Gestione clienti

Software di gestione clienti, appuntamenti, presenze e fatturazione
Pensato per un centro di fisioterapia con 8-10 dipendenti, può essere utilizzato in qualsiasi
struttura occorre prendere e gestire degli appuntamenti.
Il software è organizzato in moduli indipendenti con funzioni collegate, in modo che
possano essere acquistati separatamente ed aggiunti in qualsiasi momento.
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Anagrafe clienti e schede prestazioni
Appuntamenti per la Massoterapia
Appuntamenti per la Terapia Fisica
Appuntamenti per la Palestra
Appuntamenti per le visite specialistiche, Ecografia, Radiologia e RM.
Utility per la segreteria
Statistiche
Fatturazione e contabilità
E’ predisposto per essere usato indifferentemente su un singolo computer o in una rete sia
essa locale o Internet. In una rete aziendale sarebbe possibile operare da varie postazioni
direttamente sul data base per prenotare appuntamenti e registrare le presenze in modo
che la segreteria si possa limitare ad emettere le fatture. Su Internet potrebbero essere
raccolte le prenotazioni per le visite specialistiche senza che il cliente debba telefonare o
recarsi presso il centro.
Non è necessario decidere subito il tipo di localizzazione (computer, rete locale o
Internet) ma sarà possibile cambiare in qualsiasi momento la modalità di uso del software
senza nessuna interruzione del servizio.
La proposta attuale prevede l’utilizzo del software su una rete aziendale collegata ad
Internet. Sorgenti e database saranno localizzati in un server di Aruba all’indirizzo
www.rdcloud.it/gesclienti/tuonome. Il software sarà dato in licenza annuale.
Anagrafe Clienti e Schede Prestazioni
La ricerca del cliente può essere fatta per cognome e nome, per solo
cognome, per solo nome o per codice cliente.
Dopo l’ok viene presentata la prima scheda che soddisfa la richiesta
oppure un messaggio di errore che permette di accedere alla pagina
per la creazione di una nuova scheda.
La pagina che visualizza la scheda del cliente presenta il cognome e
nome, l’indirizzo, il numero di telefono, la data ed il luogo di nascita ed
il codice fiscale.
Da questa pagina sono accessibili diverse operazioni:
• Scorrimento dell’archivio in avanti o indietro nel caso di
omonimie
•
•
•
•
•
Modifica dei dati
Calcolo della fattura (quando venisse attivata la sezione della
contabilità)
Cancellazione della scheda del cliente
Creazione di una scheda prestazioni.
Possibilità di inserire delle annotazioni (diagnosi, prezzi
concordati, ecc).
Questa pagina presenta anche l’elenco delle cartelle attive con la
possibilità, per ciascuna di esse di:
• Vedere un breve riepilogo
• Registrare la presenza (solo se non è ancora stata registrata,
nel caso contrario non è possibile registrarne un’altra nello
stesso giorno).
• Modificare i dati inseriti
• Apertura di ogni cartella prestazione per la visualizzazione
dei dettagli
• Stampa del modulo di consenso al trattamento dei dati
personali
La registrazione delle presenze potrebbe essere fatta utilizzando delle
tessere magnetiche che, consegnate al cliente all’atto della
registrazione, devono essere utilizzate ogni volta che il cliente accede
agli ambulatori per ricevere la prestazione.
Considerando la attuale organizzazione del lavoro, questa procedura
non appare la migliore, in quanto molto spesso accade che uno stesso
cliente abbia diverse prestazioni attive che non vengono erogate
sempre contemporaneamente. C’è la possibilità che una persona
frequenti gli ambulatori della fisioterapia tutti i giorni ma la palestra solo
due volte alla settimana. A questi clienti dovrebbero essere consegnate
due diverse schede magnetiche con la possibilità che venga fatta
confusione o errori.
