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Dipartimento di Scienze dell’Economia
e della Gestione Aziendale
Osservatorio Information Management
Primo incontro: Le informazioni destrutturate
Mauro Bello
CeTIF – Università Cattolica
Milano, 9 novembre 2006
1
Survey
2
Indagine conoscitiva in merito alla gestione
delle informazioni destrutturate
Questionario 14 domande
Destinatari: manager delle aree marketing,
organizzazione e risorse umane
Interviste telefoniche e face-to-face
1
Prima domanda
3
Cosa pensa dell’affermazione secondo la
quale “l’80% di tutti i dati di nuova creazione
sono in formato destrutturato (IDC)”? È
applicabile al mondo bancario e alla sua area
in particolare?
Si può dire circa il 50%
Complessivamente la stima sembra eccessiva, anche
se la percentuale di dati destrutturati è rilevante
Seconda domanda
4
Che valore attribuisce alla tecnologia nella
gestione efficace dei contenuti destrutturati?
(deleteria, ininfluente, fondamentale, indispensabile)
Fondamentale
2
Terza domanda
5
È d’accordo con l’affermazione che i messaggi
di e-mail sono la fonte che contiene le
informazioni più aggiornate?
Parzialmente d’accordo, in generale dipende dalla
situazione
Quarta domanda
6
Quali sono le principali categorie di strumenti
tecnologici con i quali attualmente vengono
gestiti, nella sua area, i contenuti di tipo
destrutturato?
Office automation, e-mail client, web browser /
intranet, document management, Interactive
Voice Response
3
Quinta domanda
7
Quale è, nella sua area, il peso in percentuale
della documentazione cartacea rispetto al
totale dell’informazione destrutturata?
20 – 25%, senza tener conto dei flussi con la
clientela, ma solo considerando flussi interni
Altrimenti la % cresce anche più di tre volte
Sesta domanda
8
La gestione dei contenuti destrutturati rappresenta
un’attività critica soprattutto in termini di:
(criticità in scala 1-5, poco critica - molto critica)
CRITICITÀ
Focalizzazione struttura vendita su attività commerciali
5
Cost reduction
4
Time to market
3,5
Revenue to increase
La gestione dei dati destrutturati non rappresenta
un’attività critica
2
Non
d’accordo
Continuità operativa e disaster recovery
4
Settima domanda
9
Esprima la situazione della sua area in termini di
esigenze funzionali in tema di gestione dei contenuti
scale da 1 a 10
destrutturati
GRADO DI
TRASVERSALITÀ
GRADO ATTUALE DI
COPERTURA
PRIORITÀ
HR (Gestione ferie, permessi)
10
TOTALE
5
Rubrica Telefonica
8
AVANZATO
5
Corsi – Catalogo evoluto con link documentali
(gestione creazione documenti)
7,5
PARZIALE
6
Rassegna Stampa
7
AVANZATO
5
Accesso a banche dati/agenzie esterne (Portale)
6,5
PARZIALE
3
Sito intranet
6
PARZIALE -AVANZATO
7
Gestione flow documentale per progetti
6
PARZIALE
6
Gestione documenti malfunzionamenti procedurali
5
PARZIALE
3
Smaterializzazione del cartaceo per consultazione
4
PARZIALE
6
Smaterializzazione della posta in ingresso
4
MINIMO
5
Backup e Ricerca su email condivise
3,5
PARZIALE-AVANZATO
2,5
Integrazione DW / Documenti destrutturati
2
MINIMO
5
Ottava domanda
10
Focalizzi l’attenzione sulle tipologie di contenuti
destrutturati con le quali si confronta più
frequentemente nell’ambito della sua attività
Dimensione documenti
Volumi (per mese)
Target
Caratteristiche
Livello strutturazione
Grado di collaborazione richiesta
nel life cycle
Strumenti necessari per la
creazione modifica
Strumenti necessari per la
visualizzazione approvazione
VERBALI
DOCUMENTI PROGETTO
Piccoli
Grandi >1MB
Centinaia
Decine
Stampa, archivio, CDROM
Stampa Archivio
Business-sensitive,
compliance driver, legal
implications
Business-sensitive
Basso
Medio
Alto
Medio
Office Aut., email
Office Aut., Pdf Wr.,
email
Office, email
Office Aut., Pdf Wr.,
WorkFlow, Approvazione
cartacea
5
Ottava domanda2
11
Focalizzi l’attenzione sulle tipologie di contenuti
destrutturati con le quali si confronta più
frequentemente nell’ambito della sua attività
POSTA ELETTRONICA
DOCUMENTAZIONE INTRANET
Piccoli
Medio/Grandi
Dimensione documenti
Volumi (per mese)
Target
Caratteristiche
Centinaia
Centinaia
Stampa, archivio
Visualizzazione, archivio
Legal implication
(parzialmente riservata),
Business sensitive
Business-sensitive,
compliance driver
Basso/Media
Medio/Alto
Livello strutturazione
Grado di collaborazione richiesta
nel life cycle
Medio
Medio
Strumenti necessari per la
creazione modifica
Office Aut., email
Applicazione Intranet
Strumenti necessari per la
visualizzazione approvazione
Office Aut., email
Iter di autorizzazione
secondo procedura di
pubblicazione,
pubblicazione, Pdf Wr.
