come creare un archivio o collegarsi ad un archivio
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SOFT WORKS 2000 Supporto Tecnico [email protected] Codice documento 080813 Software DOCUMATIC Data creazione 13/08/2008 Ultima revisione Versione COME CREARE UN ARCHIVIO O COLLEGARSI AD UN ARCHIVIO ESISTENTE In DOCUMATIC è di fondamentale importanza, per il corretto svolgimento delle operazioni di rete, definire l’archivio (o gli archivi) e le directory di lavoro comuni per gli utenti. Per fare questo è necessario definire il tipo di database da utilizzare (standard o avanzato), i parametri di connessione (nel caso di archivio avanzato) e le directory di lavoro. Il database predefinito di DOCUMATIC è di tipo standard e si trova nella stessa directory di installazione del software. Per le versioni STANDARD e PROFESSIONAL di DOCUMATIC, che operano in monoutenza, non è necessario modificare le impostazioni predefinite. La versione STANDARD di DOCUMATIC può gestire solamente un archivio. Per modificare le impostazioni dell’archivio corrente, aggiungere un nuovo archivio o cancellare un archivio esistente, nella finestra iniziale premere SELEZIONA in corrispondenza del campo ARCHIVIO oppure scegliere SELEZIONA ARCHIVIO sul menu FILE. Si apre la finestra 9 9 9 9 Per aggiungere un nuovo archivio premere AGGIUNGI. Per modificare le proprietà dell’archivio selezionato nella lista di riepilogo ARCHIVI premere PROPRIETÀ. Per cancellare l’archivio selezionato nella lista di riepilogo ARCHIVI premere RIMUOVI. Premere OK per salvare le impostazioni e confermare la selezione oppure ANNULLA per annullare le impostazioni e la selezione. Le funzionalità aggiunta, modifica delle proprietà e rimozione dell’archivio sono accessibili solamente agli utenti con funzione di supervisione. Tutti gli altri utenti possono solamente cambiare archivio se più di un archivio è stato inserito nella lista da un utente con funzione di supervisione. AGGIUNTA DI UN NUOVO ARCHIVIO Per aggiungere un nuovo archivio (solo versioni NETWORK e ENTERPRISE) premere AGGIUNGI. Si apre la finestra SOFT WORKS 2000 Supporto Tecnico [email protected] Nel caso si intenda utilizzare il database Microsoft SQL Server (solo versione ENTERPRISE), selezionare AVANZATO sia nella sezione Archivio utenti che nella sezione Archivio Principale. In questo caso il contenuto della finestra cambia nel seguente modo Si premette che l’archivio Principale contiene tutte le tabelle con i dati dei documenti e dei fascicoli e che l’archivio Utenti contiene tutti i dati delle persone che hanno accesso a tali documenti e fascicoli. 9 9 Inserire il nome dell’archivio nel campo NOME (obbligatorio). Inserire il codice dell’archivio nel campo CODICE (obbligatorio). Sezione ARCHIVIO UTENTI 9 Se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft FoxPro attivare il pulsante di opzione STANDARD oppure se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft SQL Server attivare il pulsante di opzione AVANZATO (solo versione ENTERPRISE). SOFT WORKS 2000 Supporto Tecnico [email protected] 9 9 Nel caso di archivio standard, per selezionare la directory che conterrà le tabelle dell’archivio Utenti premere in corrispondenza del campo DIRECTORY TABELLE. Non selezionare una directory contenente le tabelle di un altro archivio. Nel caso di archivio avanzato, per impostare le proprietà della connessione all’archivio premere in corrispondenza del campo RIEPILOGO PARAMETRI CONNESSIONE. Si apre la finestra Nel campo DRIVER lasciare l’impostazione SQL SERVER. Inserire, come minimo, il nome del server nel campo SERVER e il nome del database nel campo DATABASE. 9 Nel caso di archivio avanzato, per aggiungere un nuovo database ai database di Microsoft SQL in corrispondenza di AVANZATO. Per poter effettuare l’operazione è necessario Server premere avere inserito i parametri di connessione minimi. Si apre la finestra Inserire il nome che si vuole dare all’archivio Utenti e premere OK per confermarne la creazione oppure premere ANNULLA per annullare l’operazione. 