Alcuni clienti iniziano con delle prestazioni (ad un prezzo concordato)
ma proseguono dopo alcuni giorni con prestazioni diverse (ad un
prezzo diverso). Le tessere magnetiche dovrebbero essere cambiate
ogni volta.
Questa versione prevede che le presenze siano registrate
dall’operatore che effettivamente eroga la prestazione nelle varie
postazioni distribuite nel centro e si incarica di evitare che una stessa
presenza possa essere registrata da due operatori diversi.
In questo modo possono essere attive diverse cartelle prestazioni
contemporaneamente e l’operatore che registra la presenza può
scegliere quella giusta senza fare confusione ed errori.
Al momento della registrazione della presenza il software memorizza
anche il nome dell’operatore che ha erogato la prestazione in modo da
poter controllare la produttività di ciascuno.
E’ possibile stampare un foglio da consegnare al cliente in cui sono
presentati i dati anagrafici, quelli della prestazione da erogare e può
essere firmato il consenso al trattamento dei dati anagrafici. Questo
foglio può accompagnare il cliente durante le sedute di Terapia Fisica
in modo che i fisioterapisti conoscano le prestazioni da erogare senza
dover consultare un computer.
Schede prestazioni
Per ogni cliente è possibile creare un numero illimitato di schede
prestazione, per ciascuna di esse verrà visualizzata una pagina di
dettaglio.
• L’elenco dei giorni in cui le prestazioni sono state erogate
• Per ogni data è possibile inserire delle note.
• Modificare data e note
• Aggiungere una data.
• Visualizzare e registrare i pagamenti
• Tutte le modifiche apportate alla tabella delle presenze sono
automaticamente riportate nella cartella della prestazione.
Cancellare la scheda prestazioni con tutte le presenze. Questo
consente di archiviare la cartella, dopo averla stampata, insieme agli
altri documenti cartacei che il cliente ha portato e risparmiare spazio
nella visualizzazione della cartella del cliente.
Calcolo del corrispettivo e registrazione pagamenti
In una prima pagina viene preparato automaticamente il documento
sulla base delle prestazioni già erogate (compreso il numero
progressivo e la data di emissione). Tutti i dati (tranne i dati anagrafici
del cliente che sono accessibili da un’altra pagina) possono essere
modificati in questa pagina e la fattura ricalcolata.
I dati presentati possono essere copiati (manualmente) nel software
usato per la contabilità.
Un semplice click su OK permetterà di registrare il pagamento e di
aggiornare le cartelle delle prestazioni.
Normalizzazione dei dati.
E’ una procedura che indipendentemente da come viene inserito il
testo, trasforma in lettere minuscole il nome e cognome e l’indirizzo e
tutto maiuscole la città.
Appuntamenti per la Massoterapia
Gli appuntamenti per la Massoterapia sono gestiti dalla pagina
principale con un link per ogni fisioterapista (5).
In uno spazio viene mostrato un calendario per la scelta della data
insieme ai link riservati alla segreteria ed in un altro l’elenco degli
appuntamenti per quella data.
La preparazione della pagina per gli appuntamenti è completamente
automatica e avviene sulla base dell’orario di lavoro di ogni singolo
terapista.
Per ogni data, è possibile inserire i nuovi nominativi, modificare o
cancellare quelli già inseriti, nonché aggiungere appuntamenti al di
fuori dell’orario predisposto automaticamente.
Quando si registra un appuntamento, è possibile occupare anche lo
spazio immediatamente dopo selezionando appuntamento doppio.
La visualizzazione dell’elenco degli appuntamenti è differente in base a
chi interroga il database.
• La segreteria e l’interessato potranno visualizzare i nomi dei
clienti e il loro numero di telefono,
• mentre un’altra qualsiasi persona che operi da uno dei computer
in rete (o eventualmente dal Web) visualizzerà solo gli orari degli
appuntamenti e la disponibilità dell’orario.
