regolamento flussi informativi

REGOLAMENTO
FLUSSI INFORMATIVI
ASL NAPOLI 1 CENTRO
2016
1
SOMMARIO
PREMESSA......................................................................................................................... 3
SCOPO ................................................................................................................................ 3
OGGETTO DEL REGOLAMENTO...................................................................................... 4
NORMATIVA DI RIFERIMENTO ......................................................................................... 5
MODALITÀ OPERATIVE .................................................................................................... 5
Raccolta dati .............................................................................................................................. 6
Validazione del Dato .................................................................................................................. 6
Inoltro /Trasmissione agli Enti preposti ................................................................................... 6
Verifica delle Criticità ................................................................................................................ 7
Aggiornamenti normativi .......................................................................................................... 7
Piano di adeguamento del software rilevazioni dati................................................................ 7
Indicatori............................................................................................................................. 7
Attività del Servizio ............................................................................................................ 8
Procedure del Servizio: ..................................................................................................... 8
2
PREMESSA
Con Deliberazione n° 1848/2013 la Direzione Generale ha affidato alla
struttura CUP e Flussi Informativi l’attività di analisi e monitoraggio di tutti i flussi
informativi Sanitari presenti in azienda (flussi NSIS, flussi MEF, flussi Regionali e
flussi Aziendali).
Con Deliberazione n°829/2015 la Direzione strategica ha ravvisato la
necessità di condurre le differenti fonti dei dati aziendali al Sistema Informativo
Aziendale deliberando l’individuazione dei livelli di responsabilità aziendali dei flussi
informativi per garantire l’assolvimento del debito informativo aziendale, regionale
nonché ministeriale.
Al fine di effettuare una ricognizione normativa ed identificativa dei flussi
generati da obblighi istituzionali e dei soggetti coinvolti nella produzione e nella
trasmissione di tali flussi, l’ASL Napoli 1 Centro ha adottato la Mappa dei Flussi
Informativi aziendali.
SCOPO
Scopo del presente regolamento, redatto in conformità alla normativa di
riferimento e alle specificità dell’ASL Napoli 1 Centro è quello di definire il percorso
e le responsabilità, per l’implementazione dei Flussi Informativi presenti in azienda,
e standardizzare le procedure volte a:

Ottimizzare il debito informativo istituzionale

Allineare la azienda a criteri omogenei di comunicazione interna

Integrare il sistema informativo per la Direzione Generale, con particolare
riferimento ai flussi ricompresi nei LEA, PNE, PNP, PRP.
3
OGGETTO DEL REGOLAMENTO
Il presente regolamento, redatto dal Direttore del Servizio, è adottato dal
Direttore Generale con delibera e pubblicato all'Albo dell'Azienda. Ogni utile
modifica potrà essere apportata con la stessa procedura prevista per la sua
approvazione.
Le procedure riportate in allegato sono modificate e integrate dal Direttore del
Servizio con apposito provvedimento.
Il regolamento si applica alle strutture e macrostrutture dell’ASL Napoli 1
Centro,
coinvolte
nell’
attività
di
raccolta
dati,
analisi,
monitoraggio,
validazione, tempistica di inoltro e trasmissione alle istituzioni competenti dei
Flussi informativi relativi a:

Obblighi informativi ministeriali, cioè i flussi che dalla Azienda vanno inviati
direttamente ai Ministeri (Ministero della Salute, MEF, etc.);

Obblighi informativi regionali cioè i flussi che dalla Azienda vanno inviati
direttamente alla Regione Campania, anche se gli stessi sono generati da
normative ministeriali che la Regione Campania ha recepito con specifici
provvedimenti;

Flussi fondati su misure base diverse da quelle che alimentano i flussi
obbligatori vigenti considerati per il loro potenziale interesse nell'ambito
della programmazione del sistema informativo oppure che alimentano
particolari flussi informativi locali, all'interno delle diverse articolazioni
aziendali (es: rendicontazione STP)
Il presente regolamento sarà reso disponibile:
o
nella carta dei servizi
o
nel sito web aziendale
o
presso gli sportelli dell'URP
o
presso tutti referenti dei Flussi Informativi
Ogni modifica sarà resa disponibile presso i punti su indicati.
4
NORMATIVA DI RIFERIMENTO
Vedi Mappa dei Flussi informativi (Del n°829/2015) parte integrante del
regolamento.
MODALITÀ OPERATIVE
Le fasi attuative del delle attività oggetto del presente Regolamento sono
esplicitate e sintetizzate nella Mappa dei Flussi (Del. n°829/2015 ) aggiornata
annualmente a cura del Servizio CUP e Sistemi Informativi.
In essa, secondo un formato sintetico su foglio elettronico, sono riportati i seguenti
parametri:
 Tipologia del flusso e suoi raggruppamenti:

Modelli di Rilevazione per Il Monitoraggio della Gestione Aziendale dei
Flussi Finanziari,

Modelli di Rilevazione delle Attività Gestionali delle Strutture Sanitarie,

Flussi soggetti alla Compensazione Sanitaria,

Flussi NSIS Analitici,

Art. 50 Obblighi Informativi Connessi al Progetto Tessera Sanitaria

Flussi della Salute della Donna

Flusso Nazionale Salute dei detenuti e dei Minori

Mobilità Sanitaria Internazionale: Gestione Debiti Crediti

Flussi delle Attività verso Stranieri temporaneamente presenti

Flussi Analitici

Flussi Prevenzione (Igiene e Sanità Pubblica, Sicurezza del Lavoro,
Veterinaria, Igiene degli Alimenti)

Flussi Adempimenti LEA
 Riferimenti normativi
 Periodicità della rilevazione dei dati
 Data di scadenza della trasmissione/invio all’ Ente competente
(Regione, Ministero ecc.)
5
 Competenza della validazione del flusso
 Responsabilità del flusso
In particolare le fasi attuative del percorso possono essere raggruppate come
segue:
RACCOLTA DATI
Organizzazione del percorso raccolta dati: evidenza dei sottoprocessi relativi
alla raccolta dati.
Congruità Controllo di completezza dei Dati raccolti, aggiornamento dei sistemi
di rilevazione dati in conformità alla normativa.
Tempistica Controllo e rispetto della tempistica di rilevazione.
La responsabilità della raccolta dati è del Responsabile del Flusso (rif. Mappa dei
flussi) in qualità di referente o delegato del Direttore del Dipartimento di
competenza, o individuato in ragione dei poteri gerarchici e funzionali adeguati alla
natura dell’incarico (es. Direttori PPOO, Direttori Distretti, Direttore Amministrativo
ecc.).
VALIDAZIONE DEL DATO
A cura del Direttore del Dipartimento di Competenza, o suo Delegato che provvede
alla verifica della qualità e della congruità del dato e alla eventuale segnalazione
delle criticità riscontrabili.
INOLTRO /TRASMISSIONE AGLI ENTI PREPOSTI
Tempistica Controllo e rispetto della tempistica d’ inoltro/trasmissione.
A cura del Responsabile del Flusso di Competenza, o suo Delegato
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VERIFICA DELLE CRITICITÀ
Analisi delle Criticità e Progetti di Miglioramento:
Viene effettuata dalla Direzione della UOC CUP e Flussi informativi in collaborazione
con il Direttore Sistemi Informatici, per gli adeguamenti software, e in
collaborazione con i Direttori dei Dipartimenti per le proposte delle misure da
adottare.
AGGIORNAMENTI NORMATIVI
Sulla base delle disposizioni ministeriali e regionali riguardanti la raccolta e
trasmissione dei dati oggetto di flussi informativi.
PIANO DI ADEGUAMENTO DEL SOFTWARE RILEVAZIONI DATI
A cura del Responsabile del Flusso e del Direttore del Dipartimento di Competenza,
o suo Delegato, del Direttore CUP e flussi Informativi, del Direttore Sistemi
Informatici.
INDICATORI

Rispetto della Tempistica nel 95% dei casi

Giustificazione dello scostamento del dato dal valore storico (+/- 5%) nel 100%
dei casi

Avvenuto adeguamento agli aggiornamenti normativi (entro il trimestre) nel
100% dei casi

Segnalazioni di anomalie o irregolarità dagli Enti preposti (< al 5%)
7
ATTIVITÀ DEL SERVIZIO
Il Servizio CUP e Flussi informativi è partecipe al buon andamento di tutto il
processo dei Flussi informativi, in quanto Responsabile della Cabina di Regia degli
stessi.

