IKEA Austria
Case Study
Una marea cartacea sotto controllo
Per l’archiviazione delle fatture cartacee, i locali avrebbero dovuto essere ingranditi in
maniera sostanziale – invece IKEA Austria punta, nel ufficio contabilità, sulla
archiviazione elettronica con DocuWare. Oggi le numerose fatture di circa 120.000
clienti fissi vengono scannerizzate e gestite centralmente.
„IKEA è la storia di un’impresa che partì per il mondo dalle
foreste del sud della Svezia“, dichiarano gli Svedesi nella
loro storia dell’azienda.
IKEA offre ai suoi clienti mobili funzionali di linea moderna
ed accessori per l’abitazione a prezzi convenienti. In più
offre una molteplicità di prestazioni e di servizi correlati
all’acquisto dei mobili. L’assortimento consiste di circa
10.000 articoli, acquistati da 1.800 fornitori di 55 paesi ed
attualmente venduti in sei negozi d’arredamento da 2.100
dipendenti. Un’altro punto vendita è già in costruzione.
L’indice di crescita dell’arredatore svedese è in Austria
molto più elevato di quello del mercato nazionale, che,
addirittura, al momento è negativo. IKEA Austria
raggiungeva nell’esercizio 2002/2003 un fatturato di 352
Mio. di Euro.
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Esigenze e situazione generale
La forte crescita determinava un afflusso, all’ufficio
centrale di contabilità di Wiener Neudorf, di montagne di
Le Esigenze
carta sempre più difficili da gestire e archiviare. Per
esempio: prima della installazione di DocuWare, le fatture
Trasferimento elettronico delle fatture in entrata
in entrata, ricevute direttamente nei sei negozi, venivano
dalle filiali all’ufficio centrale di contabilità
fotocopiate e inoltrate per posta all’ufficio centrale di
contabilità; qui venivano riorganizzate in ordine alfabetico e
Eliminazione dell’archivio cartaceo
per negozio e archiviate in classificatori. Purtroppo, alcuni
Risparmio di tempi e spazio
invii a mezzo posta andavano persi. Per la maggior parte
dei documenti esiste un obbligo di custodia di sette anni.
Integrazione col programma di contabilità
La via della digitalizzazione venne intrapresa nel 1992. Da
CODA Financials, già esitente
quel momento, i dati vengono memorizzati con un sistema
Canofile su dischi ottici (MOD 502). Ora, con l’aiuto del
sistema di gestione dei documenti DocuWare, i dati sono
messi a disposizione in modo più sicuro, facile e veloce. La capacità di DocuWare di importare i documenti dai dischi
ottici esistenti nel nuovo sistema e’stato un fattore importante nel processo di scelta di IKEA.
I posti di lavoro dei dipendenti sono dotati di PCs con sistema operativo Windows. I 25 dipendenti della contabilità
lavorano con il programma dedicato CODA Financials. La tipologia e il volume dei documenti che IKEA deve archiviare
annualmente è di circa 30.000 fatture in entrata, 35.000 fatture in uscita, 5.000 accrediti e circa 17.000 fogli paga, oltre
ai documenti bancari e la corrispondenza generale. Fatture in uscita, accrediti e fogli paga vengono stampati come
spoolfiles.
La Soluzione
Tutti i documenti rilevanti vengono archiviati in un archivio
DocuWare. La configurazione del sistema permette un
flusso elettronico di documenti che garantisce ai
dipendenti l’accesso immediato alle informazioni. I dati
relativi alle fatture in uscita e ai fogli paga vengono
archiviati come veri e propri spoolfiles.
Moduli Utilizzati
Autoindex
Recognition
Descrizione del processo
Le fatture in ingresso vengono controllate direttamente nei
negozi e una volta autorizzate per il pagamento, vengono
scannerizzate e archiviate localmente su hard disk. Diverse
volte al giorno vengono poi trasmesse, tramite linea
dedicata, nelle cassette postali digitali dedicate ad ogni
filiale e residenti sul server dell’ufficio centrale di
contabilità, per essere elaborate dal sistema contabile. Gli
impiegati della contabilità hanno a disposizione grandi
monitor sui quali è possibile visualizzare
contemporaneamente in una meta’il sistema CODA
Financials (usato da IKEA in tutto il mondo) e nell’altra il
sistema DocuWare.
