Responsabilità del ruolo di consulente addetto alle vendite: le responsabilità
amministrative ed operative.
Il più importante compito di carattere amministrativo del vostro ruolo è la predisposizione di
un documento che ad inizio mese dovete condividere con il vostro direttore vendite e che riguarda i
piani e i programmi strategici che intendete mettere in atto per raggiungere i vostri obiettivi. Dovete
cioè definire e mette per iscritto un documento mensile di vendite e di produzione (quantità, valore
e volumi), da presentare al direttore commerciale per l’approvazione. La disciplina inizia da qui e
dalla possibilità di scambiare opinioni costruttive con il vostro capo per capire se le azioni che
desiderate mettere in campo nel prossimo mese sono compatibili con ciò che la direzione considera
essere uno standard operativo eccellente. Il piano strategico va poi attuato ma per quanto banale sia
è fondamentale il primo passo per comprendere cosa si intende fare.
La vostra preparazione alla vendita è caratterizzata da tre step:
–
comprendere dove volete andare (obiettivi);
–
come ci volete arrivare (disciplina nella predisposizione di piani e programmi
strategici);
–
il vostro comportamento e l’atteggiamento.
La predisposizione di un documento scritto racchiude tutte queste cose: la definizione di una
serie di obiettivi primari che caratterizzano la promessa che fate all’azienda e a voi stessi
sull’impegno che decidete di offrire; il fatto di avere in testa un’idea chiara di come volete agire por
ottenere i target condivisi con il vostro capo; il desiderio di dimostrare così un atteggiamento
maturo e responsabile nei confronti del lavoro e dell’azienda per cui lavorate.
Comunque sia una delle caratteristiche emerse dal profilo del venditore eccellente è proprio la
disciplina con la quale gestisce tutte le pratiche amministrative. Per cui fate in modo di ridurre a
zero gli errori di compilazione dei report oltre a gestire con la massima attenzione tutte le procedure
operative e di vendita. Curate la conoscenza in generale anche dei principali procedimenti
amministrativi non solo legati alle attività di vendita del club ma anche ad esempio a quelle legate
all’operatività della reception.
Come professionisti seri siete anche chiamati a migliorare le procedure. Se lo ritenete
necessario, create (per iscritto), implementate e migliorate i sistemi di funzionamento del reparto
1 commerciale: accoglienza soci, tecniche di vendita più efficaci, gestione del post vendita e altro
ancora.
Il club alle prese con un neo iscritto deve essere perfetto per dare prova di grande qualità
nell’erogazione del servizio specie nei primi momenti di frequenza del cliente che inizia con grandi
aspettative nei confronti del team che si deve prendere cura di lui. Sono momenti in cui ogni errore
riduce rapidamente il credito di fiducia che la persona ha anche nei vostri confronti perché rimanete
ancora il suo punto di riferimento dopo l’iscrizione. Fate in modo che l’ospite venga gestito con la
massima cura e nel rispetto di precise procedure di accoglienza e inserimento. Se poi siete
fermamente convinti che qualcosa nelle procedure può essere migliorata non esitate a parlarne con
il vostro responsabile.
Mantenete attivi i contatti con i clienti frequentanti durante tutto il periodo di validità
dell’abbonamento. Assicuratevi che tutti gli iscritti ricevano sempre le condizioni di base del
contratto stabilite dalla direzione e dall’organizzazione oltre a tutti i servizi e i prodotti
complementari che caratterizzano le diverse tipologie di abbonamento. Fate in modo che nessuno
dei vostri colleghi prometta ciò che il club comunque non può mantenere o che non sia specificato
chiaramente nel modulo di adesione.
È importante quindi che tutti i componenti del team diano il loro contributo per migliorare
tutte le procedure interne al club. Per questo motivo mettetevi anche voi a disposizione
dell’organizzazione con la vostra esperienza per rendere efficienti ed efficaci tutti gli strumenti di
lavoro che utilizzate ogni giorno insieme ai vostri colleghi. Evitate comunque di agire senza
l’approvazione del vostro direttore vendite, ma condividete con lui ogni possibile strategia che sia
in grado di raggiungere performance di vendita superiori o una maggiore qualità nell’erogazione del
servizio. Ogni volta che prendete l’iniziativa assicuratevi che il vostro responsabile sia a conoscenza
delle vostre intenzioni. Rendetelo partecipe il più possibile delle iniziative che intendete mettere in
capo perché anch’egli possa rispondere correttamente ai propri superiori dell’operato dell’intero
team di vendita.
Prendetevi cura anche del materiale che vi viene assegnato ed assicuratevi che i vostri
strumenti di lavoro siano disponibili, inventariati ed in ordine. Nel caso in cui alcuni strumenti
stiano per esaurire le scorte fate immediatamente richiesta al vostro responsabile di effettuare il
riordino degli stessi. È probabile che l’azienda ogni anno investa molte migliaia di euro in materiale
operativo e promozionale per agevolare le attività di vendita dei consulenti e per far lavorare meglio
2 i propri collaboratori. Per questo motivo dovete contribuire a rispettare e a far rispettare gli sforzi
dell’azienda prendendovi la responsabilità di visionare la presenza del materiale di marketing e
promozionale all’interno del club durante il vostro turno di lavoro. Ricordatevi che il supporto
pubblicitario è per voi vitale per cui monitorate e tenete costantemente sotto controllo la qualità di
tutti i canali comunicativi del club.
Altra grande responsabilità amministrativa che vi riguarda da vicino è lo stretto controllo sul
sistema dei pagamenti dei servizi da parte dei clienti e la gestione degli insoluti di tutto ciò che
vendete. Controllate sempre che le transazioni avvengano nel pieno rispetto delle procedure e delle
disposizioni imposte dalla direzione senza fare nessun tipo di sconto se non in linea con le
promozioni dell’azienda. Se registrate delle difficoltà nel recupero di qualche somma di denaro non
esitate a riferire l’accaduto al vostro responsabile così da avviare le pratiche per un recupero forzato
del credito da parte dell’ufficio legale del club. … il capitolo continua nel testo … 3
