Corso di Informatica di Base Lezione 8: Basi di dati e sistemi di archiviazione Ogni organizzazione è dotata di un Sistema Informativo che organizza e gestisce le informazioni necessarie per perseguire gli scopi dell'organizzazione stessa. La porzione automatizzata del sistema informativo è detta sistema informatico. Le informazioni d'interesse di un sistema informativo sono generalmente rappresentate attraverso archivi che consentono di gestire grandi quantità di dati, permettono di ordinare gli elementi utili, istituire relazioni tra elementi e filtrare i dati che servono a seconda di varie circostanze. Prima della diffusione dei sistemi informatici, gli archivi erano gestiti in forma cartacea attraverso schedari e registri che permettevano di catalogare e ordinare i dati secondo un unico criterio di ricerca e rendevano piuttosto complicato e difficile il recupero e l'analisi dell'informazione. Un Data Base Management Systems (DBMS) è un sistema software in grado di gestire grandi collezioni di dati in modo affidabile e permettendo utilizzi versatili adatti alle più svariate esigenze. Nozioni preliminari Una base di dati è una collezione di dati gestita da un DBMS. Gli elementi che costituiscono una base di dati relazionale sono i seguenti: campi: un campo in una base di dati contiene un'unità di informazione. Quando si crea una base di dati è necessario includere almeno un campo per ogni categoria di dati d'interesse; record: è formato da un insieme di campi riferiti ad un singolo soggetto. Nel caso in cui si stia trattando una base di dati che raccoglie le informazione relative ai clienti di una particolare ditta, tutte le informazioni relative allo stesso cliente sono registrate in un record; tabelle: una tabella è un elenco che visualizza più record contemporaneamente. Ogni riga della tabella di un database è costituita da un record, ognuno dei quali è suddiviso in vari campi, che complessivamente costituiscono le colonne della tabella; file: all'interno di un file possono essere contenute una o più tabelle. I file di Access sono salvati con estensione .MDB (Microsoft Data Base). Una database relazionale è una database in grado di gestire più tabelle correlate ed estrarre informazioni da più tabelle contemporaneamente. Si parla di accesso diretto alle informazioni quando sia possibile accedere direttamente all'informazione presente in un particolare record della tabella senza dover scandire sequenzialmente il contenuto della tabella per accedere al record desiderato. Un campo chiave è un campo che permette di identificare univocamente i vari record presenti in una tabella. Nella tabella contenente i dati anagrafici dei clienti è possibile inserire un campo chiave ID Cliente; tutti i record della tabella conterranno tale campo numerato in modo progressivo che permetterà di identificare univocamente un cliente. I campi chiave possono essere definiti come unione di differenti campi di una tabella. Le tabelle presentano l'elenco completo di tutti i record relativi ad uno stesso argomento. Questa modalità di visualizzazione può essere spesso poco leggibile e difficile da gestire. Per facilitare l'aggiornamento, la modifica o il calcolo sui dati si possono creare delle maschere. Le maschere di Access sono simili ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere un documento; ogni campo corrisponde ad un'etichetta ed è previsto uno spazio per l'inserimento delle informazioni. I campi della maschera possono essere prelevati da più tabelle diverse. Le query consentono di interrogare una base di dati. Attraverso le query i dati memorizzati in una base di dati possono essere recuperati e organizzati in modo diverso. I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database, riordinando i dati provenienti da una tabella o da una query. In genere i report sono destinati alla stampa. I moduli e le macro consentono di definire e automatizzare le funzioni di ricerca e calcolo sui dati. Nel corso di questa prima lezione su Access vedremo: Parte 1: Operazioni elementari con Access Parte 2: Generazione di una tabella Parte 3: Uso di maschere Parte 4: Generazione di query Nel corso di questa prima lezione lo studente dovrà creare una base di dati che conterrà le informazioni di studenti universitari. Dopo aver creato una tabella che contiene, per ciascuno studente, il nome, cognome, matricola, data di nascita, anno di iscrizione universitaria, indirizzo e città, verranno definite opportune maschere per l'inserimento dei dati e delle query per selezionare le informazioni contenute nella base di dati. http://eureka.lettere.univr.it/lezioni/Lezione8/dbStudenti.mdb Lezione 8 - Parte 1 Operazioni elementari con Access 1. 2. 3. 4. 5. 6. Aprire un database esistente Modifica di un record Salvataggio di un database Chiudere il database Modifica delle impostazioni di base Funzioni di Help del programma 1.1 Aprire un database esistente Per accedere al programma Microsoft Access selezionare la voce Microsoft Access presente nel menu Start -- » Programmi. Apparirà la finestra principale del programma che consentirà di scegliere se aprire un database esistente oppure se creare un nuovo database vuoto o attraverso la creazione guidata. Aprire un database esistente con l'impostazione di default Se è stata selezionata la voce Apri file esistente nella finestra di dialogo iniziale, sarà possibile selezionare un database esistente dall'elenco di quelli utilizzati più di recente oppure, selezionando la prima voce Altri file... sarà possibile navigare nelle directory per selezionare il database da aprire. Selezionando il file e premendo sul pulsante Apri, nella finestra di Access verrà visualizzata la finestra principale del database. Tramite questa finestra potranno essere eseguite le operazioni relative alla gestione del database, selezionando le icone nella sezione Oggetti: Tabelle: gestione della struttura del database e dei dati; Query: gestione delle interrogazioni sui dati (estrazione dei dati in base a criteri definiti dall'utente); Maschere: gestione dell'interfaccia per la visualizzazione dei dati; Report: gestione della stampa delle informazioni; Macro: gestione delle procedure automatizzate; Moduli: gestione di funzionalità personalizzate. 