regolamento per la gestione delle casse

ASP CITTA’ DI BOLOGNA
REGOLAMENTO
PER LA GESTIONE DELLA CASSA ECONOMALE
BOZZA
Approvato con Determinazione del Direttore Generale n. xxx del xxx
INDICE
PARTE PRIMA – DISPOSIZIONI COMUNI ......................................................................................................... 2
ART. 1 OGGETTO DEL REGOLAMENTO ........................................................................................................... 2
ART. 2 OGGETTO DEL SERVIZIO E FUNZIONI ................................................................................................ 2
ART. 3 DEFINIZIONE DELLE SPESE MINUTE E URGENTI ............................................................................ 2
PARTE SECONDA – CASSA CONTANTI ............................................................................................................ 3
ART.4 FONDO DI DOTAZIONE E RELATIVA GESTIONE ............................................................................... 3
ART. 5 PAGAMENTO DI SPESE MINUTE ED URGENTI .................................................................................. 3
ART. 6 INTROITO DI SOMME PER CONTO DELL’AZIENDA ......................................................................... 4
ART. 7 ANTICIPAZIONE DI CASSA ECONOMALE E INDIVIDUAZIONE SOGGETTI AUTORIZZATI
ALL’INCASSO ........................................................................................................................................... 4
ART. 8 TENUTA REGISTRI ................................................................................................................................... 4
ART. 9 RENDICONTI DELLA CASSA ECONOMALE ........................................................................................ 4
ART. 10 RESPONSABILITÀ E OBBLIGHI ........................................................................................................... 5
ART. 11 VIGILANZA E CONTROLLI ................................................................................................................... 5
PARTE TERZA – CARTA PREPAGATA .............................................................................................................. 5
ART. 12 FONDO ECONOMALE COSTITUITO CON CARTA DI CREDITO PREPAGATA ........................... 5
ART. 13 TIPOLOGIA DI SPESE SOSTENIBILI CON LA CARTA DI CREDITO PREPAGATA ..................... 6
ART. 14 EMISSIONE DELLA CARTA DI CREDITO PREPAGATA .................................................................. 6
ART. 15 USO DELLA CARTA DI CREDITO PREPAGATA – RENDICONTAZIONE DELLE MINUTE
SPESE E CONTROLLI ............................................................................................................................... 6
ART. 16 PAGAMENTI ATTRAVERSO I SISTEMI ELETTRONICI ................................................................... 6
ART. 17 RESPONSABILITÀ DEL TITOLARE DELLA CARTA PREPAGATA E DEL CASSIERE ................ 7
PARTE QUARTA – CARTA PREPAGATA........................................................................................................... 7
ART. 18 NORME FINALI ....................................................................................................................................... 7
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PARTE PRIMA – DISPOSIZIONI COMUNI
ART. 1 OGGETTO DEL REGOLAMENTO
1. Il presente regolamento detta le norme per la gestione della Cassa Economale in conformità a
quanto previsto dall’art. 18 del vigente Regolamento di Contabilità.
ART. 2 OGGETTO DEL SERVIZIO E FUNZIONI
1. Tramite la cassa economale si provvede al pagamento di quelle spese che per la loro natura
richiedono il pagamento in contanti, alla provvista e distribuzione di valori bollati occorrenti
alle necessità dei vari uffici, alle spese di non rilevante ammontare specificatamente previste
dal presente regolamento e si provvede alla custodia dei valori in consegna e/o alla
riscossione delle entrate mediante la gestione dei fondi assegnati.
2. Alle spese economali si ricorre altresì qualora il bene o servizio richiesto possa reperirsi
esclusivamente attraverso il ricorso all’e-commerce oppure essendo antieconomica altra
procedura data l’esiguità dell’acquisto.
3. Il responsabile della cassa economale è, di norma, il responsabile dell’Unita Operativa Bilanci
e Contabilità che viene espressamente designato dal Direttore Amministrativo.
4. In caso di sostituzione del responsabile colui che cessa dal servizio della Cassa Economale
deve procedere alla consegna a quello subentrante e dovrà redigersi apposito verbale
sottoscritto dagli interessati.
