Comunicazione Unificata

Comunicazione Unificata
Comunicazione Unificata
Soluzioni Tecnologiche per le aziende
Seminario on line
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Seminario on line
Comunicazione unificata
Seminario sulle Soluzioni Tecnologiche per le aziende
3.
Benvenuto
4.
Obiettivi
5.
Sfide moderne della comunicazione
6.
Aspettative della comunicazione aziendale
7.
La messaggistica di oggi
8.
Messaggistica Unificata
9.
Tecnologie di Messaggistica Unificata
10. Comunicazione Unificata
11. Vantaggi
12. Conclusioni
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Seminario sulle Soluzioni Tecnologiche per le aziende
Benvenuto
Benvenuto al Seminario on line sulle Soluzioni Tecnologiche sulla Comunicazione Unificata.
Oggi, per le aziende moderne, gestire in modo efficace le comunicazioni e offrire allo stesso tempo un servizio di
assistenza clienti di qualità è ormai una sfida.
Non solo è aumentato notevolmente il traffico dei messaggi ma sembra anche che cresca ogni giorno il numero di
dispositivi per la messaggistica.
La Comunicazione Unificata ti permette di gestire in modo rapido e conveniente ogni messaggio, lasciandoti più
tempo per la gestione delle altre attività.
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Obiettivi
In questo seminario analizzeremo il concetto di Comunicazione Unificata e gli aspetti tecnici ad essa collegati.
Al termine del seminario conoscerai meglio la Comunicazione Unificata e i vantaggi che può offrire alla tua
azienda.
Imparerai anche a conoscere le soluzioni di Comunicazione Unificata attualmente disponibili e come funzionano.
Infine, tratteremo i requisiti tecnici necessari per l'implementazione della Comunicazione Unificata nella tua
azienda.
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Sfide moderne della comunicazione
Nell'attuale società moderna, sempre più tecnologica, una persona può essere raggiunta in tanti modi. Quasi
tutti, oltre al tradizionale numero di telefono, dispongono di un numero di fax, di una casella vocale, di un
cellulare, di un indirizzo di posta elettronica o di un cercapersone.
Alcuni hanno poi numeri diversi per il lavoro e per uso privato.
Nella realtà succede che ogni minuto, in tutto il mondo, vengono inviati milioni di messaggi vocali ed e-mail. E
anche i fax rappresentano una percentuale significativa del traffico telefonico. I messaggi automatici di posta
elettronica e vocali vengono generati da applicazioni su computer. I messaggi di posta elettronica di carattere
informativo e gli allegati vengono distribuiti a mailing list che possono comprendere molti utenti.
Ciò nonostante, sembra più difficile raggiungere le persone e si impiega più tempo a rintracciare e a rispondere ai
diversi messaggi. Da qui la necessità di separare i messaggi urgenti da quelli informativi, a bassa priorità, e i
messaggi individuali importanti da una comunicazione generale con un ampio pubblico. La gestione dei messaggi
diventa quindi un'attività che richiede tempo e che influisce notevolmente sulla produttività dei dipendenti.
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Aspettative della comunicazione aziendale
Per un'azienda le comunicazioni in ambito lavorativo sono sempre più importanti e possono fare la differenza
rispetto alla concorrenza. Le aspettative del cliente aumentano e le interazioni con la clientela diventano sempre
più importanti.
L'esistenza di numerosi metodi di comunicazione porta il cliente a chiedere informazioni di prevendita, vendita e
post-vendita in modo diverso, in base alle proprie esigenze e preferenze.
Le informazioni specifiche sul cliente devono essere disponibili in tempo reale ed in maniera diversa.
Con lo sviluppo di Internet, le opportunità di networking e l'economia globale in generale, è aumentato nelle
aziende il numero di dipendenti mobili e geograficamente distribuiti.
Le società effettuano quindi grandi investimenti in sistemi diversificati di comunicazione e messaggistica, in parte
per soddisfare le crescenti aspettative dei clienti e in parte per dotare la propria forza lavoro di strumenti e
dispositivi di comunicazione adeguati.
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La messaggistica di oggi
Gli attuali sistemi di messaggistica utilizzano le caselle vocali, la posta elettronica e i fax, che si avvalgono di
infrastrutture tecniche separate. Ogni meccanismo ha la propria interfaccia utente indipendente, il proprio
dispositivo di archiviazione (storage) e un proprio database clienti.
I messaggi vocali, generalmente, utilizzano un telefono come interfaccia utente e un centralino (PBX), basato su
un sistema che permette l’archiviazione e che contiene il database utente. Il sistema di posta elettronica utilizza
un'interfaccia utente basata su un PC, un mail server per gestire e archiviare le e-mail e un database utente basato
su un PC o su un server. Le comunicazioni fax sono per lo più su base cartacea e utilizzano la linea telefonica
pubblica PSTN per identificare gli utenti mediante un numero di fax.
I vari sistemi sono completamente separati e indipendenti tra loro. Gli utenti devono utilizzare 3 interfacce
diverse, 3 dispositivi di archiviazione e 3 database utente per gestire i messaggi in entrata.
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Messaggistica Unificata
L'esistenza di così tanti metodi e dispositivi di comunicazione ha fatto aumentare la domanda di conversione dei
vari tipi di messaggistica. Un processo che ha portato alla cosiddetta “Messaggistica Unificata”.
La Messaggistica Unificata elimina le differenze tra i diversi sistemi e facilita la comunicazione.
Le e-mail, i fax e i messaggi vocali vengono riuniti come media diversi che vengono poi memorizzati nello stesso
posto e gestiti dallo stesso posto.
Un'unica infrastruttura trasporta tutti i messaggi. Un'unica directory semplifica il carico amministrativo e
consente una comunicazione più rapida ed efficace all'interno dell'organizzazione.
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Tecnologie di Messaggistica Unificata
Ma quali sono le tecnologie necessarie per la Messaggistica Unificata? Diamo uno sguardo ad ogni livello:
database utente, archiviazione dei dati e interfaccia utente.
Innanzitutto la Messaggistica Unificata utilizza un'infrastruttura di rete IP che unifica i metodi di comunicazione
separati in precedenza. In questo modo gli utenti dispongono di un metodo comune di accesso ai messaggi
mediante dispositivi a loro familiari.
In un contesto di Messaggistica Unificata, il database utente viene denominato “Directory”.
Si tratta di un insieme di utenti con le rispettive informazioni di contatto. L’LDAP (Lightweight Directory Access
Protocol) è un protocollo software standard per la definizione e l'accesso a questo tipo di directory. È il directory
protocol tipico degli ambienti di Messaggistica Unificata.
Il livello di archiviazione dei messaggi dovrebbe supportare due altri protocolli standard di messaggistica: l’SMTP
(Simple Mail Transfer Protocol), un protocollo per il trasferimento delle e-mail tra punti su Internet, e l’IMAP
(Internet Message Access Protocol), un protocollo standard di accesso alle e-mail da un server locale.
A livello di interfaccia utente le tecnologie di accesso e di interazione esistenti come il telefono, la casella vocale,
l'e-mail e il fax, restano valide opzioni di accesso ai diversi messaggi. Quando simili dispositivi sono anche
predisposti per l’IP, diventano disponibili altre possibilità di comunicazione, oltre alla Messaggistica Unificata.
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Comunicazione Unificata
I messaggi unificati sono quindi un primo e importante passo che, tuttavia, non risolve tutte le problematiche della
comunicazione. La Comunicazione Unificata modifica questa dinamica.
Essa comprende infatti le funzionalità di archiviazione e invio della Messaggistica Unificata ma offre al destinatario
dei messaggi un controllo e possibilità di intervento più ampie. Utilizzando l'infrastruttura telefonica a pacchetti
esistente, basata su IP, la Comunicazione Unificata permette nuove applicazioni per una comunicazione ancora più
efficace ed efficiente.
Un destinatario, per esempio, può identificare chiamanti specifici, deviare le loro chiamate su un cellulare e inviare
agli altri messaggi di risposta automatici. Il ricevente può anche impostare il sistema di Comunicazione Unificata in
modo tale da identificare ogni chiamante e decidere se rispondere o deviare la chiamata alla casella vocale.
In modo analogo, gli utenti in viaggio che attendono una e-mail urgente e importante possono ascoltare i propri
messaggi di posta dal telefono, grazie alla conversione testo/voce.
Possono poi registrare una risposta vocale e inviarla, come allegato e-mail, al mittente della e-mail originaria.
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Vantaggi
I vantaggi della Messaggistica Unificata e della Comunicazione Unificata sono evidenti.
Per i dipendenti il vantaggio principale è un aumento della produttività. I messaggi possono essere raggiunti da
ogni luogo, in qualsiasi modo e in ogni momento. Una gestione one-stop dei messaggi permette agli utenti di
accelerare il processo di comunicazione, mentre la prioritizzazione dei messaggi, basata sul mittente, consente un
utilizzo più efficace del proprio tempo.
In termini di interazione con il cliente, la Comunicazione Unificata permette alle aziende di essere più reattive. Le
comunicazioni avvengono in modo più naturale e le aziende possono decidere se, quando e come rispondere ai
messaggi del cliente. Possono infatti rispondere con il sistema più adatto alla specifica richiesta. Una flessibilità
che migliora la qualità e la velocità della comunicazione e aumenta la soddisfazione del cliente.
La Comunicazione Unificata riduce inoltre i costi. La condivisione della stessa directory da parte di tutti gli
strumenti di comunicazione permette infatti all'utente di effettuare spostamenti, integrazioni e modifiche da un
unico posto. Si elimina anche l'amministrazione doppia dei sistemi separati di e-mail e messaggistica vocale con la
gestione di un'unica infrastruttura di messaggistica. Inoltre, in questo modo si gestisce una sola infrastruttura di
trasporto per tutti i media dati, fax o voce: la rete IP comune.
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Conclusioni
Riassumiamo in breve gli aspetti più importanti della Comunicazione Unificata.
La Messaggistica Unificata e la Comunicazione Unificata permettono alle aziende di dare un forte impulso alla
produttività dei dipendenti e di migliorare il servizio di assistenza clienti a costi ridotti. Grazie alla potente
infrastruttura IP comune, la gestione degli utenti e della rete si semplifica e si dispone di nuove applicazioni per la
comunicazione.
Gli utenti della Comunicazione Unificata sono più sicuri e a proprio agio perché sanno di poter essere raggiunti
in qualsiasi luogo e momento. Le aziende e i loro dipendenti non devono preoccuparsi delle conseguenze per
chiamate perse, persone non raggiungibili e grandi quantità di messaggi.
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