Si pubblicano qui di seguito le soluzioni alle segnalazioni pervenute in materia di contabilità economica al 24/11/2008: 29- QUANDO VA EFFETTUATA LA REF (richiesta emissione fattura)? I contratti attivi non rilevano in coep, pertanto fino a che la fattura non viene registrata, non si evidenzia nessuna movimentazione nella contabilità economica. Ci troviamo, quindi, di fronte a due casi differenti: CASO 1 La fattura attiva non viene emessa nell'anno di riferimento del contratto, bensì nell'anno successivo (es. contratto attivo con periodo di competenza/momento di completamento della prestazione nell'esercizio ed emissione fattura nell'esercizio successivo). In questo caso deve essere effettuata la REF in modo che, nell'anno in corso, venga considerato anche questo ricavo già maturato, pur senza l’emissione della relativa fattura. CASO 2 Il contratto ha periodo di competenza a “cavallo” di due anni. In questo caso è necessario valutare, di volta in volta, la tipologia della prestazione: a. se questa è strettamente legata al tempo, ovvero rapportabile alla durata del contratto, si dovrebbe effettuare una registrazione manuale del rateo attivo che tenga conto della competenza propria dell'esercizio (non si effettuerà, quindi, la REF). b. se, al contrario, non è possibile legare la prestazione al tempo, e quindi non è possibile definire la quota di competenza dell'esercizio, si può decidere (anche tenendo in considerazione il principio della prudenza) di non procedere a nessuna scrittura coep del ricavo presunto, rimandandone la registrazione all'esercizio successivo. In questo caso occorre, però, che, in sede di chiusura, venga valutato di volta in volta, soprattutto in presenza di contratti di importo rilevante e con periodo di competenza preponderante nell'esercizio in chiusura, se registrare, o meno la REF, in modo che, in fase di chiusura, siano movimentate le fatture da emettere. A questo proposito si evidenzia, però, la rigidità del sistema: le fatture successivamente emesse dovranno, infatti essere “speculari” alla REF stessa. -----------------------------------------------------------------28- Come deve essere registrato il finanziamento UE in pool con altre Università? Occorre creare delle nature economiche particolari? S. La modalità di contabilizzazione di un finaziamento europeo con una pluralità di partners dovrebbe essere: 1. creazione del progetto legato al finanziamento, 2. contabilizzazione del contributo al 100% sul conto FE.01.02.01.030 Contratti/convenzioni con Unione Europea, 3. contabilizzazione dell'ammontare da erogare ai partners sul conto FS.06.01.02.020Trasferimenti per investimenti all'Unione Europea/Organismi Internazionali (che già si incrocia con una natura di trasferimenti ad enti esterni) 4. contabilizzazione delle proprie spese sul finanziamento europeo sul conto FS. 07.01.01.090 Spese per ricerca su finanziamenti da Unione Europea In questo caso non occorrono nuove nature. ------------------------------------------------------------------------------27- Come si deve registrare una fattura di tipo intrastat per l’acquisto di un bene e delle relative spese di trasporto? S. Occorre creare in fattura due righe con due nature diverse : una relativa al bene e l’altra alle spese di trasporto. Nel caso mancasse l’associazione potete richiederla all’indirizzo [email protected] . I dettagli intrastat devono essere compilate per entrambe le righe. ------------------------------------------------------------------------------26- Qual è la competenza economica delle spese per il riscaldamento dell’Università? S. Il periodo di competenza è sempre quello indicato in fattura. ------------------------------------------------------------------------------25- Disallineamenti di importo Come si sanano i disallineamenti di importi? S. Una volta evidenziato il disallineamento si può operare in 2 modi: si annulla la registrazione in Co.Ep e si fa una scrittura libera per l’ammontare corretto, o si effettua una scrittura libera per il delta. Nel primo caso il modo corretto di procedere è il seguente: 1) annullare la Co.Ep nel caso in cui fosse già stata fatta la registrazione; 2) sospendere in Co.Ep. il documento: in questo modo non si rischierà di registrare due volte il documento, uno con la libera e una dal documento ; 3) effettuare la scrittura libera per l'importo corretto: ma in questo caso si deve