Guida per Officer TI di Club

Officers TI di Club
Riunione delle Cariche
Distretto Lions 108La Toscana
Lido di Camaiore 14 Luglio 2012
Distretto Lions 108La Toscana
Officer TI di Club
Ruolo di rilievo all’interno del Club:
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Fa parte del Consiglio Direttivo del Club;
Garantisce l’aggiornamento corretto e tempestivo dell’archivio informatico di Club
(database);
Attua le politiche di informazione e di divulgazione del Club mediante l’uso di
strumenti informatici;
Principali compiti:
Provvedere all’aggiornamento del database elettronico del Club (Multidistrettuale) http://www.lions.it/ - accesso con credenziali del Club
Effettuare la certificazione mensile dei dati dei Soci nel DB Multidistrettuale
Provvedere annualmente all’inserimento delle Cariche di Club e della foto del Presidente
per l’anno successivo
Provvedere alla compilazione delle schede elettroniche dei Service del Club nel DB
Multidistrettuale
Pubblicare articoli e contributi relativi ad attività del Club sul sito web del Distretto
108La “Etruria Lions” - http://www.lions108la.it/
Provvedere all’aggiornamento del sito Web del Club (qualora esista)
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La documentazione predisposta dall' Associazione per l' adempimento delle varie procedure
operative e l'accesso ai servizi informativi è consultabile anche su Internet:
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Sito web informativo MD 108 Italy
http://www.lions108.info/default.htm - per le informazioni di carattere generale
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Sito web del Distretto 108La “Etruria Lions”
http://www.lions108la.it/ - sezione HELP
guide specifiche su: Gestione DB, come pubblicare su EtruriaWeb, Documenti per i
club: (guida officers di club, compilazione rapporti attività di club, inni etc)
Per quanto riguarda la gestione e l'uso dei dati dei soci, è opportuno ricordare l'obbligo di
rispettare e far rispettare le regole della "privacy” inviate ai Club insieme alle credenziali di
accesso al DB del Distretto.
Il sistema informatico multidistrettuale (MD 108 Italy) è costituito da un server di proprietà del
Multidistretto accessibile da www.lions.it attraverso credenziali.
Il sistema italiano è interfacciato con il server del Lions Club International, dislocato a Oak
Brook, Illinois, USA.
Ad ogni Club vengono fornite "credenziali" di accesso , costituite dall' account di login e la
password, per l'accesso all' area "amministrazione" 'del sito www.lions.it, e consegnate, tramite
posta elettronica, ai relativi referenti (di norma il Presidente oppure suo delegato), con validità
di 13 mesi: dall’1 luglio al 31 luglio dell'anno successivo.
Si precisa che tali credenziali, essendo le uniche per accedere alla gestione dei dati del club e
2 dei suoi soci e ai servizi informativi o funzionali correlati, dovrebbero essere messe a
disposizione dello staff del club ed in particolare al Segretario e all’Officer TI, per gli
adempimenti amministrativi e informativi su incarico del Presidente.
Le credenziali di accesso consente all’ITC (o al Segretario) di accedere ai vari servizi:
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gestione dati Club e Soci (foto guidoncino di club, gestione club e soci, invio e-mail,
telefoni ed e-mail dei soci etc.);
gestione cariche, incarichi;
rapporti attività club,
pubblicazione dati sui services effettuati,
stampe
Dalla sezione "HELP" del DB si ricavano guide utili all' uso dei servizi stessi.
Ogni dato relativo alla composizione del Club (inserimento e cancellazione soci, assegnazione
delle cariche, gestione delle modifiche anagrafiche e di comunicazione), quando è registrato o
modificato nel database nazionale (www.lions.it) e se è di competenza anche per il LIONS Club
International, viene notificato automaticamente ogni giorno, via connessione criptata, alla sede
internazionale (Oak Brook, USA)
Alla fine di ogni mese, anche in assenza di variazioni, è necessario confermare la situazione
esistente entrando nel database e cliccando il bottone "Certificazione Dati Correnti". Questa
operazione consentirà l'automatica trasmissione di aggiornamento al server del LIONS Club
International in USA.
Si ricorda l'importanza di mantenere aggiornato il database, provvedendo a registrare con
accuratezza i dati dei soci e le eventuali variazioni (indirizzi, telefoni, indirizzo email, ...), le
foto degli stessi soci con priorità per i futuri presidenti. Infatti il database è il riferimento
principale per la comunicazione tra i clubs e i distretti per una migliore operatività. Lo stesso
Annuario è redatto in base all' estrazione automatica dei dati dal database.
L'officer TI del club ha un ruolo fondamentale nella gestione informatica dei dati del proprio
club e può avvalersi della collaborazione degli Officer IT del Distretto in caso di assistenza. Per
facilitare i contatti con il Comitato per le tecnologie Informatiche e Telematiche è stato istituito
l’helpdesk e-mail: [email protected]
Eventuali aggiornamenti saranno resi disponibili e comunicati nel corso dell' annata.
Per ogni ulteriore chiarimento aggiornamento o informazione sulle procedure operative ed i
servizi informativi, lo staff del Governatore è a disposizione:
Adriana Lazzaroni - ITS del DIstretto 108La: [email protected]
Vittoriano Raffaelli - DIT del DIstretto 108La: [email protected]
Comitato Informatico e Telematico del Distretto 108La: [email protected]
Lido di Camaiore, 14 luglio 2012
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