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La sfida dei progetti a finanziamento europeo
webinar del 20 dicembre 2016
Sara Grilli
Andrea Innocenti
Marcello Traversi
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in collaborazione con
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LA GIUNGLA DEI PROGETTI EUROPEI:
OPPORTUNITÀ E LA SFIDA
DEL PROJECT MANAGEMENT
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LA GIUNGLA DEI BANDI EUROPEI
FONDI INDIRETTI
Strategia Europa 2020
FONDI DIRETTI
ambiente
Programma per l'ambiente e l'azione per il clima (LIFE)
cultura, audiovisivo
Programma "Europa creativa"
formazione, giovani, sport
Programma "Erasmus plus"
politica sociale,
cittadinanza europea
Programma per il cambiamento e l'innovazione sociale
crescita imprese
Programma per la competitività delle imprese e le PMI
(COSME)
ricerca, sviluppo, innovazione
Programma "Horizon 2020"
salute, tutela consumatori
Programma “Salute per la crescita”
giustizia, affari interni
Programmi “Giustizia”, “Diritti e Cittadinanza”,
Fondi Asilo e Migrazione, Fondo Sicurezza interna
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ELEMENTI BASE DI UN BANDO
REGOLAMENTI e PROCEDURE




Regole finanziarie
Sistemi di gestione e controllo
Criteri di partecipazione
Criteri di finanziamento
PROGRAMMA DI LAVORO
 Ambiti di intervento
 Tipologie di progetti
 Modalità di presentazione
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VINCOLI DI
ELEGIBILITÀ /
ESCLUSIONE
CRITERI DI
VALUTAZIONE
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Idea progetto
preliminare
(innovativa)
DALL’IDEA ALLA PROPOSTA
•
•
•
•
•
Identificazione
call di
riferimento
motivazione
obiettivi
risultati attesi
vincoli di base
stakeholder
Dettaglio
idea
progetto
• vincoli
• template
Identificazione
competenze
Ricerca Partner
Preparazione
proposta
Presentazione
proposta
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IN COSA CONSISTE UNA PROPOSTA
esempio: Horizon 2020
“Part A” – informazioni generali





Title, acronym, keyword, abstract
Declarations
Participants and contacts
Budget
Ethics
Max 70 pag
“Part B” – descrizione tecnica
1. EXCELLENCE
1.1 Objectives
1.2 Relation to the work programme
1.3 Concept and methodology
1.4 Ambition
2. IMPACT
2.1 Expected impacts
2.2 Measures to maximise impact
3. IMPLEMENTATION
3.1 Work plan - Work packages, deliverables
3.2 Management structure and procedures
3.3 Consortium as a whole
3.4 Resources to be committed
4. MEMBERS OF THE CONSORTIUM
4.1 Participants
4.2 Third parties
5. ETHICS AND SECURITY
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PART B - SECTION 1 - EXCELLENCE
1.1 Objectives
 Finalità.
 Obiettivi specifici: chiari, misurabili, realistici e raggiungibili nel progetto.
 In linea con impatti previsti e con i risultati attesi dal topic.
1.2 Relation to the Work-programme
 Come si affronta il problema specifico posto dal topic.
1.3 Concept and methodology
 Concetto generale alla base del progetto.
 Principali idee, modelli e ipotesi previste.
 Posizionamento rispetto al TRL (Technology Readiness Level)
 Metodologia generale di sviluppo.
1.4 Ambition
 Avanzamento rispetto allo stato dell’arte.
 Potenziale di innovazione verso prodotti/servizi già presenti sul mercato.
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PART B - SECTION 2 - IMPACT
2.1 Expected impacts
 Capacità di aumentare la competitività e favorire la crescita delle imprese
nel mercato, sviluppando prodotti e/o processi innovativi capaci di
rispondere ai bisogni europei e mondiali.
 Risposta agli impatti previsti dal topic.
 Descrizione eventuali ulteriori impatti.
