PROPOSTA DI DIGITALIZZAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI Committente: imprese aderenti a cdo Sardegna 1 Premessa La proposta di digitalizzazione ottica degli archivi cartacei di tutta la documentazione relativa a qualsiasi documento presente in azienda (cedolini, 730, fascicoli dei lavoratori, contratti, fatture ciclo passivo) nasce dall’esigenza, espressa dalle Aziende, di migliorare e razionalizzare la gestione dei flussi documentali. La richiesta è quella di riportare in digitale il sistema di ricerca già adottato per il formato cartaceo. A seguito di un sopralluogo da parte di personale esperto nell’ambito della digitalizzazione ottica, per valutare e capire quale documentazione si dovrà digitalizzare e quali le linee per preparare la lavorazione per la creazione dell’archivio digitale. Dall’analisi dello stato dell’arte potrebbe risultare che, attualmente, il flusso dei documenti presso l’Azienda sia gestito in modo tradizionale col ricorso costante al supporto cartaceo per l’archivio storico e, solo parzialmente, al supporto informatico con riferimento all’archivio corrente. Tale situazione determina necessariamente: che negli uffici venga gestita principalmente documentazione di tipo cartaceo; che la ricerca dei documenti è fondamentalmente effettuata manualmente nei vari archivi cartacei degli uffici, incidendo negativamente sulla rapidità ed efficienza dell’accesso alle informazioni e dell’intera organizzazione; che si verifichino maggiori costi, diretti e indiretti, nella gestione degli archivi; che, negli uffici, si determini la necessità di sempre maggiori spazi destinati all’archiviazione dei documenti. ASSISTENZA E POST VENDITA Per un servizio completo ed efficiente, è presente l'assistenza post vendita. Tale assistenza prevede, oltre all'installazione del sistema di consultazione presso Vostro PC e la breve formazione su come utilizzarlo e sfruttarlo al meglio: la totale disponibilità alla richiesta di ulteriori informazioni e indicazioni sull'utilizzo e l'ottimizzazione dello stesso; l'invio di personale specializzato in caso di mal funzionamento del prodotto finale; duplicazione dell'archivio in caso di danneggiamento o smarrimento o per qualsiasi Vostra necessità. 2 RISPARMI La presente proposta di gestione informatizzata dei flussi documentali consentirà un notevole risparmio in termini di tempi di accesso alla documentazione e di costi da sostenere (abbattimento di alcuni costi diretti e indiretti legati al flusso documentale). In particolare, la gestione elettronica dei documenti potrà consentire: una migliore rintracciabilità delle informazioni; la riduzione dei tempi di ricerca dei documenti; la riduzione dei rischi di perdite accidentali di pratiche e documenti allegati; La digitalizzazione ottica dei documenti consentirà alla Vostra azienda: - l’ottimizzazione dei processi di ricerca e consultazione documentali; - la riduzione dei costi e il miglioramento dell’efficienza aziendale; - la sicurezza e protezione del patrimonio informativo; 3 FASI PIANO OPERATIVO - DIGITALIZZAZIONE ARCHIVIO ESISTENTE. L’attività di digitalizzazione sarà suddivisa nelle seguenti fasi: a. attività di preparazione sui faldoni cartacei esistenti (eventuale spinzatura, inserimento separatori di fascicoli con barcode per fascicolazione e indicizzazione automatica); b. acquisizione con scanner di produzione dei documenti (acquisizione massiva dei documenti); c. riordino dei fascicoli e riposizionamento degli stessi nell'archivio cartaceo; - ELABORAZIONE DELLE IMMAGINI. Questa attività sarà volta principalmente a: a. miglioramento digitale dell’immagine acquisita; b. individuazione automatica delle pagine bianche; c. scarto delle pagine bianche presenti nei documenti acquisiti. - DATA-ENTRY E INDICIZZAZIONE. a. Verrà effettuata un attività di data-entry sui documenti digitalizzati al fine di ricollegare le informazioni che dovranno essere reperite dalla fase di ricerca e consultazione. Verranno quindi indicizzate le immagini con i dati caricati. - POPOLAMENTO DATABASE DI PRODUZIONE. a. L’attività consiste nel “popolamento” del database di produzione dei dati caricati in modalità data-entry e modalità automatica. Questa fase è puramente tecnica e sarà svolta dal personale informatico. 4 - RIORGANIZZAZIONE ED ESTRAPOLAZIONE DEI DATI. a) Questa fase è volta alla normalizzazione dei dati e alla successiva elaborazione per l’esportazione nel database di consultazione. E’ una fase puramente tecnica e sarà svolta dal personale informatico. - POPOLAMENTO DEL DATABASE DI CONSULTAZIONE. a) questa fase è volta al caricamento dei dati e delle immagini nel database di consultazione che consentirà la ricerca parametrica delle informazioni e la visualizzazione dei documenti e dei dati indicizzati. E’ una fase puramente tecnica e sarà svolta dal personale informatico. IL SISTEMA DI CONSULTAZIONE Il sistema di consultazione sarà consegnato su supporto ottico o altro supporto di memoria massa e prevede l’installazione su PC di un software per la consultazione che consentirà la ricerca parametrica delle informazioni e la visualizzazione dei documenti e dei dati indicizzati. La ricerca potrò essere effettuata tramite tutti i parametri di indicizzazione scelti. All’interno del supporto consegnato sarà pertanto presente l’insieme delle immagine scansionate, e il database popolato in fase di data entry. 5 Attraverso la seguente convenzione sarà possibile offrire ad un costo forfettario unico e con un prezzo di assoluto vantaggio per n. 5 aziende selezionate in convenzione cdo Sardegna per un importo forfettario di euro 6.000,00 + iva da pagarsi in due rate in cui si offre: a) la consulenza informatica b) il noleggio e la messa a disposizione delle attrezzature c) il personale per la digitalizzazione ottica dei documenti per un anno a prescindere dal numero e dalla tipologia di documenti. Oristano, li luglio 2013 Il Presidente Giorgio Oggianu 6