fare sia la scrittura prima (quella che movimenta il debito) sia l'ultima (quella che chiude il debito e movimenta la banca). Nel secondo modo, invece, non si annulla la registrazione Co.Ep. del documento ma si procede con la libera per la differenza. Mettendo in sospendi Co.Ep. i documenti, i disallineamenti sono rilevati dalla procedura ma possono essere esclusi dalla lista mettendo un filtro sul sospendi CoEp (escludendo i sospesi). Se si opera nel secondo modo - cioè registrando una libera per il delta - non c'è possibilità di escludere i disallineamenti dai reports di controllo. ------------------------------------------------------------------------------24 – Centri di Costo Quale sono le regole di utilizzo dei Centri di costo per la registrazione Co.An. con particolare riguardo alle aree: Economato e Servizi Tecnici. S. Di seguito alcune regole basilari per la scelta del centro di costo: Definizione di centro di costo: i centri di costo sono le unità organizzative alle quali vengono attribuite le spese generali. Il centro di costo può essere reale, se effettivamente esiste un’area o una divisione o un ufficio cui imputare agevolmente le spese, oppure fittizio, se è stato creato solo per fini contabili. Criterio della destinazione:il centro di costo cui imputare la spesa è sempre il destinatario del servizio acquisito o, in caso di entrata, è il beneficiario della medesima. Dal punto di vista operativo questo implica il prevedere nell’ordine tante righe quanti sono i beni acquisiti per singolo centro di costo. Utilizzo dei centri di costo fittizi: alcuni tipi di spese sono comuni all’intero Ateneo o sarebbe troppo oneroso registrarle per singolo utilizzatore. Ci riferiamo alle spese di : pulizia, assicurazioni, telefonie, utenze, aule didattiche (per tutte i costi di manutenzione, arredi e impianti delle medesime), fotocopiatrici e stampanti (per i costi di manutenzione e materiale di consumo). In questi casi è opportuno utilizzare i centri di costo fittizi che accolgono alcune tipologie di spesa che, a fine esercizio, verranno poi attribuiti agli utilizzatori sulla base di alcune tabelle parametriche significative (es per metri quadri occupati, n° di persone per ufficio, n° di studenti epr facoltà, etc). ------------------------------------------------------------------------------23 – Disallineamento per spese di facchinaggio Mi chiedo se: registrando una fattura relativa all’acquisto di un bene e alle spese di facchinaggio per il trasporto del medesimo con due dettagli contabili (con due tipi beni servizi e due nature) ed emettendo un solo mandato, creo un disallineamento di dati contabili. S. Oggi la procedura erroneamente registra questo come un disallineamento ma lo abbiamo segnalato ai programmatori di CIA per un’analisi opportuna. ------------------------------------------------------------------------------22 – Perenzione dei residui Quale effetto ha in Co.Ep. la perenzione dei residui? S. La perenzione non genera alcuna registrazione automatica in Co.Ep.. Se esiste un documento amministrativo collegato al residuo mandato in perenzione, occorre effettuare una scrittura di rettifica della scrittura originaria (per cui se originariamente avevo registrato una scrittura del tipo: costo a debito, dovrò fare una libera che chiuda il debito e movimenti le sopravvenienze attive). ------------------------------------------------------------------------------21 – Fattura attiva Nel registrare in blocco in Co.Ep. (da Registrazioni in Co.Ep. con documenti amministrativi) un dipartimento esclude le fatture attive per le quali non sono ancora state emesse le reversali poiché in passato, il fatto di avere registrato in Co.Ep. una fattura, impediva poi che la stessa venisse richiamata e liquidata (emissione della reversale). Come è possibile? S. Per quanto riguarda le fatture attive non è possibile che non si riesca ad emettere la reversale se il documento è registrato in Co.Ep. Quello che non si può fare è la modifica. Questa affermazione deriva probabilmente dal fatto che l'utente per liquidare il documento utilizza la voce di menù “modifica”: questo CIA non lo permette (viene infatti mostrato un messaggio che avvisa che il documento è già stato registrato in Co.Ep. e che non è possibile modificarlo). Il comportamento corretto prevede che si vada alla voce di menù relativa alla liquidazione ( Apri liquidazione