software gestionale per strutture di medicina fisica e riabilitativa

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software gestionale per strutture di medicina fisica e riabilitativa
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gestione dell’anagrafica
ArkiMede è un programma che
consente l’informatizzazione del
processo organizzativo di una
Struttura di Medicina Fisica e
Riabilitativa (MFR), mediante un
innovativo approccio gestionale,
attuato attraverso l’utilizzo di moduli
software a ciò appositamente
progettati da Solinfo.
ArkiMede possiede una sua anagrafe locale,
residente nel suo server. Tale anagrafe è
sempre automaticamente sincronizzata con
una eventuale anagrafe centrale aziendale.
ArkiMede è stato pensato per lavorare utilizzando un concetto
di Master Patient Index (MPI).
Generalmente in tutte le Aziende Sanitarie territoriali è disponibile
un DataBase Aziendale, gestito da un Centro Elaborazione Dati
(CED), che è consultabile attraverso la rete locale.
ArkiMede può essere collegato con tale DataBase Aziendale e
può identificare l’utente direttamente nell’anagrafe sanitaria
centrale, attraverso il codice sanitario e/o il codice fiscale e/o
il cognome e nome.
E’ prevista anche la possibilità di effettuare la lettura ottica del
dato attraverso il sistema di codici a barre, qualora esso sia
presente sulla documentazione cartacea con cui il paziente si
presenta per prenotare le prestazioni.
Nel DataBase della struttura di MFR (server di ArkiMede) è
inoltre possibile memorizzare ulteriori informazioni specifiche
dell’utente (es. numero di cellulare, e-mail, professione, ecc.).
prenotazione delle visite fisiatriche
Con ArkiMede è possibile creare facilmente e gestire un calendario presenze dei medici
della struttura, specificando a priori la loro disponibilità per orario e per sede operativa.
Al riguardo esistono infatti delle funzioni grafiche che aiutano l’operatore nella preparazione
dei calendari.
caratteristiche generali del software
Il software è stato progettato con lo scopo
di realizzare uno strumento gestionale ed
organizzativo “globale” per tutte le attività del
team riabilitativo (sia clinico-terapeutico che
amministrativo), che segua passo-passo
l’iter di un utente che accede ad una struttura
riabilitativa.
ArkiMede rappresenta un potente strumento di
pianificazione dell’organizzazione, nonché
di ottimizzazione delle risorse umane e materiali.
Negli ultimi anni si è assistito infatti ad un aumento delle
richieste di prestazioni da parte delle strutture di MFR, a
fronte di una sempre più elevata complessità organizzativa
di quest’ultime e di una sempre più contenuta disponibilità di
risorse.
L’adozione della pianificazione budgetaria, sia nelle strutture
private che nelle Aziende Sanitarie pubbliche, ha poi
modificato radicalmente le esigenze nel controllo di gestione
delle attività di 1° Livello di una Struttura di Medicina Fisica e
Riabilitativa (attività riabilitativa ambulatoriale e per pazienti
degenti in reparti per acuti). La “contrattazione” budgetaria,
infatti, richiede indicatori di controllo di gestione significativi,
che tengano conto anche della tipologia degli utenti serviti,
della appropriatezza del trattamento e del “peso” delle varie
prestazioni effettuate.
La richiesta (già avanzata da alcune Regioni) di presentare
periodicamente il resoconto di indicatori riguardanti le ”liste
di attesa” con riferimento a giorni e/o a periodi prestabiliti,
produce inoltre effetti gravosi sulla struttura interessata
in termini di estrapolazione ed organizzazione dei dati da
trasmettere alle Autorità preposte.
Tutto quanto sopra espresso fa capire che la complessità
ed il numero delle informazioni da processare sono tali da
richiedere un idoneo supporto informatico.
ArkiMede è il primo prodotto che risponde a tutte queste
necessità, coniugando le esigenze amministrative con le funzioni
di organizzazione e di monitoraggio clinico-gestionale.
