Archiviazione documentale
3nd progetti ha maturato una consolidata esperienza nell’ambito dell’Archiviazione
documentale sostitutiva, sviluppando applicazioni attraverso la soluzione Top Media di
Top Consult.
Top Media è una soluzione modulare per la gestione elettronica dei documenti
(creazione, archiviazione, ricerca a distribuzione) e la conservazione sostitutiva a
norma.
E’ stato rilasciato di recente Top Media NED, prodotto innovativo per la navigazione
elettronica dei documenti attraverso il web: esistono inoltre soluzioni pacchettizzate, sia
per chi dispone già di una gestione elettronica e vuole solo la conservazione sostitutiva,
sia per le aziende che hanno esigenze con un numero limitato di utenti.
I vantaggi per l’azienda sono enormi:
maggiore efficienza del personale, tempestività nell’accesso ai
documenti, riduzione del tempo di elaborazione di pratiche e di relativi
flussi operativi, informazioni in tempo reale e statistiche ai manager
sull’avanzamento dell’iter documentale con possibilità di intervenire per
una migliore organizzazione del lavoro d’ufficio
invio elettronico dei documenti (anche quelli a valenza fiscale),
diminuendo drasticamente i costi di spedizione e fornendo
contemporaneamente un servizio più tempestivo a clienti, fornitori e
collaboratori
stipulazione di contratti per via telematica
eliminazione degli archivi cartacei obbligatori, sia ai fini civilistici che
fiscali
Funzionalità: automatizzare la gestione dei documenti agendo su 4 processi lavorativi
(creazione, archiviazione, ricerca e distribuzione) sia che il documento nasca all’interno
dell’azienda sia che provenga da fonti esterne.
Per una gestione completa è necessario realizzare l’integrazione tra la stazione di lavoro e le
applicazioni gestionali: i dati immessi/presenti nelle videate dei programmi applicativi diventano
chiavi di ricerca ed archiviazione dei documenti, che vengono visualizzati sulla stessa stazione di
lavoro.
Di grande attualità è la conservazione
sostitutiva a norma di legge: la pubblicazione
sulla GU n° 27 del Decreto MinEcoFin completa
dopo 10 anni il quadro normativo di riferimento ed
estende anche ai fini fiscali la possibilità di
abbandonare il supporto cartaceo a favore di
quello informatico. A ciò si aggiunge le circolare
del 19/10/2005 dell’Agenzia delle Entrate,
contenente chiarimenti sull’applicazione della
legge.
DATI
DOCUMENTI
LE SOLUZIONI PROPOSTE
Il “motore” di tutte le soluzioni è il software di nuova concezione Top Media NED, orientato al Web e interprete
del concetto innovativo di Navigazione Elettronica dei Documenti, tale da realizzare concretamente soluzioni
applicative di Enterprise Content Management.
Semplice da usare e scalabile, Top Media NED consente di archiviare elettronicamente i documenti e di
“navigare” al loro interno, di gestirne la movimentazione e i flussi operativi, integrandosi con i programmi
gestionali, con i software di office automation e posta elettronica, con i portali e gli applicativi aziendali. Gli
utenti possono ricercare ed archiviare documenti direttamente dal loro ambiente di lavoro, visualizzando
contemporaneamente sia il documento sia i dati ad esso relativi già presenti nel database aziendale.
Sviluppato sulla piattaforma aperta e avanzata Microsoft .Net, si compone di diversi moduli indipendenti, fra
loro integrabili, che possono essere inseriti gradualmente in azienda, man mano che il progetto di gestione
elettronica dei documenti affronta le esigenze applicative dei diversi settori organizzativi.
Il “cuore” del sistema è il modulo Engine, un server applicativo di ultima generazione, mentre il modulo SDK è
l’interfaccia di programmazione che consente agli sviluppatori di personalizzare e integrare applicazioni
Microsoft.Net e Com, oppure Unix, Linux e mondo Java attraverso XML Web Service, creando così soluzioni su
misura e adattandosi a qualsiasi ambiente applicativo aziendale.
Il cliente evita in questo modo i problemi di programmazioni e integrazioni lunghe, complesse e costose, riduce
il total cost of ownership e può estendere i benefici dell’Enterprise Content Management a tutta l’organizzazione
aziendale, proteggendo gli investimenti IT già effettuati.
Inoltre in Top Media NED sono native le funzionalità di Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva dei
documenti a norma di legge, fiscali e non; abbinate alla consulenza organizzativa e legale fornita da Top
Consult, consentono alle aziende di introdurre velocemente e con la necessaria sicurezza le nuove procedure
concesse dal legislatore, eliminando gli archivi cartacei.
La soluzione Archilex viene proposta per la conservazione sostitutiva alle aziende che hanno già un prodotto
per la gestione elettronica dei documenti, dimensionabile in relazione al volume di documenti da trattare.
TM Lex è la soluzione pacchettizzata per l’azienda che ha esigenze “entry” nell’ambito della gestione
elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti: sono previste configurazioni per 2 e per 5 posti di lavoro.
Da sottolineare la possibilità di assistenza legale pacchettizzata, soprattutto in ottica di conservazione
sostitutiva, anche attraverso il rilascio della certificazione di conformità del Manuale (che descrive la
soluzione adottata) alle recenti disposizioni legali, fiscali e alle regole tecniche emanate dal CNIPA.
E’ inoltre prevista la manutenzione della soluzione Lex adottata.
Piattaforme supportate
SO Server: Win Server 2003/2000/NT; SO Client: Win XP/2000/XP Home Edition/NT Workstation 4.0
Web Browser: Internet Explorer 5.5 o superiore; Framework applicativo: .NET Framework, COM+, IIS 5 o superiore
Database supportati: SQL Server 2000 o superiore e Oracle 8.1.7 o superiore
Referenze principali
• Industria e Servizi: Alfa Laval, AT&T, Autostrada TO-SV, Barbero 1891, Boero Bartolomeo, Dea, Carr. Bertone, Cisalpina
Tours, Diadora, Fiat Sepin, Embraco, Hydroservice, L’Oreal, Lavazza, Luxottica, Merloni, Michelin Italia, Paglieri, Panaria,
Pavimental, Prada, Saint Gobain, Sandvik, Sodexo Pass, Tag Heuer, Tirrenia Navigazione, Total Italia, TRW Italia, ecc.
• Servizi Finanziari: Antonveneta, ABN Amro, Eurofidi, Mercantile Leasing, PNP Paribas, ecc.
• Sanità: ASL 3/4 Torino, 7 Chivasso, 9 Ivrea, Ospedale Umberto I Mauriziano, IRCC Candiolo, ecc.
• Pubblica Amministrazione: Provincia di Genova, Comuni di Alba, Bellinzago, Borgosesia, Carmagnola, Casteggio,
Lumezzane, Massa, Nettuno, Pesaro, Settimo T.se, Politecnico di Ancona, ecc.
• Distribuzione: Bennet, Coop Adriatica, Coop Estense, Iper liguria, Nova Coop, ecc.
• Studi professionali: oltre 100 studi notarili sul territorio nazionale
