Sistemi Informativi Sistema di gestione della commessa: controllo operativo 1 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa La business unit Grandi Opere L’attività centrale della Business Unit Grandi Opere è oggi la costruzione di ferrovie, dighe e impianti idroelettrici, reti autostradali, stradali e metropolitane, oltre a opere marittime e lavori specializzati in sotterraneo. Linea di Alta Capacità, tratta Torino-Novara Linea di Alta Capacità, tratta Novara-Milano Linea di Alta Capacità, tratta Bologna-Firenze Ferrovia Puerto Cabello – Cagua Progetto Ghazi – Barotha Progetto Ponte de Pedra Progetto Karahnjukar Progetto Mazar Acquedotto Orientale West Side CSO Project (Portland) Tangenziale Oriente-Ponente a Santiago Passante di Mestre Salerno-Reggio Calabria (DG24/DG87) Metropolitana di Atene - Linea 3 Metropolitana di Salonicco Rete tranviaria di Atene Metropolitana di San Pietroburgo Italia Italia Italia Venezuela Pakistan Brasile Islanda Equador Rep. Dominicana USA Cile Italia Italia Grecia Grecia Grecia Russia 2 Ferroviario Ferroviario Ferroviario Ferroviario Idroelettrico Idroelettrico Idroelettrico Idroelettrico Idraulico Idraulico Autostradale Autostradale Autostradale Trasporti Metropolitani Trasporti Metropolitani Trasporti Metropolitani Trasporti Metropolitani Impregilo SpA Controllo operativo di commessa L’evoluzione IL PASSATO IL PRESENTE • Grandi opere • Grandi opere • Lunga durata • Lunga durata • Extra Europa • Italia/Europa/Extra Europa • Lavori 100% in diretta • Lavori 40-70% in subappalto • Offerta “chiusa” • Offerta “in progress” • Costo personale contenuto • Costo personale elevato • Organizzazione complessa • Organizzazione snella • S.I. sviluppati in casa • S.I. standard di mercato • Modelli & regole di commessa • Modelli & regole standard • Staff espatriato su commesse • Competence-center di sede 3 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Il sistema di controllo ¾ Definizione Il Controllo è uno strumento mediante il quale la Direzione del Cantiere si assicura che le risorse siano acquisite ed impiegate in modo efficace ed efficiente al fine di conseguire gli obiettivi prestabiliti nel Preventivo ¾ Obiettivi Fornire tempestivamente informazioni necessarie al Cantiere Verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi economici fissati Individuare problemi e aree critiche Permettere la programmazione di azioni correttive 4 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Il sistema di controllo ¾ Caratteristiche Realizza una totale integrazione di metodi, sistemi, procedure e tecniche contabili in un sistema completo e coordinato (offerta, programmazione, affidamenti, preventivo, consuntivo) Fornisce analisi temporali a vari livelli con diversi gradi di dettaglio Individua l’utilizzo delle risorse (efficienza di uomini, mezzi, materiali) Determina il costo unitario delle lavorazioni Documenta opportunamente eventuali claims Fornisce un reporting strutturato su più livelli correlati tra di loro Permette di effettuare simulazioni in tempi brevi per avere la possibilità di scelta tra diverse alternative 5 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Il sistema di controllo ¾ Efficacia Una decisa volontà, il coinvolgimento dei responsabili ai vari livelli Una chiara definizione delle linee di responsabilità e di autorità Condivisione di obiettivi, programmi, standard Un processo di comunicazione chiaro Un effettivo coordinamento e complementarietà tra competenze tecniche ed amministrative La tempestività di comunicazione e decisione La costante verifica delle procedure 6 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Le componenti del processo 1° Versione del contratto e versioni successive La revisione dei dati