Tutte le varie fasi del processo di erogazione del servizio da parte
di un centro o di un reparto di Medicina Fisica e Riabilitativa
(dalla prenotazione della visita alla rendicontazione delle
prestazioni terapeutico-riabilitative effettuate sul paziente) sono
state analizzate e sviluppate su di un’unica base informatica, e
si presentano con una logica consequenziale agli operatori
attraverso una semplice ed intuitiva interfaccia utente.
È garantito il monitoraggio e conteggio automatico delle prestazioni
fisio-riabilitative eseguite, con possibilità di ripartirle per Centro
di Costo servito, tipologia di patologia e/o di menomazione, per
caratteristiche quantitative e qualitative “ponderate”.
Come modulo opzionale, esiste la possibilità di dotare
ArkiMede di un protocollo di comunicazione HL7, realizzato
mediante apposito programma, per utilizzare questo standard
nell’integrazione del sistema con il resto della struttura
informativa aziendale. In questo modo diventa possibile, ad
esempio, integrare ArkiMede con il sistema di gestione dei
ricoveri, nonché con il sistema di gestione delle richieste di
prestazioni sanitarie specialistiche.
Nella schermata di una giornata
tipo, ognuna delle colonne (rosse)
è dedicata ad un medico, ed in essa
si possono selezionare gli intervalli
temporali in cui il medico stesso
sarà disponibile per visitare (campi
verdi), correlando ad ognuno di essi
anche la specifica sede operativa.
Peraltro, il programma consente
all’operatore di ripetere schemi
preimpostati con ripetitività, nonché
effettuare a valle anche prenotazioni
eccedenti le disponibilità, forzando
gli automatismi.
Una volta prenotata la visita negli spazi disponibili, si può
stampare il report di appuntamento a favore dell’utente, con
calcolo automatico dell’eventuale ticket dovuto.
Nell’ambito di questo modulo è possibile anche la stampa del
foglio di lavoro per ciascun operatore medico e del piano di
lavoro giornaliero.
Sono infine previste alcune funzionalità specifiche, quali
la modifica di un appuntamento con un procedimento
assolutamente intuitivo, basato sul trascinamento del
puntatore attuato con il mouse del computer (drag and drop).
la presa in carico del paziente (PIC)
La Presa In Carico (PIC) del paziente
costituisce la peculiarità dell’approccio
riabilitativo ed è il cuore del sistema
gestionale di ArkiMede.
Essa è caratterizzata da quattro aspetti
fondamentali:
•i dati anagrafici dell’utente
•la patologia disabilitante
•il Centro di Costo [CDC] a cui deve
essere attribuita la PIC
•il numero e tipologia delle prestazioni
fisio-riabilitative introdotte nella specifica PIC.
La presa in carico riabilitativa viene aperta dalla Segreteria
il giorno in cui l’utente accede alla struttura di MFR e viene
chiusa solo allorché lo stesso avrà terminato il proprio iter
riabilitativo, oppure qualora egli cambi il CDC.
ArkiMede utilizza le seguenti classificazioni internazionali
delle patologie e menomazioni:
•la ICD9CM per la diagnosi di malattia e le procedure
•la codifica di menomazione, modificata, della Functional
Indipendence Measure [FIM]®, per le menomazioni stesse.
Comunque ArkiMede, in alternativa ai prescelti, consente
anche l’adozione di altri sistemi classificativi, in funzione delle
esigenze della struttura riabilitativa committente.
ArkiMede consente una agevole apertura e registrazione
della PIC, con possibilità di associarla al Centro di Costo a cui
attribuire la presa in carico stessa e alle codifiche internazionali
di malattia, procedure e menomazioni.
