la gestione del progetto

CAPITOLO 5
2011
la Guida
per la presentazione dei progetti
la gestione
del progetto
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Guida per la Presentazione dei Progetti
Bando 2011
5. LA GESTIONE DEL PROGETTO
5.1 La gestione della documentazione
5.2 La variazione del progetto
5.3 La promozione del progetto
5.4 Modelle e materiali per la gestione del progetto
5.1 La gestione della documentazione
La gestione della documentazione del progetto è una delle attività amministrative più
importanti e deve essere svolta con cura dalla fase iniziale della presentazione della
domanda di contributo, alla rendicontazione finale.
Spesso questa attività viene trascurata, con il risultato che in fase di attuazione del
progetto si rischia di non accorgersi degli scostamenti tra quanto previsto nel progetto
e quanto si sta realizzando (ritardo dei tempi, costi maggiori rispetto a quelli inseriti nel
bilancio preventivo), e in fase di chiusura può essere difficile reperire la documentazione
contabile e le informazioni per stendere il rendiconto delle spese sostenute e la relazione
delle attività svolte.
Un semplice accorgimento per tenete tutto “in ordine” è quello di raccogliere la
documentazione del progetto in un unico raccoglitore, da conservare sempre nello
stesso posto, disponibile solamente alle persone che si occupano dell’amministrazione
del progetto.
Munitevi di fogli separatori colorati che differenziano le diverse categorie di documenti.
Ad esempio, in una sezione potete archiviare i documenti ufficiali di progetto (le fotocopie
della domanda di contributo e di tutti gli allegati inviati al CSV di Vicenza; la lettera di
notifica dell’esito della valutazione del progetto; il Modello di accettazione del contributo;
…),, in un’altra sezione i preventivi di spesa e i contratti con i collaboratori; in un’altra
ancora i documenti delle spese sostenute, …
Per i progetti che riguardano i percorsi formativi e i laboratori, create una sezione apposita
che raccolga il Registro dei partecipanti, copia del Questionario di soddisfazione del
corso (da fotocopiare e distribuire ai partecipanti al fine di valutare l’attività formativa),
copia dell’Attestato di frequenza (da fotocopiare e compilare al momento della consegna
ai partecipanti). I modelli si trovano nella sezione Bando 2011 – Gruppo di riferimento
(Rosso, Blu, Verde) e Linea di intervento utilizzata per il vostro progetto – area Gestione
del progetto.
Nel raccoglitore inserite le fotocopie della documentazione: i documenti originali vanno
registrati e archiviati seguendo la modalità ordinaria adottata dall’amministrazione
dell’associazione.
Ai fini della rendicontazione delle spese, potete indicare su ciascun documento la categoria
di spesa a cui si riferisce nel bilancio preventivo del progetto e un numero progressivo.
Nella compilazione della scheda riepilogativa delle spese e del bilancio consuntivo (i
cui modelli sono scaricabili dalla sezione Bando 2011 – Chiusura del progetto), potrete
elencare le spese mantenendo l’ordine numerico attribuito ai documenti archiviati nel
raccoglitore, così da rendere più semplice sia alla vostra amministrazione, sia al CSV di
Vicenza la verifica del rendiconto.
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Bando 2011
Nella scheda riepilogativa dovranno essere riportati, per ciascun documento di spesa, i
seguenti dati:
• la data di emissione del documento;
• intestatario (emessa da);
• natura dell’oggetto/servizio (causale);
• categoria della voce di spesa rispetto al bilancio economico preventivo.
Per agevolare il controllo delle spese, e quindi il rispetto del bilancio economico preventivo,
potete iniziare a compilare la scheda riepilogativa delle spese fin dalla prima uscita.
La scheda rappresenta un utile strumento per monitorare l’andamento finanziario del
progetto e confrontarlo con il bilancio preventivo e, se adottata fin dall’inizio delle uscite
per registrare le spese, in fase di rendicontazione sarete agevolati nella compilazione del
bilancio consuntivo.
Ricordate che tutti i documenti di spesa devono essere intestati all’associazione di
volontariato beneficiaria del contributo e devono riportare il titolo del progetto.