1.2 Modifica di un record Per modificare un record in una tabella occorre selezionare la tabella e fare clic sul comando Apri. Verrà visualizzata una finestra organizzata in righe e colonne; ad ogni riga corrisponderà un record mentre ad ogni colonna un campo. Per modificare il contenuto dei campi dei record già esistenti seguire i seguenti passi: selezionare, facendo clic con il mouse, la cella del campo che si desidera modificare (nelle seguenti figure si vuole modificare l'identificativo del primo studente) ; editare il testo da tastiera (nell'esempio che segue l'identificativo varia da 444 a 464); premere il tasto Invio. Access registra automaticamente le modifiche apportate al database; pertanto non è necessario usare il comando Salva. 1.3 Salvataggio di un database Quando si seleziona l'opzione Crea nuovo database dalla finestra iniziale del programma, sarà necessario registrare il file prima di iniziare a impostare la struttura ed editarne i contenuti. Per indicare la posizione di salvataggio desiderata, utilizzare il menu a tendina posto in corrispondenza della voce Salva in. Da questo momento in poi i dati verranno automaticamente aggiornati all'interno del database senza richiedere ulteriori operazioni di salvataggio. 1.4 Chiudere il database Per chiudere il database su cui si sta lavorando è possibile selezionare il comando Chiudi presente nel menu FIle oppure fare clic sul pulsante di chiusura della finestra del file di lavoro. Per chiudere il database e contemporaneamente uscire dal programma, selezionare il comando Esci presente nel menu File, oppure fare clic sul pulsante di chiusura della finestra principale del programma. 1.5 Modifica delle impostazioni di base E' possibile modificare il modo in cui le informazioni vengono mostrate nella finestra principale del database. Dal menu Visualizza si possono selezionare le seguenti modalità di visualizzazione: icone grandi; icone piccole; elenco; dettagli. Se invece si vogliono personalizzare le modalità di visualizzazione della finestra principale del programma, selezionare il comando Opzioni dal menu Strumenti. Nella finestra Opzioni selezionare la scheda Visualizzazione per impostare le preferenze relative all'aspetto del programma (ad esempio la barra di stato, la finestra di dialogo di avvio, gli oggetti nascosti ecc.). Per modificare la barra degli strumenti selezionare il comando Personalizza dal sottomenu Barre degli strumenti presente nel menu Visualizza. Si aprirà una finestra che consentirà di selezionare l'elenco delle barre degli strumenti da visualizzare sullo schermo, inserendone eventualmente di nuove e ridenominandole, scegliendo quali comandi posizionare sulle diverse barre degli strumenti. Per aggiungere o rimuovere un comando in una barra degli strumenti aprire il menu Aggiungi o Rimuovi pulsanti e trascinare l'icona relativa al comando nella posizione desiderata. 1.6 Funzioni di Help del programma Per consultare la guida in linea del programma, scegliere la voce Guida in linea dal menu ?. Attraverso la guida in linea si potranno recuperare le informazioni relative all'argomento di interesse . Si aprirà una finestra denominata "Guida in linea di Microsoft Access" in cui verranno visualizzate le informazioni relative all'argomento richiesto. Selezionando il comando Mostra schede verranno visualizzate tre modalità di ricerca denominate rispettivamente Sommario, Ricerca libera e Indice. La modalità Sommario riassume nella parte sinistra della finestra un insieme di argomenti; facendo clic su uno di essi le relative spiegazioni vengono mostrate nella parte destra della finestra. La modalità Ricerca libera consente di inserire la domanda nell'apposito campo e facendo clic su Cerca viene visualizzata la risposta. La modalità Indice consente di immettere nell'apposito campo la parola chiave e, facendo clic con il mouse, viene visualizzata la voce di indice corrispondente. La funzione di Help può essere richiamata anche con il tasto F1. In alternativa si possono attivare i tasti MAIUSC + F1 per avere degli aiuti contestuali in modo tale da visualizzare delle informazioni puntuali su tutti gli oggetti presenti nella finestra del programma. In questi casi il cursore assume la forma di una freccia con punto interrogativo e mostra brevi spiegazioni relative agli oggetti su cui si clicca. Lezione 8 - Parte 2 Generazione di una tabella Access offre molti modelli guidati per la creazione di un database; tuttavia è sempre necessario riflettere sulle reali esigenze del proprio database prima di riempire le tabelle predefinite gestite da Access. Una volta stabilita la tipologia di una tabella e l'insieme dei campi di cui essa si compone, occorre stabilire la chiave primaria della tabella, che permette di identificare in modo univoco ogni record della tabella stessa. Una volta inserite le chiavi primarie, è possibile decidere quali campi possano costituire una chiave esterna ossia possano consentire il collegamento con altre tabelle. La pianificazione delle relazioni tra tabelle è il fulcro della strutturazione del database: in base alle relazioni impostate, infatti, è possibile collegare i dati tra loro, effettuando delle ricerche o filtrare i dati in base a diversi parametri. In questa seconda parte vedremo: 1. 2. 3. 