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I vantaggi in dettaglio
Più trasparenza
Le funzioni di protocollo di DocuWare permettono di
seguire le registrazioni e le delibere di pagamento nel loro
iter; in caso di domande o chiarimenti è possibile
determinare velocemente l’esatto interlocutore.
Con un semplice clic del mouse è possibile accedere
immediatamente ai documenti da qualsiasi postazione
permettendo risposte in tempo reale a clienti o fornitori ed
evitando lunghe e laboriose ricerche in archivi cartacei. Gli
stessi dipendenti hanno a disposizione tutte le informazioni
necessarie per il loro lavoro in modo semplice e veloce.
Anche i revisori dei conti vedono facilitato il loro lavoro,
come testimonia il Dott. Rudolf Bubich, Direttore
Amministrativo di IKEA Vienna. IKEA, grazie alla
trasparenza offerta da DocuWare, migliora e aumenta i
propri servizi a clienti e fornitori ed è in grado di rispondere
a più richieste nello stesso momento.
La facilità di accesso alle informazioni migliora la qualità
del lavoro con piena soddisfazione dei dipendenti, perchè,
come dice il Dott. Bubich: „a chi piace andare a ricercare in
archivio vecchie fatture cartacee?“
I Vantaggi
Riduzione considerevole degli spazi dedicati ad
archivio pur adempiendo all’obbligo di
conservazione settennale
Eliminazione dei rischi di smarrimento dei
documenti
Maggior trasparenza e miglioramento dei servizi
grazie all’accesso diretto alle informazioni
Accesso a scontistiche particolari grazie ai
tempi ridotti di elaborazione
Riduzione dei costi e dei tempi di archiviazione
e deposito
Meno spese, costi più contenuti
Le fatture in entrata pervengono all’ufficio centrale di
contabilità in formato elettronico, le fatture in uscita, gli
accrediti e i fogli paga vengono memorizzati come
spoolfiles, per i quali la visualizzazione nel formato
originale viene assicurata mediante moduli memorizzati e
richiamati elettronicamente. Questo garantisce un
sostanziale risparmio sui costi per le fotocopie, non più
necessarie, e un considerevole risparmio di spazio. Ikea ha
calcolato che, nei sette anni d’obbligo di custodia, si
accumulerebbero fino a 57 bancali di carte! In totale,
rispetto al sistema precedente, si può risparmiare fino al
90% dei costi di archiviazione. L’archiviazione automatica
risparmia una o due ore al giorno di archiviazione manuale
ai dipendenti che possono così concentrarrsi su attività più
produttive e gratificanti.
Profitti più elevati
Poichè il trasferimento all’ufficio centrale avviene in formato
elettronico, le fatture in entrata non possono più essere
smarrite durante la spedizione – un problema che IKEA Austria sperimentava frequentemente. Questopermette un forte
risparmio sulle spese di spedizione iniziali ed anche su quelle relative alla richiesta dei documenti persi, come p.e.
tempi lavorativi, costi telefonici e fax. A prescindere dal risparmio sui costi e i tempi di gestione, il grosso vantaggio del
flusso elettronico dei documenti è che le fatture possono essere velocemente contabilizzate e validate per il pagamento,
permettendo a IKEA di usufruire di sconti e ribassi più spesso che in passato.
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Conclusione
L’introduzione di DocuWare ha permesso all’ufficio centrale di contabilità l’eliminazione dell’archivio cartaceo, in quanto i
documenti vengono archiviati in maniera completamente elettronica.Le fatture in entrata vengono trasmesse all’ufficio
centrale in formato elettronico evitando così costo sespedizioni a mezzo posta e annullando irischi di perdita durante il
trasporto odurante la fase di archiviazione.I dati del sistema CODA Financials possono essere associati
automaticamente alle fatture tramite l’utilizzo di codici a barre rendendo possibile l’importazione in DocuWare dei
documenti archiviati sui dischi ottici preesistenti.Tutte le richieste che IKEA Austria aveva posto ad un sistema di
gestione elettronica dei documenti sono state soddisfatte.
"L’archiviazione elettronica dei nostri documenti ha reso possibile una riduzione dei costi superiore al 90%. La
semplicità di utilizzo e l’accesso rapido e costante a tutte le informazioni ci risparmiano molto tempo e denaro.
L’accettazione immediata del sistema da parte dei dipendenti dei diversi reparti quali ufficio vendite, personale e
contabilità, conferma la validità della nostra decisione di implementare DocuWare."
Dott. Rudolf Bubich, Responsabile Contabilità, IKEA Austria
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