fattura clienti). ------------------------------------------------------------------------------20 – Contratto attivo Quando viene creato in CIA un contratto attivo (e quindi l'accertamento e l'eventuale incasso di quote) a livello di scrittura Co.Ep. quando viene registrato? E' necessario la creazione di un generico di entrata o in sede di chiusura COEP si rileva il ricavo CoEp? Quando viene creato in CIA un contratto attivo, a livello di scrittura Co.Ep. non viene registrato nulla. E' necessario che si crei non un generico di entrata ma una richiesta di emissione fattura (RES). ------------------------------------------------------------------------------19 – Disallineamenti da dati contabili Nell’ambito delle registrazioni Co.Ep. di esercizio mi trovo tra i disallineamenti dei documenti amministrativi e contabili con lo stesso conto finanziario, come è possibile? S. I disallineamenti da dati contabili in teoria si generano quando il documento amministrativo è registrato su conti finanziari diversi da quelli utilizzati per il documento contabile (mandato, riversale). Accade che ci siano registrazioni fatte su due esercizi (ad esempio documento amministrativo nel 2007 e emissione del documento contabile nel 2008) e i conti interessati siano stati oggetto di revisione con il nuovo anno (ad esempio aggiornamento della tabella cofi.coep o modifiche dei piani dei conti); in questi casi si possono generare dei disallineamenti. In pratica per motivi che non dipendono dalla volontà dell’utente le due scritture (da documento amministrativo e da documento contabile) alimentano conti economici diversi. ------------------------------------------------------------------------------18 - Arrotondamenti Non riesco ad effettuare la registrazione Co.Ep. di alcune fatture Telecom composte di più righe, tra le quali ve ne è sempre una con valore negativo (legata ad accredito, arrotondamento). Qual è la causa? S. Il dettaglio negativo della fattura è letto dal sistema come un arrotondamento pertanto la natura che deve essere valorizzata (in automatico dal sistema) è quella degli arrotondamenti. Se la registrazione non risultasse possibile vuol dire che per quel conto non è stata prevista l’associazione con la natura arrotondamento, da richiedere all’indirizzo [email protected] . L’altro caso di riduzione della fattura è legato allo sconto che può essere su imponibile e quindi selezionabile dalla maschera di registrazione della fattura o di tipo forfetario; per quest’ultimo caso è utile riportare un estratto dalle note di rilascio: "Nella funzione di registrazione del dettaglio della fattura è stato aggiunto un ulteriore pannello denominato 'Altri dati'. In tale nuovo pannello sono presenti, nella configurazione standard, due ulteriori campi importo denominati 'sconto su totale fattura ' e 'Altre riduzioni' Tali campi permettono di diminuire l'importo del mandato che sarà proposto all'atto della liquidazione della fattura, per tenere conto di eventuali accordi intercorsi con il fornitore, per cui l'importo da pagare risulta più basso rispetto a quello derivante dalla fattura. La causa più frequente di tale fatto è il cosiddetto sconto su totale fattura, ossia il fornitore concede uno sconto sull'importo complessivo della fattura, che però non incide sull'imponibile IVA della stessa e non può quindi essere inserito nel campo 'Sconto su imponibile'. Ove vi fossero altre cause, non esposte in fattura e diverse dallo sconto, per cui l'importo da pagare risulta inferiore a quello della fattura si potrà utilizzare il campo 'altre riduzioni'. I campi descritti in precedenza sono attivi di 'default' sulla fattura passiva; sulla fattura attiva sono invece attivabili tramite un'operazione di configurazione. “ L’incrocio con la natura di tipo SCONTO è previsto nella tabella cofi-coep con tutti i conti di spesa. ------------------------------------------------------------------------------17 - Disallineamenti da dati contabili Nell’ambito delle registrazioni Co.Ep. di esercizio ho visualizzato i disallineamenti da dati contabili e ho rilevato che alcuni generano “errori effettivi” e altri “errori non effettivi”; quale è la differenza? S. Per quanto riguarda i disallineamenti di dati contabili come hai visto sono di 2 tipi: gli errori effettivi hanno impatti sulla Co.Ep. cioè il conto che è sul doc. amministrativo è collegato a una natura