4. Operazioni di base Definizione delle chiavi Impostazione di una tabella Aggiornamento di una tabella 1.7 Operazioni di base Impostare e pianificare un database Come già detto, è molto importante tener traccia della struttura precisa che dovrà avere l'archivio che si vuol generare, descrivendo quali tabelle si dovranno usare e, all'interno di queste, quali campi (le colonne delle tabelle) saranno contenuti nei record (le righe delle tabelle). Per ogni campo si dovranno definire le caratteristiche (tipologia, dimensioni, metodi di rappresentazione). Nel corso di questa lezione mostreremo come impostare un semplice database. Nell'esempio di riferimento utilizzeremo una sola tabella; ogni record di questa tabella conterrà le informazioni relative ad uno studente. I campi tutilizzati saranno: nome; cognome; matricola; anno di iscrizione; indirizzo; telefono. Creare una tabella con campi e attributi Selezionando la voce Database di Access Vuoto nella sezione Crea Nuovo Database della finestra principale Microsoft Access, si aprirà la finestra Salva nuovo database in cui si dovrà indicare il nome da assegnare al documento e la posizione in cui salvarlo. Dopo aver confermato facendo clic su Crea, si aprirà la finestra principale del database. Dall'elenco degli oggetti si dovrà selezionare l'icona associata a Tabelle. Comparirà una finestra come quella mostrata nel seguito in cui si potranno selezionare tre modalità di creazione di una tabella. La voce Crea una tabella in visualizzazione Struttura consente di costruire la nuove tabella definendo autonomamente le categorie dei singoli campi. La voce Crea una tabella mediante una creazione guidata consente di utilizzare modelli di tabelle precostituiti per archiviare dati. La voce Crea una tabella mediante l'immissione di dati consente di inserire direttamente i dati nella tabella senza prevedere un nome specifico ad assegnare ad ogni campo. Selezionando il comando Crea una Tabella in Visualizzazione Struttura con un doppio clic del mouse si aprirà la finestra Tabella, che permetterà di visualizzare la struttura dei record della tabella. La finestra mostrerà tre colonne diverse, all'interno delle quali sarà possibile inserire: nome del campo: il nome di un campo non può essere più lungo di 64 caratteri. Una volta digitato il nome del campo, premere il tasto Invio; tipo di dato: l'impostazione predefinite è testo; cliccando sulla cella si potrà aprire un menu a tendina che riporta i diversi tipi di dati (testo, numerico, data/ora, valuta ecc.); descrizione del campo : testo descrittivo che verrà visualizzato nella barra di stato quando il campo verrà selezionato in fase di lavoro. La descrizione del contenuto è facoltativa ma è molto utile in quanto consente di descrivere in dettaglio quali informazioni saranno inserite nel database; proprietà del campo: dimensione (ossia la lunghezza del campo), il formato (visualizzazione opportuna dei valori numerici, delle date, delle valute ecc.), la quantità di cifre decimali (per i campi numerici). Al termine dell'inserimento delle informazioni relative ai campi, salvare la tabella mediante il comando Salva con Nome dal menu File: indicare il nome che si desidera associare alla tabella e confermare con il pulsante Ok. Verrà visualizzato il messaggio "Nessuna chiave primaria definita"; selezionare il pulsante No per proseguire il lavoro. Nella sezione 1.8 si descriveranno le modalità di definizione delle chiavi primarie. Navigare in una tabella Una volta che la tabella è stata memorizzata nel database, essa comparirà come finestra principale del programma. Facendo doppio clic sull'icona ad essa associata, verrà visualizzata la tabella attraverso una finestra di lavoro. La tabella sarà presentata in questo caso in modo simile ad un foglio Excel. In questo caso però, le etichette delle colonne corrisponderanno ai nomi dei campi definiti per la tabella in fase di creazione. Per selezionare una cella fare clic con il mouse su di essa; il contenuto verrà evidenziato. Per muoversi da una cella ad un'altra utilizzare il tasto TAB oppure le frecce direzionali. Quando una tabella contiene più di una riga, è possibile spostarsi tra le righe utilizzando le frecce direzionali. Nella parte inferiore della barra di stato, sono presenti i pulsanti che consentiranno di spostarsi tra i record e crearne di nuovi primo record ; record precedente numero di record record successivo ultimo record ; nuovo record ; ; ; ; Inserire dati in una tabella Per inserire i dati nella tabella del nostro database, selezionare con il mouse la prima cella e digitare il valore corrispondente. Nella colonna di sinistra della finestra (ossia come intestazione di riga) compariranno diversi simboli quali: record attivo già salvato nel database record nuovo in cui inserire informazioni record in cui si stanno inserendo o modificando i dati ; ; . Selezionando il comando Immissione dati dal menu Record verranno nascosti i record già inseriti e l'unico record mostrato sarà quello in cui si devono inserire i dati. Per visualizzare nuovamente tutti i record, selezionare il comando Rimuovi filtro/ Ordina dal menu Record. 1.8 Definizione di chiavi Definire una chiave primaria Nell'esempio della tabella Studente, osservando i campi descritti, si può osservare come il campo Matricola rappresenti un identificativo univoco di uno studente. Si dice in tal caso che Matricola è la chiave primaria della tabella Studente; in tal caso il sistema non ammetterà record distinti che abbiano lo stesso valore per il campo Matricola. Per definire la chiave primaria seguire i seguenti passi: selezionare la tabella con un clic del mouse; selezionare la visualizzazione della struttura facendo clic sul corrispondente comando ; selezionare il campo che costituisce la chiave primaria (nell'esempio si tratta del campo Matricola); fare clic sull'icona Chiave primaria nella barra degli strumenti. Nel caso in cui la chiave primaria sia costituita da più di un campo (ad esempio Nome e Cognome), selezionare il primo campo e, tenendo premuto il tasto SHIFT della tastiera (oppure il tasto CTRL se Nome e Cognome non sono due campi consecutivi), selezionare il secondo campo. Impostare un indice Un indice consente di velocizzare le operazioni di ricerca all'interno di archivi molto grandi (ossia che contengono un numero elevato di record). Attraverso l'uso di indici, Access riesce a gestire la posizione di un record all'interno di una tabella. Per definire un indice seguire i seguenti passi: ritornare alla visualizzazione della struttura della tabella; selezionare con il mouse il campo che si desidera indicizzare; selezionare la voce Indicizzato nella scheda Generale della sezione Proprietà campo; aprire il menu a tendina e scegliere l'opzione Si (duplicati ammessi); chiudere la struttura e confermare le modifiche. Se un campo viene indicizzato, gli indici vengono aggiornati automaticamente quando si inseriscono o si modificano i record. 