Partecipa con il Direttore Sistemi Informativi a progetti di miglioramento
software al fine di utilizzare una piattaforma (Datawarehause) di raccolta dati,
per la visibilità di tutti i Flussi informativi.

Ottempera all’ analisi di tutti i Flussi informativi e al monitoraggio degli stessi.

Segnala ai Dipartimenti di competenza, i ritardi di trasmissione e le
incongruenze evidenziate dagli Enti preposti ecc.,

Individua e rileva gli indicatori.

Comunica al Direttore Generale con relazione finale a scadenza annuale il buon
andamento del processo “Flussi informativi”.

Segnala il raggiungimento (si/no e scostamento) degli obiettivi legati ai LEA

Supporta la procedura aziendale di trasmissione al Ministero della salute dei
flussi NSIS, in collaborazione col Direttore dei Sistemi Informatici
PROCEDURE DEL SERVIZIO:
In allegato sono riportate le principali procedure in essere nel Servizio CUP e
Flussi Informativi.
Le procedure sono integrate e aggiornate a cura del Direttore del Servizio.
8
Allegati
9
FILE A
FLUSSO INFORMATIVO SUI DIMESSI DAGLI ISTITUTI DI CURA PUBBLICI E
PRIVATI
FLUSSO SCHEDA DI DIMISSIONE OSPEDALIERA (SDO)
PREMESSA
La SDO costituisce una rappresentazione sintetica e fedele della cartella clinica, finalizzata a
consentire la raccolta sistematica, economica e di qualità controllabile delle principali informazioni
contenute nella cartella stessa, ed è parte integrante della cartella clinica di cui assume la stessa
valenza di carattere medico legale.
A livello Regionale, il monitoraggio del file A, consente, oltre alla programmazione, al controllo
e alla valutazione di efficienza, anche indagini di tipo epidemiologico, lo studio dei fenomeni di
fuga e lo studio di attrazione tra Regioni.
La SDO deve essere compilata per tutti i pazienti dimessi sia in regime ordinario che di dayhospital dagli istituti di cura pubblici e privati della Regione (accreditati e non) compresi i neonati
sani ospitati nei nidi. Non va compilata per i cittadini ospitati in strutture a prevalente carattere socioassistenziale (residenze sanitarie assistenziali, comunità protette, strutture manicomiali residuali) e
per i dimessi dagli Istituti di cui all'art. 26 della legge 23/12/1978 N° 833.
Il numero identificativo, caratteristico di ciascuna cartella clinica e della relativa SDO, deve
essere cronologicamente progressivo nell'anno ed univoco indipendentemente dal regime di ricovero.
L’eventuale trasferimento interno del paziente da un’unità operativa all’altra dello stesso Istituto di
cura non deve comportare la sua dimissione e successiva riammissione, pertanto il numero
identificativo, della relativa SDO, deve essere il medesimo per tutta la durata del ricovero,
indipendentemente dai trasferimenti interni. Fanno eccezione i casi di passaggio da un regime di
ricovero ad un altro (da ricovero ordinario a ricovero diurno; da ricovero ordinario a riabilitazione o
lungodegenza; da ricovero in DH / Day-Surgery in ricovero ordinario). In questi ultimi casi si dovrà
procedere alla dimissione del paziente ed alla apertura di una nuova cartella clinica e di una nuova
SDO.
Nei casi di ricovero in day-hospital, si deve utilizzare un'unica scheda cumulativa per l'intero ciclo
programmato di accessi e la cartella clinica e la corrispondente SDO, deve essere chiusa alla
conclusione del ciclo di DH.
Non è possibile chiudere un ciclo di DH nell'anno successivo a quello di apertura in quanto le SDO
di DH devono essere convenzionalmente chiuse entro il 31 dicembre di ogni anno; pertanto per quei
cicli di ricovero diurno che dovessero proseguire nell’anno successivo si procederà all'apertura di una
nuove cartella, e di una nuova SDO.
Nelle SDO sono riportati dati di carattere anagrafico – amministrativo e clinico che consentono di
ottenere numerose informazioni relative alle attività di assistenza ospedaliera ed alla morbilità
ospedaliera. Inoltre i dati delle SDO consentono la classificazione dei ricoveri secondo il sistema
DRG che rappresenta lo strumento per l’attribuzione del finanziamento a prestazione.
Con il D.M 380 del 27-10-2000 e con la DGRC 835 del 23/02 2001 è stato disciplinato
l’aggiornamento del flusso informativo sui dimessi introducendo alcuni aspetti innovativi tra cui i più
significativi sono stati:
 L’introduzione del sistema di classificazione delle diagnosi e procedure ICD9CM 97
10

L’adeguamento del flusso alle norme sulla sicurezza del trattamento dei dati mediante la
gestione separata delle informazioni anagrafiche e sanitarie
PROCEDURA
Scopo
La seguente procedura redatta in conformità alla normativa vigente e alle specificità dell’ ASL Napoli
1 Centro è quella di definire il percorso (flow-chart), le attività, i controlli, e relative responsabilità,
nell’ implementazione del File A.
Campo di Applicazione
La rilevazione del File A si applica ai Ricoveri in regime Ospedaliero ordinario, Day Surgery, Day
Hospital erogate da:
 Strutture Ospedaliere Pubbliche
 Strutture Ospedaliere Private Convenzionate/Accreditate
 Ospedali Classificati Accreditati
Normativa di Riferimento










DM 28/12/1991
D.M. n. 380 del 27-10-2000
D.G.R. n°835 del 23-02-2001
Il D.P.C.M 29 novembre 2001 "'allegato 2C
DGRC n. 6490 del 30 novembre 2001
D.G.R. 4847 del 25/10/2002
Del. N. 114 del 17 gennaio 2003
Accordo Stato/Regioni su "Linee guida per l'organizzazione delle attività di day-surgery" e
relativi allegati del 1° Agosto 2002;
DM n. 135 del 8/7/2010
Disciplinare tecnico ARSan 9/7/2015
Funzioni Coinvolte


Medico Responsabile della Dimissione del Paziente è responsabile
 della corretta compilazione della SDO.
 Della firma della SDO
Responsabile U.O. è responsabile
 Della corretta e tempestiva compilazione e codifica di tutte le SDO della sua U.O.
11

Il Direttore Sanitario dell'Istituto di Cura è responsabile
 Della verifica della completezza, accuratezza e qualità delle informazioni riportate
nelle SDO
 Della tempestività di trasmissione dei dati

DAO: Referente Aziendale SDO–DRG Ospedali Pubblici e Referente SDO –DRG Case
di Cura Accreditate ed Ospedali Equiparati è responsabile:
 Applicazione degli Aggiornamenti normativi nazionali e regionali
 Monitoraggio della corretta applicazione della normativa vigente nei programmi di
controllo
 Rapporti con le softwarehouse
 Monitoraggio e a controllo attività ospedaliera
 Analisi punti di criticità

Direttore DAO
 Verifica Attività
 Analisi punti di criticità e individuazione di azioni correttive

Direttore Sistemi Informatici: Referente File A è responsabile
 Assemblaggio dati dei PP.OO. e degli Istituti Privati Convenzionati ed Equiparati
trasmessi mediante SW QUANI
 Controlli logico-formale e correzioni file tramite SW QUANI, conforme al SW regionale
Control SDO
 Trasmissione alla Piattaforma regionale (ARSAN)
 Rispetto tempistica
 Analisi Criticità