9 Premere CREA TABELLE per aggiungere le tabelle all’archivio. Nel caso di archivio standard per poter effettuare l’operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi e aver aggiunto il database ai database di Microsoft SQL Server. 9 Per selezionare la directory che conterrà tutti quei file non inseribili nelle tabelle dell’archivio premere in corrispondenza del campo DIRECTORY FILE ESTERNI. Nel caso di archivio standard si consiglia di farla coincidere con la directory dell’archivio. Sezione ARCHIVIO PRINCIPALE 9 9 9 9 Se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft FoxPro selezionare STANDARD oppure se si intende utilizzare un database di tipo Microsoft SQL Server selezionare AVANZATO (solo versione ENTERPRISE). Nel caso di archivio standard, per selezionare la directory che conterrà le tabelle dell’archivio Principale premere in corrispondenza del campo DIRECTORY TABELLE. Non selezionare una directory contenente le tabelle di un altro archivio. Nel caso di archivio avanzato, per impostare le proprietà della connessione all’archivio premere in corrispondenza del campo RIEPILOGO PARAMETRI CONNESSIONE. Nel caso di archivio avanzato, per aggiungere un nuovo database ai database di Microsoft SQL Server premere in corrispondenza di AVANZATO. Per poter effettuare l’operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi. SOFT WORKS 2000 Supporto Tecnico [email protected] 9 Premere CREA TABELLE per aggiungere le tabelle all’archivio. Nel caso di archivio standard per poter effettuare l’operazione è necessario avere inserito i parametri di connessione minimi e aver aggiunto il database ai database di Microsoft SQL Server. 9 Per selezionare la directory che conterrà tutti quei file non inseribili nelle tabelle dell’archivio premere in corrispondenza del campo DIRECTORY FILE ESTERNI. Nel caso di archivio standard si consiglia di farla coincidere con la directory dell’archivio. Se si intende utilizzare un solo archivio di documenti Si consiglia di creare una directory unica (es. DOCUMATIC SERVER) con al suo interno due directory (es. ARCHIVIO UTENTI e ARCHIVIO PRINCIPALE). Per la versione ENTERPRISE creare due database ARCHIVIO UTENTI e ARCHIVIO PRINCIPALE. Se si intendono utilizzare più archivi di documenti accessibili da un unico gruppo di utenti Si consiglia di creare una directory unica (es. DOCUMATIC SERVER) con al suo interno una directory per l’archivio Utenti (es. ARCHIVIO UTENTI) e tante directory quanti sono gli archivi principali (es. ARCHIVIO PRINCIPALE 1, ARCHIVIO PRINCIPALE 2, …). Per la versione ENTERPRISE creare i database ARCHIVIO UTENTI, ARCHIVIO PRINCIPALE 1, ARCHIVIO PRINCIPALE 2, …. Se si intendono utilizzare più archivi di documenti accessibili da gruppi di utenti differenti per ogni archivio Si consiglia di creare tante directory quanti sono gli archivi principali (es. DOCUMATIC SERVER1, DOCUMATIC SERVER2, …) con due directory all’interno di ogni directory (es. ARCHIVIO UTENTI e ARCHIVIO PRINCIPALE). Per la versione ENTERPRISE creare i database ARCHIVIO UTENTI 1, ARCHIVIO UTENTI 2, … e ARCHIVIO PRINCIPALE 1, ARCHIVIO PRINCIPALE 2, …. MODIFICA DELLE PROPRIETÀ DI UN ARCHIVIO Per modificare le proprietà di un archivio, selezionarlo e premere PROPRIETÀ o fare doppio click su un elemento della lista. Consultare il paragrafo precedente per maggiori dettagli. CANCELLAZIONE DI UN ARCHIVIO Per cancellare un archivio, selezionarlo e premere RIMUOVI. Nella successiva finestra di dialogo, che chiede conferma per l’esecuzione dell’operazione, premere SI per confermare oppure NO per rinunciare. In caso di conferma l’archivio è cancellato solamente dalla lista. L’amministratore di sistema dovrà in seguito cancellare manualmente dal disco tutte le directory e i file che lo compongono o, nel caso di archivio avanzato, cancellarlo da Microsoft SQL Server tramite Microsoft SQL Server Enterprise Manager.