1.9 Impostare una tabella Modificare gli attributi di una tabella E' possibile modificare il carattere con cui i dati vengono visualizzati (tipo di carattere, stile, dimensione, colore) scegliendo le varie opzioni disponibili nella finestra che si ottiene selezionando il menu Formato e quindi Carattere. Selezionando il menu Formato e quindi Foglio Dati si potranno modificare l'aspetto, il colore dello sfondo delle celle e il tipo di bordi da utilizzare per le griglie. E' possibile inoltre modificare l'altezza delle righe e la larghezza delle colonne della tabella intervenendo direttamente sul layout della tabella. Quando si posiziona il puntatore tra le intestazioni di due righe o di due colonne la freccia cambia forma ed è possibile trascinare il bordo della riga o della colonna per cambiare le dimensioni. Il menu Formato permette anche di modificare i nomi delle colonne; così facendo viene modificato il nome del campo corrispondente alla colonna nella struttura della tabella. Per modificare i nomi dei campi basterà fare un doppio clic sull'intestazione della colonna e riscrivere il testo. Attraverso i comandi Nascondi colonne e Scopri colonne è possibile decidere quali colonne visualizzare sul foglio di lavoro. Modificare gli attributi dei campi Quando si apre una tabella in modalità di visualizzazione della struttura, è possibile modificare le proprietà dei singoli campi. Con il comando Dimensione campo è possibile impostare la lunghezza massima dei dati memorizzati per i campi di tipo testo, numerico e contatore. I testi possono comprendere da 1 a 255 caratteri, mentre per i numeri vi possono essere varie opzioni (byte, intero, intero lungo, precisione singola, precisione doppia). Sempre nel caso dei numeri è possibile selezionare il formato con cui il numero verrà visualizzato: numerico generico; valuta; euro; fisso; standard; percentuale; scientifica. Le impostazioni di formato per i campi di tipo Data sono: data generica; data estesa; data breve; data in cifre. 1.10 Aggiornare una tabella E' possibile modificare i dati inseriti nei singoli record, aggiungere o eliminare interi record. Modificare i dati in una tabella Per aggiornare i dati di una tabella, fare due clic sull'icona della tabella corrispondente nella finestra principale del database. Nella finestra di lavoro, selezionare con il mouse i dati da modificare introducendo i valori da tastiera. Sono ammesse le usuali operazioni Copia, Taglia e Incolla. Cancellare i dati di una tabella Per cancellare i dati presenti in una cella, selezionarla e premere il tasto CANC della tastiera. Non è possibile lasciare vuote le celle dei campi definiti come chiave primaria di una tabella. Aggiungere record a un database Per aggiungere un record alla tabella utilizzare il comando Nuovo record dal menu Inserisci oppure il corrispondente comando nella barra degli strumenti . Dopo aver inserito il testo nei campi, premere il tasto Invio per confermare l'inserimento. Premere Tab oppure Nuovo record per passare ad un nuovo record. Cancellare record da un database Per cancellare un intero record, selezionare con il mouse la riga corrispondente facendo clic sull'intestazione della riga. Premere quindi il tasto Canc da tastiera. Per cancellare più record contemporaneamente trascinare il mouse tenendo premuto il tasto SHIFT per selezionarli tutti e cancellarli contemporaneamente. Esercizio guidato Vediamo ora come creare una semplice tabella che contiene le informazioni relative a un insieme di studenti universitari. Creazione della tabella Selezionare il comando Crea una Tabella in Visualizzazione Struttura. Si aprirà la finestra Tabella, che permetterà di visualizzare la struttura dei record della tabella. Inserire le seguenti informazioni: in corrispondenza della prima cella della colonna Nome campo digitare Matricola; in corrispondenza della prima cella della colonna Tipo dati impostare il tipo Testo; in corrispondenza della prima cella della colonna Descrizione digitare Numero di matricola dello studente; in corrispondenza della seconda cella della colonna Nome campo digitare Cognome; in corrispondenza della seconda cella della colonna Tipo dati impostare il tipo Testo; in corrispondenza della seconda cella della colonna Descrizione digitare Cognome dello studente; in corrispondenza della terza cella della colonna Nome campo digitare Nome; in corrispondenza della terza cella della colonna Tipo dati impostare il tipo Testo; in corrispondenza della terza cella della colonna Descrizione digitare Nome dello studente; in corrispondenza della terza cella della colonna Nome campo digitare Data Nascita; in corrispondenza della terza cella della colonna Tipo dati impostare il tipo Data/ora; in corrispondenza della terza cella della colonna Descrizione digitare Data di nascita dello studente; in corrispondenza della quarta cella della colonna Nome campo digitare Anno di Iscrizione; in corrispondenza della quarta cella della colonna Tipo dati impostare il tipo Numerico; in corrispondenza della quarta cella della colonna Descrizione digitare Anno di iscrizione universitaria; in corrispondenza della quinta cella della colonna Nome campo digitare Indirizzo; in corrispondenza della quinta cella della colonna Tipo dati impostare il tipo Testo; in corrispondenza della quinta cella della colonna Descrizione digitare Via e Numero civico dello studente; in corrispondenza della sesta cella della colonna Nome campo digitare Città; in