conservazione.
A fine anno il sistema renderà quindi disponibile l'elenco delle variazioni qualitative del
patrimonio intervenute nel periodo.
a) Data bolla di consegna.
Attesta l'anno di decorrenza dell'ammortamento. Ai fini di semplificare la prima
ricognizione dei beni, tale data potrà essere sostituita dalla data di presa in carico di cui al
successivo punto 11.
a) Data di presa in carico.
Va indicata secondo le risultanze delle scritture contabili o, in mancanza di dati
documentati, sostituita dall'anno di stima già considerato ai fini della valutazione del bene.
a) Fornitore
Va indicato il codice mnemonico del fornitore.
a) Valore di acquisto o valore attribuito.
Il valore dei beni mobili e loro accessori o componenti va rilevato secondo le modalità
previste al successivo ART. 5.
Art. 5
Valutazione dei beni al fine dell'inventariazione
1. I beni mobili e loro accessori o componenti vanno rilevati al costo di acquisto, comprensivo
dell'IVA, nonché delle spese di trasporto ed imballaggio.
2. Il costo dei beni acquisiti in via successiva ad integrazione di altro bene va considerato e rilevato
ad incremento del costo di acquisto di quest'ultimo.
3. Ai beni acquisiti in via definitiva al termine del periodo di leasing o locazione va attribuito il
corrispondente valore di mercato al momento dell'inizio del periodo di leasing o locazione al netto
delle quote di ammortamento già maturate, come se il bene fosse stato realmente ammortizzato
durante il periodo di leasing o locazione.
3. Ai beni mobili prodotti in economia si attribuisce il valore corrispondente al costo di produzione
sostenuto, dato dalla somma dei costi dei fattori impiegati per la loro realizzazione (manodopera,
materiali, energia, ecc.).
4. Ai beni acquisiti a titolo gratuito va attribuito il corrispondente valore di mercato al momento
dell'acquisizione.
5. Nel caso di sostituzione di un componente di un bene, si da luogo ad una corrispondente
variazione del suo valore data dalla differenza fra il valore d'acquisto del nuovo componente ed il
valore residuo del componente sostituito.
6. Le indicazioni di cui sopra valgono anche per i beni mobili registrati e per gli impianti.
7. E' facoltà dell'Azienda non procedere a valutazione del materiale bibliografico.
Art. 6
Modalita' di tenuta degli inventari
1. Gli inventari dei beni mobili chiusi al 31 dicembre di ogni anno devono essere approvati
dall'Amministrazione dell'Azienda Ospedaliera entro il 30 aprile dell'anno successivo.
2. I beni mobili sono classificati e descritti nell'inventario come indicato all'art. 2, nonché nelle
schede tecniche informatiche incluse nel Manuale per l'inventariazione agli atti dell'Ufficio
Approvvigionamenti – Logistica.
3. Ai fini della valutazione contabile, il valore residuo del bene alla data dell'inventario è quello
determinato in sede di prima rilevazione, al netto delle quote di ammortamento.
Art. 7
Beni in leasing o locazione
1. Per gli eventuali beni disponibili presso l'Azienda Ospedaliera a titolo di leasing o locazione va
tenuta apposita scrittura contenente le seguenti indicazioni:
a
b
c
d
e
f
g
denominazione del bene;
nome del costruttore e del locatore;
data inizio del leasing o della locazione;
valore di mercato del bene all'inizio del periodo di leasing o di locazione;
durata del leasing o della locazione;
centro di costo consegnatario
data di eventuale restituzione o passaggio del bene di proprietà.
2. In caso di acquisizione definitiva del bene al termine del periodo di leasing o locazione, il
servizio competente provvede all'annotazione dell'avvenuta acquisizione del bene medesimo
secondo le modalità di cui all'art. 4 del presente Atto.
Art. 8
Beni in prova o in comodato
Per tutti i beni detenuti dall'Azienda Ospedaliera a titolo di prova o in comodato va tenuta apposita
scrittura contenente le seguenti indicazioni:
a
b
c
d
e
f
denominazione del bene;
nome del proprietario;
data bolla di consegna;
valore di mercato del bene;
centro di costo consegnatario;
data di restituzione.