Nona domanda
12
Rispetto al suo ruolo di utente / gestore di strumenti a
supporto della gestione dei contenuti destrutturati, come
giudica i principali tool attualmente in uso nella sua area
STRATEGICO
TATTICO
NON NECESSARIO
DA AGGIORNARE
Text Editor
Office
automation
Database
Database
Web / Enterprise
Content
management
Web server
Application server
Web server
Database
Email Server
Piattaforma
collaboration
Workflow
management
Workflow
management
Web browser
Storage server
Security server
Business
Intelligence
6
Decima domanda
13
In sintesi, l’attuale copertura tecnico funzionale dei
sistemi in dotazione alla sua area / azienda
nell’ambito della gestione dei dati destrutturati, è da
ritenersi: (Insufficiente, Sufficiente, Pienamente soddisfacente)
Sufficiente
Undicesima domanda
14
Sono attualmente attivi nell’ambito della sua area /
organizzazione progetti orientati alla gestione dei
dati destrutturati?
SI
Se si, con quali specifici obiettivi? Ne sono previsti
altri a breve medio termine?
Scansione ottica e archiviazione centralizzata e
indicizzazione dei documenti cartacei
Web content management
7
Dodicesima domanda
15
Quali ritiene siano i principali fattori critici di successo
nello sviluppo di un progetto per la gestione dei dati
destrutturati?
ORGANIZZATIVI
Adeguata attività di comunicazione accettazione standard
Adeguata analisi di processo “as is”
Adeguata analisi costi/benefici
Chiarezza sugli obiettivi di progetto e sulle reali esigenze
Suddivisione in fasi per rapido conseguimento obiettivi parziali
Commitment alto livello
TECNOLOGICI
Disponibilità di standard
Integrazione fra più prodotti/soluzioni
Adeguatezza tecnologia scelta
Tredicesima domanda
16
Quale ritiene essere la modalità più efficace per lo
sviluppo di un progetto orientato alla gestione dei
dati destrutturati? (Top-down, Bottom-up)
Entrambi gli approcci
Top Down in aziende grandi
Bottom up in ambienti più piccoli e non gerarchici,
o su progetti semplici
8
Quattordicesima domanda
17
Con riferimento a un prodotto ideale di Enterprise Content
Management attribuisca un’importanza, alle seguenti proprietà
scala da 1 a 10
Check-in, check-out Capacità di bloccare l’accesso al documento durante la sua editazione
10
Repository Service Capacità di memorizzazione dei contenuti
10
Security granularity Capacità di gestire profilazioni e diritti d’accesso ai singoli documenti o
addirittura, a parti di essi
10
Simple and advanced search Capacità di ricercare contenuti specifici all’interno del repository
10
Version Control Capacità di gestire versioni diverse delle stesso documento controllandone
l’accesso
9,5
Auditing Tracciabilità dei contenuti e degli accessi agli stessi
9,5
Content distribution Capacità di indirizzare specifici contenuti verso canali / utenti target
7,5
Link management Capacità di gestire e convertire automaticamente link verso contenuti
correlati
7,5
Archiving Possibilità di archiviare contenuti obsoleti in drive ottici, nastri, etc.
7
Intelligent categorization Capacità di generare automaticamente metadati e associarli ai
documenti
6,5
Quattordicesima domanda2
18
Con riferimento a un prodotto ideale di Enterprise Content
Management attribuisca un’importanza, alle seguenti proprietà
scala da 1 a 10
Content Personalization Capacità di utilizzo dei metadati per filtrare automaticamente i contenuti
appropriati a specifici profili
6,5
Content rendition/transforming Capacità di creare automaticamente sintesi dei documenti e copie
degli stessi in formati diversi
5,5
Worklflow Management
5,5
Content subscription Possibilità di sottoscrizione da parte degli utenti a specifici contenuti per
ricevere aggiornamenti periodici
5,5
Taxonomy management Capacità di semplificare le ricerche consentendo l’associazione di metadati
in funzione di tassonomie
5,5
Integrazione Firma Digitale
5,5
Conformità W3C per publishing
5,5
On-line, off-line management Capacità di gestire l’accesso off-line ai contenuti, consentendo la
successive sincronizzazione
5
Content chunking Capacità di estrarre e riassemblare in un nuovo documento frammenti di altri
contenuti esistenti
4
Audio/video transformation
1,5
9