corrispondenza della sesta cella della colonna Tipo dati impostare il tipo Testo. in corrispondenza della settima cella della colonna Nome campo digitare Telefono; in corrispondenza della settima cella della colonna Tipo dati impostare il tipo Numerico. A questo punto impostiamo il campo Matricola come chiave primaria della tabella. Selezionare, facendo clic con il tasto sinistro del mouse, la prima riga in corrispondenza del campo Matricola. Fare quindi clic con il tasto destro del mouse per aprire il sottomenu di scelta rapida. Selezionare quindi la voce Chiave primaria. Salvare la tabella mediante il comando Salva con Nome dal menu File. Indicare il nome che si desidera associare alla tabella, ad esempio Studenti, e confermare con il pulsante Ok. Inserimento dei dati nella tabella Per inserire i dati, dal menu Visualizza selezionare il comando Foglio Dati tabella. Inserire i seguenti dati: univ167 Dal Bosco 10 Milano univ234 Giusti 34 Venezia univ256 Marchi Milano univ287 Chung Milano univ345 Biasotti Milano Luca Lara 12/06/76 25/06/77 1995 via Libertà 1996 via Mazzini Giovanni 10/09/76 1995 via Verdi 24 Chong 11/05/78 1996 via Verdi 1 Corrado 25/08/76 1995 via Verdi 1 Lezione 8 - Parte 3 Uso di maschere Le maschere consentono di creare un'interfaccia utente che semplifichi il lavoro di inserimento, modifica e recupero delle informazioni. In questa terza parte analizzeremo le funzionalità relative alle maschere. In particolare vedremo come : 1. Creare una maschera 2. Modificare una maschera 1.10 Creazione di una maschera Access utilizza quattro tipi fondamentali di maschere: a colonne, tabulari, foglio dati e giustificato. In una maschera a colonne i nomi dei campi sono elencati sul lato sinistro, mentre i valori in essi contenuti sono presentati in una colonna sul lato destro (se lo spazio sullo schermo lo permette, possono essere presenti più colonne). In una maschera tabulare i nomi dei campi sono affiancati e posizionati sulla parte superiore della maschera, mentre i valori in essi contenuti sono opportunamente incolonnati sotto i nomi dei campi. Una maschera di tipo foglio dati è simile alla visualizzazione Foglio dati delle tabelle e delle query. In una maschera di tipo giustificato i nomi dei campi sono visualizzati sopra i valori correlati (su righe alternate) uno di seguito all'altro, andando a capo fino a riempire lo schermo. Creazione di una maschera Se per la creazione della base di dati è stata usata la modalità di Creazione guidata Database è probabile che Access abbai già creato una o più maschere per il database. Se il database è stato creato personalmente è necessario invece impostare in modo autonomo anche le maschere. Per creare una maschera seguire i seguenti passi: fare clic sull'icona Maschere della finestra Database; fare clic sul pulsante Nuovo nella barra Database. Si aprirà a questo punto una finestra di dialogo denominata Nuova Maschera; fare clic sulla voce Creazione guidata maschera; fare clic su OK. Si chiuderà la finestra di dialogo Nuova Maschera e si aprirà la prima finestra di dialogo Creazione guidata maschera dove selezionare la tabella o la query su cui basare la maschera. La tabella o la query sono selezionabili nell'elenco Tabelle/query; fare clic sulla tabella o query su cui costruire la nuova maschera nell'elenco Tabelle/query. L'elenco dei campi disponibili per la tabella /query selezionata è visibile in Campi disponibili; selezionare, dall'elenco dei campi disponibili visualizzabili con il comando Campi disponibili, i campi che si desiderano aggiungere e al termine selezionare il pulsante Avanti. In questo modo i campi selezionati passeranno dall'elenco dei campi disponibili a quello dei campi selezionati. Per aggiungere un singolo campo selezionarlo con il mouse e premere sul pulsante con il simbolo > mentre per inserire tutti i campi contemporaneamente premere sul pulsante >>; si aprirà a questo punto la seconda finestra guida della Creazione guidata in cui si richiederà di selezionare il layout. Fare clic sul layout desiderato per la nuova maschera. Selezionando una delle possibili opzioni verrà mostrato uno schema d'esempio; fare clic su Avanti. A questo punto verrà mostrata la terza finestra guida in cui si richiederà di selezionare uno stile da un elenco; fare clic sullo stile da applicare alla maschera. Una volta selezionato uno stile nella parte sinistra della finestra sarà visualizzata un'anteprima del suo aspetto; fare clic su Avanti. Si presenterà a questo punto l'ultima finestra di creazione guidata in cui si chiede di definire il nome della maschera e se si vuole aprirla o passare in visualizzazione della struttura; selezionare il nome da attribuire alla maschera. Se si seleziona Modificare la struttura della maschera a conclusione della creazione guidata si passerà in Visualizzazione della struttura della maschera; fare clic su Fine. Si chiuderà la finestra Creazione guidata maschera, la nuova maschera sarà aggiunta ad database. Inserimento dei dati nelle maschere Terminata la procedura di creazione, Access aprirà la nuova maschera. Per aprire una maschera successivamente richiamare la scheda Maschere dalla finestra Database e fare doppio clic sulla maschera desiderata, oppure fare clic sulla maschera e poi sul pulsante Apri. Per inserire i dati nella maschera seguire i seguenti passi: fare clic sul pulsante Nuovo record che si trova sulla barra degli strumenti. Verrà visualizzata una maschera vuota; inserire i dati negli opportuni campi. Dopo aver riempito un campo è possibile spostarsi in quello successivo attraverso il tasto TAB oppure INVIO oppure con le freccia direzionale. Arrivati sull'ultimo campo premere nuovamente il tasto TAB o INVIO: i dati immessi saranno salvati su disco e sullo schermo apparirà una nuova maschera vuota. Accade spesso che i dati da immettere sino simili a quelli contenuti in un altro record precedentemente immesso. In questo caso è possibile copiare il record e procedere poi alle modifiche. In questo caso si dovrà procedere in questo modo: visualizzare il record da copiare e fare clic sulla barra verticale che si trova sul lato sinistro della maschera. In questo modo si selezioneranno tutti i dati presenti nel record; selezionare il comando Modifica/copia oppure fare clic sul pulsante Copia; fare clic sul pulsante Nuovo record e selezionare la barra verticale che si trova sul lato sinistro della maschera vuota; per incollare i dati scegliere Modifica/incolla oppure fare clic sul pulsante Incolla; nel nuovo record verranno copiati i dati ad eccezione della chiave primaria. Modificare quindi i valori dei dati nel modo desiderato. Per eliminare un record, visualizzarlo nella maschera e fare clic sul pulsante Elimina record. 