I documenti contabili di progetto variano a seconda della tipologia di spesa. Ecco alcuni
esempi per documentare le spese sostenute:
Tipologia di spesa
Documento finanziario
Altri documenti a supporto
Dipendente o assimilato
(contratto a progetto)
Busta paga
Modello F24
Lettera d’incarico/Contratto
Collaboratore occasionale
Ricevuta
Modello F24
Lettera d’incarico/Contratto
Consulente Professionista
Fattura / parcella
Modello F24
Lettera d’incarico/Contratto
Rimborso spese per
missioni (volontari)
Modello Rimborsi spese
Assicurazione volontari
Polizza
Lettera d’incarico
Acquisto di materiale /
attrezzature
Fattura
Scontrino fiscale parlante
Contratto / preventivo
Fornitura di servizi
Fattura
Contratto
Noleggio di materiale
Fattura
Contratto di noleggio / leasing
Affitto locali per corsi, sale
per eventi
Fattura
Materiale didattico /
cancelleria
Fattura
Scontrino fiscale parlante
Spese postali
Ricevuta d’acquisto timbrata
dalle Poste Italiane o dalla
tabaccheria
Spese generali (utenze)
Fatture / Bollette
(facoltativi, ma utili per
l’amministrazione dell’associazione)
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I rimborsi spese ai volontari coinvolti nella realizzazione del progetto, relative a missioni
effettuate ai fini del progetto, sono ammessi se documentati su apposito modello Rimborsi
spese scaricabile dalla sezione Gestione dei progetti del sito del CSV di Vicenza.
Il volontariato, una volta autorizzato dal legale rappresentante a compiere la missione,
deve compilare il modello fornendo le informazioni richieste.
Nel modello è previsto lo spazio per la richiesta di rimborso di piccole spese anticipate dal
volontario. Anche queste spese devono essere giustificate da documenti contabili (per lo
più scontrini – ricordate di consegnare al volontario autorizzato a sostenere la spesa il
codice fiscale dell’associazione, altrimenti non si potrà produrre lo scontrino parlante) che
saranno consegnati contestualmente alla presentazione del Modello di rimborsi spese
alla persona incaricata dell’amministrazione del progetto (potete utilizzare una cartellina
trasparente nella quale contenere il modello e le relative spese). In fase di rendicontazione
queste spese vanno rendicontate nelle relative voci di spesa (ad esempio, se viene
acquistato un pennarello, tale spesa andrà sotto la categoria Cancelleria).
Per documentare le spese sostenute relative alla voce Spese generali, è necessario
produrre un’autocertificazione firmata dal legale rappresentante dell’associazione. È
possibile scaricare il modello dalla sezione Bando 2011 – Chiusura del progetto.
5.2 La variazione del progetto
Può accadere che in fase di realizzazione insorga la necessità di modificare degli aspetti
del progetto.
Le principali modifiche possono riguardare:
 il programma di lavoro (compresi i prodotti previsti - quantità, tipologia,
caratteristiche);
 i costi e la ripartizione dei costi fra le differenti voci di spesa;
 i tempi del progetto (durata complessiva, date di avvio/conclusione, proroga);
 la sede di svolgimento delle attività;
 i professionisti e i collaboratori indicati (docenti, relatori…);
 il partenariato.
Se si dovesse manifestare tale evenienza, l’associazione beneficiaria è tenuta a
formalizzare la richiesta di variazione inviando al CSV di Vicenza la Richiesta di variazione
al progetto (scaricabile dalla sezione Bando 2011 – Gestione del progetto).
Solo in seguito all’autorizzazione, le modifiche potranno essere attuate.
Le modifiche al programma di lavoro ammissibili non devono compromettere il
raggiungimento degli obiettivi e dei risultati previsti nel progetto originario.
Nel caso di variazioni al bilancio preventivo, l’associazione deve allegare alla Richiesta di
variazione il nuovo piano economico aggiornato.
Il bilancio preventivo, nel caso siano presenti più voci di spesa, potrà subire modifiche
che non superino lo scostamento del 20% per ciascuna voce, rispettando comunque
i massimali previsti per le categoria di spesa di ciascuna linea di intervento. In questo
caso, non è necessario inviare la Richiesta di variazione.