Un apposito collegamento permetterà di segnare l’appuntamento come
saltato oppure come fatto. In questo secondo caso verrà richiamata
automaticamente la scheda del cliente per la registrazione della
presenza. Nell’elenco degli appuntamenti un colore diverso di sfondo
evidenzierà se l’appuntamento è stato rispettato o meno.
L’atto della registrazione della presenza aggiornerà automaticamente
anche l’elenco delle prestazioni al fine del controllo della produttività.
Appuntamenti per la Terapia Fisica
Gli appuntamenti per la Terapia Fisica vengono presentati in due
modalità:
• Planning giornaliero. Per ogni giorno saranno presentati gli
appuntamenti su quattro colonne. Dei bottoni permetteranno di
visualizzare gli appuntamenti per il giorno precedente o quello
successivo.
• Planning settimanale. Saranno visualizzate le prenotazioni della
settimana corrente. Dei bottoni permetteranno di visualizzare le
settimane precedenti o quelle successive.
La visualizzazione giornaliera presenta gli appuntamenti per le
prestazioni per la data selezionata. Da questa pagina si può accedere
a quella del giorno precedente o successivo oppure ad una delle
visualizzazioni settimanali semplicemente cliccando sull’intestazione
della colonna.
La visualizzazione settimanale presenta gli appuntamenti per le
prestazioni per la settimana selezionata. Da questa pagina si può
accedere a quella della settimana precedente o successiva oppure può
essere selezionata una data per la visualizzazione giornaliera.
Le pagine per le nuove settimane verranno preparate automaticamente
inserendo gli orari (ogni 20 minuti) e le colonne necessarie.
Un click su ogni cella aprirà una pagina in cui sarà possibile:
• Inserire o modificare il nome del cliente
• Copiare la prenotazione alla stessa ora dei giorni successivi
(dopo un controllo automatico sull’effettiva disponibilità
dell’orario)
• Segnare l’appuntamento come saltato oppure come fatto. In
questo secondo caso verrà richiamata automaticamente la
scheda del cliente per la registrazione della presenza. Nel
planning degli appuntamenti un colore diverso di sfondo
evidenzierà se l’appuntamento è stato rispettato o meno.
Lista d’attesa.
Presenta un elenco di persone che hanno prenotato un massaggio o
una seduta di FKT ordinato per data di inserimento.
Viene mostrato il nome e cognome, il telefono, la terapia richiesta, la
preferenza nell’orario con la possibilità di inserirlo nell'orario.
Appuntamenti per la Palestra
Gli appuntamenti per la palestra sono gestiti separatamente con una
visualizzazione solo giornaliera dal funzionamento simile a quello per la
Terapia Fisica.
Appuntamenti per visite specialistiche e Liste di attesa
Gli appuntamenti per le visite specialistiche, le liste di attesa per le
prestazioni non erogabili immediatamente e gli appuntamenti in date
non ancora confermate sono contenute nella stessa tabella e gestite
dallo stesso software.
Nella tabella del personale sono raccolti i nominativi dei medici
specialisti (senza nessun limite nel loro numero) con le informazioni
necessarie alla preparazione (completamente automatica) dei fogli
giornalieri per gli appuntamenti (ora di inizio e ora di fine, tempo medio
di una visita). E’ data ovviamente la possibilità di aggiungerne di nuovi,
modificare e cancellare quelli già in elenco.
Sarà possibile realizzare una pagina personale per ciascuno di essi
che potrà essere utile nel caso che queste informazioni fossero
accessibili da Internet. Queste pagine non sono strettamente
necessarie e non rientrano nel prezzo del presente preventivo.
La scelta dell’appuntamento può essere fatta sia da un elenco dei
medici che frequentano il centro che da un elenco delle specialità.
Dopo la scelta di una prestazione (o del medico), in un altro spazio a
fianco viene visualizzato l’elenco delle date disponibili e
successivamente, dopo la selezione di una data, la lista delle
prenotazioni.