1.11 Modificare una maschera Quando si lavora con le maschere può capitare di dover aggiungere nuovi campi, modificare quelli esistenti oppure cancellarli. Per aggiungere un campo ad una maschera esistente seguire i seguenti passi: selezionare la maschera da modificare; fare clic su Struttura. A questo punto Access visualizzerà la maschera con a fianco la Casella degli strumenti; fare clic sull'icona Casella di testo nella Casella degli strumenti in modo tale che il cursore si trasformi in una croce. Posizionare quindi il mouse e trascinarlo per disegnare una casella di testo. Quando la casella di testo avrà assunto le dimensioni desiderate, rilasciate il tasto del mouse e fare doppio clic sulla cornice della casella di testo; si aprirà a questo punto la finestra di dialogo Casella di testo in cui si dovrà selezionare la scheda Dati; fare clic nella casella Origine del controllo e quindi sulla freccia rivolta verso il basso per aprire l'elenco dei campi che sono stati memorizzati nel database; selezionare un'origine dei dati in modo tale da specificare il tipo di dati da visualizzare nella casella di testo appena creata e chiudere poi la finestra di dialogo; fare doppio clic sull'etichetta del campo; si aprirà la finestra di dialogo Etichetta con la scheda Formato in primo piano; digitare l'etichetta da associare al nuovo campo nella casella Etichetta; chiudere la finestra di dialogo e la finestra Maschera, salvando le modifiche apportate alla struttura della maschera. Per eliminare una maschera, selezionarla dalla finestra Database e premere il tasto CANC oppure fare clic sul pulsante Elimina sulla barra degli strumenti oppure selezionare Modifica/elimina. Definire la formattazione del testo Dalla finestra principale del database, selezionare la maschera che è stata creata in precedenza e, facendo clic sul pulsante Struttura, si aprirà una finestra attraverso la quale si potranno modificare gli attributi di formattazione della maschera. Per modificare la formattazione del testo di un campo o di un'etichetta, selezionare con il mouse l'oggetto da formattare. Quando l'oggetto viene evidenziato, si possono scegliere dalla barra degli strumenti: il tipo di carattere; la dimensione; lo stile (grassetto, corsivo, sottolineato); il tipo di allineamento (a sinistra, a destra, centrato); il colore del testo. Cambiare il colore dello sfondo Per cambiare il colore dello sfondo è necessario visualizzare la maschera in modalità Struttura. Facendo clic con il tasto destro del mouse si aprirà un menù contestuale dal quale si potrà scegliere il comando Colore riempimento/ sfondo per assegnare allo sfondo della maschera il colore desiderato. Per assegnare allo sfondo un motivo, selezionare il motivo desiderato e scegliere quindi il comando Formattazione automatica dal menu Formato. La finestra di dialogo che comparirà permetterà di selezionare diverse combinazioni per lo sfondo, per i campi e per le etichette dei dati. Importare immagini Per inserire un oggetto grafico (ad esempio una fotografia oppure un disegno) all'interno di una maschera procedere come segue: dal menu Visualizza selezionare la modalità Visualizzazione Struttura; selezionare Immagine dal menu Inserisci; scegliere il file da importare esplorando il contenuto delle directory con i pulsanti di navigazione ed il menu a tendina; confermare con Ok. L'immagine verrà posizionata sulla maschera e potrò essere spostata trascinandola con il mouse oppure ridimensionata trascinando con il mouse i quadratini neri posti sui lati e sugli angoli del rettangolo che la contiene. Modificare la disposizione degli oggetti Per modificare la disposizione degli oggetti nella maschera (campi, etichette, immagini) trascinarli opportunamente con il mouse in modo da raggiungere la posizione desiderata. Gli oggetti possono essere anche sovrapposti utilizzando i comandi Porta in primo piano e Porta in secondo piano dal menu Formato. Esercizio guidato Creare una maschera contenente tutti i campi della tabella Studenti. Scegliere come layout da applicare alla maschera il tipo A colonne. Selezionare tra gli stili da utilizzare uno stile a piacere Salvare la maschera con il nome "Dati Studenti"; Individuare tra le immagini presenti nel computer una clip-art da usare come logo e inserirla nella maschera. Scegliere un colore personalizzato e impostarlo come colore di sfondo della maschera. Salvare la maschera con il nome "Maschera con logo"; Inserire nel database, usando la maschera preparata, i seguenti record: 1. univ367 Verona 2. univ325 Verona Fortuna Giovanna 19/06/76 1996 via Lungadige 4 Gavetti Marica 18/11/78 1996 via Mazzini 34 La prima maschera da creare potrà assumere un aspetto simile al seguente: Lezione 8 - Parte 4 Generazione di query Una delle caratteristiche principali dei database è la possibilità di recuperare velocemente le informazioni archiviate attraverso l'uso di sistemi di ricerca che permettono di reperire velocemente le informazioni desiderate all'interno di archivi che possono essere molto estesi, sia come numero di record, che come complessità strutturale. In questa quarta parte vedremo come impostare i criteri di ricerca e interrogazione (query) per selezionare sia i campi che interessano sia i record che soddisfano determinate condizioni. In particolare vedremo come: 1. 