SISTEMI INFORMATIVI DIREZIONALI BUSINESS INTELLIGENCE
Punti chiave • Cosa sono i sistemi informativi direzionali (SID)? • Che differenza con i sistemi di supporto alle attività operative? • Qual è il punto di partenza per capire o progettare un SID?
Sistemi informativi di supporto alle attività operative e Sistemi Informativi Direzionali (SID)
I sistemi di supporto alle attività operative: – Per attività routinarie, strutturare, ripetitive, proceduralizzate – Contenuto informativo ed elaborativo strutturato – Premessa: è possibile AUTOMATIZZARE attività o (almeno) l’ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI – Obiettivo: automazione di operazioni, produttività à maggiore efficienza e minori errori à sostituzione di operazioni manuali con computer – ESEMPI: cassa di un supermercato, calcolo paghe, order­entry
I SISTEMI INFORMATIVI DIREZIONALI SERVONO A SUPPORTARE LE ATTIVITA’ DIREZIONALI (dei manager)
COSA DEFINISCE UN SID? “I manager ” Fabbisogni infor mativi (espr essi o latenti) SID
Suppor ti di elabor azione ICT PRIMO PROBLEMA: Cosa fa un manager?
IL LAVORO DEL MANAGER: • multidimensionale, multiruolo, non sempre ben definibile • DIFFICILMENTE FORMALIZZABILE – non si riesce a identificare procedure • ELEVATO FABBISOGNO di informazione MA non è facile definire esattamente quale
Le DECISIONI influenzano le attività operative, e NE SONO INFLUENZATE Attività dir ezionali Attività oper ative flusso di informazioni (segnalazioni, messaggi, comandi …) tra attività operative e attività direzionali
SECONDO PROBLEMA Di che informazioni ha bisogno un manager?
IL TIPO DI INFORMAZIONE: • CAMBIA A SECONDA DEL TIPO DI ATTIVITA’ e del livello di responsabilità • CAMBIA CON IL TEMPO (decisioni e informazioni diverse in tempi diversi) • CAMBIA CON L’OGGETTO DELLA DECISIONE
La griglia di Gorry & Scott Morton: tipi diversi di decisione
• Pianificazione strategica (strategic planning): definizione e verifica di obiettivi generali • Controllo direzionale (management control): definizione e verifica di obiettivi economici • Controllo operativo (operations control): definizione e controllo obiettivi delle attività operative TIPOLOGIE DI DECISIONI (E RELATIVO FABBISOGNO INFORMATIVO): • NON STRUTTURATE – né le possibilità di scelta né le variabili su cui basarsi sono predefinite • POCO STRUTTURATE – le possibilità di scelta non sono predefinite (ma sono chiare le variabili su cui basarsi) • PIU’ STRUTTURATE – dall’informazione alla decisione attraverso “regole chiare” (possibilità di scelta predefinite)
TERZO PROBLEMA: IL MANAGER SA DI QUALE INFORMAZIONE HA BISOGNO?
1) Non è sempre facile per il manager esplicitare il proprio fabbisogno informativo 2) per progettare un SID si richiede un’attenta ANALISI e COMPRENSIONE di ­ problematiche e processi decisionali ­ relativi fabbisogni informativi
Riassumendo…. I SID SERVONO A SUPPORTARE L’ATTIVITÀ DIREZIONALE • L’attività direzionale richiede molta informazione ma i cui contenuti e caratteristiche sono DIFFICILI DA DEFINIRE • Il compito di un manager (“prendere decisioni”) non può essere AUTOMATIZZATO • Non si può rimpiazzare addetti umani con il computer • I computer possono elaborare e fornire informazioni utili a PRENDERE DECISIONI: – recuperare dati, elaborare tabelle e grafici, effettuare simulazioni, ecc.
IN SOSTANZA: • Un SI elabora in modo automatizzato informazioni • Per un SI di supporto alle attività operative questo significa AUTOMATIZZARE le stesse attività supportate • Per un SI direzionale questo significa AUTOMATIZZARE la componente di raccolta ed elaborazione dati che servono come INPUT
In sintesi • Aspetti chiave dei SID: – Il lavoro del manager è difficile da definire – Se è strutturato (“proceduralizzabile”) lo è solo in piccola parte – Richiede diverse tipologie di informazione a seconda dei casi – I fabbisogni di informazione non sono facilmente definibili – L’introduzione di strumenti informatici potrebbe influenzare e modificare il lavoro del manager
SID SCHEMA, COMPONENTI, TIPOLOGIE
SISTEMI DIREZIONALI: uno schema generale Utente 1
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Motor i di elabor azione Utente n DATABASE DIREZIONALE (Data War ehouse) Altr i dati di input SI supporto att. operative (ERP; database operazionali) COSA ALIMENTA UN SISTEMA DIREZIONALE? • LE INFORMAZIONI (DATI) DIREZIONALI: – “indicatori” che misurano fenomeni aziendali o prestazioni – AD ES.: LE VENDITE, GLI SCARTI, LE GIACENZE DI MAGAZZINO, ecc.