Direttore CUP e Flussi Informativi
 Analisi Multidimensionali con Datawarehause
 Analisi punti di criticità
Modalità Operative
La responsabilità della corretta compilazione della SDO compete al medico responsabile della
dimissione.
La SDO deve recare, ben leggibile, la firma del medico che effettua la dimissione; la codifica delle
informazioni di carattere sanitario deve essere effettuata dallo stesso medico o da altro sanitario
individuato dal Dirigente dell'U.O. o da altro personale sanitario opportunamente formato.
In ogni caso la vigilanza sulla corretta e tempestiva compilazione e codifica delle SDO rientra nelle
responsabilità del Dirigente dell'U.O.
Il Direttore Sanitario dell'Istituto di cura è responsabile della verifica della completezza, accuratezza
e qualità delle informazioni riportate nelle SDO.
I Direttori Sanitari degli Istituti di Cura pubblici e Privati sono responsabili dell’invio delle SDO
12
al Servizio Sistemi informatici in tempo utile per l’inoltro alla Regione (ARSAN), mediante il SW
aziendale QUANY.
Il Servizio Sistemi Informatici, assembla dati dei PP.OO. Pubblici e Privati convenzionati e effettua
i controlli logico formali, la ritrasmissione dei record non idonei all’erogatore, la correzione errori, la
trasmissione alla Regione (ARSAN).
Il DAO attraverso i referenti del File A provvede all’analisi, monitoraggio e controllo delle attività di
assistenza ospedaliera pubblica e privata, garantendo al Direttore dei Flussi Informativi le
informazioni utili per la Direzione Strategica Aziendale al fine di consentire interventi di gestione e
programmazione e ogni collaborazione che dovesse essere richiesta dalle Autorità regionali.
FLOW CHART
PP.OO.
PUBBLICI
• Inserimento SDO
in SW QUANY
•Inserimento SDO
ISTITUTI di
in SW QUANY
CURA
ACCREDITATI
SW QUANY
Control SDO
SW
PIATTAFORMA
REGIONALE
• Controlli
Logico Formali
conformi al SW
Control SDO
• Controlli
Logico
formali
• Invio
REGIONE
NOTE
Sistemi Informatici:

Assemblaggio File Pubblici e Privati

Controlli Logico-formali
Trasmissione REGIONE
DAO:

Analisi e Monitoraggio Attività
Ospedaliera
CUP e Sistemi Informativi:

Analisi e monitoraggio con
Datawerehause
13
FILE B
FLUSSO INFORMATIVO ASSISTENZA MEDICINA DI BASE
PREMESSA
Flusso relativo all’assistenza di Medicina di Base per soggetti domiciliati nel territorio
dell’ASL, ma con diversa residenza.
PROCEDURA
Scopo
La seguente procedura redatta in conformità alla normativa vigente e alle specificità dell’
ASL Na1 centro è quella di definire il percorso (flow-chart), le attività, i controlli, e relative
responsabilità, nell’implementazione del File B.
Campo di Applicazione
Si applica a tutti i soggetti non residenti, fatta eccezione per gli STP, domiciliati nel territorio
dell’ASL NA1 Centro, che abbiano ricevuto assistenza medicina di Base, per un periodo
superiore a 15 giorni.
Funzioni Coinvolte
 Direttore Dipartimento Assistenza Primaria e Continuità delle Cure è
responsabile
 Analisi punti di criticità
 Direttore Responsabile Distretto / suo delegato
 Inserimento dati nel SW SSI Anagrafe Assistiti
 Rispetto tempistica
 Controllo di completezza del dato inserito dall’ incaricato
 Direttore Sistemi Informatici/ suo delegato è responsabile
 Rispetto tempistica
 Estrazione File B dall’ Anagrafe assistiti
 Immissione Dati Piattaforma Regionale (ARSAN)
 Controlli logico, formali e correzioni file
 Trasmissione alla Regione (ARSAN) dopo validazione
 Controllo di congruità con SOGEI
 Analisi punti di criticità
 Direttore CUP e Flussi Informativi
 Analisi Multidimensionali con Datawarehause
 Analisi punti di criticità
Normativa di riferimento
14





Art.52 comma 4 lettera a L. n. 289 del 27/12/2002
Art.50 L. n 326del 24/11/2003 e sm.i
DGRC 1200/2006
D.D. n.17 RC del 30/1/2009
DDR 394 del 27/11/2009
Modalità Operative
I Direttori dei Distretti, tramite un loro delegato incrementano il SW aziendale SSI (anagrafe
assistiti) in tempo reale;
Il Direttore del Servizio Sistemi Informatici tramite suo delegato estrae i dati relativi per il file
B dall’anagrafe assistiti, e in tempo utile per garantire la trasmissione alla Regione (ARSAN),
li trasmette alla piattaforma regionale (ARSAN Controlamb) dove vengono eseguiti i controlli
logico-formali con la ri-trasmissione all’ASL dei record errati e dei relativi errori; effettua la
correzione dei record non conformi, e dopo validazione, la ri-trasmissione alla regione
(ARSAN).
Le regole di convalida e la definizione dell’elenco degli errori logico formali per ogni singolo
campo sono riportati nell’Allegato 1 del Decreto Dirigenziale 17/2009.
Si effettuano controlli di coerenza con SOGEI e con l’Anagrafe Comunale.
FLOW CHART
Distretti
Anagrafe Assistiti
Servizio Sistemi
Informatici
REGIONE
Controlli logico Formali con
SW Controlab
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FILE C
FLUSSO SPECIALISTICA AMBULATORIALE
PREMESSA
Si intendono per prestazioni specialistiche ambulatoriali, le prestazioni a carico del servizio
sanitario, incluse nel nomenclatore regionale e prescritte mediante ricetta rossa SSN.
I dati richiesti dal File C sono relativi al set di informazioni legate alle prestazioni ambulatoriali e
alle prestazioni di day service ambulatoriale; queste ultime per le sole strutture che, in base alla
vigente normativa, possono erogare il day service.
Il flusso informativo prevede la compilazione, per ogni utente, di una scheda contenente dati
anagrafici ed amministrativi, dati relativi alla prestazione erogata dalla struttura, Ticket, ed
ulteriori caratteristiche ( Tracciato record file C : D.D. n.17 RC del 30/1/2009 allegato1 ).
PROCEDURA:
Scopo
La seguente procedura redatta in conformità alla normativa vigente e alle specificità dell’ ASL
Na1 Centro è quella di definire il percorso (flow-chart), le attività, i controlli, e relative
responsabilità, nell’ implementazione del File C .
Campo di Applicazione
La rilevazione del File C si applica alle prestazioni erogate da:
Strutture Specialistiche Ambulatoriali Private Accreditate
Strutture Ambulatoriali Pubbliche Distrettuali e Ospedaliere
Normativa di Riferimento






art. 52 comma 4 lettera a L. n. 289 del 27 dic 2002
art. 50 L n. 326 del 24/11/2003 e sm.i.
DGRC 1200/2006
D.D. n.17 RC del 30/1/2009
DDR 394 del 27/11/2009
DGRL 431 DEL 24/09/2015
Funzioni Coinvolte:

Direttore Distretto, Direttore Sanitario Ospedaliero, Direttore strutture specialistiche
ambulatoriali private accreditate, sono responsabili :
 Rilevazione dati nel formato previsto dalla DGRC 1200/2006
 Trasmissione al Servizio Sistemi Informativi per il Livello 2/ Livello 3
 Trasmissione tracciato record MEF (art. 50) (solo per le strutture specialistiche
ambulatoriali private accreditate).

Direttore Dipartimento Assistenza Primaria e Continuità delle Cure
 Analisi delle criticità

Direttore Servizio Sistemi Informativi/ suo delegato è responsabile :
 raccolta delle informazioni dai livelli precedenti
 Gestione Ca-Com per ricezione dati da strutture private accreditate
 Estrazione dati dal CUP per le prestazioni ambulatoriali effettuate nelle Strutture
ASL(a gestione diretta)
 Compilazione File C
 Controlli Logico-Formali
 Trasmissione dei dati alla Regione (Arsan)
 Correzioni delle anomalie in collaborazione con il Referente del Flusso C
 Disponibilità dati nel DataWarehause
 Trasmissione dei dati, estratti dal file C, al ME, secondo tracciato record MEF (art.
50 della l. n.326 del 24.11.2003 di conversione del D.L. 269/2003 e s.m.i.)
 Analisi delle criticità