2. 3. 4. Creazione di una query Filtrare i dati Modificare di una query Ricercare, selezionare e ordinare i dati 1.12 Creazione di una query Accedere ad un database esistente Per aprire il database fare doppio clic sull'icona Indirizzi oppure, una volta aperto Access, selezionare Apri dal menu File oppure fare clic sul pulsante Apri quindi selezionare il file interessato. Sullo schermo comparirà la finestra principale del database. Cercare un record specifico sulla base di criteri assegnati Il comando Trova permette di eseguire semplici ricerche all'interno delle maschere o delle tabelle del database, trovando record che contengono valori specifici. Per utilizzare il comando Trova, aprire la tabella o la maschera su cui si vogliono ricercare i dati e posizionarsi con il mouse sul tipo di campo che contiene i dati da ricercare. Se invece i dati possono trovarsi in più campi è possibile avviare la ricerca da qualsiasi posizione. Dalla finestra principale del database fare doppio clic sulla tabella da aprire. La tabella verrà visualizzata nell'area di lavoro; selezionare il comando Trova dal menu Modifica oppure fare clic sul pulsante Trova della barra degli strumenti; nella finestra Trova e sostituisci scrivere il testo da ricercare nel campo Trova; selezionare la tabella su cui eseguire la ricerca attraverso il menu a tendina posto in Cerca in; fare clic con il mouse sul pulsante Trova successivo Quando la ricerca sarà stata effettuata su tutte le occorrenze del valore impostato, comparirà una finestra di dialogo Ricerca terminata. Per chiudere questa finestra basterà fare clic sul pulsante Ok. La scheda Sostituisci nella finestra Trova e sostituisci permette di sostituire, in modo analogo alle altre applicazioni Office, testo e altri valori presenti nella tabella. Dopo aver compilato il campo Trova, compilare il campo Sostituisci con inserendo il testo o il valore che si desidera utilizzare. Creare una semplice query Il modo più semplice per creare un'interrogazione è quello che prevede l'uso della creazione guidata della query. Per accedere a questa modalità fare due clic su Crea nuova query mediante una creazione guidata. Si aprirà la finestra "Creazione guidata Query semplice" che permetterà di selezionare i campi da includere nella query. I campi potranno essere scelti tra quelli disponibili in una o più tabelle o query. Una volta selezionato il campo (facendo clic su di esso con il mouse), per includerlo tra i campi selezionati occorrerà premere sul pulsante >. Premendo sul pulsante Avanti verrà mostrata la finestra attraverso la quale si potrà attribuire il nome da assegnare alla query. Attraverso questa finestra si potrà scegliere se Aprire la query per visualizzarne le informazioni oppure se Modificare la struttura della query. Confermare la scelta premendo sul pulsante Fine. Creare una query con criteri multipli Per selezionare soltanto i dati che soddisfano alcuni criteri utilizzare il comando Crea una query in visualizzazione struttura dalla finestra principale del database. Si apriranno la finestra "Query di selezione" e, in primo piano, la finestra "Mostra tabella" che contiene tre schede. Nella prima, denominata Tabelle compare il nome della tabella; nella seconda, Query, è mostrato il nome assegnato alla query creata come precedentemente illustrato. La terza scheda, Entrambe, mostra l'elenco di tutte le tabelle e di tutte le query del database. Selezionando il nome della tabella e facendo clic su Aggiungi, comparirà un'altra piccola finestra sovrapposta a quella denominata "Query di selezione". Premendo sul pulsante Chiudi verrà attivata la finestra Query di selezione divisa in due parti: in quella superiore è visualizzata la finestra della tabella selezionata; in quella inferiore è visualizzata la tabella in cui si inseriscono i campi e i criteri di selezione dei dati per l'interrogazione. In ogni colonna di quest'ultima tabella si potranno selezionare, nella prima riga uno dei campi della tabella e nelle righe successive le proprietà e i criteri di ricerca. Si dovrà procedere dunque in questo modo: selezionare il campo. Nella seconda riga comparirà il nome della tabella che contiene il campo; nella riga Criteri inserire il valore da ricercare per il campo; selezionare la casella Mostra qualora si voglia che il campo venga visualizzato nella tabella risultato. A questo punto la query è pronta per essere visualizzata. Selezionare il comando Visualizzazione foglio dati dal menu Visualizza per estrarre i dati che rispettano le condizioni impostate. Selezionando Visualizzazione struttura dal menu Visualizza sarà possibile tornare a modificare i parametri della query, ad esempio aggiungere nuovi campi da visualizzare, nuovi criteri eccetera. Si noti che, a seconda del tipo di campo, saranno ammessi diversi tipi di criteri (uguaglianza, maggiore, minore ecc.). Salvare una query Per registrare nel database la query appena creata selezionare il comando Salva con nome dal menu File e introdurre il nome che si desidera assegnare. Dopo il salvataggio la nuova query comparirà nell'elenco della finestra principale del programma e sarà possibile usarla nuovamente facendo doppio clic sull'icona corrispondente. 