Nella schermata di apertura della PIC si può osservare che
nella colonna mediana, a sfondo azzurro, è rappresentato
“l’albero” delle PIC dell’utente: una sola è aperta (che è quella
affiancata dal simbolo “chiave”) e di essa sono visibili tutte
le sottoparti costitutive; tutte le altre, corrispondenti a PIC
preesistenti riferite al medesimo paziente, sono già chiuse a
“lucchetto” ed è possibile leggerne la data di creazione. Nella
larga colonna più a destra è rappresentata la cartella clinica
ambulatoriale, in cui sono comprese tutte le funzioni della
medesima.
È prevista la possibilità di consultare, anche tramite motore di
ricerca, le tabelle delle codifiche internazionali sopra citate.
Al termine della PIC sarà possibile realizzare il monitoraggio
e il conteggio automatico (per caratteristiche quantitative e
qualitative “ponderate”) delle prestazioni fisio-riabilitative
eseguite, con possibilità di attribuirle al Centro di Costo servito,
e collegarle alla tipologia di patologia e/o menomazione
trattate.
cartella clinica ambulatoriale
Il software è comprensivo di una cartella medica riabilitativa ambulatoriale completa e modulare,
che consente la caratterizzazione della Presa In Carico (PIC) fisio-riabilitativa del paziente.
Tutto ciò in termini di malattia di base e/o di procedure
diagnostico-terapeutiche e/o di menomazioni, nonché in termini
di attribuzione ad uno specifico Centro Di Costo [CDC].
La cartella clinica è ovviamente unica per ciascun utente ed è
direttamente collegata alla “anagrafica” dello stesso. In essa
sono “contenute” tutte le PIC correlate all’utente medesimo,
frutto di accessi precedenti. La cartella clinica prevede i seguenti
6 sottolivelli:
Anamnesi personale
Essa è composta da 3 campi di testo: Familiare, Fisiologica,
Patologica remota.
Visita
Essa è costituita a sua volta dalle seguenti
6 sottocartelle: Anamnesi di visita, Esame
obiettivo, Valutazione funzionale, Funzioni
cognitive, Accertamenti, Trattamento.
Trattamento
In quest’ultima cartella sono compresi anche alcune
sezioni specifiche che consentono:
la conferma e quindi il conteggio della visita prenotata
(invio automatico della prestazione a DB aziendale)
l’eventuale richiesta di visita di controllo a fine cura
la specifica della tipologia di priorità del trattamento
prescritto: URGente, ORDinario, per paziente
INTerno o prestazione SPECializzata
(es. Linfodrenaggio, Rieducazione Perineale)
campo note: per segnalazioni tra operatori dell’equipe
riabilitativa e della segreteria, relative alla prescrizione
(es. disponibilità o preferenze di orario)
l’inserimento delle sigle delle prestazioni richieste,
facilitato dalla comparsa di una tabella riassuntiva
con motore di ricerca (
).
Tale fase è necessaria per la successiva prenotazione
delle prestazioni fisio-riabilitative stesse.
Diario
Sezione costituita da un campo di testo libero, in cui ciascun operatore della struttura può annotare le proprie osservazioni o
valutazioni nel corso della PIC dell’utente. Potranno essere utilizzati form già precompilati e/o “archivi commenti” già predisposti,
in base alle singole esigenze del progetto riabilitativo individuale del paziente.
ArkiMede è dotato di uno specifico Archivio dei Commenti codificati che può essere completamente personalizzato ed organizzato
per gruppi e sottogruppi, a seconda della specifica funzione di ogni singolo commento, e può essere “richiamato” da qualsiasi
finestra di campo di testo.
Codifica
E’ la sezione che consente al medico di caratterizzare la PIC
per Patologia e/o Procedure e/o Menomazioni.
L’individuazione del codice da inserire avviene rapidamente,
tramite un efficiente motore di ricerca per codice o per parola
chiave (
).
Scale di valutazione
Questa sezione consente la compilazione automatica di alcune
scale di valutazione di frequente utilizzo.
