virtual assistant

ARCHIMEDE
VIRTUAL ASSISTANT
Integrazione sistemi per la
validazione impegnative
Asl Ferrara
SERVIZIO SANITARIO REGIONALE
EMILIA-ROMAGNA
Azienda Unità Sanitaria Locale di Ferrara
La Segesta Italia nasce sull’esperienza ed il know-how di Segesta srl, società impegnata principalmente
nella dematerializzazione della documentazione sanitaria, attività che quest’ultima effettua con
strumenti all’avanguardia e personale specializzato vantando esperienza ventennale nel campo.
Il processo di dematerializzazione comporta diverse fasi molte delle quali automatizzabili, come il
riconoscimento del testo e l’inserimento dei dati estratti in database o applicazioni esterne.
Quando Segesta srl si trovò a dover gestire, per conto di una ASL fuori dalla propria regione, la
conferma dell’avvenuta erogazione di prestazioni sanitarie per determinare i rimborsi da parte della
regione, l’automazione di queste fasi divenne un’esigenza.
L’attività prevedeva la scansione delle prescrizioni mediche, le cui immagini venivano messe a
disposizione su un portale web, e l’inserimento dei dati estratti in un software già in uso presso
l’azienda sanitaria. La squadra messa in campo per tale lavoro era formata da:
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risorse in loco impegnate esclusivamente nella raccolta, preparazione e scansione dei documenti;
diversi addetti al data entry che eseguivano l’inserimento dei dati nell’applicativo della ASL a cui
accedevano dalla sede di Roma attraverso una VPN;
 risorse della sede di Roma addette al controllo qualità del prodotto finale.
Il nuovo lavoro arrivò in un periodo molto critico per tutte le aziende italiane, era il 2012 e la crisi
stava creando seri problemi a tutte le società soprattutto alle società come Segesta srl che hanno
bisogno di personale specializzato per erogare servizi di alto livello.
Segesta srl, che possiede un proprio gruppo di sviluppo, propose quindi alla ASL la possibilità di
interfacciarsi direttamente con l’applicazione dove dovevano essere inserite le informazioni ricevendo
però il rifiuto da parte della ASL: i dati dovevano essere inseriti a mano dagli addetti!
Cominciò quindi a farsi strada l’idea di creare un assistente virtuale che affiancasse gli operatori per
renderli più produttivi.
L’obiettivo era chiaro: liberare gli operatori da operazioni ripetitive per permettere loro di dedicarsi alla
verifica della qualità del prodotto finito e allo stesso tempo ottenere importanti risparmi che
consentissero a Segesta srl di offrire i propri servizi a prezzi sempre più concorrenziali.
Segesta srl acquisì quindi, con scarso successo, prodotti di terze parti che promettevano di risolvere
questo tipo di problemi, ma che all’atto pratico si rivelarono sempre insufficientemente flessibili e
richiedevano modifiche applicative anche molto costose ad ogni modifica del flusso di
dematerializzazione. Venne perciò costituita una startup, la Segesta Italia srl, a cui fu assegnato il
compito di creare un assistente virtuale potente, soprattutto flessibile e che consentisse di
raggiungere l’obiettivo prefissato.
L’assistente virtuale doveva svolgere senza sosta il lavoro degli operatori di data entry comportandosi
proprio come si sarebbe comportato qualsiasi operatore umano senza il bisogno di interfacciamenti
diretti con le applicazioni o database esterni.
Doveva “semplicemente” accedere alle maschere fornite dall’applicazione, leggere i dati estratti,
collegarsi all’applicazione del cliente e inserire i dati nei campi, così come da istruzioni ricevute, per
confermare l’effettiva erogazione della prestazione e segnalare eventuali anomalie ad operatori
specializzati o applicare workaround standard qualora si fossero presentate anomalie gestibili e ben
documentate.
Nasceva così il progetto Archimede Virtual Assistant!
L’assistente virtuale ha quindi cominciato a svolgere il lavoro di più persone comportandosi proprio
come qualsiasi operatore che la mattina si siede davanti alla sua postazione ed inizia a lavorare
partendo dalla login iniziale, inserisce i dati nelle diverse maschere, controlla che tutti i campi siano
stati correttamente inseriti e conferma la prestazione erogata per poi passare alla prossima e così via.
Archimede VA ha permesso di automatizzare tutto il processo di data entry, riducendo drasticamente
il numero di persone impegnate in questa attività ed ottimizzando notevolmente i tempi di
lavorazione dei documenti trattati. Essendo un robot non conosceva soste e lavorava giorno e notte e
durante i giorni festivi.
Segesta srl si è accorta ben presto che la scelta di creare un assistente virtuale è stata una scelta
vincente in quanto ha ottenuto dei benefici anche in termini di qualità del servizio: gli operatori umani
col passare del tempo subiscono un fisiologico calo di prestazioni mentre un Assistente Virtuale lavora
con la stessa lena per tutto il tempo e, soprattutto, gli errori dovuti a distrazioni sono sconosciuti ad un
robot! Le risorse della sede di Roma addette al controllo qualità del prodotto finale infatti hanno
ottenuto vantaggi enormi nello svolgimento del loro lavoro riscontrando una drastica diminuzione di
errori dovuti all’intervento umano.
Dopo aver consentito a Segesta srl di ottimizzare il processo di dematerializzazione, l’assistente
virtuale è stato più volte impiegato in ambiti anche molto diversi dal data entry: l’ottima
ingegnerizzazione del software ha permesso alla società di impiegarlo in altri numerosi compiti quali il
monitoraggio delle funzioni applicative, l’estrazione pianificata di report, la certificazione delle
postazioni di lavoro, il collaudo di nuove versioni degli applicativi, lo stress test e molte altre.
Col tempo Archimede è stato perfezionato e potenziato e viene continuamente aggiornato. Ora può
non solo pilotare pagine web ma anche leggere e scrivere su file come PDF, Word o effettuare query
su DB Oracle, MySQL, SQL Server, SQL Compact, SQLite, e molti altri.
Per questo l’applicazione è stata battezzata Archimede, in onore dell’inventore siracusano, per
sottolineare l’estrema flessibilità della soluzione che consente di realizzare infinite idee.
Avete un’idea da
realizzare?
Realizzatela con Archimede!