1.13 Filtrare i dati Filtrare i dati di una tabella significa cercare tutti i record della tabella che condividono lo stesso valore. Access offre tre modalità per filtrare i dati quali: filtro in base a maschere; filtro in base a selezione; filtro a esclusione di selezione. Con il filtro in base a maschera è possibile impostare più criteri di ricerca e utilizzare gli operatori di confronto. Per filtrare un database con un filtro in base a maschera seguire i seguenti passi: 1. aprire la tabella e fare clic sul pulsante Filtro in base a maschera oppure scegliere il comando Filtro dal menù Record e selezionare l'opzione Filtro in base a maschera dal sottomenu; 2. apparirà la finestra di dialogo "Filtro in base a maschera" che consentirà di impostare i criteri per il filtraggio dei dati. Fare clic sul campo che si vuole selezionare e scegliere un elemento tra quelli posti nell'elenco che visualizza tutti i dati inseriti nel campo in ordine alfabetico (disponibili premendo sulla freccia rivolta verso il basso). Se si inserisce un numero è possibile effettuare dei confronti utilizzando gli operatori "minore di" (<), "maggiore di" (>) eccetera. Per scegliere più valori in uno stesso campo, infine, è necessario utilizzare la scheda Oppure, posta nella parte inferiore della finestra di dialogo: attraverso questa scheda è possibile eseguire una nuova selezione in un elenco in cui è già stato scelto un filtro. Una volta terminato l'inserimento dei criteri del filtro, fare clic sul pulsante Applica Filtro . Dopo aver applicato in filtro in base al valore di matricola univ167 si ottiene il seguente risultato: Il filtro in base a selezione rappresenta una versione semplificata del filtro in base a maschera: esso rende complessa l'impostazione di più criteri di ricerca e non permette di utilizzare operatori di confronto. Il suo principale vantaggio è la grande rapidità d'uso. Come descritto nel caso precedente, dopo aver impostato i valori fare clic sul pulsante Filtro in base a selezione e fare clic sul pulsante Applica Filtro . La tabella visualizzerà soltanto i record che rispondono ai criteri impostati dal filtro. Il filtro a esclusione di selezione permette di selezionare tutti i record che non contengono determinati valori. Questo tipo di filtro consente di escludere dalla ricerca soltanto un valore alla volta. Come descritto nel caso precedente, dopo aver impostato il valore sul campo interessato dal filtro, scegliere il comando Filtro dal menu Record e selezionare l'opzione Filtro ad esclusione di selezione e fare clic sul pulsante Applica Filtro . Per tornare a vedere tutti i record della tabella, fare clic sul pulsante Rimuovi filtro oppure selezionare il comando Rimuovi filtro dal menu Record. Per restringere ulteriormente il numero di record visualizzati e affinare così la ricerca di dati tra quelli estratti da una query, si potranno impostare uno o più filtri. Le modalità di applicazione di un filtro ad una query sono analoghe a quelle precedentemente definite per le tabelle. 1.14 Modificare una query Per aggiungere un campo ad una query, aprire la query in Visualizzazione Struttura. Il campo nuovo da aggiungere potrebbe essere un campo di una delle tabelle visualizzate nella parte superiore oppure un campo derivato da un'altra operazione fatta su altri campi già presenti nella query. Nel primo caso sarà sufficiente fare doppio clic sul campo da inserire: esso verrà aggiunto come ultima colonna nella parte sottostante della query. In modo analogo utilizzare la funzione drag&drop che consente di posizionare il campo prelevato nel punto desiderato (anche tra due campi già presenti). Nel secondo caso, è necessario specificare il nome del nuovo campo derivato seguito dal carattere ":" e, dopo questi, specificare la formula utilizzando gli altri campi della query come parametri. Ad esempio, se esistono i campi Altezza e Larghezza allora si potrà creare il campo Superficie: Altezza * Larghezza . Per eliminare un campo da una query è sufficiente posizionarsi sul campo interessato e selezionare l'opzione Elimina colonne dal menu Opzioni. In modo alternativo, selezionare il campo e premere sul tasto CANC. 1.15 Ricercare, selezionare e ordinare i dati In ogni colonna della tabella che rappresenta la struttura della query è presente la riga di ordinamento, in cui è possibile indicare se i dati devono essere visualizzati in ordine crescente o decrescente rispetto ai valori contenuti nel campo a cui la colonna si riferisce. Per ordinare i risultati di un'interrogazione è possibile anche utilizzare i pulsanti di ordinamento presenti sulla barra degli strumenti: Ordinamento crescente Ordinamento decrescente ; ; Selezionando una colonna della tabella e facendo clic su uno di questi pulsanti, i record della tabella verranno riordinati e visualizzati in ordine crescente o decrescente secondo il contenuto del campo selezionato. Nella modalità Visualizzazione Struttura di una query è possibile impostare i criteri per la selezione dei dati utilizzando gli operatori logici AND, OR e NOT. Supponiamo di avere una tabella denominata Indirizzi che contiene i seguenti campi: Supponiamo di voler estrarre solo il Nome e Cognome dei dipendenti che abitano a "Torino" oppure a "Venezia". La condizione di questa selezione è Città = Torino OR Città = Venezia. Procedere in questo modo: nella riga Criteri della colonna Città inserire il valore "Torino"; nella riga Oppure della colonna Città inserire il valore "Venezia". Supponiamo ora di voler estrarre il Nome, il Cognome e la Città dei dipendenti che abitano a "Milano" e con CAP "20100". La condizione di questa selezione è Città = Milano AND CAP = 20100. Procedere in questo modo: nella riga Criteri della colonna Città inserire il valore "Milano"; nella riga Criteri della colonna CAP inserire il valore "20100". Supponiamo infine di voler estrarre il Nome e cognome dei dipendenti che abitano a Milano ma il CAP è diverso da 20100. La condizione di questa selezione è Città = Milano AND NOT CAP = 20100. Procedere dunque in questo modo: nella riga Criteri della colonna Città inserire il valore "Milano"; nella riga Criteri della colonna CAP inserire il valore NOT "20100". Esercizio guidato In corrispondenza della tabella Studenti, creata nel corso della prima parte della lezione, definire le seguenti query: Visualizzare il Nome e Cognome degli studenti che si sono iscritti all'università nel 1995; Visualizzare il Nome e Cognome degli studenti che abitano in Via Verdi 1; Visualizzare il Nome, Cognome e Data di Nascita degli studenti che non si sono iscritti all'università nel 1995 e che abitano in via Verdi 1. Le soluzioni dei seguenti interrogazioni sono le seguenti: