Lezioni sui concetti fondamentali e sull`uso di Microsoft Access 2000

Lezioni sui concetti fondamentali e sull’uso di Microsoft Access 2000
a cura di Maria Novella Mosciatti
Microsoft Access è un software applicativo che gestisce database relazionali.
Ad es. un’agenda telefonica in formato cartaceo è un database d’informazioni relazionali non
computerizzato.
Un DATABASE è un contenitore che comprende diversi OGGETTI: tabelle , query , report ,
maschere , macro ecc.
Questi oggetti non sempre sono tutti necessari ma vengono prodotti in relazione al tipo di database e alle
finalità per cui è stato programmato.
Ad es. il database di una biblioteca contiene soprattutto tabelle , query ,e non comprende query avanzate per
compiere calcoli matematici bensì maschere con cui visualizzate le informazioni selezionate second o
diversi criteri di ricerca.
Aprendo Access si visualizza una finestra che presenta 3 opzioni segnalate da icone e pulsanti.
1)Se si sceglie l’opzione n°1 , ovvero Database di Access vuoto, compare una finestra che richiede
all’utente di creare un file vuoto , in formato mdb , e di specificare in quale disco rigido salvare il nuovo file
. ( Access richiede il salvataggio della struttura vuota del DB prima della sua compilazione.) In tal caso ,
scelto il nome del file , che per default è qui db 1.mdb (cambia solo la numerazione) si seleziona la cartella in
cui memorizzare il DB(database) e si clicca sul pulsante Crea.
2) Se , invece , si seleziona l’opzione n°2 , Access permette di aprire modelli di DB secondo procedure
guidate.
( Queste lezioni non riguarderanno i modelli preimpostati di Access.)
3)Nel 3° caso ( Apri file esistenti ) si può facilmente risalire all’unità di disco rigido per aprire il file
nomeX.mdb .
Sia che si proceda per 1) , 2) o 3) Access introduce l’utente alla finestra Database , con l’elenco delle icone
degli oggetti di Access (tabelle, query, maschere , report, macro ecc. ) , che ti sono stati descritti nella prima
pag .di questa introduzione.
Gli OGGETTI che sono sempre presenti in tutti i database sono comunque le tabelle, oggetti
dove risiedono fisicamente i dati di partenza ; tutti gli altri oggetti sono , invece , procedimenti
operativi che estrapolano e connettono i dati prelevati dalle tabelle. Infatti in Access i dati sono
memorizzati nelle TABELLE , oggetti , simili a fogli elettronici , che raggruppano dati omogenei
tra loro all’interno di celle disposte in colonna (CAMPI) . Ogni riga della tabella riunisce celle di
campi diversi ed individua un RECORD.
campi
record
record
Fra i campi di diverse tabelle è necessario definire relazioni in modo da ottenere informazioni più
specifiche ed elaborate.
(Ad es. le tabelle Alunni , Classi , Risultati degli scrutini opportunamente poste in relazione consentono di
estrapolare dati su cui imporre calcoli matematici come la somma totale e la % dei non promossi . )
Oltre alle tabelle altri oggetti di Access sono:
le QUERY , oggetti dinamici per reperire informazioni (query di selezione ) , costruire nuove
tabelle ed eseguire operazioni di calcolo (query costruzione tabelle e query a campi incrociati ) e
operare sui record delle tabelle (query di accomodamento, di eliminazione , di unione ,ecc. )
le MASCHERE esprimono la modalità con cui si presentano i dati . Sono oggetti dinamici perché
consentono l’introduzione di dati , la creazione di tabelle e la modificazione dei dati ( maschere di
aggiornamento /modificazione ) .
i REPORT sono oggetti utilizzati per stampare i dati del Database in più modalità e per effettuare
riepiloghi e operazioni matematiche (somma,media,varianza,conteggio degli elementi ecc.).
le MACRO sono un insieme di comandi Access che può essere ripetuto per automatizzare alcune
funzioni del database.
Maria Novella Mosciatti
Multimedialità , didattica e gestione delle reti
ITSOS M.Curie
20063 –Cernusco s/Naviglio (MI)