Per ogni data, è possibile inserire i nuovi nominativi, modificare o
cancellare quelli già inseriti, nonché aggiungere appuntamenti al di
fuori dell’orario predisposto automaticamente.
La visualizzazione dell’elenco degli appuntamenti è differente in base a
chi interroga il database.
• La segreteria e l’interessato potranno visualizzare i nomi dei
clienti e il loro numero di telefono,
• mentre un’altra qualsiasi persona che operi da uno dei computer
in rete (o eventualmente dal Web) visualizzerà solo gli orari degli
appuntamenti e la disponibilità dell’orario.
In questo modo chiunque potrà prendere gli appuntamenti, ma sarà
rispettata la privacy dei clienti.
La lista d’attesa viene gestita con la stessa tabella, ma presenta una
visualizzazione diversa:
• gli appuntamenti sono numerati invece che indicati per ora
• è possibile spostarli alla data effettiva senza doverli ricopiare
L’elenco degli appuntamenti può essere stampato e consegnato alla
persona che poi erogherà il servizio.
Utility per la segreteria
Rubrica
La rubrica è accessibile dalla pagina principale. E’ possibile fare una
ricerca per cognome e nome, solo cognome, solo nome o per gruppi
oppure per parola chiave.
Viene presentata la prima scheda che soddisfa la richiesta oppure un
messaggio di errore che permette di accedere alla pagina per la
creazione di una nuova scheda.
La pagina che visualizza la scheda del cliente presenta il cognome e
nome, l’indirizzo di posta ordinaria e quello di posta elettronica ed i
numeri di telefono disponibili.
Da questa pagina sono accessibili diverse operazioni:
• Scorrimento dell’archivio in avanti o indietro nel caso di
omonimie
• Modifica dei dati
• Cancellazione del contatto
• Normalizzazione dei dati
La ricerca per parola chiave viene effettuata sul cognome, sul nome,
sull’indirizzo, sul gruppo e sulle note.
La pagina che visualizza l’elenco del gruppo selezionato dà accesso
alla stampa delle etichette.
Listino Prezzi
Il listino dei prezzi è accessibile dalla sezione per la segreteria ed ogni
qual volta sia necessario. Quando una routine chiede un prezzo per
una prestazione e questo dato viene omesso, verrà automaticamente
utilizzato il prezzo indicato nel listino.
Per ogni collaboratore viene visualizzato un estratto del listino dei
prezzi contenente solo le prestazioni a lui collegate.
Saranno senza dubbio necessarie alcune pagine di elaborazione dati
finalizzate a velocizzare il lavoro di segreteria.
Elenco insoluti, presenta un elenco di cartelle a saldo negativo in cui
sono trascorsi almeno 30 giorni dalla registrazione dell’ultima presenza.
Produttività dipendenti e collaboratori, per il controllo delle
prestazioni erogate da ciascun addetto.
Mostra l’elenco delle prestazioni erogate da ogni dipendente e
collaboratore in un qualsiasi intervallo di data.
Prestazioni erogate, per il conteggio delle prestazioni erogate per
ciascuna tipologia (Massoterapia, Terapia Fisica, ecc)
Calcolo del corrispettivo e registrazione pagamenti. La necessità di
utilizzare due software diversi uno per la gestione delle presenze ed un
altro per la fatturazione rende necessario copiare manualmente dei dati
da una piattaforma all’altra. Attualmente per la registrazione dei
pagamenti bisogna
•
•
•
•
richiamare la scheda del cliente
calcolare manualmente il corrispettivo dovuto sulla base delle
sedute da pagare e del prezzo concordato
emettere la fattura col programma della contabilità
registrare il pagamento nel programma per la gestione delle
presenze riportando il numero della fattura e la data di
emissione della stessa
Potrebbe essere utile una routine che renda automatiche la seconda e
l’ultima delle operazioni sopra elencate e che stampi un fax-simile della
fattura che poi può essere ricopiata nel programma della contabilità.