Art. 9
Ammortamento
1. Il calcolo degli ammortamenti è effettuato in quote annue costanti in base al numero degli anni
come indicati nella tabella seguente:
Classificazione
Macchine d'ufficio e mobilio
Automezzi
Attrezzatura tecnico-sanitaria compresa quella diagnostica
Attrezzatura tecnico-economale
Attrezzatura tecnica per manutenzione
Anni di ammortamento
10
4
8
8
8
2. I beni con valore d'acquisto sino a € 500 (IVA compresa) e le opere d'arte vanno totalmente
ammortizzati nell'esercizio nel quale è avvenuta la consegna. Detto valore sarà aggiornato
periodicamente con Decreto del Direttore Regionale alla Sanità.
3. I beni acquisiti a titolo gratuito sono soggetti ad ammortamento.
4. L'ammortamento annuale va calcolato sul valore determinato in sede di prima rilevazione ed
imputato al centro di costo cui il bene è attribuito alla data del 31 dicembre di ciascun anno a partire
dall'anno stesso di completata consegna del bene così come risulta dalla data della bolla di consegna
o dell'ultima bolla in caso di consegna frazionata.
Art. 10
Consegnatari dei beni e compiti
1. L'Amministrazione dell'Azienda Ospedaliera individua con propria deliberazione i consegnatari
dei beni per ciascun centro di costo e, ferme restando le competenze amministrativo-contabili a
carico del/i servizi che svolgono le funzioni tecnico-economali e di approvvigionamento, stabilisce
le competenze dei servizi in ordine alla gestione del patrimonio per quanto concerne i seguenti
adempimenti:
a) la compilazione delle schede tecniche di rilevazione che costituiscono il documento di
inventario;
b) il controllo e la verifica dello stato di utilizzo delle apparecchiature della gestione delle
manutenzioni;
c) il controllo e la verifica delle normative sulla sicurezza, delle norme C.E.I., antincendio, ecc.
2. I consegnatari saranno tenuti a:
a) custodire con diligenza e cura i beni, gli arredi e suppellettili assegnati alla struttura di
appartenenza fino a che non ne abbiano ottenuto legale discarico;
b) svolgere sistematiche verifiche dello stato d'uso dei beni a seguito delle quali proporre
all'Ufficio Approvvigionamenti – Logistica la dichiarazione di fuori uso dei beni che
risulteranno inservibili;
c) alla corretta e regolare tenuta dei registri costituenti copia di inventario dei beni.
Art. 11
Procedura di dismissione
La dismissibilità del bene viene comunicata dal consegnatario alla Sezione Beni Mobili dell'Ufficio
Approvvigionamenti – Logistica tramite apposito modulo sul quale vengono indicati:
a)
b)
c)
d)
e)
descrizione del bene da dismettere;
numero di inventario;
stato d'uso;
il fatto che il bene non contiene sorgenti radioattive e che non risulta inquinante o infetto;
motivo della dismissione; esso può consistere in:
bene non più riparabile (procedura giustificata da relazione o verbale dei Servizi
Tecnici preposti );
bene ancora funzionante ma sostituito con altro a seguito di ammodernamento di
nuove tecnologie (attrezzature sanitarie) o per rinnovo arredi a seguito di
ristrutturazione locali.
Art. 12
Cancellazione
L'Amministrazione dell'Azienda, con proprio provvedimento, dispone la cancellazione
dall'inventario di quei beni che risultano inservibili per fuori uso o per altra causa. L'eventuale
valore residuo del bene di cui è disposta la cancellazione è imputato al centro di costo
consegnatario.
Art. 13
Alienazione
L'alienazione avviene previa stesura di un verbale di fuori uso sul quale vengono indicati i beni
interessati. Tale verbale viene quindi recepito da Atto di Determinazione a cura del Responsabile
della S.C. Approvvigionamenti – Logistica.
Art. 14
Aggiornamento dell'elenco beni
L'aggiornamento dell'elenco dei beni, per quanto concerne nuove classificazioni e codifiche è
effettuato direttamente nel sistema informatico.
Art. 15
Schema riassuntivo della gestione complessiva dei beni di inventario con indicazione delle
rispettive competenze
Acquisizione del bene
Procedura
Competenza
Responsabile dell'Unità Operativa o della
Richiesta di acquisizione all'Ufficio
Approvvigionamenti (Manager degli acquisti). Struttura
N.B. Le richieste di acquisizione dei beni devono
essere preventivamente vistate dalla Direzione
Strategica.