presenti in offerta e il loro adeguamento alle condizioni contrattuali con cui è stata vinta la gara o, l’accettazione da parte del committente di una variante contrattuale, producono rispettivamente la “1° versione del CONTRATTO” e le “versioni successive”. Le versioni di contratto sono con lavori fatti in diretta. Versioni di Preventivo a finire Il 1° preventivo a finire è la rielaborazione della “1° versione del contratto”, con le strutture di controllo e con la strategia di esecuzione lavori e di affidamenti definita. Ogni qual volta si individuano significativi cambiamenti tra l’ultima versione di preventivo a finire e il preventivo corrente, viene generata la nuova VERSIONE di preventivo a finire. Sull’ultima versione di preventivo a finire viene effettuata l’analisi degli scostamenti. Preventivo corrente Il preventivo corrente è la versione di lavoro della versione del preventivo a finire in essere. Il preventivo corrente infatti recepisce “istantaneamente” tutte le modifiche inerenti i nuovi pacchetti affidati, le analisi dei pacchetti, i ribassi, le variazioni di prezzo e/o di quantità, le modifiche tecniche, ecc. Anche sulla versione del preventivo corrente è possibile effettuare l’analisi degli scostamenti. Budget I preventivi relativi all’anno di budget insieme all’elaborazione dei flussi finanziari e dei dati patrimoniali di commessa determinano il budget di commessa. 7 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Le componenti del processo Variante contrattuale Vengono considerate varianti contrattuali le modifiche al contratto in essere proposte al committente e accettate. Si parla di variante nel caso di nuove opere o di una loro eliminazione. Modifiche tecniche Vengono considerate modifiche tecniche quelle modifiche che nascono da un cambio di metodo di lavoro e/o di esecuzione in fase di definizione del progetto costruttivo. Lista fabbisogni Rappresenta l’elenco delle risorse necessarie per l’esecuzione dell’opera: materiali, personale, macchine, mezzi finanziari, sub-appalti, ecc. Le quantità e i valori vengono opportunamente periodicizzati in funzione del programma lavori. Riclassificazione del progetto Rappresenta le modalità con cui è organizzato il progetto sia in termini logistici (cantieri, magazzini, ecc.) sia in termini di attività (opere) sia intermini di risorse (tipologie di risorse: materiali, personale, macchine, ecc). 8 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Il processo è ciclico Preventivo Corrente Le attività gestite (varianti, affidamenti, programma lavori) agiscono continuamente sul preventivo dinamico e ciclicamente consentono di definire il nuovo preventivo corrente e di controllare l’avanzamento e i risultati della commessa Preventivo Dinamico m e e nti ich ria ecn Va che t fi odi g Pro o tiv rut ost C o ett Progetto Riclassificato Controllo industriale Contratto Gestione varianti Strategia di esecuzione lavori Contabilità analitica Macro programma lavori Programma lavori Gestione Amministrativa Pacchetti da Affidare Affidamenti Contabilità Lavori 9 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Ruoli e responsabilità Ufficio Valutazioni Economiche Ufficio Acquisti e Contratti Ufficio Programmazione Ufficio di Cantiere 1. Adeguare l’offerta alla congruità 2. Gestione operativa della strategia di esecuzione lavori e di affidamento 3. Formalizzazione strategia di esecuzione lavori e di affidamento 4. Gestione delle varianti tecniche e contrattuali 5. Aggiornamento del contratto per effetto di computi, varianti, modifiche tecniche 1. Partecipare alla definizione della strategia di esecuzione lavori e di affidamento 2. Preparare i pacchetti di affidamento 3. Definire e formalizzare l’affidamento e il contratto di subappalto 