L'automazione d'ufficio
Il termine automazione d'ufficio1 si riferisce a tutti gli strumenti e i metodi,
applicati alle attività di ufficio, che rendono possibile il processo di scrittura,
elaborazione di immagini, video, suoni e dati grazie all'aiuto dei computer e delle
nuove tecnologie.
L'automazione d'ufficio è destinata a fornire elementi che permettono di
semplificare, migliorare e automatizzare l'organizzazione delle attività di una società
o di un gruppo di persone (Gestione dei dati amministrativi, la sincronizzazione delle
riunioni, ecc.).
Considerando che le società richiedono una maggiore comunicazione e strumenti
più potenti per gestire e coordinare le proprie azioni, oggi l'automazione d'ufficio non
è più limitata alla semplice acquisizione di note scritte.
L’automazione d’ufficio comprende, tra le altre, anche le seguenti attività:
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scambio di informazioni;
gestione dei documenti amministrativi;
elaborazione dei dati (fatturato, spese, ecc.);
pianificazione strategica;
gestione di riunioni aziendali;
gestione di orari di lavoro.
Una forma base di automazione d'ufficio è sicuramente l'uso di pacchetti software
per la creazione e la gestione di documenti, che di solito comprendono:
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un elaboratore di testi (word processor);
un foglio elettronico di calcolo (spreadsheet);
uno strumento per la realizzazione di presentazioni multimediali (slideshow
maker);
uno strumento per la gestione delle basi di dati (database);
una agenda/rubrica per la gestione di appuntamenti e contatti (scheduler).
I pacchetti software più conosciuti per l'automazione d'ufficio sono Microsoft
Office® (che comprende, nelle versioni professionali, gli applicativi Word, Excel,
PowerPoint, Access, Outlook)2 e Apache OpenOffice3. Il primo è preferito al secondo
in quanto, essendo a pagamento, ne viene garantito il continuo aggiornamento e
funzionamento per tutta la durata di validità della licenza acquistata: resta quindi
l’unico ad essere veramente valido per qualunque azienda e questo ne determina
l’ampia diffusione e l’uso anche in contesti non aziendali (come quelli didattici).
1 In inglese: office automation.
2 Abbreviato in Ms-Office (Ms è la sigla della Microsoft Corporation), si tratta del pacchetto applicativo più
usato nel mondo, nelle sue varie versioni per piattaforme Windows e Mac. Il costo varia molto a seconda
della versione (il più recente, Office 2016, ha un prezzo che va da poco oltre il centinaio di euro per la
versione Home&Student agli oltre cinquecento euro della versione Professional, mentre le versioni 365 in
abbonamento annuale possono essere ottenute già con poche decine di euro).
3 Si tratta di un pacchetto open source (cioè il cui codice sorgente è di libero dominio, quindi modificabile da
qualunque utente, e non protetto da diritto d’autore) con licenza libera (cioè gratuito).