diversa rispetto al conto modificato sul mandato; gli errori non effettivi invece non hanno impatti sulla Co.Ep. poiché, ad es. pur essendo stato modificato il conto sul doc.contabile, il nuovo conto è associato alla stessa natura del precedente. Quindi i disallineamenti che producono errori non effettivi si possono non considerare. ------------------------------------------------------------------------------16 - Versamento iva commerciale L’operazione di versamento dell’IVA come deve essere registrata in Co.Fi e Co.Ep? R. Deve essere movimentato il conto di trasferimento F.S.06.02.01.170 Trasferimenti interni per IVA su prestazioni a pagamento conto terzi che si incrocia con la natura corrispondente. ------------------------------------------------------------------------------- 15 - Fondo per la ricerca Possiamo così riassumere le modalità di contabilizzazione dei finanziamenti per la ricerca: Problema FAR: per FAR intendo il finanziamento dell'Ateneo che incasso sul F.E.04.01.02.010 e la competenza economica è l’anno di erogazione. Problema PRIN: la quota proveniente dal MUR viene incassata sul F.E.03.03.01.010, si fa un documento generico interno perchè i fondi vengono girati dall'Università e si usa una natura transitoria che bisogna creare. La quota proveniente dall'Ateneo si incassa sul F.E.04.01.02.020. Problema FIRB: in questo caso c'è solo il finanziamento del ministero che si incassa sul F.E.03.03.01.020, si fa un documento generico interno perchè i fondi vengono girati dall'Università e si usa una natura transitoria che bisogna creare. Come mi devo comportare se l’Università incassa una quota da Istituti Nazionali da girare poi ai dipartimenti per la copertura di costi di dottorato di ricerca? R. Lo schema è corretto. Ho creato le seguenti associazioni per l’incasso di quote ministeriali PRIN e FIRB successivamente girate ai dipartimenti: 1. per la quota PRIN: F.E.03.03.01.010 - ET04010202 2. per il FIRB: F.E.03.03.01.020 - ET04010203 In generale ogni finanziamento acquisito autonomamente dai Dipartimenti, seppur incassato con il tramite dell’Ateneo, deve essere contabilizzato tra le Entrate da convenzioni, contratti e accordi o tra i trasferimenti (non interni). E’ importante utilizzare la natura transitoria qualora l’Università incassi e poi trasferisca al dipartimento (ET…). ------------------------------------------------------------------------------14 - Buono d’ordine Le biblioteche non caricano i buoni d’ordine di libri/riviste in CIA, a fine anno 2007 pertanto non vi è traccia in Co.Ep. dei libri ordinati nel 2007. E’ corretto? R. In generale la competenza economica di un bene è il momento in cui questo entra nel ciclo produttivo. Nel caso dei beni, pertanto, la competenza è legata alla consegna e quindi all’inizio del loro utilizzo. Se i libri sono stati consegnati nel 2008 (bolla e quindi fattura datata 2008) è corretto che abbiano competenza economica 2008 anche se l’ordine è stato fatto nel 2007. ------------------------------------------------------------------------------13 - Generico trasferimenti anni precedenti In materia di trasferimenti interni per attribuzione delle dotazioni, per sanare la Co.Ep stiamo inserendo i documenti generici relativi alle assegnazioni degli anno precedenti non ancora trasferite ai centri ed ai dipartimenti. Come procediamo? R. In questo processo di aggiustamento l’importante è che il generico sia caricato con la competenza economica dell’anno in cui il fondo è stato assegnato. Sarebbe utile inserire nell’esercizio 2007 le competenze dell’anno. ------------------------------------------------------------------------------12 - Trasferimenti interni Sui capitoli di ricerca, praticamente tutti, vengono addebitati anche molti trasferimenti interni che facciamo all'Ateneo. Oltre a quelli che già ti avevo accennato (trasferimenti per assegni di ricerca, collaborazioni coordinate continuative, borse di studio, software), stamattina ho verificato che facciamo anche i trasferimenti interni per IVA acquisti intracomunitari. Probabilmente tu hai previsto queste nature nel 2008 ma per il 2007 il problema esiste e dovendo registrare i documenti nel 2007 mancano le nature. R. Per i conti di Spese di ricerca finanziate (F.S.07.01.01) sono state previste le seguenti nature transitorie da utilizzare ogni qual volta il bene o il servizio è stato acquisito all’interno