Comm.16 Area Funebri - 15.3.17

Commissione
consiliare
15 marzo 2017
Area Servizi Funebri e CimiterialiIl sistema informatico
Il sistema informatico
L’Area Servizi Funebri e Cimiteriali è dotata di un sistema informatico per la gestione di tutti i
servizi mortuari (Stige). Il sistema si suddivide in Stige Funeral per la gestione dei funerali e Stige
Cemetery per le concessioni cimiteriali. Poiché si tratta di un’applicazione client server piuttosto
datata (installata nel 2000) l’Area, in collaborazione con la Direzione Sistemi Informativi, ha
affidato la progettazione e l‘implementazione dell’intero sistema in modalità web (java).
E’ in corso la fase di test la parte relativa alla gestione dei funerali e si prevede di metterla in
produzione entro marzo 2017, mentre entro il 2017 verranno rilasciati i restanti moduli
(concessioni cimiteriali, catasto , obitorio).
Attualmente sono in corso di svolgimento le attività amministrative per affidare la conclusione
delle implementazioni.
Il sistema informatico: il passato
A fine anni 90 la gestione dei servizi funebri era quasi
totalmente manuale fatta salva la gestione delle fatture che
era effettuata mediante un programma Cobol che girava sul
sistema 80 Unisys dell’ Ufficio Elettorale. Le concessioni
erano gestite mediante dei registri cartacei e i defunti
mediante cartellini in appositi schedari
Il sistema informatico: il passato
Nel 2000 è stato acquistato un sw su licenza d’uso dalla Società Altea di
Mantova al fine di:
Stige
• COSTRUIRE UNA BANCA DATI DELLE SEPOLTURE NEI CIMITERI
CITTADINI
• INTRODURRE UN SISTEMA INFORMATIZZATO PER LA GESTIONE
DELLE CONCESSIONI
• CONSENTIRE LA GESTIONE AUTOMATICA DEI RINNOVI DELLE
CONCESSIONI
• SOSTITUIRE LE APPLICAZIONI ESISTENTI PER LA GESTIONE DI
FUNERALI E FATTURAZIONE
• UTILIZZARE UN SISTEMA CARTOGRAFICO PER SEMPLIFICARE LA
PROCEDURA DI CONCESSIONE
Il sistema era dotato di un Database Microsoft SQL 7 composto da 255
tabelle ed era scritto in Visual Basic. Stige ha cambiato radicalmente il
modo di lavorare. E’ stato costruito un catasto e digitalizzati circa
1.000.000 di cartellini delle sepolture.
Il sistema informatico: la situazione as is
Dal 2005 il Fornitore ha comunicato di non manutenere più tale software, modificando la propria
politica aziendale e costituendo un Service al quale le amministrazioni pubbliche potevano
aderire
Il Comune di Milano decide di non aderire. Le principali motivazioni :
• Legame esclusivo con un solo fornitore
• Database completamente blindato e non accessibile all’amministrazione
• L’accreditamento delle imprese doveva passare dal fornitore e non dal
Comune
• Elevati costi di migrazione e di canone annuo (stima ca. 300.000 € annui)
Il sistema informatico: la situazione as is
Dal termine della manutenzione a tutt’ oggi l’applicazione gira su un server obsoleto, senza alcuna
possibilità di adeguamento tecnologico e normativo. Il server è stato virtualizzato al fine di avere una
procedura di disaster recovery in caso di crash.
Sono state aggiunte delle tabelle parallele e riscritta una parte di codice (applicativo Fun-Go), con
risorse interne, per poter gestire alcune attività che Stige non copriva e che non era possibile rimandare
ulteriormente, sia a causa di adeguamenti normativi intervenuti, sia per l’ impossibilità di gestire
manualmente determinate operazioni massive quali:
• Rinnovi delle concessione
• Gestione delle esumazioni
• Gestione delle imprese
Il sistema informatico: la situazione as is
Altre criticità:
• Il sistema non è dotato di un adeguato sistema di storicizzazione delle operazioni.
• Al fine di gestire alcuni servizi massivi (rinnovi, esumazioni) si devono esportare manualmente i
dati dai sistemi utilizzati per ricaricarli sul CRM e poi importarli nuovamente sul sistema per
aggiornare le operazioni effettuate, con frequenti rischi di disallineamento delle informazioni
• Non vi è possibilità alcuna di intervenire sul codice, non essendo nella disponibilità dell’ente.
Il sistema informatico: la situazione as is
Negli anni successivi sono state verificate soluzioni presenti sul mercato e presso altre amministrazioni
comunali di grandi realtà ma con scarsi risultati. I software disponibili coprivano infatti solo parte delle esigenze,
sia perché molte amministrazioni hanno esternalizzato alcuni servizi (es. operazioni cimiteriali) sia perché altri sono
specifici solo di grandi realtà (es: forni crematori e obitorio). I comuni di Torino e di Bologna utilizzavano anch’essi
Stige senza manutenzione non avendo accettato il passaggio al Service proposto da Altea.
A fine 2012, in occasione della gara per l’affidamento della manutenzione s/W dell’ area Popolazione (Anagrafe,
Stato Civile, Elettorale e Statistica), l’ente ha assunto la decisione di stanziare adeguate risorse per riprogettare
completamente il sistema. L’attività viene assegnata con gara a un RTI costituito da Sistemi Informativi S.p.A. e I&T
Servizi srl. E’ stata quindi avviata la realizzazione dell’analisi tecnica dei singoli punti funzione, ma nel 2014 l’azienda
I&T è stata messa in liquidazione, interrompendo le attività. Attualmente sono in corso di svolgimento le attività
amministrative per affidare la conclusione delle implementazioni.
Il sistema informatico: la situazione to be
La prima parte del sistema (Wave 1) sostituirà integralmente la parte di Stige Funeral
con i seguenti vantaggi:
• Applicazione web centralizzata e non più client
• Non sarà più necessaria la digitazione della maggior parte dei dati anagrafici in
quanto vengono recuperati mediante ws (interoperabilità) dal sistema anagrafico,
quindi abbattimento degli errori di digitazione.
• Sarà inoltre possibile agganciare a questa fase il flusso telematico delle denunce di
morte provenienti dagli ospedali e dai medici necroscopi (Progetto Caronte)
Il sistema informatico: la situazione to be
• Gestione del Fascicolo del Defunto. Questa è la grossa novità che consentirà per ogni
singolo defunto di avere un fascicolo ed un work flow di tutte le fasi, inizialmente sulla
parte funerale e a regime su tutte le operazioni cimiteriali e concessioni.
• Anagrafica delle Imprese. E’ stata costruita una nuova anagrafica delle imprese, molto
articolata che consentirà il controllo delle autorizzazioni/certificazioni di tutte le
attività delle stesse e propedeutica all’ accredito via web delle stesse ed anche ad un
eventuale controllo degli accessi/varchi presso i cimiteri cittadini.