Problem Solving & Decision Making A cura di Gianluca Sabatini ed Elena Razzano Roma, 13 maggio 2016 Perché un processo decisionale? Il processo decisionale deve poter essere il più possibile • Completo • Chiaro • Riproducibile / ripercorribile • Misurabile • Facilmente comunicabile Se stessi Superiori Collaboratori Peer 2 The Problem Solving Method SINTOMI DEFINIRE IL PROBLEMA DEFINIRE I CRITERI IDENTIFICARE LE ALTERNATIVE ANALIZZARE LE ALTERNATIVE FEEDBACK SCEGLIERE VALUTAZIONE INTERVENTO ACTION PLAN 3 Come prendere una decisione I sintomi Identificare i FATTI Analizzare i SINTOMI = i FATTI + rilevanti e insoliti che richiedono un’analisi più approfondita Identificare correttamente gli elementi del problema Definizione del problema È il primo passo del problem solving FEEDBACK SINTOMI DEFINIRE IL PROBLEMA DEFINIRE I CRITERI VALUTAZIONE IDENTIFICARE LE ALTERNATIVE ANALIZZARE LE ALTERNATIVE SCEGLIERE INTERVENTO ACTION PLAN 5 Definizione del problema • Trovare un modo che aiuti a • Fare facilmente chiarezza a se stessi • Condividere con altri la definizione del problema • Focalizzare gli sforzi • Gli elementi rilevanti: – – – – – – Quale è il problema da risolvere: la domanda principale a cui rispondere Criteri di successo Decisori Contesto esterno Altre persone/enti coinvolti (stakeholders) Ambiti di soluzione o limiti Definizione del problema Un esercizio spesso sottovalutato che può far risparmiare tempo e risorse Esempio • Formulare ipotesi Abbiamo un problema con l’efficacia della pubblicità - le nostre vendite sono basse in rapporto a quanto spendiamo Il primissimo passo è • Capire qual è il problema • Challenge • Controllare che sia il problema più importante da attaccare • Conferma Quali sono le evidenze dell’affermazione: es: benchmark vendite/pubblicità Quali sono le cause possibili? • Qualità del prodotto • Inefficacia dei canali distributivi • Efficacia della pubblicità •… Il nostro problema è che non siamo presenti sulle due principali catene distributive, dove I nostri concorrenti fanno un quarto del loro fatturato! 7 Problema specifico da risolvere 1 Contesto di riferimento 3 Decisori 4 Altre persone / enti coinvolti (stakeholders) 2 Criteri di successo 5 Ambito delle soluzioni e vincoli CASO DI STUDIO SPORTS 92 TENNIS CLUB Problema specifico da risolvere Andare avanti nel Club o rescindere il contratto con Serra 1 • • • • • • • 2 Contesto di riferimento Mercato dei club di tennis provincia di Roma e relativa competizione Sviluppo della loro attività (status della pro-school, affitto campi, ecc) Investimenti sostenuti Andamento economico dell’impresa (controllo di gestione) Competenze dei due imprenditori Relazione tra i due imprenditori Contratto (cfr sezione vincoli): incertezza dovuta alla possibilità che Serra venda Criteri di successo • Perdere meno soldi possibile • In alternativa: tornare al profitto (ma va definito un chiaro piano di azione) 3 Decisori Giuseppe e Carlo 4 • • • • 5 • • • Altre persone / enti coinvolti (stakeholders) Serra Personale coinvolto (Manuel, Alejandro) Fornitori Clienti (ragazzi della pro-school, affittuari) Ambito delle soluzioni e vincoli Vincoli contrattuali (pagamento del personale, ritorno investimenti sostenuti ecc) Debiti in essere Mutuo 10 di TOT Caso di studio Tennis Club (1 di 4) FATTI • i soci, gli elementi del business, la storia, i contratti, il bilancio, la presenza/assenza degli strumenti, l’assetto organizzativo, la gestione, la concorrenza, il livello di indebitamento, ecc. DAI FATTI AI SINTOMI (QUELLI CHE CI DICONO ALTRO…) • Dati economici (beni e debiti/ costi e ricavi/ contratto con Mr. Serra) • Dati di business (scelte strategiche-reason why del club, il core business) • Dati gestionali (marketing, bar, struttura organizzativa, sistemi di controllo) • Dati di Governance (il rapporto tra Carlo e Giuseppe) SINTOMI • Gestione del contratto con Serra • Campagna di marketing • Assenza di un controllo di gestione • La mancanza di fiducia tra i soci • Le scelte non coerenti con il disegno strategico 11 Caso di studio Tennis Club (2 di 4) DAI SINTOMI AL PROBLEMA • Posizionamento strategico (scelta iniziale) • Marketing/gestione/controllo/organizzazione (execution) PERCHÉ NON SONO CAPACI DI FARE STRATEGIA ED EXECUTION? • Inadeguatezza dei soci a svolgere quel business! • Mancanza di competenza e di esperienza • Non hanno un buon rapporto tra di loro (delega) 12 Caso di studio Tennis Club (3 di 4) DAL PROBLEMA ALLA SCELTA: I CRITERI • Quali sono le alternative per Giuseppe? – Vendere prima del 9 dicembre – Continuare il business • Come prenderà la sua decisione? – DEFINENDO DEI CRITERI! – Economici/finanziari --> cosa succede se vende o se non lo fa? • VENDE PRIMA DEL 9 --> DEVE TROVARE circa 23k€ • VENDE DOPO IL 9 --> DEVE TROVARE circa 55k€ – Assetto societario --> è capace o meno di dare risposta ai problemi con Carlo? – Competenze --> E' capace di colmare le lacune cause dei problemi? – Impatti personali --> cosa fa Giuseppe senza il tennis club? Quali sono le conseguenze sulla sua reputazione? 13 Caso di studio Tennis Club (4 di 4) Dai criteri alle alternative la scelta & l’action plan VENDE • Economics • Trovare 23k€ • Negoziare con Serra per le facilities • Negoziare per i debiti con gli operai • Ottenere dilazioni • Competenze necessarie (commercialista, avvocato, ecc.) • Impatti personali (trainer per altri tennis club) NON VENDE Economics • Contrattare per debiti a breve • Bilanciare revenue stream Assetto societario • BT ruolo definito per Carlo (promoter?) • MT nuovi soci Competenze • Corso (alla ELIS Corporate School) • Nuovi soci quick win (bar, tornei con aziende) • Posizionamento della pro school e puntare a bambini più giovani • Rivedere posizionamento strategico pro school vs membership club; cercare nuovi soci con nuovo piano strategico 14 CASO DI STUDIO KNOWLTON ROBERTS Problema specifico da risolvere (Rimanere nel laboratorio o accettare l’altra offerta di lavoro) Vuoi fare il capoprogetto o il ricercatore? 1 • • • • • Contesto di riferimento Laboratorio di ricerca con progetti importanti e grandi investitori Ricerca nella biochimica «Non c’è limite per chi produce» Lavoro in team: capoprogetto Crisi del team 3 Knowlton Roberts 4 • • • 2 • • • • • Decisori Altre persone / enti coinvolti (stakeholders) Kim Tim Altri membri del gruppo / laboratorio Criteri di successo Ritrovare una situazione di serenità lavorativa Rimanere leader e sentirsi tale Opportunità di ricerca e di nuovi progetti Sua reputazione Soldi 5 • • • • Ambito delle soluzioni e vincoli Ruolo attuale vs ruolo futuro Legame con la «sua» scoperta Stipendio Orgoglio personale 16 di TOT How many times are you right? 17 Il 50% sbagliato…. • • • • The horse will remain, the car is only fashion. – 1903, President of the Michigan Savings Bank advising Henry Ford’s lawyer, Horace Rackman, not to invest on its firm. “But … What is it good for?" – 1968, IBM’s Advanced Computing Systems Division Engineer, on the microchip. “There is no reason for anybody to have a computer at home” – 1977, Ken Olson, president, chairman and founder of Digital Equipment Corp. "Who the hell wants to hear actors talk?" – 1927, H.M. Warner, Warner Brothers. 18 Il 50% sbagliato…. … e gli scivoloni più frequenti • • • I manager impongono loro la soluzione ai problemi che sorgono. Il capo, o il responsabile della situazione, decide cosa fare, molto spesso senza considerare l’opinione delle persone che sono più vicine al problema e che possono portare informazioni utili per risolverlo. Si limita molto il numero di alternative che si prendono in considerazione. Non appena viene in mente una possibile soluzione al problema, viene messa in atto senza esplorare possibili alternative migliori. Al momento di mettere in pratica la soluzione che è stata decisa, viene imposto il modo di farlo. Una volta ancora non si cerca la collaborazione delle persone che devono poi applicare la soluzione. Il capo ha tutto chiaro in mente e impone il modo di farlo. 19 Effective Decision Making FOCUS concentrarsi sulle decisioni importanti • Non risolvere tutti i problemi • La velocità non è il parametro fondamentale EXECUTION è fondamentale fare in modo che le decisioni prese siano messe in atto questa la differenza tra una buona intenzione e una decisione Grazie! KEEP IN TOUCH Gianluca Sabatini [email protected] www.peopleandmanagement.org Elena Razzano [email protected] 21