dell’Ateneo: ET04010107 Trasferimenti interni a remunerazione di servizi resi ET04010108 Trasferimenti interni per borse e assegni di ricerca ET04010109 Trasferimenti interni per rimborsi Co.co.co ET04010120 Trasferimenti interni per acquisto software. Relativamente all’IVA intracomunitaria non occorre una natura transitoria specifica poiché il mandato emesso dal dipartimento nei confronti dell’Amministrazione centrale è contabilizzato sullo stesso capitolo di spesa e natura del bene acquistato. ------------------------------------------------------------------------------11 - Pubblicità Qual è la competenza economica di una fattura di pubblicità? R. Se non si tratta di un’iniziativa di pubblicità istituzionale (es. ampio investimento per diffondere la conoscenza dell’ateneo), la durata è riconducibile alla data della fattura o al periodo in essa indicato. ------------------------------------------------------------------------------10 - Manutenzione straordinaria Qual è la competenza economica di una fattura di manutenzione straordinaria? R. Il conto finanziario della manutenzione straordinaria immobili ed impianti (F.S.08.01.03.050) è associato a due nature di tipo patrimoniale pertanto la competenza economica verrà gestita attraverso il calcolo dell’ammortamento. In generale è importante attribuire correttamente il costo della manutenzione straordinaria pertanto: 1. se è riferita a specifici immobili/sedi occorre usare il centro di costo intermedio che lo identifica, 2. se è attribuita a impianti e attrezzature inventariate andrebbe caricata in inventario con l’apposito buono di carico di aumento del valore. ------------------------------------------------------------------------------9 - Annullamento scrittura in Co.Ep. Dovrei annullare una scrittura in Co.Ep relativa ad un mandato ma non riesco a rintracciarlo in Co.Ep, come faccio? R. Il mandato non è una chiave di ricerca nella Contabilità Economica pertanto devo utilizzare il documento amministrativo ad esso associato (Doc. generico, fattura, missione…) ------------------------------------------------------------------------------8 - Competenza economica Incamerando i fondi Far e Prin, quale data di competenza sarebbe opportuno indicare? Ufficialmente il Prin dura due anni anche se per alcune delle voci che lo compongono la scadenza, per la rendicontazione e quindi per la spesa, è prorogata. Il Far dura un anno, ma è, per quel che so, sempre prorogato ed a volte collegato al Cofin. Cosa sarebbe opportuno indicare, soprattutto se avete già dato indicazione alle quali i Dipartimenti devono attenersi. R. E' questo un tema importante. Per i Far (Fondo di Ateneo per la ricerca) l'anno di competenza è quello in cui viene attribuito alla struttura, quando cioè viene fatto da parte del ricevente l'accertamento per il totale, poiché nello stesso anno viene incrementata in misura corrispondente la disponibilità di spesa che può essere impegnata in uscita per le relative spese (generando la correlazione tra costi e ricavi alla base della competenza economica). Per il Prin la competenza economica è quella indicata nell'assegnazione ( 2 anni?) anche se vi è una proroga nella rendicontazione. In teoria la spesa dovrebbe seguire i ricavi e quindi mantenere comunque la correlazione con i due anni assegnati come durata del finanziamento. ------------------------------------------------------------------------------7 - Competenza economica Sto procedendo alla registrazione di un documento generico di un finanziamento di programmi per l’incentivazione del processo di internazionalizzazione comunicato nel 2006 in forza di un decreto del 2005, rettificato nell’ammontare nel 2007 e pagato con mandato nel 2008, qual è la competenza economica? In finanziaria l’impegno è stato fatto nel 2006 e integrato nel 2007, il mandato è del 2008. R. In linea generale, la competenza economica di un finanziamento può essere fatta coincidere con il periodo per il quale si contabilizza (e quindi si utilizza) la relativa disponibilità di spesa. Quindi, nel caso sopra evidenziato nel 2006 e l’integrazione nel 2007. ------------------------------------------------------------------------------6 - Costi 2007 Come è meglio gestire la contabilizzazione delle spese telefoniche anno 2007 dal 3^ al 6^ bimestre a fronte di lettera addebito dell'economato datata 9/1/08 e protocollata 19/1/08? I^ possibilità - Impegno nel 2007 (per la finanziaria) - registrazione doc.amministr. comunque nel 2007 (competenza 2007) e coep 2007 - pagamento nel 2008 II^ possibilità -Impegno nel 2007 (per la finanziaria) -registrazione doc.amministr. nel 2008 con competenza 2007 e Co.Ep. 2008 -pagamento nel 2008 R. Se fosse possibile, l'ideale sarebbe la prima opzione (registrazione nel 2007). ------------------------------------------------------------------------------- 5 - Fondo economale Per l'apertura del fondo economale procediamo come lo scorso esercizio? Noi solitamente emettiamo il mandato sul capitolo - Rimborso anticipazione fondo economale creiamo un generico come trasferimento uscita indicando il codice del Dipartimento poi apriamo materialmente il fondo in CIA indicando la disponibilità iniziale. La Co.Ep. ci segnala però che la scrittura è impossibile perchè il debitore e il creditore sono uguali, è corretto procedere così ? R: La registrazione in Co.Ep. non è possibile perchè i documenti (e il fondo economale) sono intestati alla struttura in scrivania e non a un’anagrafica diversa. Ogni volta che il creditore e il debitore appartengono al medesimo bilancio, CIA evidenzia l’impossibilità di procedere alla registrazione CoEp. In realtà,occorre intestare in CIA il fondo economale a un’anagrafica diversa dalla struttura vera e propria, (quale ad es. il responsabile del fondo: segretario di dipartimento...) caricata come sogg. esterno; questo consente: sia di includere i documenti di apertura e chiusura del fondo economale e quelli di reintegro nel consolidato di Ateneo, sia di registrare in medesimi in CoEp. La soluzione è quindi la seguente: intestare il fondo economale a un sogg. Esterno (segretario di dipartimento) e per aprire/chiudere il fondo, registrare non un documento di trasferimento intestato al dip. ma un generico di spesa/entrata intestato a questo sogg. esterno. N.B. questo non significa che il conto corrente bancario del Dipartimento debba esser intestato al Segretario, l’intestazione del fondo economale deve avvenire solo all’interno del sistema contabile. ------------------------------------------------------------------------------4 - Anno accademico Come definiamo la durata associata all'anno accademico? R: La competenza economica è: 1 Novembre anno (y), 31 Ottobre anno (y+1) ------------------------------------------------------------------------------3 - Trasferimenti 2007 Se si volesse creare il generico relativo ai trasferimenti interni 2007 quale conto o natura si deve usare? R: Il conto deve essere quello del documento contabile, la natura deve essere di tipo transitoria (ET…). Qualora non fosse presente in tendina dopo la scelta del conto, richiedetela all’indirizzo [email protected] . ------------------------------------------------------------------------------2 - FIRB-PRIN I fondi di ricerca FIRB e PRIN sono incassati dall'amministrazione centrale e poi accreditati ai dipartimenti. Quali conti devono usare i dipartimenti? R: Per contabilizzare la parte di finanziamento ministeriale è corretto utilizzare i conti finanziari F.E.03.03 Trasferimenti per investimenti e ricerca scientifica associati, però, alla natura transitoria (ET04010202 Trasferimenti interni PRIN, ET04010203 Trasf. int. Progetti Centri Eccellenza e FIRB, ET04010209Trasferimenti interni MUR,…) Qualora non fosse presente in tendina la natura transitoria dopo la scelta del conto, richiedetela all’indirizzo [email protected] . L’eventuale importo co-finanziato dall’Ateneo, invece, deve essere contabilizzato nei corrispondenti conti di trasferimento interni (associando sempre con natura transitoria). Una diversa modalità di registrazione, ovvero la contabilizzazione di entrambe le tipologie di finanziamenti nei Trasferimenti interni o nei Trasferimenti per ricerca comporterebbe una significativa perdita di informazione. Infatti, non sarebbe più possibile, analizzando i bilanci dei Dipartimenti, suddividere le entrate in relazione alla tipologia delle fonti di finanziamento. ------------------------------------------------------------------------------1 - FAR Visto che l'assegnazione di fondi Far non contiene una data che suggerisca la durata economica, possiamo convenzionalmente definirla all'interno dell'ateneo? R: Se intendiamo per FAR il Fondo di Ateneo per la Ricerca, la competenza economica è l’anno di assegnazione del fondo.