 Descrivere possibili ostacoli di tipo burocratico, ambientale, ecc.
2.2 Measures to maximise impact
 Piano di diffusione e valorizzazione dei risultati.
 Strategia per la gestione degli IPR.
 Piano per la comunicazione dei risultati.
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PART B - SECTION 3 - IMPLEMENTATION
3.1 Work plan – Work packages, deliverables
 Decomposizione del progetto in work package e task (WBS)
 Tempistica: diagramma di Gantt
 Correlazioni: diagramma di Pert
 Descrizione di ciascun WP
• Inizio – fine
3.3 Consortium as a whole
• Partecipanti e mesi/uomo
 Contributo di ciascun
• Obiettivi
partner
• Descrizione dei task, con ruoli
 Bilanciamento
• Deliverable
 Complementarietà
3.2 Management Structure
Milestone and procedure
 Strutture e procedure di gestione
 Milestone
 Gestione rischi
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3.4 Resources to be
committed
 Mesi/uomo per partner e
WP
 Descrizione altri costi
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DOPO LA PRESENTAZIONE
 Controllo di elegibilità
 Valutazione basata su tre criteri (Horizon 2020):
1. Eccellenza
2. Impatto
3. Implementazione
Soglie minime di ammissibilità:
• sul singolo criterio
• complessiva
 Selezione: lista progetti finanziati
 Definizione Grant Agremeent
 Esecuzione
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presentati sopra-soglia finanziati
13,3% EU
11,6% IT
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LA SFIDA DEL PROJECT MANAGEMENT (1 di 2)
 I progetti europei sono progetti complessi :
 Eseguiti in partenariato su più paesi
 Coinvolgono un elevato numero di stakeholder
 Tutto il progetto è vincolato dalla call
 Rendicontazione è vincolata a regole esterne molto puntuali
 Comunicazione e disseminazione sono essenziali
 Sono progetti di innovazione
 Innovazione di prodotto
 Innovazione di processo
 Ricerca
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LA SFIDA DEL PROJECT MANAGEMENT (2 di 2)
Governance of specific
project’s aspects
Generic Project
Governance
PMBOK
PMI
Domain
specific
techniques
best
practice
Project
Management
ICT, energy, Transportation, security
Es.: PMI Processes Stakeholder
Knowledge Area
Management
Relationships management
(soft Skill)
Project Manager
best
practice
Market Analysis
best
practice
Es.: EU projects procedures and tools
EU rules for
applicants
EU rules for
monitoring and
controlling
EU projects
Project Governance
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L’ASPETTO PIÙ CRITICO: GLI STAKEHOLDER
Idea progetto
preliminare
(innovativa)
Identificazione
call di
riferimento
Gli stakeholder
influenzano e
impattano il progetto
in due momenti:
motivazione
obiettivi
risultati attesi
vincoli di base
stakeholder
Dettaglio
idea
progetto
Identificazione
competenze
In fase di
predisposizione
della proposta
Preparazione
proposta
vincoli
template
Vincoli
dalla call
Proposta
Accettata
Ricerca Partner
Presentazione
proposta
Fasi del
progetto
Chiusura
Kickoff di
progetto
Exploitation
In fase di
esecuzione
del progetto
Monitoraggio e
controllo
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IL PROJECT MANAGER È
UN PO’ BUSINESS ANALYST
 Ruolo centrale sia in fase di predisposizione della proposta che in fase di
esecuzione del progetto
 Impatti dei risultati del progetto ed exploitation dei risultati
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STIME, SCHEDULING E RISCHI
 La preparazione della proposta viene fatta circa mesi prima che il progetto
parta
 Attenzione a non dimenticarsi nulla in WBS, stime e schedule.
 L'Unione Europea chiede l’analisi del rischio che spesso viene fatta solo in
maniera approssimativa, dato lo spazio ridotto a disposizione nella
proposta.
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FRAMEWORK PMBOK® E PROGETTI EUROPEI
Si può fare di più e meglio?
Fornisce
mindset
e
approccio
strutturato.
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un
un
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PROGETTI EUROPEI E BEST PRACTICE PMI®:
PROPOSTA DI APPROCCIO STRUTTURATO
EuroPM
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EuroPM : COS'È ?
È un'iniziativa interchapter, guidata dai tre Chapter italiani in
collaborazione con Eurosportello-Enterprise Europe Network e altri
chapter europei, con l'obiettivo di estendere le best practices di
project management nell'ambito dei progetti finanziati dall'Unione
Europea (cioè nelle risposte a bandi europei o nell'esecuzione di
progetti finanziati).
L'iniziativa è partita a luglio 2015 (7 volontari Southern-NorthernEurosportello) e attualmente si trova nella cosiddetta fase uno .
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MISSION STATEMENT
Partecipare alla crescita dell’Europa attraverso l’affermazione delle best practice di
project/program/portfolio management, opportunatamente personalizzate per la
Progettazione Europea, entro l’attuale settennato di programmazione 2014-2020 .
Tutto questo attraverso:
-
lo sviluppo di un approccio fondato su tecniche, strumenti, raccomandazioni e
suggerimenti per personalizzare il PMBOK Guide (o altri foundational standards) sui
progetti europei; sua applicazione in progetti reali, azioni di trasferimento e
disseminazione di principi, processi, tecniche ed esperienze.
-
il coinvolgimento primario degli stakeholder chiave: organizzazioni partecipanti,
progettisti europei, PMI® e chapter PMI®, Commissione Europea, agenzie e
organizzazioni interessate.
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L'OPPORTUNITA' E LA SFIDA - PERCHE' ?
 La progettazione europea:
 è importante quantitativamente; nel settennato 2014-20 :
 € 352 mld di fondi strutturali e di investimento
 € 77 mld di funding su Horizon 2020
 è complessa
 vari programmi (Horizon 2020, Erasmus+, Life …) per una
previsione di finanziamento di migliaia di progetti nel settennato
 è attuale come problema della ricerca delle fonti di finanziamento e
del loro miglior utilizzo, in particolare in Italia
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20
PRODOTTO E PROJECT MANAGEMENT:
DUE FACCE DELLO STESSO PROGETTO
EUROPEO
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21
PRODOTTO E PROJECT MANAGEMENT:
DUE FACCE DELLO STESSO PROGETTO
EUROPEO
Il prodotto:
 innovazione
 rilevanza
 valore aggiunto
europeo
 business plan
 impatto
 sostenibilità
 …
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PRODOTTO E PROJECT MANAGEMENT:
DUE FACCE DELLO STESSO PROGETTO
EUROPEO
Il project management:

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… dove la comunità
dei project manager
può offrire il suo
miglior contributo …
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QUALI SONO I MACRO-BENEFICI ATTESI ?