Direttore CUP e Flussi Informativi, (anche in qualità di Referente Aziendale File C)
è responsabile
 Delle Procedure
 Aggiornamenti Normativi Regionali e Nazionali
 Partecipazione al Tavolo Tecnico Regionale.
 Analisi e monitoraggio
 Analisi delle criticità
Modalità Operative
Gli erogatori privati accreditati dovranno trasmettere al Servizio Sistemi Informatici, entro il 10 del
mese successivo, i record delle prestazioni erogate nel mese precedente per garantire il rispetto
della scadenza di trasmissione dei file alla Regione (Arsan 1° livello), tramite il SW CA-COM
aziendale .
Il Servizio Sistemi Informatici estrapola dal flusso CUP i dati relativi alle prestazioni effettuate
nelle Strutture a gestione diretta dell’Azienda.
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Al punto di accoglienza dei record, (2° livello e/o 3° livello), presso il Servizio Sistemi Informatici,
vengono eseguiti i controlli logico-formali mediante lo specifico SW regionale di controllo
denominato Controlamb.
I file che non superano i controlli logico formali, verranno restituiti alla struttura erogante
accompagnati da un file in formato xls nel quale saranno elencati gli identificativi dei record che
risultano errati ed i relativi codici di errore.
La funzione del livello 2 è quella di assicurare la completezza della raccolta e, soprattutto, di
garantire la conformità del contenuto informativo dei record inviati dal livello 1 con le regole
regionali del Flusso informativo della specialistica ambulatoriale.
Al livello 3 sono collocate le funzioni del Operatore delegato dal Direttore Sistemi Informatici,
abilitato alla trasmissione dei dati verso la Regione (Arsan).
Il Livello 3 interagisce con il livello 2 ponendosi come interfaccia organizzativa ed informativa tra
questo ed il livello 4 (ARSAN), con il quale comunica, via Web, per trasmettere al Livello 4 i record
della Specialistica Ambulatoriale utilizzando una procedura apposita detta “PROTOCOLLO
AMBWEB” che, prima di accettare la trasmissione dei record, effettuerà tutti i controlli logico
formali previsti e accetterà la trasmissione, attribuendo un numero di protocollo, solo se tutti i
record superano il controllo logico-formale.
Qualora risultassero record errati la procedura di ricezione non accetterà la trasmissione e
invierà al mittente un file contenente l’elenco dei record errati con la segnalazione dei rispettivi
codici di errore. L’erogatore dovrà, quindi, provvedere alla correzione dei record errati e
ritrasmettere l’intero archivio al punto di ricezione.
Da un punto di vista informatico la “validazione” si realizza con l’utilizzo del “Bollino blu”, che
deve essere inteso come un “marcatore” apposto dal programma Controlamb.
Il referente aziendale del File C è preposto alla promozione e corretta applicazione, all’interno
dell’Azienda, di tutte le disposizioni inerenti il flusso informativo della specialistica ambulatoriale.
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FLOW CHART
MEF
Erogatori
privati
accrediti
Erogatori
Pubblici
ASLNa 1
centro
• inserimento dati
(1 livello) tramite
SW Ca-Comm
aziendale
• inserimento dati
• Flusso CUP
•Trasmissione
tramite
SERVIZIO
Procedura
SISTEMI
WEB
INFORMATIC
ProtocolloAM
I raccolta dati
BWEB
e controlli
logico formali
con SW
CONTROLAB
REGIONE
19
FILE E
FLUSSO INFORMATIVO CURE TERMALI
PREMESSA
Il Flusso E raccoglie i dati relativi al set di informazioni legate alle prestazioni di cura termale
erogate da:
 Strutture Termali Pubbliche;
 Strutture Termali Private Accreditate.
PROCEDURA
Scopo
La seguente procedura redatta in conformità alla normativa vigente e alle specificità dell’ ASL
Na1 centro è quella di definire il percorso ( flow-chart), le attività, i controlli, e relative
responsabilità, nell’ implementazione del File E.
Campo di Applicazione
I dati richiesti sono relativi al set di informazioni legate alle prestazioni di cura termale erogate
dalla Struttura Termale Privata Accreditata: Terme di Agnano dell’ ASLNA1 Centro
Le prestazioni che devono essere rilevate sono le prestazioni di cura termale prescritte su ricetta
rossa a carico del servizio sanitario incluse nel nomenclatore regionale delle prestazioni termali
nel rispetto del tracciato record e del relativo disciplinare tecnico.
Riferimenti Normativi





Art.52 comma 4 lettera a L. n. 289 del 27/12/2002
Art.50 L. n. 326 del 24/11/2003 ed sm.i
DGRC 1200/2006
DD n.17 RG del 30/1/2009
DDR 394 del 27/11/2009
Funzioni Coinvolte
 Referente File E
 Aggiornamenti Normativi Regionali e Nazionali
 Rapporti Regione
 Analisi criticità
20
 Direttore Dipartimento Assistenza Primaria e Continuità delle Cure
 Analisi criticità





Direttore Sistemi Informatici
Raccolta Dati da Ca-COM
Trasmissione alla Regione (ARSAN)
Tempistica
Analisi criticità




Direttore Terme di Agnano
Invio Dati
Correttezza del dato
Tempistica
 Direttore CUP e Flussi Informativi
 Analisi criticità
 Analisi e Monitoraggio
Modalità Operative
Il Direttore della a Struttura Privata Accreditata Terme di Agnano trasmette, entro il 10 del mese
successivo al Servizio Sistemi Informatici ASL NA1Centro, i record delle prestazioni erogate nel
mese precedente, in tempo utile a garantire il rispetto della scadenza di trasmissione dei file alla
Regione (Arsan), attraverso SW aziendale CA-COM.
Il Servizio Sistemi Informatici, esegue sui record ricevuti
specifico SW regionale di controllo Controlamb.
i controlli logico formali mediante lo
In presenza di record che non superano i controlli logico formali, sarà restituito all’erogatore tutti
i record ricevuti accompagnati da un file in formato xls nel quale sono elencati gli identificativi dei
record errati con i relativi codici di errore.
La trasmissione del File E alla Regione (Arsan) viene eseguita attraverso un protocollo WEB di
trasmissione che accetterà la trasmissione, attribuendo un numero di protocollo, solo se tutti i
record superano il controllo logico-formale. I tracciati record, le regole di convalida e la definizione
dell’elenco degli errori logico formali per ogni singolo campo sono riportati nell’Allegato 1 del DD
n.17 RG del 30/1/2009
21
FLOW CHART
Terme di Agnano
Inserimento dati in Ca COM
Sistemi Informatici
invio dati alla piattaforma Regionale / Controlli logico-formali
/Trasmissione
REGIONE
22
FILE D
FLUSSO INFORMATIVO DELLE PRESTAZIONI FARMACEUTICHE
EROGATE DALLE FARMACIE CONVENZIONATE
PREMESSA
Con il termine “farmaceutica convenzionata” si intende l’erogazione a carico del SSN di medicinali
da parte delle farmacie pubbliche e private aperte al pubblico, sulla base di presentazione di
ricetta medica SSN.
Rientrano quindi nella farmaceutica convenzionata:
1) I farmaci di classe A;
2) Eventuali farmaci di fascia C che le singole Regioni o Province Autonome rendano
concedibili a seguito di innalzamento dei LEA (rilevati separatamente dai medicinali di
fascia C erogati agli invalidi di guerra e vittime del terrorismo).
PROCEDURA:
Scopo
La seguente procedura redatta in conformità alla normativa vigente e alle specificità dell’ASL
Na1 centro è quella di definire il percorso ( flow-chart), le attività, i controlli, e relative
responsabilità, nell’ implementazione del File D.
Campo di Applicazione
La rilevazione del File D si applica alle informazioni relative alle prestazioni assistenziali della
farmaceutica convenzionata e tende ad individuare:
a) colui che riceve la prestazione (l’assistito utilizzatore del farmaco) e questo per poter
conteggiare i pazienti utilizzatori, il livello di consumo di determinati farmaci, associare le
informazioni di questo archivio a quelle registrate in altre basi dati sanitarie;
b) la struttura erogatrice (la farmacia pubblica convenzionata) e la struttura pagante la prestazione
(azienda sanitaria di competenza dell’assistito);
c) il medico prescrittore, ed eventualmente il medico che ha suggerito la prescrizione;
d) il farmaco erogato, individuato in modo univoco con il codice AIC che consente di riconoscere
criteri di rimborsabilità, eventuali note AIFA, i prezzi, la classe ATC, informazioni posologiche,
ditta produttrice.
23
I dati inseriti favoriscono le verifiche contabili e consentono elaborazioni, sia di tipo epidemiologico
che per valutazioni economiche.
Normativa di Riferimento