4. Aggiornare affidamenti e relativi contratti di sub-appalto per varianti tecniche e contrattuali 1. Partecipare alla definizione della strategia di esecuzione lavori e di affidamento 2. Programmazione lavori 1. Contabilità lavori dei subappalti 2. Programmazione e preventivo di cantiere Decisione Decisione Strategia affidamento di esecuzione lavori e di affidamento Team di supporto al processo 1. Coordinamento e supporto operativo a tutti gli utenti del processo 2. Richieste di eventuali modifiche, aggiornamenti dei sistemi Decisione Decisione affidamento affidamento Decisione Preventivo di commessa e budget Ufficio Controllo Industriale Amministrazione Controllo di Gestione 1. Partecipare alla definizione della strategia di esecuzione lavori e di affidamento 2. Pianificare e aggiornare il preventivo a finire di commessa 3. Coordinare la Contabilità lavori di subappalto 4. Consuntivo dei costi e scostamenti 1. Pianificazione degli indiretti per il preventivo 2. Budget di commessa 3. Registrazione consuntivi contabili 4. Gestione amministrativa e finanziaria dei contratti di subappalto e aggiornamento dello stato del fornitore e del contratto DG/COC Responsabilità Decisione su nuovo Preventivo di commessa e budget 10 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Le competenze PV2 PLANET PV2 Fase del Sistema Proprietari del Processo Operatori nel Sistema Proprietari del Processo Project Management Office Ingegneria Bill of Quantities Direzione Costruzioni Definizione Strategia Contratti Definizione Contratto Direzione Lavori Contabilità Lavori Controllo Operativo Preventivo Ricorrente Controllo Operativo Analisi Performance INPUT OFFERTA Ingegneria Progetto Esecutivo Analisi STRATEGIA Direzione Costruzioni Parametri strategia Piano affidamenti Direzione Costruzioni AFFIDAMENTI Direzione Lavori Schede Contabili Project Management Office CONTABILITA’ SUBAPPALTI Direzione Lavori Rilevazioni lavori Direzione Lavori PREVENTIVO DINAMICO Amministrazi one delegata Direttive Contrattuali e di Management Project Management Office Amministrazione Project Management Office PIANIFICAZIONE E CONTROLLO Controllo Operativo Consuntivi di Produzione OUTPUT 11 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Il reporting Analisi dei costi diretti • Ipotesi di Affidamento Raggruppamento dei pacchetti di Affidamento • Pianificazione Generale Affidamenti Nomina dei primi potenziali Affidatari Inserimento delle schede di Contabilità- Dettaglio delle Opere • Schede Contabilità – T9 • Categorie SOA - millesimi Identificazione delle Categorie di Lavorazione delle Opere e dei pesi millesimali AFFIDAMENTI PV2 • Costi Diretti • Aggiornamento Affidamenti Completamento della struttura delle Opere affidate SAP • Definizione del Contratto • Aggiornamento Certificazioni • Documenti di Contratto Definizione degli obblighi contrattuali (ribassi…) Controllo di validità delle certificazioni Raccolta della documentazione da allegare al Contratto Contabilità lavorii PLANET Responsabili Project Management Office Quadro economico della Commessa PV2 PV2 • Libretto delle Misure • Registro di Contabilità • Certificazioni – Gestione documentale • Consuntivo Contratti • Avanzamento Lavori • SAL - Report • Lista di controllo SAL / SIL SAP • Scadenze Polizze • Recupero anticipazioni • Stato avanzamento Contratto • Pagamenti Pianif Preventivo Controllo dinamico PV2 STRATEGIA OFFERTA Documenti Prodotti • Quadro Economico Commessa Direzione Costruzioni Direzione Costruzioni Project Management Office Contratti Direzione Lavori Documenti di contabilità Lavori Direzione Lavori Direzione Costruzioni Controllo delle scadenze della documentazione di interesse amministrativo Amministrazione Project Management Office Amministrazione • Budget • Controllo Operativo • Analisi scostamenti • Riepiloghi Destinatari Analisi di performance Analisi e report degli scostamenti a) per destinazione b) per natura di costo Riepilogo Merceologico - Conto Lavori 12 Project Management Office Amministrazione Controllo Operativo Controllo Operativo Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Adeguamento dell’offerta al contratto e riclassificazione del progetto Attività & Obiettivi Responsa bilità L’ufficio Valutazione economica esegue l’ adeguamento dell’offerta al contratto. E’ in questa fase inoltre che l’ufficio attua il processo di “Riclassificazione del progetto” sia in termini di natura che di destinazione. Obiettivo della seguente attività è: • Disporre di una prima versione di preventivo (preventivo 0) su cui basare la strategia di affidamento • Disporre di una prima lista di fabbisogni “provvisoria” • Fissare le basi delle strutture di controllo (natura e destinazione della commessa) Ufficio Valutazione Economiche Ufficio Valutazione Economiche Ufficio Valutazione Economiche Progetto Riclassificato Preventivo 0 Offerta Iniziale STRUTTURA DI CONTROLLO PER DESTINAZIONE Flusso Trascodifica per Destinazione STRUTTURA DI CONTROLLO PER DESTINAZIONE Trascodifica per Natura Strut. VdC Standard STRUTTURA DI CONTROLLO PER NATURA Macro Programmazione STRUTTURA DI CONTROLLO PER NATURA (VdC Standard) Ingresso Operatività Uscita • Validazione e trasferimento dei dati al processo di strategia dell’affidamento • Elaborati di "preventivo 0" per natura e destinazione • Ufficio Valutazioni Economiche Ufficio Controllo di Gestione Ufficio Controllo Industriale Lista provvisoria fabbisogni • Regole conversioni unità di misura Validaz. Attori 13 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Adeguamento dell’offerta al contratto e riclassificazione del progetto Destinazione: Strutture di controllo La destinazione dei costi diretti presenti in offerta è in funzione della modalità con cui questa è stata studiata (Capitolato). Se in questa fase la commessa dispone di una prima stesura della struttura di WBE, questa viene recepita. Già in questa fase devono essere presenti i seguenti concetti cardine: Livello di controllo: opera, Struttura dei costi diretti e dei profit center ed infine la “regole base” di gestione degli Indiretti, Intermedi, Macchinari. Natura: La natura dei costi è mirata alla valorizzazione dell'offerta. Raggiunge livelli di dettaglio elevati non idonei al modello di controllo. I costi vengono riorganizzati secondo la struttura di voci di costo (VDC) standard del Gruppo e del merceologico Conversioni Unità di misura: Regole di controllo Inserimento a livello di singola tipologia materiale/lavorazione dei fattori di conversione al fine di garantire una corretta computazione delle quantità a livello di risorsa/merceologico Programmazione: Recepimento delle principali informazioni/regole formulate dall’ufficio programmazione lavori. 14 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Definizione strategia di esecuzione lavori e di affidamento Attività & Obiettivi Responsa bilità Il processo consente al management di commessa di effettuare la scelta sulle attività "AFFIDARE" e sulle attività da fare "DIRETTA“ Con questa prima macroscelta è possibile raggiungere i seguenti obiettivi: • Disporre dell'insieme dei "pacchetti lavori" da dare a terzi • Disporre delle nuove “provvisorie” liste di Fabbisogni Valutazioni Economiche Project Manager/COC Simulazione Scelta Strategia Progetto Riclassificato Preventivo 0 PROGETTO RICLASSIFICATO Preventivo 0 • Validazione affidamenti • Lista fabbisogni LISTE DEI FABBISOGNI /materiali/ /macchine/ /impianti/ /personale/ SIMULAZIONE Flusso Ufficio Controllo di Gestione