IKEA Austria
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IKEA Austria Case Study Una marea cartacea sotto controllo Per l’archiviazione delle fatture cartacee, i locali avrebbero dovuto essere ingranditi in maniera sostanziale – invece IKEA Austria punta, nel ufficio contabilità, sulla archiviazione elettronica con DocuWare. Oggi le numerose fatture di circa 120.000 clienti fissi vengono scannerizzate e gestite centralmente. „IKEA è la storia di un’impresa che partì per il mondo dalle foreste del sud della Svezia“, dichiarano gli Svedesi nella loro storia dell’azienda. IKEA offre ai suoi clienti mobili funzionali di linea moderna ed accessori per l’abitazione a prezzi convenienti. In più offre una molteplicità di prestazioni e di servizi correlati all’acquisto dei mobili. L’assortimento consiste di circa 10.000 articoli, acquistati da 1.800 fornitori di 55 paesi ed attualmente venduti in sei negozi d’arredamento da 2.100 dipendenti. Un’altro punto vendita è già in costruzione. L’indice di crescita dell’arredatore svedese è in Austria molto più elevato di quello del mercato nazionale, che, addirittura, al momento è negativo. IKEA Austria raggiungeva nell’esercizio 2002/2003 un fatturato di 352 Mio. di Euro. IKEA Austria Case Study 1 Esigenze e situazione generale La forte crescita determinava un afflusso, all’ufficio centrale di contabilità di Wiener Neudorf, di montagne di Le Esigenze carta sempre più difficili da gestire e archiviare. Per esempio: prima della installazione di DocuWare, le fatture Trasferimento elettronico delle fatture in entrata in entrata, ricevute direttamente nei sei negozi, venivano dalle filiali all’ufficio centrale di contabilità fotocopiate e inoltrate per posta all’ufficio centrale di contabilità; qui venivano riorganizzate in ordine alfabetico e Eliminazione dell’archivio cartaceo per negozio e archiviate in classificatori. Purtroppo, alcuni Risparmio di tempi e spazio invii a mezzo posta andavano persi. Per la maggior parte dei documenti esiste un obbligo di custodia di sette anni. Integrazione col programma di contabilità La via della digitalizzazione venne intrapresa nel 1992. Da CODA Financials, già esitente quel momento, i dati vengono memorizzati con un sistema Canofile su dischi ottici (MOD 502). Ora, con l’aiuto del sistema di gestione dei documenti DocuWare, i dati sono messi a disposizione in modo più sicuro, facile e veloce. La capacità di DocuWare di importare i documenti dai dischi ottici esistenti nel nuovo sistema e’stato un fattore importante nel processo di scelta di IKEA. I posti di lavoro dei dipendenti sono dotati di PCs con sistema operativo Windows. I 25 dipendenti della contabilità lavorano con il programma dedicato CODA Financials. La tipologia e il volume dei documenti che IKEA deve archiviare annualmente è di circa 30.000 fatture in entrata, 35.000 fatture in uscita, 5.000 accrediti e circa 17.000 fogli paga, oltre ai documenti bancari e la corrispondenza generale. Fatture in uscita, accrediti e fogli paga vengono stampati come spoolfiles. La Soluzione Tutti i documenti rilevanti vengono archiviati in un archivio DocuWare. La configurazione del sistema permette un flusso elettronico di documenti che garantisce ai dipendenti l’accesso immediato alle informazioni. I dati relativi alle fatture in uscita e ai fogli paga vengono archiviati come veri e propri spoolfiles. Moduli Utilizzati Autoindex Recognition Descrizione del processo Le fatture in ingresso vengono controllate direttamente nei negozi e una volta autorizzate per il pagamento, vengono scannerizzate e archiviate localmente su hard disk. Diverse volte al giorno vengono poi trasmesse, tramite linea dedicata, nelle cassette postali digitali dedicate ad ogni filiale e residenti sul server dell’ufficio centrale di contabilità, per essere elaborate dal sistema contabile. Gli impiegati della contabilità hanno a disposizione grandi monitor sui quali è possibile visualizzare contemporaneamente in una meta’il sistema CODA Financials (usato da IKEA in tutto il mondo) e nell’altra il sistema DocuWare. IKEA Austria Case Study 2 I vantaggi in dettaglio Più trasparenza Le funzioni di protocollo di DocuWare permettono di seguire le registrazioni e le delibere di pagamento nel loro iter; in caso di domande o chiarimenti è possibile determinare