ART. 3 DEFINIZIONE DELLE SPESE MINUTE E URGENTI
1. Sono considerate spese minute ed urgenti tutte le spese necessarie all’acquisizione sul
mercato di beni e servizi occorrenti per il funzionamento dell’Azienda che, in relazione alle
prassi commerciali, o a motivi di urgenza, debbono essere pagate pronta cassa fino al limite
onnicomprensivo di € 400,00 (I.V.A. inclusa) per ogni spesa. Non sono ammessi
frazionamenti di spesa per evitare il superamento della soglia stabilita.
2. Sono altresì considerate minute ed urgenti, anche quando superano il limite di cui al comma
precedente, le spese concernenti:
a) Canoni radiofonici e televisivi;
b) Spese postali, telegrafiche, telex e analoghe;
c) Spese di svincolo doganali e valutarie;
d) Acquisto di carte e valori bollati o comunque generi soggetti a prezzo imposto o
amministrato;
e) Imposte di registro e spese contrattuali, tasse ed imposte varie, diritti erariali, visure
catastali, bolli di circolazione autoveicoli;
f) Premi di assicurazione a copertura rischi estemporanei;
g) Inserzioni di carattere obbligatorio per gare, bandi e concorsi sulla stampa periodica;
h) Imposte e tasse;
i) Oneri per l’ottenimento di licenze, autorizzazioni e certificazioni;
j) Spese per procedure esecutive e notifiche;
k) Pagamenti in contrassegno tramite corriere per beni e servizi preventivamente autorizzati
da Dirigenti o da Responsabili di Servizio o Settore ai quali siano state assegnate risorse;
l) Rimborsi agli utenti di somme versate e relative a prestazioni non rese o versate per errore;
m) Rimborsi di somme anticipate dal dipendente per conto dell’Azienda a titolo di spese
ammissibili dal presente regolamento;
n) Iscrizione a convegni, congressi e corsi di aggiornamento professionale del personale e
degli amministratori.
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PARTE SECONDA – CASSA CONTANTI
ART.4 FONDO DI DOTAZIONE E RELATIVA GESTIONE
1. Il fondo di dotazione per il pagamento delle spese minute e urgenti della Cassa Economale
viene stabilito in € 15.000,00.
2. Il fondo di dotazione viene costituito all’inizio di ogni esercizio a favore del responsabile
della Cassa Economale.
3. Il fondo viene estinto alla chiusura dell’esercizio per l’intero ammontare e viene ricostituito
con le modalità di cui al presente articolo.
4. Il fondo di dotazione della Cassa Economale è depositato in un conto corrente bancario
fruttifero, acceso presso l’Azienda di Credito con la quale è stipulata la convenzione di
Tesoreria dell’Azienda intestato a “ASP Città di Bologna – C/C Economo” con delega al
Responsabile della Cassa Economale Centrale e al suo sostituto.
Da tale conto, il Responsabile effettua prelievi per dotarsi di denaro contante o per provvedere
direttamente al pagamento delle spese minute e urgenti, utilizzando la relativa Carta
Bancomat e/o gli assegni bancari.
5. Gli interessi attivi maturati su detto conto debbono essere versati al Tesoriere dell’Azienda in
corrispondenza del primo rendiconto utile.
ART. 5 PAGAMENTO DI SPESE MINUTE ED URGENTI
1. Il pagamento di ogni spesa minuta ed urgente deve essere autorizzata da un Dirigente di Area
o dai Responsabili di Servizio o Settore ai quali siano state assegnate risorse economiche; il
Dirigente di Area o il Responsabile di Servizio o Settore può delegare al rilascio di detta
autorizzazione uno o più addetti comunicandone per iscritto il nominativo e l’ampiezza della
delega al responsabile della Cassa Economale.
2. L’autorizzazione al pagamento delle spese minute ed urgenti deve essere rilasciata in forma
scritta e deve indicare l’oggetto e l’ammontare della spesa, i motivi del pagamento per cassa,
la persona autorizzata al ritiro della somma e l’imputazione della stessa al competente conto,
programma di spesa, eventuale commessa e centro di costo.