Valutazioni Economiche Formalizzazione CON CRITERI DI AGGREGAZIONE PER DESTINAZIONE • Struttura definitiva WBS Ingresso Ufficio Controllo Industriale Ufficio Valutazioni Economiche • Struttura definitiva VDC standard STRATEGIA SIMULAZIONE CON CRITERI DI AGGREGAZIONE PER NATURA DG/COC Pacchetti Affidam Operatività Uscita Validaz. Attori 15 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Gestione dell’affidamento Attività & Obiettivi Le attività di analisi dei pacchetti da affidare, sono rivolte al raggiungimento dei seguenti obiettivi: • Individuare, all’interno del "pacchetto lavori“ da affidare, le modalità di aggregazione delle lavorazioni/risorse da dare a terzi, le caratteristiche contrattuali, i fornitori e definire i singoli pacchetti da affidare. • Mantenere aggiornate le liste di fabbisogno • Mantenere aggiornato il preventivo dinamico Ufficio Acquisti e Contratti Responsa bilità LISTE DEI FABBISOGNI /materiali/ /macchine/ /impianti/ /personale/ Aggiornamento PREVENTIVO DINAMICO Flusso ANALISI DEL SINGOLO PACCHETTO AFFIDAMENTO Pacchetti Affidam Ingresso • Lista definitiva fabbisogni • Preventivo dinamico aggiornato Ufficio Controllo Industriale Ufficio Controllo di Gestione Ufficio Acquisti e Contratti • Struttura dati per la creazione del Contratto di subappalto Rilascio per Richiesta d’acquisto Operatività Uscita 16 Validaz. Attori Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Gestione del contratto Attività & Obiettivi In questa fase del flusso vengono svolte le seguenti attività: • Gestione delle offerte • Individuazione dei potenziali fornitori • Selezione del fornitore • Analisi dei requisiti del fornitore e Raccolta documentazione • Gestione delle approvazioni • Generazione del contratto e della documentazione allegata Ufficio Acquisti e Contratti Responsa bilità DG/COC Individuazione e Analisi Requisiti Fornitore Rilascio per RDA Flusso RDA AFFIDAMENTO RDO Ufficio Acquisti e Contratti CONTABILITA’ LAVORI Contratto Informazioni contrattuali Gest. Garanzie Gest. Cat SOA Gest. Polizze Gest. Documen. Gest. Fideus. Gest. Approvaz. Ingresso Report informativi . Fornitore . Contratto . WBE/Lavoraz. . Millesimi . Categoria SOA . Condiz. Econom Uscita Operatività Attori 17 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Contabilità lavori Attività & Obiettivi In questa fase del flusso vengono svolte le sottoindicate attività con l’obiettivo di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento delle lavorazioni e dei contratti di sub-appalto: • Rilevazione delle quantità di SIL per opera, con invio delle informazioni sia al sistema Amministrativo sia al sistema di Pianificazione e Controllo • Rilevazione delle quantità di SAL con generazione delle stampe ufficiali (libretto misura, registro contabilità, SAL) con invio delle informazioni sia al sistema Amministrativo sia al sistema di Pianificazione e Controllo • Emissione Certificato Ufficio di Cantiere Responsa bilità Recepimento dati dal sistema amministrativo per accertamento contabile costi Rilevazione quantità SIL Recepimento dati dal sistema di Pianificazione Controllo per registrazione costi e quantità AFFIDATO Flusso . Dati contrattuali . Dati per WBE/Lavoraz. . Quantità . Prezzo unitario Ufficio Controllo Industriale Recepimento dati dal sistema di procurement per creazione ODA e accertamento contabile costi Rilevazione quantità SAL Ingresso Ufficio di Cantiere Recepimento dati dal sistema di Pianificazione Controllo per registrazione costi e quantità Operatività 18 Uscita Attori Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Gestione amministrativa dei SIL & dei SAL Attività & Obiettivi In questa fase del flusso vengono svolti le seguenti attività: . Contabilizzazione dei SIL dalla contabilità