Nulla vieta che questo documento possa invece essere considerato ufficiale,
se ne stampino due copie, di cui una va al cliente, e che possa essere
riportato nel programma della contabilità in un secondo tempo.
Queste pagine devono ancora essere concordate soprattutto per
decidere che tipo di elaborazione dei dati sia necessaria e che aspetto
debba avere il risultato finale della elaborazione stessa.
Ovviamente il costo di queste pagine varierà a seconda della
complessità delle richieste e non rientra nel presente preventivo.
Cancellazione vecchi appuntamenti
Cancella tutti gli appuntamenti della massoterapia e delle visite
specialistiche (sono sulla stessa tabella) precedenti alla data indicata di
volta in volta dall’operatore.
Fatturazione e contabilità
La preparazione e la stampa delle fatture è accessibile con un click
nell’apposito collegamento dalla pagina dei dati del cliente.
In una prima pagina viene preparato automaticamente il documento
sulla base delle prestazioni già erogate (compreso il numero
progressivo e la data di emissione). Tutti i dati (tranne i dati anagrafici
del cliente che sono accessibili da un’altra pagina) possono essere
modificati in questa pagina e la fattura ricalcolata.
In una seconda pagina viene registrata la fattura nei registri della
contabilità e viene presentato il documento da stampare.
Dalla pagina principale è accessibile (solo alla segreteria) l’elenco delle
fatture emesse selezionate entro un intervallo di data con la possibilità
di richiamarne una e ristamparla (eventualmente dopo averla
modificata). Tutte le modifiche apportate alla tabella dei pagamenti
sono automaticamente riportate nella cartella della prestazione.
Sempre dalla pagina principale è possibile visualizzare il listino dei
prezzi. Questa tabella viene utilizzata per semplificare l’inserimento dei
dati nelle cartelle delle prestazioni e nella preparazione delle fatture.
Fatture indipendenti
In una rete estesa a tutto il centro, con un sistema di riconoscimento
delle persone da parte del software sarebbe possibile permettere a vari
soggetti di stampare autonomamente le proprie fatture (si pensi a dei
medici che fanno molte prestazioni oppure ad altri che lavorano in orari
in cui la segreteria è chiusa).
Potranno essere aggiunte:
• Altre pagine per la preparazione e la stampa delle fatture in
modo da rendere necessario un minimo intervento da parte di
ciascun operatore
• Si potrebbe aggiungere la possibilità di calcolare e stampare
automaticamente la fattura che i vari medici emettono nei
confronti del Centro.
• Il listino dei prezzi potrà essere modificabile anche dai medici,
ma solo per la parte di loro competenza.
Elaborazioni dei dati
Secondo le necessità sarà possibile aggiungere tutte le elaborazioni
dei dati che dovessero rendersi necessarie
Protezione dei dati sensibili
In ottemperanza alle norme che tutelano la privacy dei cittadini, è stata
prevista una limitazione alla possibilità di visualizzare i dati dei clienti. I
dati sensibili (nome, numero di telefono, patologie per le quali è stata
richiesta una visita, ecc.) sono protetti da una password. Solo la
segreteria ha quindi completo accesso alle informazioni relative ai
clienti, alle statistiche e all’inserimento e modifica dei dati relativi ai
pagamenti.
Il software riconosce attraverso l’inserimento di una password
personale i diversi operatori:
- segreteria
- fisioterapisti
- medici specialisti
ciascuno ha la propria password e un accesso limitato alle proprie
competenze.
Assistenza
Per l’assistenza possono essere prese in considerazione due modalità:
1. Quota forfettaria. Comprende:
• Piccole modifiche alle procedure
• Qualsiasi modifica alla veste grafica (sfondi, colori,
caratteri, ecc.)
• Manutenzione del database
Non comprende l’aggiunta di funzioni non previste dal presente
preventivo.
2. Una tantum. Tutte le aggiunte e le modifiche sono valutate e
pagate singolarmente.