Attualmente sono inserite le scale del Motricity Index e Trunk
Control Test, la scala di Barthel, la Functional Independence
Measure e la scala L.C.F. (Level of Cognitive Functioning), ma
il software consente l’adozione anche di
altre scale a discrezione della struttura
riabilitativa committente.
prenotazione delle prestazioni ordinarie
statistiche
Un’apposita funzionalità garantisce la prenotazione delle prestazioni fisio-riabilitative
cicliche, con ricerca automatica della prima disponibilità utile.
Nella funzione “Statistiche” sono inserite una serie di modalità di combinazione dei dati che
consentono la ricerca e la generazione di specifici reports statistici.
Preimpostati infatti i vincoli del caso (disponibilità operatori e disponibilità stanze), la funzione di prenotazione delle prestazioni
fisio-riabilitative programmabili (non urgenti) di ArkiMede propone, all’operatore di segreteria, le prime disponibilità tra le
“migliori” combinazioni possibili della prestazioni prescritte. In sostanza ArkiMede, in base alle prestazioni previste dal medico,
propone (tra tutte le combinazioni possibili) quelle più adatte a minimizzare i tempi di inattività degli operatori. Ciò è possibile
grazie ad uno specifico algoritmo elaborato da Solinfo anche sulla base di una specifica collaborazione con Professori dei
Dipartimenti di Matematica Applicata delle Università degli Studi di Padova e di Venezia.
Di seguito si elencano alcuni di questi reports che sono preimpostati all’interno del software, ma a discrezione della Direzione
della struttura di MFR sarà possibile generare anche altri reports, che combinino diversamente tutti i dati inseriti nel DataBase,
utilizzando gli specifici tools previsti da ArkiMede al riguardo.
Individuato il paziente, è possibile avere
una serie di disponibilità di prenotazione
di tutte le prestazioni prescritte,
semplicemente con un doppio click del
mouse sul rigo corrispondente.
Di base il programma mette a disposizione:
•Report di “patologia”: possibilità di ricerca del numero dei pazienti presi in carico, in uno specifico arco temporale, in funzione
della malattia, procedura, menomazione, con possibilità di ripartirli per i vari Centri di Costo;
•Report di “prestazioni”: possibilità di avere il numero e/o il “peso” (complessivo e/o analitico) delle prestazioni fisio-riabilitative
erogate in un determinato arco di tempo, ripartite per singolo Centro di Costo e/o per singolo operatore;
•Report “tabellone”: visualizzazione, aggiornata ad una determinata data, dei pazienti in carico riabilitativo ripartiti per singolo operatore, con indicazione del Centro di Costo a cui sono attribuiti.
stampe
gestione della sicurezza
Tutte le stampe, effettuabili sfruttando la
banca dati del sistema, sono personalizzabili.
La sicurezza nell’utilizzo di ArkiMede è del
tutto garantita.
Ciò può essere fatto direttamente da personale appositamente
addestrato della Struttura di MFR, senza necessità di
intervento di SOLINFO. Questo è reso possibile da un “tool” che
è stato appositamente introdotto nel programma, che è basato
sull’utilizzo di funzioni native.
I dati (ai vari livelli) siano rispettivamente introdotti, trattati e
consultati soltanto dalle persone a ciò autorizzate.
L’accesso al software gestionale è regolato per ciascun
operatore attraverso UserID e Password e con livelli
differenziati a seconda del ruolo operativo ricoperto, nonché
con tracciamento automatico delle operazioni effettuate.
Compare così la videata dei “Risultati” della funzione
Prenotazione Terapie Cicliche, che presenta le varie
combinazioni possibili di appuntamento.
Concordata data e orario con l’utente, ad un altro doppio
click del mouse compare la sottofinestra riassuntiva, per la
conferma della prenotazione.
Una volta confermata la prenotazione più congeniale all’utente,
viene stampato il promemoria da consegnargli, che conterrà
tutte le informazioni utili allo stesso.
prenotazione delle
prestazioni non ordinarie
ArkiMede consente di gestire le prestazioni
non ordinarie, permettendo di predisporre
agilmente una Agenda di Lavoro per ciascun
operatore coinvolto.