COME SONO RAPPRESENTATE LE INFORMAZIONI DIREZIONALI? – Proprietà o attributi: • tipo di valore (ad es.: consuntivo, budget) • metrica (unità di misura) • modalità di calcolo (dai dati elementari) • fonte (quale s.i. operativo, ecc.)
Esempio: vendite di una filiale • Tipo di valore: dato a consuntivo (fine settimana) • Metrica: € fatturati nella settimana • Modalità di calcolo: å fatture registrate nel SI dell’amministrazione e spedite nella settimana • Fonte: database “fatture emesse” del SI dell’amministrazione
Il database direzionale o “data warehouse” Utente 1
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Motor i di elabor azione Utente n DB DIREZIONALE ­ DW Altr i dati di input SI oper ativi Somma valor e venduto Utente per super mer mer cato 1
... Dir ettor e super mer cato
Motor i di elabor azione Utente n DB DIREZIONALE ­ DW Altr i dati di input SI oper ativi Valor e venduto per pr odotto e data scontr ini dai database r elazionali (SI suppor to attività oper ative) …
… ai Data war ehouse
Database a confronto • Database operazionali – Database dei sistemi informativi di supporto alle attività operative (ERP ecc.), che registrano istante per istante le transazioni • Data warehouse – Database “direzionale” nel quale sono depositati i dati provenienti dai database operazionali e da altri eventuali imput. Tali dati dovranno essere opportunamente pre­ elaborati e classificati • Data Mart – Sottoinsiemi del data warehouse che contengono dati selezionati e organizzati secondo specifici criteri
Relazione tra database (e sistemi) I sistemi di supporto alle attività operative e quelli direzionali sono generalmente collegati, ma nel passaggio tra i database operazionali (DBO) e i datawarehouse (DW) i dati richiedono opportune pre­elaborazioni: 1. Nei DBO i dati registrano in tempo reale gli eventi e le transazioni, mentre nel DW interessa che i dati siano aggiornati rispetto ad alcuni istanti precisi • Ad es. al responsabile commerciale non interessa conoscere le vendite “minuto per minuto” ma quelle settimanali 2. I dati contenuti nei DBO non coincidono con quelli dei DW • Alcuni possono essere superflui altri vanno aggiunti
Relazione tra database (e sistemi) … 3. I dati nei DBO sono classificati in modo diverso • Dal punto di vista operativo servono dati di dettaglio puntuale (ad es. la riga del singolo scontrino) organizzati in tabelle relazionali; dal punto di vista direzionale interessano aggregazioni di dati per prendere decisioni (ad es. le vendite complessive) 4. La velocità di elaborazione nei due db è diversa – – Eventuali elaborazioni complesse nel DW non possono impegnare i DBO che devono servire invece per rispondere in tempo reale ai bisogni operativi, e viceversa Nel DW può essere utile pre­elaborare alcune aggregazioni senza doverle calcolare ogni volta (ossia ad es. sommare ogni volta tutti gli scontrini se si vuole calcolare le vendite totali)
TIPI DI SISTEMI DIREZIONALI
Tipi di sistemi direzionali • Reporting: rapporti sullo “stato” dell’azienda, funzione, processo… – “semplice”: tabelle o grafici prefissati e periodici – “avanzato” (cruscotti gestionali): tabelle o grafici personalizzabili a sottolivelli • DSS ­ Decision Support System – elaborazioni dei dati sofisticate e dinamiche (simulazioni, correlazioni statistiche, ecc.) • Sistemi Esperti – per formulare o suggerire decisioni in modo automatizzato
• Anni ‘60 SID: fasi evolutive – reporting contabili • Anni ‘70 – reporting extracontabili – “fattori critici di successo” • Anni ‘70 e ‘80 – Decision Support System (DSS) • Anni ‘80 – Expert System (Intelligenza artificiale) • Anni ‘90 ­> oggi – i problemi dei sistemi esperti – reporting e DSS diventano più sofisticati (“business intelligence”) – Fonti e quantità di dati (ERP, interconnessioni in rete)