3. Il responsabile della Cassa Economale, acquisita l’autorizzazione oltre ai documenti fiscali
giustificativi della spesa effettuata, si farà rilasciare una ricevuta dalla persona autorizzata al
ritiro della somma; tali ricevute sono numerate in ordine cronologico per esercizio.
4. Tranne il caso di rimborso di spese già effettuate e di cui la persona autorizzata al ritiro della
somma è già in possesso dei documenti fiscali giustificativi dalla spesa effettuata, la
procedura da seguire è la seguente:
a. La Cassa Economale anticipa la somma autorizzata e si fa rilasciare la ricevuta di cui al
comma 3.;
b. La persona che ha ritirato la somma provvede all’acquisto autorizzato, a farsi rilasciare i
relativi documenti fiscali giustificativi della spesa effettuata, a farli vistare dal Dirigente di
Area o dal Responsabili di Servizio o Settore che ha rilasciato l’autorizzazione e a
consegnarli alla Cassa Economale;
c. La Cassa Economale ritira i documenti fiscali giustificativi della spesa effettuata e
regolarizza l’operazione imputando la spesa effettuata ai competenti conti del bilancio
economico dell’ASP.
5. Dalla data di rilascio della ricevuta di cui al comma 4. lett. a) alla regolarizzazione di cui al
comma 4. lett. c) non debbono passare più di 5 gg. lavorativi.
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6. Per documenti fiscali giustificativi della spesa effettuata si intendono: fattura o ricevuta
fiscale quietanzata, scontrino fiscale parlante, bollettino di versamento a mezzo c/c postale o
altra documentazione idonea a dimostrare l’effettuazione dell’avvenuta spesa.
7. Il rimborso delle spese sostenute per missioni debitamente autorizzate al personale dell’ASP è
ammesso tramite Cassa Economale solo se il relativo rendiconto presentato dal dipendente
viene vistato, per la sua regolarità alle norme vigenti, dal Responsabile del Servizio Risorse
Umane.
ART. 6 INTROITO DI SOMME PER CONTO DELL’AZIENDA
1. Il personale preposto alla Cassa Economale è autorizzato a riscuotere somme di denaro solo
nei casi in cui sia impossibile o particolarmente difficoltoso realizzare l’introito tramite il
Tesoriere fatto salvo quanto disposto dal successivo art. 7.
2. Per ogni somma riscossa dovrà essere rilasciata regolare quietanza al versante; tali quietanze
sono numerate in ordine cronologico per esercizio e devono riportare nome e cognome del
versante. Le quietanze relative alle operazioni d’introito rilevanti ai fini fiscali dovranno
contenere i dati anagrafici/ragione sociale e il codice fiscale/partita IVA del versante.
3. Le somme introitate debbono essere iscritte giornalmente nel registro di cassa economale al
fine della gestione dei corrispettivi.
4. Le somme introitate debbono essere rendicontate mensilmente insieme al rendiconto delle
spese di cui all’art. 9 del presente regolamento, per essere versate al Tesoriere.
ART. 7 ANTICIPAZIONE DI CASSA ECONOMALE E INDIVIDUAZIONE SOGGETTI
AUTORIZZATI ALL’INCASSO
1. Al Direttore Amministrativo compete:
 l’individuazione, sulla base di specifiche esigenze, delle anticipazioni di cassa economale
da istituire per gli uffici e per le strutture periferiche;
 la nomina dei responsabili delle anticipazioni di cassa economale ed i loro eventuali
sostituti;
 la nomina dei soggetti autorizzati alla riscossione di somme di denaro solo nei casi in cui
sia impossibile o particolarmente difficoltoso realizzare l’introito tramite il Tesoriere o la
Cassa Economale.
Per il pagamento di somme valgono le disposizioni di cui al precedente art. 5 e per l’introito
di somme valgono le disposizioni di cui al precedente art. 6.
I ricevutari da utilizzare dovranno essere a doppia copia e preventivamente sottoposti a
vidimazione interna.
2. Entro il 5 di ogni mese i Responsabili delle anticipazioni devono presentare al responsabile
della Cassa Economale il rendiconto delle spese pagate nel mese precedente.