per le organizzazioni partecipanti ad un progetto europeo
 aumentare la probabilità di finanziamento
 ridurre i costi necessari per la preparazione di una proposta (metodologia
strutturata)
 riutilizzare nelle fasi successive l’effort investito (focus sull' entità progetto)
 …. tutti quelli indotti dal gestire i propri progetti finanziati con i processi
che costituiscono lo standard di project management più diffuso a livello
mondiale
 non ultimi quelli relativi alle persone:
disporre di competenze ed esperienze
non solo sulla progettazione europea
ma sulla disciplina del project management in generale
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FASE ZERO
WBS e GANTT
EuroPM Kit partially
tested
PROTOTYPE ZERO PROCESSES AND
TEMPLATES
EuroPM KIT
version zero
PROTOTYPE ZERO - PROCESSES AND TEMPLATES
Erasmus KA2
REAL EU-FUNDED
PROJECTS
SME instr phase 2
REAL PROJECTS
EUROPM
Phase zero
stkh register
first version
STAKEHOLDER
ANALYSIS & FIRST
ACTIONS
COORDINATION
OTHER: funding search,
basic skills,
collaboration tools
LIM
PMBOK v6
webinar Comments Barcelona
stkh register
second version
STAKEHOLDER ANALYSIS – FIRST ACTIONS
COORDINATION program charter
14th July 2015
30th Set 2015
Opportunity VRMS
31st Dec 2015
31st Mar 2016
phase one
plan
30th June 2016
(start Group Zero)
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FASE ZERO – da luglio 2015 a luglio 2016
PRINCIPALI DELIVERABLE
 EuroPM Kit versione zero italiano e inglese – luglio 2016
 4 progetti reali con approccio applicato sul campo – giugno 2016
 3 su Horizon2020 – di cui uno chapter Bulgaria - e 1 su Erasmus
 non-formal speech al LIM Barcellona – maggio 2016
 VRMS parallela su NIC e SIC per estendere il team - marzo 2016
 19 candidature, 9 volontari entrati nel team
 commenti al PMBOK v6 stage 1 per progettazione europea - marzo 2016
 webinar per i soci NIC e SIC - febbraio 2016
 prima versione stakeholder analysis – novembre 2015
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WBS fase UNO
PROCESSES AND TEMPLATES
OBSERVATORY FOR EU-PROJECT
TO FUND EUROPM ITSELF
IMPLEMENTATION IN PRODUCT-ORIENTED PROJECTS
Testing and continuous improvement of
processes&templates
EUROPM
Phase one
STAKEHOLDER, COMMUNICATION & DISSEMINATION
INDIRECT FUNDS
COMPETENCIES
PROJECT & PROGRAM MANAGEMENT
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FASE UNO – in corso da luglio 2016
PRINCIPALI ATTIVITA' CHIUSE o IN CORSO
 commenti al PMBOK v6 stage 2 in ottica progettazione europea – luglio 2016
 avvio definitivo collaborazione con chapter Bulgaria e Romania – luglio 2016
 ingresso del Chapter Central - settembre 2016
 opportunity VRMS sul Chapter Central analoga a NIC e SIC – in corso
 webinar per il Chapter Central (che replica quello di febbraio 2016) – OGGI !
 organizzazione di 4 eventi sui tre chapter – previsti per feb-apr 2017
 stesso titolo, format, pubblicizzazione, diffusione, interventi a comune, ….
 valutazione di accordi di collaborazione con associazioni di europrogettisti – in corso
 communjcation plan integrato sui chapter – in corso
 seconda versione stakeholder analysis – in corso
 sviluppo EuroPM kit vers. uno – in corso
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KIT EuroPM : COS'È
 E' un framework(1) a supporto dell’applicazione delle best practice del
Project Management nell’ambito della progettazione europea.
 E’ composto da:
 indicazioni per la personalizzazione
dei processi PMBOK
 template di oggetti trattati nei processi
ed adattati per la progettazione europea
(ad es. Project charter, WBS, risk register,
Schedule baseline via Gantt chart,
cost baseline, communication plan, RAM).
“Framework” perché la vastità dei programmi UE rende impossibile una copertura completa 
struttura nella quale possono essere innestati layer specifici per programmi o call.
(1)
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OPPORTUNITY VRMS
 La opportunity VRMS in corso (scadenza 30 dic.) è riservata
al Central Chapter ed ha l'obiettivo di estendere il gruppo di
lavoro uno al team che gestirà progetti e attività successive
almeno fino a settembre 2017 .
 Fattore di successo per la partecipazione al team è l'opportunità
e la disponibilità ad implementare l'approccio sul campo su
progetti reali .
https://vrms.pmi.org/
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IL (VIRTUAL) TEAM : RIEPILOGHIAMOLO
Rif.: Emanuela De Fazio
[email protected]
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31
GRAZIE
Sara Grilli
[email protected]
Andrea Innocenti
[email protected]
Marcello Traversi
[email protected]
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