Verifica della eventuale disponibilità del bene a S.C. Approvvigionamenti – Logistica / Sezione
Deposito Patrimoniale.
Beni Mobili
N.B.
Il bene dichiarato Fuori Uso non può essere
utilizzato in nessun modo e per nessun motivo da
altro reparto o servizio.
Redazione ed invio del Documento Tecnico
Manager degli Acquisti
all'organo competente per l'espletamento delle
procedure di approvvigionamento.
Presa d'atto degli esiti di gara e invio ordine.
Manager degli Acquisti
Ricevimento del bene, controllo della integrità Magazzino ricevimento merci
dei colli e della corrispondenza tra ordine e bolla
di consegna.
Carico della con contestuale inserimento sul
Sezione Beni Mobili
registro inventari, stampa delle etichette e stesura
del verbale di consegna.
Applicazione etichette
Sezione Beni Mobili / Magazzino
Consegna dei beni presso il sub-centro
Magazzino
Presa in consegna del bene, controllo della
Responsabile dell'Unità Operativa o della
regolare fornitura e firma del verbale da parte del Struttura
consegnatario.
Riscontro delle fatture
Sezione Investimenti
Emissione ordinativo di pagamento
Sezione Economico Finanziario.
Fase di gestione del bene
Procedura
Competenza
Responsabile dell'Unità Operativa o della
Richiesta di ritiro del bene per:
- fuori uso;
Struttura
- non inutilizzo;
- trasferimento ad altra Unità Operativa (previo
passaggio dal Deposito Patrimoniale).
Importante: le richieste di ritiro devono essere
corredate da dichiarazione di non pericolosità e
con allegati verbali di eventuali Fuori Uso redatti
a cura dei Servizi Tecnici competenti.
N.B.
Il bene dichiarato Fuori Uso non può essere
utilizzato, in nessun modo e per nessun motivo,
da altro reparto o servizio.
Controllo dello stato di utilizzo del bene, verifica Responsabile dell'Unità Operativa o della
dello stato d'uso e corretta manutenzione.
Struttura
Ritiro del bene presso il reparto o servizio e invio Magazzino
per lo stoccaggio al Deposito Patrimoniale.
Aggiornamento delle scritture inventariali.
Sezione Beni Mobili
Fase di alienazione del bene
Procedura
Competenza
Predisposizione dell'elenco dei beni da alienare. Sezione Beni Mobili
Determinazione (autorizzazione all'alienazione ed Responsabile della S.C. Approvvigionamenti alla rilevazione delle scritture contabili)
Logistica
Aggiornamento delle Scritture Contabili
Sezione Beni Mobili
Rilevazione in Contabilità Generale delle
alienazioni di beni patrimoniali disposte con il
provvedimento amministrativo (riduzione
dell’attivo patrimoniale; giroconto del fondo di
ammortamento; rilevazione dell’eventuale
minusvalenza da alienazioni; sterilizzazione della
minusvalenza).
Importante: l'aggiornamento delle scritture
contabili deve avvenire entro lo stesso anno della
determinazione.
Smaltimento dei beni per mezzo delle ditte
Sezione Logistica
preposte ed autorizzate.
Conservazione dei verbali o dei formulari di
Sezione Logistica
smaltimento
Art. 16
Modulistica
Modulo di consegna beni
Modulo di ritiro beni
AZIENDA OSPEDALIERA “S. MARIA DEGLI ANGELI”
Via Montereale, 24 – 33170 Pordenone
MODULO DI CONSEGNA BENI MOBILI ED ARREDI
____/____/_______
Data:
Reparto/Servizio ____________________________________________ C.d.C.
Si ricevono i seguenti beni:
Descrizione
Firma leggibile del Responsabile Reparto/Servizio
________________________
Q.tà
n. inventario
AZIENDA OSPEDALIERA “S. MARIA DEGLI ANGELI”
Via Montereale, 24 – 33170 Pordenone
MODULO DI RITIRO BENI MOBILI ED ARREDI
____/____/_______
Data:
Il Reparto/Servizio ____________________________________________
C.d.C.
chiede il ritiro dei seguenti beni:
Descrizione
Q.tà
n. inventario
Fuori uso
SI
Si dichiara che i beni di cui sopra non sono infetti o radioattivi né contengono materiale inquinante.
Firma leggibile del Responsabile Reparto/Servizio
________________________
NO