velocemente l’esatto interlocutore. Con un semplice clic del mouse è possibile accedere immediatamente ai documenti da qualsiasi postazione permettendo risposte in tempo reale a clienti o fornitori ed evitando lunghe e laboriose ricerche in archivi cartacei. Gli stessi dipendenti hanno a disposizione tutte le informazioni necessarie per il loro lavoro in modo semplice e veloce. Anche i revisori dei conti vedono facilitato il loro lavoro, come testimonia il Dott. Rudolf Bubich, Direttore Amministrativo di IKEA Vienna. IKEA, grazie alla trasparenza offerta da DocuWare, migliora e aumenta i propri servizi a clienti e fornitori ed è in grado di rispondere a più richieste nello stesso momento. La facilità di accesso alle informazioni migliora la qualità del lavoro con piena soddisfazione dei dipendenti, perchè, come dice il Dott. Bubich: „a chi piace andare a ricercare in archivio vecchie fatture cartacee?“ I Vantaggi Riduzione considerevole degli spazi dedicati ad archivio pur adempiendo all’obbligo di conservazione settennale Eliminazione dei rischi di smarrimento dei documenti Maggior trasparenza e miglioramento dei servizi grazie all’accesso diretto alle informazioni Accesso a scontistiche particolari grazie ai tempi ridotti di elaborazione Riduzione dei costi e dei tempi di archiviazione e deposito Meno spese, costi più contenuti Le fatture in entrata pervengono all’ufficio centrale di contabilità in formato elettronico, le fatture in uscita, gli accrediti e i fogli paga vengono memorizzati come spoolfiles, per i quali la visualizzazione nel formato originale viene assicurata mediante moduli memorizzati e richiamati elettronicamente. Questo garantisce un sostanziale risparmio sui costi per le fotocopie, non più necessarie, e un considerevole risparmio di spazio. Ikea ha calcolato che, nei sette anni d’obbligo di custodia, si accumulerebbero fino a 57 bancali di carte! In totale, rispetto al sistema precedente, si può risparmiare fino al 90% dei costi di archiviazione. L’archiviazione automatica risparmia una o due ore al giorno di archiviazione manuale ai dipendenti che possono così concentrarrsi su attività più produttive e gratificanti. Profitti più elevati Poichè il trasferimento all’ufficio centrale avviene in formato elettronico, le fatture in entrata non possono più essere smarrite durante la spedizione – un problema che IKEA Austria sperimentava frequentemente. Questopermette un forte risparmio sulle spese di spedizione iniziali ed anche su quelle relative alla richiesta dei documenti persi, come p.e. tempi lavorativi, costi telefonici e fax. A prescindere dal risparmio sui costi e i tempi di gestione, il grosso vantaggio del flusso elettronico dei documenti è che le fatture possono essere velocemente contabilizzate e validate per il pagamento, permettendo a IKEA di usufruire di sconti e ribassi più spesso che in passato. IKEA Austria Case Study 3 Conclusione L’introduzione di DocuWare ha permesso all’ufficio centrale di contabilità l’eliminazione dell’archivio cartaceo, in quanto i documenti vengono archiviati in maniera completamente elettronica.Le fatture in entrata vengono trasmesse all’ufficio centrale in formato elettronico evitando così costo sespedizioni a mezzo posta e annullando irischi di perdita durante il trasporto odurante la fase di archiviazione.I dati del sistema CODA Financials possono essere associati automaticamente alle fatture tramite l’utilizzo di codici a barre rendendo possibile l’importazione in DocuWare dei documenti archiviati sui dischi ottici preesistenti.Tutte le richieste che IKEA Austria aveva posto ad un sistema di gestione elettronica dei documenti sono state soddisfatte. "L’archiviazione elettronica dei nostri documenti ha reso possibile una riduzione dei costi superiore al 90%. La semplicità di utilizzo e l’accesso rapido e costante a tutte le informazioni ci risparmiano molto tempo e denaro. L’accettazione immediata del sistema da parte dei dipendenti dei diversi reparti quali ufficio vendite, personale e contabilità, conferma la validità della nostra decisione di implementare DocuWare." Dott. Rudolf Bubich, Responsabile Contabilità, IKEA Austria This document can also be found here: http://pub.docuware.com/it/ikea-austria For more information please visit our website at: www.docuware.com IKEA Austria Case Study 4
