Corso di Archivistica
e gestione documentale
Prima Parte - Area Informatica
Concetti chiave
Lezione 5
I data base
Definizione di Data Base
Definizione di Data Base relazionale
Insieme organizzato di informazioni suddivise
per categoria, correlate tra di loro.
Si ha un database relazionale quando certi tipi
di informazioni sono comuni a molti elementi.
Per evitare di ripeterle (ridondanza), si
inseriscono in altri gruppi e si mettono gli uni
in relazione con gli altri.
Esempi di database:
rubrica degli indirizzi; elenco del telefono
Esempio: nella gestione degli ordini, i clienti sono
sempre gli stessi, quindi è inutile ripetere i dati
fiscali.
Utilità dei Database
• Con l’avvento dell’informatica, i database sono
diventati degli archivi elettronici.
Elementi di un database
Record
insieme delle informazioni relative ad
uno stesso soggetto (es. nominativi
dell’elenco)
• Gli elementi contenuti possono essere
riorganizzati o filtrati secondo vari criteri.
• Il termine italiano “base di dati” chiarisce
meglio che la collezione può essere impiegata
per sviluppi successivi (es. Internet).
• I dati introdotti sono controllati nella forma.
• Possono essere condivisi.
Campo
ciascuno degli elementi che
compongono i record (es.
(es nome,
nome cognome,
cognome
telefono)
Query
operazione di interrogazione dei dati
archiviati attraverso filtri
Report
Risultato stampabile dell’elencazione dei dati contenuti o della
loro elaborazione
1
Differenze rispetto a Word ed Excel
Prova pratica su rubrica telefonica.
Elementi di Access
Tabelle
elemento base, indispensabile, in cui
vengono archiviati i dati
Maschere interfacce grafiche per la gestione dei
contenuti delle tabelle
Query
spazio per la definizione dei filtri
Report
elaborazioni stampabili delle tabelle o
delle query
Pagine, Macro e Moduli
non interessano in questa sede
Prova pratica
Visione e analisi di alcuni database di esempio
Annotazioni e funzioni di Access
• Raccoglie tutti gli elementi in un unico file di
tipo .mdb.
• Ogni elemento è un oggetto (tabelle, maschere,
report, ecc).
• I nomi di campi o oggetti possono contenere
massimo 64 caratteri e non ammettono ., !,”, [];
si consiglia di non usare spazi.
• Consente di creare backup con numerazione
automatica per riconoscere le versioni.
• Non è necessario salvare.
Primo utilizzo di Access
Prova pratica
• Non è possibile iniziare a lavorare se prima non
si assegna un nome al database.
Creazione di database tramite la
Creazione guidata
• All’avvio è possibile creare un nuovo archivio
(sia vuoto che tramite la composizione guidata)
oppure aprirne
i
uno esistente
i
(usato
(
di recente o
scelto da una finestra di Esplora Risorse).
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Access e gli altri
Access è il programma della Microsoft per la
creazione di database,
inserito nel pacchetto Office.
In realtà è una interfaccia grafica
del linguaggio
g gg SQL
Q
ed è programmabile con Visual Basic.
Alcuni concorrenti:
Lotus Notes, File Maker Pro,
Clipper, Oracle, SQL Server
Crystal Reports crea reports di impatto
grafico per qualunque software DB
Prova pratica
• Suddivisione in gruppi
• Creazione di un nuovo database.
• Creazione di:
tabelle (tipi di dati)
maschere
report
• Popolamento
NB i campi di tipo Sì/No non possono essere
cancellati
Fine lezione
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