3. Entro il 5 di ogni mese i soggetti autorizzati alla riscossione di somme di denaro devono
presentare al responsabile della Cassa Economale il rendiconto degli importi riscossi nel mese
precedente.
ART. 8 TENUTA REGISTRI
1. Ogni operazione compiuta dalla Cassa Economale deve essere cronologicamente annotata su
appositi registri con indicazione della data e della numerazione progressiva delle ricevute
ottenute e delle quietanze rilasciate, in modo che possa risultare, ad ogni momento, l’effettivo
saldo di cassa esistente.
ART. 9 RENDICONTI DELLA CASSA ECONOMALE
1. Il rendiconto è composto:
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- da un elenco delle operazioni di pagamento e di riscossione effettuati nel mese,
- dai documenti giustificativi della spesa, corredate dalle ricevute rilasciate dalle persone
autorizzate al ritiro della somma e dalla relativa autorizzazione.
2. Il rendiconto mensile del Responsabile della Cassa Economale viene approvato con
determinazione del Direttore Amministrativo che contestualmente autorizza il reintegro dei
fondi in dotazione alla Cassa Economale stessa.
ART. 10 RESPONSABILITÀ E OBBLIGHI
1. Il responsabile della Cassa Economale è esentato dal presentare cauzione. Viene a lui
corrisposto l’indennità maneggio valori di cassa a norma di legge e dei contratti di lavoro con
provvedimento del Responsabile del Servizio Risorse Umane.
2. Il Responsabile della Cassa Economale è responsabile degli atti posti in essere nell’esercizio
delle sue funzioni secondo la normativa vigente. Tali funzioni non possono essere delegate.
3. Il Responsabile della Cassa Economale risponde personalmente:
a) Delle somme ricevute in anticipazione e di quelle riscosse fino a quando non ne abbia
ottenuto regolare discarico nelle forme previste dal presente regolamento, della regolarità
dei pagamenti come pure dell’osservanza di tutti gli adempimenti connessi al
funzionamento della cassa economale, dei valori depositati nei mesi di custodia della
cassa economale, salvo casi di forza maggiore. Non può fare delle somme a sua
disposizione un uso diverso da quello consentito.
b) Della identità dei percipienti le somme erogate delle quali può ottenere discarico solo se
quietanzate;
c) In genere della regolarità delle operazioni svolte e della corretta tenuta e conservazione
delle scritture contabili e della documentazione connessa alla gestione;
d) Che le somme erogate siano a fronte di spese sostenute nell’interesse dell’Ente.
ART. 11 VIGILANZA E CONTROLLI
1. Al Dirigente di Area o Responsabile di Servizio o Settore compete la vigilanza sia sulle
persone da lui autorizzate al ritiro di somme di cui all’art. 5 comma 2, sia ai suoi delegati al
rilascio di dette autorizzazioni di cui al all’art. 5 comma 1, sia ai soggetti della propria unità
organizzativa autorizzati dal Direttore Amministrativo all’incasso di somme di cui all’art.7
comma1.
2. Al Responsabile della Cassa Economale compete la vigilanza dell’operato dei Responsabili
delle eventuali anticipazioni di cassa economale di cui all’art.7.
3. Il Direttore Amministrativo effettua semestralmente la verifica della cassa e delle relative
scritture, redigendo apposito verbale.
4. La gestione della cassa è soggetta altresì al controllo del Collegio dei Revisori dei Conti.
PARTE TERZA – CARTA PREPAGATA
ART. 12 FONDO ECONOMALE COSTITUITO CON CARTA DI CREDITO
PREPAGATA
1. Il fondo economale, costituito con il provvedimento di cui al precedente art. 4, può essere
reso disponibile, in parte, anche su carta di credito di tipo prepagata (di seguito anche carta
prepagata), per l’assunzione di spese economali che possono essere acquisite tramite ecommerce o e-procurement ovvero qualora il ricorso a tali forme di negoziazione sia
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economicamente vantaggioso od opportuno, al fine di una immediata reperibilità della
risorsa.
2. L’importo massimo dell’anticipazione, istituita nella modalità di cui al comma 1, è fissato in
€ 5.000,00.
ART. 13 TIPOLOGIA DI SPESE SOSTENIBILI CON LA CARTA DI CREDITO
PREPAGATA
1. E’ consentito l’utilizzo della carta di credito prepagata per l’assunzione delle spese
economali definite ai sensi del precedente art. 3, secondo le modalità di cui agli artt. 14 e
seguenti.
A titolo esemplificativo, si ricorre all’e-commerce per l’acquisto di:
- Titoli di viaggio presso le biglietterie elettroniche delle compagnie aeree o ferroviarie;
- Acquisto di abbonamenti a quotidiani, riviste o pubblicazioni, in formato elettronico
ovvero cartaceo;
- Visure telematiche presso altri Enti;
- Software specifici per il funzionamento degli uffici.
2. E’ vietato l’uso della carta di credito prepagata per prelievi in contante, spese personali e,
comunque, per spese non riferite o riferibili all’azienda.
ART. 14 EMISSIONE DELLA CARTA DI CREDITO PREPAGATA
1. La carta di credito prepagata è uno strumento di pagamento strettamente personale e pertanto
non può essere in nessun caso intestata alla struttura di appartenenza né ceduta a terzi. Il
rilascio della stessa viene richiesto e di regola è intestata al Responsabile della Cassa
Economale.
2. La carta prepagata, quindi, viene messa a disposizione del Responsabile della Cassa
Economale per l’utilizzo ai fini dell’effettuazione delle minute spese, a norma del presente
regolamento.
3. La consegna della carta di credito prepagata e la restituzione della stessa devono risultare da
apposito verbale, sottoscritto dal titolare stesso.
ART. 15 USO DELLA CARTA DI CREDITO PREPAGATA – RENDICONTAZIONE
DELLE MINUTE SPESE E CONTROLLI
1. Le operazioni conseguenti all’utilizzo della carta di credito prepagata sono annotate, in
ordine cronologico, nel giornale delle minute spese, in apposita sezione dedicata a tale
strumento di pagamento.
2. Per quanto attiene ad autorizzazione, modalità di rendicontazione, ratifica e reintegro del
fondo si seguono, in quanto compatibili, le disposizioni di cui alla Parte Seconda del presente
regolamento.
Il reintegro del fondo viene disposto alla bisogna, con provvedimento espressamente
motivato, adottato ai sensi del precedente art. 9.
3. Si applicano le disposizioni in merito ai controlli sul fondo economale di cui all’art. 11.
ART. 16 PAGAMENTI ATTRAVERSO I SISTEMI ELETTRONICI
1. Il titolare di carta di carta di credito effettua i pagamenti delle spese con carta prepagata
esclusivamente attraverso i web server internet delle ditte fornitrici i servizi richiesti.
2. Il titolare di carta di credito assume, nei limiti richiesti dall’ordinaria diligenza, le
informazioni necessarie a garantire l’affidabilità del fornitore nonché le misure idonee ad
effettuare il pagamento in regime di sicurezza.
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ART. 17 RESPONSABILITÀ DEL TITOLARE DELLA CARTA PREPAGATA E DEL
CASSIERE
1. Il titolare di carta di credito è obbligato ad adottare misure di massima cautela per la custodia
e l’utilizzo della stessa ed è personalmente responsabile, nei confronti dell’Asp secondo le
regole generali in materia di responsabilità amministrativa e contabile.
2. In caso di smarrimento o furto il titolare della carta di credito è tenuto a darne immediata
comunicazione alla società che gestisce il servizio e all’Amministrazione, nonché a
denunciare l’accaduto all’Autorità di Pubblica Sicurezza.
3. Il Cassiere, nella gestione della carta prepagata, assume tutti gli obblighi e responsabilità
previste per la gestione della cassa contanti di cui all’art. 10.
PARTE QUARTA – CARTA PREPAGATA
ART. 18 NORME FINALI
1. Il presente regolamento entra in vigore dal giorno successivo a quello di intervenuta
approvazione da parte del Direttore Generale.
2. Per l’interpretazione ed applicazione dei contenuti del presente regolamento si osservano i
principi stabiliti nel Capo I e II del Codice Civile (Disposizioni sulla legge in generale).
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