Protocollo Vendita beni e servizi al di fuori dell

B. Parte Speciale - 3. Protocolli di Controllo 231
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Protocollo Vendita Beni e Servizi al di Fuori dell’Ordinario
L’importanza del presente Protocollo
Il rispetto delle regole dettate dal Protocollo contribuisce a prevenire la commissione dei reatipresupposto contenuti nelle seguenti famiglie:
 Concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità e corruzione (art. 25, Decreto 231);
 Reati societari previsti dal Codice civile (art. 25-ter, Decreto 231);
 Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché
autoriciclaggio (art. 25-octies, Decreto 231).
Contenuto e struttura
Il Protocollo disciplina la vendita di beni e servizi al di fuori dell’ordinario, quali ad esempio la
vendita di immobili, altri cespiti, consulenze, altri servizi, e simili.
Le regole ivi contenute, mutatis mutandis, si applicano anche ad eventuali acquisti di beni e servizi
al di fuori dell’ordinario.
Regole
Devono essere al riguardo definiti ruoli, responsabilità, poteri di autorizzazione e di firma.
Deve essere garantita la separazione funzionale tra il dirigente o funzionario preposto alla
conduzione degli affari e delle trattative economiche e la funzione deputata ad assumere le
decisioni di merito attraverso deliberazioni la stipula del contratto.
La vendita e la erogazione di un servizio devono essere sempre oggetto di un contratto (si veda il
Protocollo gestione contratti).
Deve essere identificata formalmente una figura responsabile dell’esecuzione del contratto, con
indicazione di compiti, ruoli e responsabilità.
Deve essere effettuato da parte di una figura appositamente delegata il controllo dell’effettiva
erogazione ed accettazione da parte del cliente dei beni/servizi previsti dal contratto.
Inoltre, deve essere controllato che non siano forniti gratuitamente beni o servizi a persone fisiche
come dazione di favori in cambio di vantaggi per Veneto Banca.
Deve essere garantito, attraverso specifici controlli, che le condizioni definite nel contratto siano
riportate esattamente nella fattura. Laddove l’ordine di vendita faccia riferimento ad un contratto,
essi devono essere pienamente coerenti.
Nessuna fattura può avere un oggetto generico. Inoltre esse possono essere esclusivamente
intestate alla controparte contrattuale e possono essere emesse solo a fronte di un servizio o bene
chiaramente identificato, descritto in modo dettagliato nel contratto firmato da figura/e munita/e
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di apposita procura e previa dichiarazione da parte della funzione responsabile che il bene o servizio
è stato effettivamente reso da Veneto Banca.
Nel momento in cui tale funzione effettua questa dichiarazione, attesta la veridicità delle
informazioni contenute e la conformità del servizio reso a quanto pattuito contrattualmente, alla
normativa vigente e al Codice etico e di comportamento.
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