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Eventuali modifiche di entità superiore, invece, dovranno essere richieste tramite l’apposito
modello Richiesta di variazioni scaricabile dalla sezione Gestione dei progetti del sito del
CSV di Vicenza. La richiesta può essere inoltrata a mezzo fax.
Nel caso di variazioni dei docenti / formatori, alla richiesta di variazione devono essere
allegati i curriculum vitae (CV) dei nuovi docenti / formatori.
Nel caso di variazioni al partenariato devono essere indicati i riferimenti dei nuovi partner
e il loro ruolo all’interno del progetto, ovvero devono essere indicati i partner che non
supporteranno più il progetto e i loro riferimenti.
La richiesta di variazione deve essere inoltrata con largo anticipo per permettere al
Consiglio Direttivo del CSV di Vicenza di valutare la richiesta.
Nella relazione finale del progetto vanno indicate le modifiche apportate al progetto, le
motivazioni che le hanno rese necessarie e i riferimenti dell’autorizzazione ricevuta.
1.3 La promozione del progetto
Il progetto finanziato dovrà essere adeguatamente promosso in tutte le occasioni di
comunicazione formale.
Qualsiasi prodotto realizzato nell’ambito del progetto (ad es., manifesti, brochure,
pubblicazioni, DVD, magliette, cartellonistica, ecc.) dovrà riprodurre:
•
il logo del CSV di Vicenza
e riportare la dicitura
•
Progetto realizzato con il contributo del Centro di Servizio per il Volontariato della
provincia di Vicenza.
Nel caso si tratti di attrezzature, macchinari, mezzi di trasporto, il logo e la dicitura dovranno
essere riprodotti su un materiale adeguato a garantire la loro permanenza e visibilità sui
beni. Nella sezione Bando 2011 – Gestione del progetto troverete una guida contenente
le informazioni relative alla normativa grafica e alle modalità di utilizzo del logo del sito del
CSV di Vicenza cui attenersi.
Il materiale prodotto dovrà essere messo a disposizione del CSV di Vicenza, eventualmente
anche su supporto informatico, ai fini della diffusione attraverso il sito istituzionale.
Il logo è scaricabile dalla sezione Gestione dei progetti del sito del CSV di Vicenza. Non
è consentita alcuna modifica al logo.
Ricordiamo che le spese per i prodotti e i beni sui quali non siano riportati il logo e la dicitura
o non siano presenti in maniera conforme rispetto alle indicazioni, non saranno prese in
considerazione nel rendiconto finale. In sede di verifica amministrativa-contabile, saranno
infatti esaminati i prodotti realizzati (nel caso di automezzi, attrezzature informatiche e
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d’ufficio, abiti, tende, …, in fase di rendicontazione dovranno essere inviate delle fotografie
con il dettaglio del logo del CSV di Vicenza) e verrà verificata la conformità e correttezza
dell’utilizzo del logo (rispetto alle indicazioni fornite nella guida “Utilizzo del logo”)
5.4 Modelli e materiali per la gestione del progetto
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Modello
Dove si trova (per ciascuna Linea di intervento)
Rimborsi spese
Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Gestione del
progetto
Scheda riepilogativa delle spese
Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Chiusura del
progetto
Richiesta di variazione al
progetto
Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Gestione del
progetto
Logo del CSV di Vicenza e
Guida al suo utilizzo
Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Gestione del
progetto
Registro dei partecipanti (per i
percorsi formativi e i laboratori)
Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Gestione del
progetto
Questionario di soddisfazione
del corso (per i percorsi formativi
e i laboratori)
Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Gestione del
progetto
Attestato di frequenza (per i
percorsi formativi e i laboratori)
Sito del CSV di Vicenza, sezione Bando 2011 – Gestione del
progetto
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Bando 2011
note:
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note:
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Centro di Servizio per il Volontariato
della provincia di Vicenza
Contrà Mure San Rocco, 28
36100 Vicenza
sito: www.csv-vicenza.org
tel.: 0444 235 308
fax: 0444 528 488
email: [email protected]
Volontariato in Rete - Federazione Provinciale di Vicenza
Ente Gestore del CSV di Vicenza - Progetto
“Volontariato in rete” Delibera del Comitato di
Gestione del Fondo Speciale Regionale
per il Volontariato n. 46 del 15/12/2008