Non tutte le prestazioni sono gestibili attraverso prenotazioni
cicliche: qualora l’utente necessiti di prestazioni urgenti
che non possono attendere la data di inizio del ciclo di cure
preordinate e di cui non è prevedibile la durata, oppure
prestazioni cadenzate a giorni alterni, è necessaria una
gestione attraverso delle “agende personali” del fisioterapista
o del logopedista.
Nella sua versione base, il software effettua il tracciamento
di tutte le operazioni compiute che risultano essere le più
importanti e delicate per gli aspetti associati alla sicurezza
(“loggabilità”).
Su richiesta, il sistema può essere accessoriato con la
loggabilità riferita a tutte le operazioni effettuate.
Il software presenta una moderna architettura
client / server basata su di un database relazione Oracle.
Sul lato client il programma utilizza una interfaccia sviluppata secondo gli standard Windows. Sul lato server sono supportati tutti
i sistemi operativi che interagiscono con il database Oracle. E’ richiesta una versione 9.2 o superiore del database stesso. Sul lato
client è richiesto un sistema operativo 32 bit Microsoft (consigliato: Windows XP o superiori).
Sono supportate tutte le stampati dotate di un driver Windows.
L’applicazione è perfettamente compatibile con i servizi di terminal server di Microsoft, permettendo di essere utilizzata da
postazioni remote.
L’uso di questo tipo di architettura coniuga al meglio le esigenze di scalabilità delle applicazioni, garantendo la migliore fruizione
delle funzionalità da parte degli operatori.
L’aggiornamento del sistema avviene automaticamente e in maniera centralizzata. In questo modo non è necessario aggiornare
manualmente ogni singolo client, mantenendo allineate in questo modo tutte le versioni presenti all’interno della struttura.
requisiti hardware minimi
Server
Processore: Intel XEON 2.4 GHz o equivalente
RAM: 1 Gbyte
HDD: 80 Gbyte (consigliato SCSI con supporto hardware per RAID 0,1,5)
LAN: Doppia scheda di rete 10/100 Mb/s
Alimentazione: ridondata con doppio alimentatore
Stampante: A4 Laser (opzionale)
SO: Windows 2000 server o superiore/Linux
Applicativi: Oracle 9.2i server
Rete di client
stanze terapie
DataBase
Server
ArkiMede
Client
Processore: Pentium IV 3 Ghz o equivalente
RAM: 512 MByte
HDD: 80 GByte
LAN: Scheda di rete 10/100 Mb/s
Monitor: 17’’ (19’’ per la segreteria)
Stampante: A4 Laser b/n
SO: Windows Xp
Applicativi: Oracle 9.2 client
Rete locale
Client studio
medico 1
Client
segreteria
Server anagrafica
centrale/aziendale
Client studio
medico 2
Si ringraziano per la collaborazione:
Dott. Stefano Bargellesi – Fisiatra
Dott. Luca Visentin – Fisioterapista
Dott.ssa Alessandra Buratto
Prof.ssa Daniela Favaretto
Medicina Fisica e Riabilitativa
Ospedale Ca’ Foncello Treviso
Azienda ULSS 9
Medicina Fisica e Riabilitativa
Ospedale Ca’ Foncello Treviso
Azienda ULSS 9
Dipartimento di Matematica
Pura ed Applicata
Università degli Studi di Padova
Dipartimento di Matematica Applicata
Università degli Studi
“Ca’ Foscari” di Venezia
I nomi degli operatori e degli utenti/pazienti riportati nelle schermate e negli
esempi, sono frutto di immaginazione. Ogni riferimento a fatti reali e/o a
persone è del tutto casuale.
Tutti i diritti riservati. Nessuna parte del presente opuscolo può essere
copiata, riprodotta, tradotta o convertita in qualsiasi formato elettronico o
meccanico senza la previa autorizzazione scritta.
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