lavori . Contabilizzazione dei SAL mediante creazione ODA in riferimento al Contratto e successive Entrate Merci . Analisi e Controllo dell’andamento del subappalto . Gestione e documentazione del contratto (proroghe, scadenze, sospensioni) Uff. Acquisti e Contratti Responsa bilità Uff. Contratti Amministrazione Ufficio Amministrazione Registrazione contabile SIL SAL Flusso Ufficio Acquisti e Contratti Entrata Merci ODA CONTABILITA’ LAVORI Informazioni Contrattuali Gest. Garanzie Gest. Fideus. Gest. Polizze Gest. Cat SOA Ingresso Operatività Amministrazione e Contabilità industriale Ufficio Controllo Industriale Report . Avanzam. Lav . SAL/SIL/WIP . WBE/Lavoraz. . Millesimi . Categoria SOA Uscita Attori 19 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Gestione amministrativa dei SIL & dei SAL Attività & Obiettivi In particolare nella fase di contabilizzazione dei Sal vengono svolti le seguenti attività: . Gestione amministrativa del contratto . Gestione polizza assicurative . Gestione fideussioni . Recupero Anticipazioni . Gestione del pagamento del fornitore . Contenziosi Responsa bilità Uff. Amministrazione Registraz. Fattura Flusso Entrata Merci Ingresso Disposiz. Pagam. Ufficio Amministrazione Pagamento Report . Pagamenti . Rec. Anticipazioni . Scad. Polizze. . Conto Fornitore . Gestione amm. CQ Informazioni contrattuali Gest. Rec.Gar. Gest. Fideus. Gest. Polizze Gest. Mod.Pag Operatività Uscita 20 Ufficio Controllo di Gestione Attori Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Preventivo, consuntivo e controllo di commessa Attività & Obiettivi Le attività svolte in fase di preventivo di commessa sono: • Elaborazione programma lavori corrente • Elaborazione dei preventivi • Esplosione mensili di Fabbisogni, risorse, produzioni Responsa bilità Programmazione lavori Valutazioni Economiche Controllo Industriale Ufficio Programmazione Lavori Controllo Industriale Uff. di Cantiere • Programma produzioni Programma lavori Nuovo PREVENTIVO CORRENTE di commessa e di cantiere PREVENTIVO DINAMICO Flusso Nuovi affidamenti Varianti contrattuali Modifiche tecniche ecc. • Lista mensilizzata fabbisogni Ufficio Controllo Industriale Ufficio di Cantiere • Analisi per opera • Riepiloghi merceologici e per opera • Riepiloghi affidamenti • Conto lavori Ingresso Operatività Uscita Validaz. Attori 21 Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Preventivo, consuntivo e controllo di commessa Attività & Obiettivi Le attività svolte in fase di consuntivo e controllo di commessa sono: • Recepire i dati di consuntivo • Analisi dei costi e scostamenti Uff. Controllo Industriale Responsa bilità • Riepiloghi scostamenti per Cantiere e per opera Consumi Subappalti Flusso • Riepiloghi scostamenti per merceologie Personale Produzioni Ufficio Controllo di Gestione • Analisi wbe CONSUNTIVO ANALISI SCOSTAMENTI ULTIMO PREVENTIVO CORRENTE Ingresso Ufficio Controllo Industriale • Analisi affidamenti • Conto lavori • Reporting di Direzione Operatività Uscita 22 Validaz. Attori Impregilo SpA Controllo operativo di commessa Preventivo, consuntivo e controllo di commessa: riepilogo Gestore del processo Attori •Uff. Controllo Industriale •Uff. Controllo Industriale •Uff. Controllo Industriale •Uff. Controllo Industriale •Amministrazione •Uff. di Cantiere •Uff. di Cantiere •Personale •Uff. di Cantiere •TIM •Uff. di Cantiere •Uff. Controllo Industriale Preventivo Dinamico Consuntivo Analisi Scostamenti Preventivo Corrente Consuntivo Analisi Scostamenti Pianificazione Lavori • AMMINISTR. • CONTABILITÀ • PERSONALE LAVORI • PRODUZIONI Uscite Magazzino Servizi, Prestaz. Altri costi SIL subappalto SAL subappalto Indiretti Dirette Utilizzi macchine Utilizzi intermedie Paghe Stipendi 23 Confronto Preventivi