DPR 371 del 1998
L. 662/96 e s.m.i.,
DL 156/2004
DGRC 1200/06
legge 24 novembre 2003, n. 326 e s.m.i
DM del 18 maggio 2004
DM 27/7/205 e s.m.i
DM 18/03/08
Funzioni Coinvolte
 Referente Regionale File D è responsabile:
 Aggiornamenti normativi nazionali e regionali
 Rapporti con Regione
 Rapporti con le softwarehouse
 (Correzioni da apportare ai software)
 Invio delle correzioni a fine anno
 Controlli logico, formali e correzioni file
 Rispetto tempistica
 Controllo di congruità del dato anche con SOGEI
 Analisi punti di criticità

Farmacia Convenzionata
 Rispetto tempistica
 Trasmissione all’ASL delle ricette rosse
 Trasmissione al MEF (SOGEI)

Responsabile Struttura Farmaceutica
 Corretto andamento del Flusso
 Analisi punti di criticità

Direttore Sistemi Informativi o suo delegato è responsabile
 Rispetto tempistica
 Controlli logico, formali e correzioni file
 Trasmissione alla regione (ARSAN)
 Controllo di coerenza con SOGEI

Direttore CUP e Flussi Informativi
 Analisi Multidimensionali con Datawarehouse
 Analisi punti di criticità
24
Modalità Operative
La struttura Farmaceutica dell’ASLNa1 centro riceve le ricette rosse
dalle farmacie
Convenzionate di sua pertinenza, con cadenza mensile, e le invia alla Ditta di service
(attualmente la S2I-Italia), per l’inserimento dei dati che entro 90 giorni dal mese di erogazione
del farmaco, produce il file D, che verrà trasmesso nel contenitore regionale, entro i 120 giorni
dal mese di acquisizione del farmaco da parte del cittadino.
A livello del SW regionale si attuano i controlli logico formali, l’elenco degli errori, la ritrasmissione
dei record non idonei al SW aziendale.
Dal 2008 le farmacie territoriali, per quanto disposto dall’art. 50 della legge 326/03, inviano
direttamente al Ministero dell’Economia e delle Finanze i dati delle ricette che hanno trattato,
andando a costituire un altro database, gestito da SOGEI.
Sogei rimanda le informazioni ricevute sia all’erogatore, sia all’ASL, sia al livello regionale,
consentendo di effettuare verifiche sulle modalità di input ed invio dei dati.
FLOW-CHART
SOGEI
FARMACIE
• Invio
CONVENZIO ricette
NATE
ASL
FARMACEUTICA
inserimento e
controlli logico
formali
REGIONE
25
FILE F
FLUSSO FARMACI IN DISTRIBUZIONE DIRETTA
PREMESSA
La distribuzione diretta è intesa come la dispensazione, per il tramite delle strutture ospedaliere
e dei presidi delle aziende sanitarie locali, di medicinali ad assistiti per la somministrazione al
proprio domicilio.
La distribuzione diretta può avvenire anche attraverso specifici accordi con le farmacie territoriali,
pubbliche e private (distribuzione per conto).
Tutte le informazioni relative alle prestazione farmaceutiche erogate in distribuzione diretta
devono essere trasmesse dalla Regione al NSIS in file predisposti secondo il formato specificato
nel documento “Specifiche funzionali dei tracciati”; infatti con il DM 31 luglio 2007 è stata istituita,
nell’ambito del NSIS una banca dati finalizzata a rilevare le prestazioni farmaceutiche erogate in
distribuzione diretta al fine di aggiungere un ulteriore elemento nella ricostruzione del percorso
seguito dal farmaco lungo la catena distributiva.
In particolare, il FILE F, è integrato con quello relativo alla distribuzione ed al consumo di farmaci
disponibili, raccolti dal Ministero dell’Economia e delle Finanze nell’attuazione dell’art. 50
(distribuzione dei farmaci attraverso la rete delle farmacie convenzionate territoriali) ed ai i dati
sulla distribuzione dei medicinali rilevati con il progetto “Tracciabilità del farmaco”.
Il file F regionale accoglie i dati con le informazioni delle prestazioni farmaceutiche effettuate in
Distribuzione diretta e per conto per:
1. Popolare l’archivio regionale di queste prestazioni assistenziali;
2. Trasmettere i dati al Ministero della Salute, come previsto dal DM 31/07/07 e
successive integrazioni e modifiche;
3. Operare gli scambi informativi relativi alla compensazione interaziendale ed
interregionale della mobilità sanitaria.
PROCEDURA:
Scopo
La seguente procedura redatta in conformità alla normativa vigente e alle specificità dell’ASL Na1
centro è quella di definire il percorso ( flow-chart), le attività, i controlli, e relative responsabilità,
nell’ implementazione del File F .
26
Campo di Applicazione
La rilevazione del File F si applica alle prestazioni farmaceutiche, destinate al consumo al
domicilio, erogate:
 ai pazienti alla dimissione da ricovero o visita specialistica, limitatamente al primo ciclo
terapeutico completo;
 ai pazienti cronici e/o soggetti a piani terapeutici;
 ai pazienti in assistenza domiciliare, residenziale o semiresidenziale;
 ai pazienti detenuti presso strutture carcerarie.
La distribuzione per conto è prevista per le stesse tipologie di pazienti ed è effettuata da parte di
farmacie convenzionate, pubbliche e private, per conto dell’ ASL Na1 Centro .
Inoltre il flusso informativo del file F (Regione Campania) accoglie i dati di prestazioni terapeutiche
erogate in regime di ricovero; la rendicontazione di queste prestazioni è regolamentata dalle
DGRC n. 1034 del 28 luglio 2006 (Farmaci oncologici ad alto costo) e n. 2250 del 21 dicembre
2007 (Erogazione di farmaci per la terapia sostitutiva dei pazienti con emofilia e coagulopatie
congenite).
Il Contesto Normativo









Legge 405/2001 art.8
Determina AIFA 29 ottobre 2004
DM 31/07/07
DGRC n. 3513/01
DGRC n. 4063/01
DGRC n. 4064/01 (ex DM 22 /12/2000 ) allegato 2 Direttive,
DGRC 1034/06,
DGRC 516/2007
DGRC 2250/2007
Funzioni Coinvolte

Referente Regionale File F è responsabile:
 Aggiornamenti normativi nazionali e regionali
 Rapporti con Regione
 Rapporti con le softwarehouse
 (Correzioni da apportare ai software)
 Controlli logico, formali e correzioni file (SW aziendale SELFIN)
 Rispetto tempistica
 Controllo di congruità del dato anche con SOGEI
 Analisi punti di criticità

Responsabili/Direttori Farmacie Distrettuali e Ospedaliere o loro delegati
 Inserimento Dati in SW aziendale SELFIN.
 Rispetto tempistica
27
 Trasmissione al MEF (SOGEI)

Farmacie Convenzionate
 Tempistica
 Trasmissione ricette al SW aziendale (attualmente la S2I-Italia)
 Trasmissione al MEF (SOGEI)

Responsabile Struttura Farmaceutica
 Corretto andamento del Flusso
 Analisi punti di criticità

Direttore Sistemi Informativi o suo delegato è responsabile
 Rispetto tempistica
 Controlli logico, formali e correzioni file
 Trasmissione alla Regione
 Controllo di coerenza con SOGEI

Direttore CUP e Flussi Informativi
 Analisi Multidimensionali con Datawerehause
 Analisi punti di criticità
Modalità Operative
Ai sensi dell’art. 1, comma 2 del DM del 31/07/07, la rilevazione della distribuzione diretta si
effettua per i seguenti medicinali :
 Tutti i medicinali per uso umano dotati di codice di autorizzazione all’immissione in
commercio in Italia, ai sensi dell’articolo 6 del Decreto Legislativo 219 del 2006;
 Medicinali preparati in farmacia in base ad una prescrizione medica destinata ad un
determinato paziente, detti «formule magistrali»;
 Medicinali preparati in farmacia in base alle indicazioni della Farmacopea europea
o delle Farmacopee nazionali in vigore negli Stati membri dell'Unione europea, detti
«formule officinali»;
 Medicinali esteri non autorizzati all’immissione in commercio in Italia, utilizzati ai
sensi del decreto ministeriale 11 febbraio 1997.
Le confezioni di prodotti medicinali di cui al punto 1 sono univocamente identificate dal bollino
unico, di cui al Decreto Ministeriale del 2 agosto 2001, riportato sulla confezione e recante il
codice di autorizzazione all’immissione in commercio ed un numero progressivo numerico, o dal
codice AIC del medicinale; e della relativa quantità espressa in confezioni o in unità posologiche.
I medicinali esteri non registrati in Italia, le formule magistrali ed officinali e i gas medicali non
dotati di AIC sono identificati attraverso il codice Anatomico -Terapeutico - Chimico (ATC), di
massimo dettaglio disponibile, a partire dal III livello.
Le farmacie distrettuali e ospedaliere inseriscono i dati nel SW aziendale SOD
Le farmacie convenzionate inviano i dati al attraverso proprio software al SW aziendale SOD, a
questo livello si effettuano i primi controlli logico formali e la trasmissione del File F al software
reso disponibile dalla Regione (Arsan) per la compensazione interaziendale.
28
La trasmissione avviene con cadenza mensile, entro il 10° giorno del mese successivo a quello
cui si riferiscono le prestazioni (sono ammesse integrazioni e modifiche ai dati inviati entro il 30
giorno del mese successivo).
FLOW CHART
Farmacie
Ospedaliere e
Distrettuali
REGIONE
• inserimento dati
ASLNA1 Centro
Farmacie
Convenzionate
Servizio
Sistemi
Informatici
•Inserimento
• trasferimento
dati n SW SOD
• Controlli Logico
Formali Invio
Piattaforma
regionale
• Trasmissione
MEF
29
FILE H
FLUSSO INFORMATIVO DELLE PRESTAZIONI RESIDENZIALI, SEMIRESIDENZIALI,
DOMICILIARI E AMBULATORIALI NELL’AMBITO DELLA RIABILITAZIONE ESTENSIVA E DI
MANTENIMENTO
PREMESSA
I dati richiesti dal File H sono relativi al set di informazioni legate alle prestazioni residenziali,
semiresidenziali, extra ospedaliere di tipo sanitario o sociosanitario
Il flusso informativo prevede la compilazione, per ogni utente, di una scheda informatica
contenente dati anagrafici ed amministrativi e la tipologia di assistenza erogata
PROCEDURA:
Scopo
La seguente procedura redatta in conformità alla normativa vigente e alle specificità dell’ASL Na1
centro è quella di definire il percorso (flow-chart), le attività, i controlli, e relative responsabilità,
nell’ implementazione del File H.
Campo di Applicazione
La rilevazione del File H si applica alle seguenti tipologie di Strutture :
1. Strutture di Riabilitazione ex art. 26 della L. 833/78 pubbliche e private Accreditate
2. Strutture Residenziali e Semiresidenziali eroganti prestazioni sociosanitarie della Salute
Mentale.
3. Strutture Residenziali e Semiresidenziali eroganti prestazioni sociosanitarie a favore di
tossicodipendenti.
4. Strutture Residenziali e Semiresidenziali eroganti prestazioni sociosanitarie geriatriche a
favore di Anziani.
5. Strutture Residenziali e Semiresidenziali eroganti prestazioni sociosanitarie a favore di
Disabili.
Normativa di Riferimento

D.D. n.17 RC del 30/1/2009
Funzioni Coinvolte
 Direttore Strutture Residenziali / Semiresidenziali : Disabilità, Geriatria , TossicoDipendenza, Salute Mentale, Private Accreditate è responsabile :
 Rispetto Tempistica
 Trasmissione all’ ASL flusso dati da inserire in SWAziendale GEPPRESS
 Correzione File che non hanno superato i controlli logico formali del SW GEPPRESS
30

Referente Strutture Residenziali / Semiresidenziali Disabilità, Geriatria, Tossicodipendenza, Salute Mentale Pubbliche sono responsabili
 Inserimento Dati in SANABOX
 Controllo di congruità del dato inserito dall’ incaricato
 Correzioni dei record che non hanno superato i controlli Logico Formali di del SW
SANABOX
 Rispetto tempistica

Referente Aziendale File H è responsabile:
 Richiesta di correzione alle U.O. coinvolte delle schede non corrette
 Proposta di Invio dati al Direttore Flussi Informativi del file H (trimestralmente)
 Analisi punti di criticità del Flusso

Direttore Sistemi Informatici o suo delegato è responsabile
 Trasmissione alla Regione
 Rispetto tempistica
 Analisi Punti di Criticità

Direttore CUP e Flussi Informativi
 Rapporti con Regione
 Aggiornamenti Normativi Nazionali e Regionali
 Rapporti con le softwarehouse
 Controllo di congruità del dato
 Analisi punti di criticità del Flusso
 Analisi Multidimensionali con Datawarehouse
FLOW CHART
STRUTTURE
RESIDENZIALI e
SEMIRESIDENZIALI
Riabilitative
Geriatria
Disabilità
Salute Mentale
Tossico dipendenza
PRIVATE
PUBBLICHE
Trasmissione
dati da inserire in
SW aziendale
GEPPRESS,
controlli logicoformali
Inserimento
dati in
SANABOX,
SANABOX
Controlli logicoformali, Verifica
anagrafe Blocco
dei file non
rispondenti
rinviati al
Servizio
Competente per
le rettifiche
TRASMISSIO
NE in
REGIONE
a cura del
Servizio
Informatico
31
PROCEDURE NSIS
Scopo/Obiettivo:
Migliorare i sistemi di acquisizione e la qualità dei dati previsti dal sistema di acquisizione NSIS
Ministero Salute.
Il sistema ha la finalità di:
 Garantire che siano disponibili solo dati che sono stati verificati e approvati dai ruoli e dalle
funzioni che ne hanno l’autorità;
 Garantire il più possibile l’univocità e l’attendibilità dei dati trasmessi ai diversi livelli di
governo aziendale, regionale e ministeriale
 Prevenire modalità di rilevazioni disomogenee
 Migliorare la qualità del dato attraverso un sistema di acquisizione non cartaceo
 Migliorare il controllo tempestivo delle incongruenze
 Consentire il confronto
con basi dati analoghe per la verifica delle condizioni per
l’eliminazione progressiva di differenti sistemi di acquisizione
Campo di applicazione
Il sistema si applica ai dati che confluiscono a questo Servizio nell’ambito del Monitoraggio
della Rete di Assistenza, rilevati dalle diverse articolazioni coinvolte nel debito informativo NSIS
(DDSSBB, PPOO, PSI, PSP e relativi Dipartimenti e riguardano in sostanza:
a) aspetto “strutturale”, ovvero definizione delle strutture sanitarie e caratteristiche dei servizi
rilevati con cadenza annuale; dati di fondamentale rilevanza in quanto non solo descrivono il
quadro della consistenza strutturale della azienda e la sua distribuzione sul territorio, ma
forniscono le misure di base per le analisi statistiche condotte a livello nazionale, anche in
riferimento alla popolazione assistita. Modelli - FLS.11; STS.11; HSP.11; HSP.11bis; FLS.12;
STS.14; HSP.12; HSP.13; HSP.14;
b) aspetto “esercizio”, ovvero il conferimento di informazioni correlate alla produzione,
rilevate con cadenza mensile per l’area ospedaliera e con cadenza annuale per l’area territoriale.
Modelli - FLS.18; FLS.21; STS.21; STS.24; RIA.11; HSP.22bis; HSP.23; HSP.24.
32
STRUTTURE TERRITORIALI
Matrice di Responsabilità/attività territoriale
(Modelli STS11/STS14/STS21/STS24/RIA.11/FLS11/FLS18/FLS21):
Attività
Codifica
struttura
Chiusura
struttura
Variazione dati
anagrafici
(Trasferimento
/cessione di
ramo di
azienda
Trasmissione
dati
Verifica
copertura
flusso
Verifica
qualità dei dati
Analisi e
monitoraggio
Strutture
responsabili
DS Distretto
Dipartimento
DS Distretto
Dipartimento
DS Distretto
Dipartimento
Strutture
responsabili
Referente Flussi
Informativi (UOC
CUP)/ Direzione
Generale
Strutture responsabili
UOC SISTEMI
INFORMATCI
UOC SISTEMI
INFORMATCI
Referente Flussi
Informativi (UOC CUP
e Flussi informativi)
DS Distretto
Dipartimento
DS Distretto
Dipartimento
UOC CUP e Flussi
Informativi
UOC CUP e Flussi
Informativi
DS Distretto
Dipartimento
UOC CUP e
Flussi
Informativi
Comunicazione UOC CUP e
dati (sito web)
Flussi
Informativi
UOC CUP e Flussi
Informativi
UOC Comunicazione
informatizzata e WEB
Descrizione delle attività:
 Codifica strutture sanitarie pubbliche e accreditate
Le strutture sanitarie censite nell’anagrafe aziendale al 1° gennaio di ogni anno sono individuate
dal codice struttura assegnato dagli Uffici Regionali competenti (Direzione Generale per la Tutela
della Salute e il Coordinamento del Sistema Sanitario Regionale).
La richiesta di assegnazione del codice identificativo regionale deve essere indirizzata al
Servizio Cup e Flussi Informativi e deve contenere esplicita attestazione della necessità di
attribuzione del codice in quanto la struttura risulta essere:

Una struttura privata accreditata istituzionalmente / in accreditamento temporaneo, ai
sensi dell’art. 1 comma 237 della L.R. 4/2011 e s.m.i.
33



Una struttura privata socio-sanitaria che eroga prestazioni in regime di convenzione ai
sensi della D.G.R. 666/2011 e s.m.i.
Una struttura pubblica che è pienamente coerente con quanto previsto dal proprio atto
aziendale;
Altro, da specificare (nell’eventuale caso in cui la struttura di cui l’azienda sanitaria attesta
la necessità di attribuzione di un codice regionale, non rientri nella suddetta casistica).
Il Dipartimento e /o la Direzione Sanitaria del Distretto a cui afferisce la struttura chiede al
Servizio CUP e Flussi Informativi l’attribuzione del codice identificativo della struttura.
L’istanza deve essere corredata della necessaria documentazione e riportare l’indirizzo
completo della struttura da codificare. Il Referente dei Flussi Informativi invia l’istruttoria alla
Direzione Generale. Infine la richiesta firmata dal Referente dei Flussi e dal Direttore Generale
e/o Commissario Straordinario viene inviata in Regione per la verifica della documentazione
e l’attribuzione del codice struttura.
In seguito all’attribuzione del codice identificativo della struttura da parte della Regione le
Direzioni dei distretti /dipartimenti di competenza dovranno inviare i modelli relativi (STS11
per le strutture sanitarie pubbliche e/o accreditate; RIA. 11 per gli istituti o Centri di
riabilitazione ex art. 26 L. 833/78) ed il Servizio CUP dovrà comunicarlo all’UOC Sistemi
Informatici e alla Regione per l’allineamento delle anagrafiche nell’ambito delle varie
procedure aziendali.
 Chiusura codice struttura
La problematica di voler chiudere nei flussi SIS una struttura dopo circa 13 mesi dalla chiusura,
purtroppo è una prassi molto frequente in contrasto con il punto c) dell’art. 3 del D.M. 5 dicembre
2006 (Decreto ministeriale modifica flussi informativi) “Analogamente se in corso d’anno si chiude
definitivamente una struttura ovvero termina il regime di accreditamento per le strutture
accreditate o autorizzazione per le strutture pubbliche, entro un mese dalla data di chiusura deve
essere aggiornato il relativo modello di rilevazione dei dati anagrafici STS11/RIA11 – Quadri
A,B,C, comunicando la data di chiusura”.
La piattaforma NSIS si aspetta di ricevere i flussi di produzione delle strutture territoriali
(STS21 e STS24) anche se risultano chiuse il primo giorno dell’anno corrispondente, segnalando
di conseguenza un ritardo nell’invio dei dati per tali strutture.
Pertanto le direzioni dei distretti e/o dei dipartimenti devono provvedere ad avviare in tempo
utile (dopo 6 mesi di non produzione) gli atti deliberativi necessari al fine di garantire la coerenza
dell’anagrafica aziendale e consentire al Servizio Cup e Flussi Informativi la chiusura del codice
identificativo della struttura non più autorizzata e/o accreditata nella banca dati del Ministero
della Salute e la comunicazione all’UOC Sistemi Informatici per l’allineamento nell’ambito delle
varie procedure aziendali.
34
 Variazione dati anagrafici
Il codice identificativo delle strutture sanitarie territoriali in ambito NSIS è indipendente
dall’assetto societario e dalla denominazione sociale; pertanto il codice identificativo rimane
invariato, ma va aggiornato il quadro F del modello STS.11 per quanto riguarda le variazioni
anagrafiche e di partita IVA.
Le strutture sanitarie pubbliche e accreditate devono aggiornare i dati anagrafici al 1° gennaio
di ogni anno e trasmettere le variazioni al Servizio Cup e Flussi Informativi che provvede
all’aggiornamento della banca dati del Ministero della Salute.
Qualora, in corso d’anno, inizi l’attività di una nuova struttura le direzioni dei distretti e/o
dipartimenti in conformità con quanto indicato nella mappa dei flussi informativi, devono
trasmettere un nuovo modello STS11 / RIA11, compilato in ogni sua parte, che riporta nel quadro
E l’anno nel corso del quale è avvenuta l’apertura.
Analogamente se, in corso d’anno, si chiude una struttura già esistente o termina il regime di
accreditamento deve essere trasmesso un modello STS.11 che riporta nel quadro E l’anno nel
corso del quale è avvenuta la chiusura, nel quadro F la data di avvenuta chiusura, lasciando
invariate le altre informazioni.
Tali modelli devono essere inviati entro un mese dall’avvenuta apertura/chiusura della struttura
(modalità cartacea e informatizzata dal 2014).
DIAGRAMMA DI FLUSSO
CODIFICA:
DS Distretto / Dip
(richiesta)
Regione Campania
attribuzione codice sts 11
ISTRUTTORIA
ISTRUTTORIA E
VERIFICA
DOCUMENTAZIONE
Cup e Flussi Informativi
RICHIESTA A FIRMA DELLA
DIREZIONE GENERALE
E/OCOMMISSARIO
STRAORDINARIO E
REFERENTE FLUSSI
INFORMATIVI
CHIUSURA
CODICE STS.11
DIREZIONI SANITARI
DISTRETTI
/DIPARTIMENTI
Invio modello e
registrazione
banca dati NSIS
Cessione ramo d’azienda
/cambio denominazione
struttura/ragione
sociale/trasferimento UO
INVIO NUOVO MODELLO
STS11
INVIO NUOVO
MODELLO STS11
DELIBERE DI REVOCA
ACCREDITAMENTO
35
STRUTTURE DI RICOVERO
Matrice di Responsabilità/attività strutture di ricovero:
(Mod. hsp11/hsp12/hsp13/hsp14/hsp22bis/hsp23/hsp24)
Attività
Strutture responsabili
Codifica
Decreto
Regione
Campania
Direzioni Mediche dei
Presidi Ospedalieri
/Direzioni sanitarie DS
(UOASB) per le Case di
Cura Accreditate /DAO
Chiusura
Direzioni Mediche dei
Decreto
Presidi Ospedalieri
Regione
/Direzioni sanitarie
Campania
DS(UOASB) per le Case
di Cura Accreditate /DAO
Variazione dati Direzioni Mediche dei
anagrafici
Presidi Ospedalieri
/Direzioni sanitarie DS
(UOASB) per le Case di
Cura Accreditate / DAO
Trasmissione
UOC Cup e Flussi
dati
Informativi
Verifica
Direzioni Mediche dei
copertura
Presidi Ospedalieri
flusso
/Direzioni sanitarie
DS(UOASB) per le Case
di Cura Accreditate /DAO
Verifica
Direzioni Mediche dei
qualità dei dati Presidi Ospedalieri
/Direzioni sanitarie
DS(UOASB) per le Case
di Cura Accreditate /DAO
Analisi e
UOC CUP e Flussi
monitoraggio
Informativi
Comunicazione UOC CUP e Flussi
dati (sito web
Informativi
Strutture responsabili
Referente Flussi
Informativi (UOC CUP)
Referente Flussi
Informativi (UOC CUP)
Referente Flussi
Informativi (UOC CUP)
Referente Flussi
Informativi (UOC CUP)
Referente Flussi
Informativi (UOC CUP)
UOC Comunicazione
informatizzata e WEB
Descrizione delle attività:
 Codifica strutture di ricovero
Le Direzioni Mediche dei Presidi Ospedalieri e le Direzioni sanitarie dei Distretti, per quanto
riguarda le Case di Cura Accreditate, aggiornano i dati anagrafici rilevati al 1° gennaio di ogni
anno e li inviano al Servizio Cup e Flussi Informativi in modalità cartacea attraverso il modello
36
HSP 11 e HSP 11bis . Relativamente ai singoli stabilimenti ospedalieri il Servizio provvede ad
inviare i modelli HSP11 BIS al Dipartimento Assistenza Ospedaliera per il controllo e la
validazione e successivamente ad aggiornare la banca dati del Ministero della Salute.
Il codice della struttura è composto dal codice regione di cui al DM 17/09/1986 e successive
modifiche e da un progressivo numerico attribuito in ambito regionale.
 Variazione dati anagrafici e/o chiusura codice strutture di ricovero
Le Direzioni Mediche dei Presidi Ospedalieri e le Direzioni sanitarie dei Distretti per quanto
riguarda le Case di Cura Accreditate qualora, in corso d’anno, si apra una nuova struttura
trasmettono un modello HSP.11 che riporta nel quadro D l’anno nel corso del quale è avvenuta l’
apertura.
Analogamente se, in corso d’anno, si chiude una struttura già esistente trasmetteranno un
modello HSP.11 che riporta nel quadro D l’anno nel corso del quale è avvenuta la chiusura, nel
quadro E la data di avvenuta chiusura lasciando invariate le altre informazioni. Tali modelli devono
essere inviati entro un mese dall’avvenuta apertura/chiusura della struttura.
Relativamente ai Presidi Ospedalieri la chiusura del codice identificativo e/o l’ eventuale
variazione (accorpamento /ricodifica) deve avvenire su disposizione del Direttore Generale e/o
decreto regionale e comunicato al Referente dei Flussi Informativi che deve provvedere alla
chiusura del codice identificativo nella banca dati del Ministero della Salute e comunicarlo all’UOC
Sistemi Informatici per l’allineamento delle anagrafiche nelle varie procedure aziendali.
Analogamente, qualora, in corso d’anno, si verifichi la chiusura di un reparto già esistente o
l’apertura di un nuovo reparto il Dipartimento Ospedaliero dovrà inviare un nuovo modello
HSP.12 in cui deve essere riportata la data (mese e anno) in cui è avvenuta la variazione.
 Trasmissione dei Dati / Verifica Copertura Flusso / Verifica Qualità dei Dati
Il Servizio Cup e Flussi Informativi trasmette al Ministero della Salute i dati di cui sopra attraverso
gli applicativi del portale NSIS secondo i termini di scadenza indicati dal D.M. 5 dicembre 2006.
Dal 2015 è stata introdotta, in via sperimentale, la verifica informatizzata attraverso un nuovo
sistema di acquisizione dati aziendale che ha come obiettivo quello di consentire alle Direzioni
Sanitarie dei Distretti / PP.OO / PSI NA EST / P.S.P / Dipartimenti di controllare i dati e di rendere
esplicita la validazione dei flussi informativi.
La nuova area funzionale prevede 8 funzionalità:
1. Costruzione flusso (di competenza dei Referenti dei Flussi Informativi)
2. Verifica flusso (di competenza dei Referenti dei Flussi Informativi)
3. Verifica di congruenza flusso (di competenza del Cup e Flussi Informativi)
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4. Validazione flusso (di competenza delle Direzioni Sanitarie dei Distretti / PP.OO / PSI NA
EST / P.S.P / Dipartimenti)
5. Chiusura flusso (di competenza del Cup e flussi Informativi)
6. Estrazione ed invio flusso (di competenza Cup e Flussi Informativi con il supporto
dell’UOC Sistemi Informatici)
7. Richiesta di rettifica flusso (di competenza del Cup e Flussi Informativi)
8. Rettifica flusso (di competenza delle Direzioni Sanitarie dei Distretti / PP.OO / PSI NA
EST / P.S.P / Dipartimenti)
Descrizione delle funzionalità
Dopo la fase di costruzione del flusso NSIS - dati in acquisizione dalle strutture sanitarie
pubbliche e accreditate censite nella banca dati NSIS anno 2014, i Referenti dei Flussi Informativi
dei Distretti / PP.OO / PSI NA EST / P.S.P / Dipartimenti, effettuano la verifica sui dati di
competenza. Questa operazione deve essere effettuata per il singolo flusso /periodo delle
strutture afferenti al proprio ambito territoriale rispettando le scadenze ministeriali di invio relativo
ai singoli modelli.
Dopo la verifica, le Direzioni Sanitarie dei Distretti / PP.OO / PSI NA EST / P.S.P / Dipartimenti
effettuano la validazione per singolo flusso/periodo.
Dopo la validazione, i flussi validati possono solo essere visualizzati dalle Direzioni Sanitarie dei
Distretti / PP.OO / PSI NA EST / P.S.P / Dipartimenti di appartenenza e sono resi accessibili in
lettura anche al Servizio Cup e Flussi Informativi. Nel caso siano presenti dati errati o
incongruenti, il Referente aziendale dei Flussi Informativi può togliere le stato di validato e
richiedere l’intervento dell’articolazione organizzativa aziendale interessata. (Richiesta di
rettifica).
Rimuovendo lo stato di validato per una data struttura, quest’ultima viene notificata tramite email e al contempo il Distretto /PO /PSI / PSP /Dipartimento è di nuovo abilitato ad effettuare le
eventuali modifiche/correzioni. Dopo aver effettuato le varie correzioni lo stato del flusso deve
essere di nuovo validato.
Terminata la fase di validazione dei dati, quindici giorni prima della scadenza prevista dal
decreto ministeriale, il Servizio Cup e Flussi Informativi può chiudere la rilevazione del flusso per
l’anno interessato, cioè alle direzioni non sarà possibile effettuare le operazioni di inserimento,
aggiornamento e cancellazione e non sarà permesso cambiare lo stato dei dati (fase di chiusura
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del flusso). Da questo momento in poi tutti gli utenti possono solo visualizzare le informazioni
della base dati.
Dopo la chiusura del flusso il Cup e Flussi Informativi potrà procedere, con il supporto dell’UOC
Sistemi Informatici, all’estrazione del flusso aziendale per il livello nazionale (fase di estrazione del
flusso).
Con riferimento alla rilevazione delle attività gestionali anno 2016, la trasmissione dei dati
Area Territoriale sarà effettuata esclusivamente attraverso la procedura aziendale NSIS e
riguarderà i seguenti dati:

l’attività trimestrale delle Case di Cura Accreditate (mod. HSP 23/HSP24 a cura dei Referenti
Distrettuali del Flusso NSIS);

FLS.21 – Attività di assistenza sanitaria di base

STS 21

STS24

RIA.11_Quadri_H/G/I
L’attività delle strutture di ricovero pubbliche (mod. HSP11BIS/HSP11/HSP14/HSP22BIS/HSP24
sarà inviata al Servizio Cup e Flussi Informativi in modalità cartacea e trasmessa al Ministero della
Salute attraverso il portale NSIS.
 ANALISI E MONITORAGGIO
Il Servizio Cup e Flussi Informativi
in qualunque momento può estrarre un report di
monitoraggio per singolo flusso/periodo per tutte le strutture aziendali censite.
In tale report è possibile conoscere la sequenza delle funzionalità espletate con relativi
tempi e date e con la possibilità di evidenziare i dettagli delle modifiche/correzioni effettuate.
Procedura DW
 COMUNICAZIONE DEL DATO
o Pagine web aggiornato
o Pubblicazione Report “ Monitoraggio della Rete di Assistenza” dell’anno validato e
dei dati dell’anno precedente
RIFERIMENTI NORMATIVI
 D. M. 5 dicembre 2016
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 Delibera “Mappa dei Flussi Informativi”
 Disposizione di servizio n° 427 del 29/12/2014
 INDICATORI / PARAMETRI DI CONTROLLO:
 Indicatori adempimenti LEA
 Report di verifica 2015 sui dati 2014
 Report “ Accessi di Pronto Soccorso”
 Report verifica Posti Letto Case di Cura Accreditate – confronto con i dati in
possesso del DAO
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