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progetti “lean”
Il “Lean” è una metodologia di miglioramento delle performance dei processi che si
focalizza su:
»»riduzione degli sprechi degli “input” che concorrono al processo produttivo (risorse umane,
materie prime, energia, materiali di consumo, etc), sia in termini quantitativi (es. scarti di
produzione, disservizi...) che di “over quality”
»»ottimizzazione
dei tempi di processo (riduzione delle attese, riduzione dei fermi servizio,
manutenzioni etc)
»»mantenimento della qualità necessaria in “output” (il servizio finale).
Analisi e soluzioni
per ottimizzare
i consumi e la spesa
nel settore sanitario
nuove sinergie e servizi per la funzione acquisti nella logica sanità 2.0
Un progetto “lean” consente di rendere i Percorsi Diagnostici Terapeutici Assistenziali e
i relativi processi più efficienti, ottimizzando l’utilizzo degli “input” in ogni sua fase, con
conseguente riduzione del “costo totale”.
Caratterizzato da un approccio che valorizza la “generazione di idee dal basso”, ovvero
il confronto con le risorse che sono direttamente coinvolte nei processi analizzati, un
progetto “Lean” prevede fasi di intervento così schematizzabili:
»»analisi
delle performance dei processi e dei
relativi costi
»»identificazione delle principali aree di possibile
miglioramento
»»workshop di “generazione idee”
»»valutazione delle proposte emerse in termini di
razionali, impatti, investimenti necessari per
attuarle
»»validazione da parte del top management delle
proposte più interessanti
»»roadmap
di implementazione degli interventi
pianificati, previa definizione di responsabilità
e tempistiche
»»attuazione
degli interventi a breve e medio
termine e monitoraggio dei risultati
Le metodologie e gli strumenti “Lean”
hanno origine dal Sistema Toyota, che
NOMOS applica, con i dovuti adattamenti,
ai processi e ai servizi sanitari.
Direzione e sede operativa:
Per informazioni:
00181 Roma - Via Turno, 26
Tel. 06/7808345 - 06/78391246
Fax 06/7803262
[email protected]
Ing. Giuseppe Perrella
Tel. 348.4765291
e-mail: [email protected]
S A N I TÀ
Rev. 1 del 14/3/2013
il contesto
In Italia la recente normativa in materia di riduzione della spesa sanitaria (ad
esempio il D.L. 68/2011 riferito ai “costi standard”) e le indicazioni provenienti
dalle ultime manovre economiche, che prevedono “tagli” della spesa sanitaria per
diversi miliardi nei prossimi 2 anni, evidenziano come la riduzione dei costi sia la
priorità assoluta per la sanità.
In questo contesto, la Funzione Acquisti nelle
strutture sanitarie costituisce uno dei cardini
determinanti per la competitività aziendale, nonché per la stessa sopravvivenza delle
strutture.
In particolare, la funzione è chiamata a migliorare costantemente le proprie performance in termini di:
»»ottimizzazione dei processi di acquisto;
»»riduzione dei costi di acquisto;
»»razionalizzazione della spesa;
»»riesame dei rapporti con i fornitori;
»»utilizzo di forme contrattuali snelle ed
efficienti;
»»sviluppo di “best practices”.
Ciò impone alla Funzione Acquisti l’adeguamento di strumenti e metodologie di lavoro
a nuovi standard di efficacia e di efficienza
nei processi di approvvigionamento, competenze per la gestione delle diverse categorie
di spesa.
Le soluzioni che proponiamo possono aiutare anche la tua organizzazione sanitaria a
migliorare la performance dei processi di approvvigionamento attraverso:
1 l’analisi della spesa
2l’expertise e programmi di riduzione
dei costi per categoria di spesa
3l’approccio collaborativo con il
personale medico ed infermieristico
nella gestione dei fabbisogni
4la gestione della domanda
5il supporto al processo negoziale
6programmi di razionalizzazione
della spesa
7l’avvio di progetti “lean”
In sintesi, le soluzioni che proponiamo per- I nostri professionisti hanno sviluppato espemettono alle organizzazioni sanitarie:
rienze specifiche nelle funzioni approvvigio»»di avere più controllo sui processi di spe- namenti in ambito sanitario e dispongono di
sa, sia in termini di pianificazione che di
competenze che riescono a coniugare un’anamonitoraggio “in itinere”
lisi del case mix della struttura con l’otti»»di disporre delle informazioni e delle valu- mizzazione dell’assorbimento di risorse ad
tazioni necessarie per prendere le migliori
essa collegati. Esperti degli acquisti, dei codecisioni, sia a breve sia a medio – lungo
sti e della spesa del settore sanitario pubblico
termine
»»di ridurre significativamente l’operatività, e privato, accompagnano il top management
ed il personale della struttura nel percorso di
liberando tempo per attività a maggior
change management necessario per l’ottimavalore aggiunto
»»di assicurare trasparenza a tracciabilità ai le introduzione di questa New Way of Thinking
processi.
in azienda.
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l’analisi della spesa
Il servizio di individuazione rapida dei prodotti e consumi sentinella consente
di effettuare rapidamente valutazioni di costo relativi a specifici ambiti di spesa,
dando alle organizzazioni di acquisto immediata visibilità sulle opportunità di
saving a breve termine.
L’attività di analisi è svolta praticamente in outsourcing dai nostri professionisti, riducendo
così al minimo l’impatto sull’organizzazione aziendale.
La soluzione è ideale per le strutture sanitarie che scelgono un approccio all’analisi della spesa
puntuale e opportunistico, con l’obiettivo di cogliere anche singole occasioni di saving.
I nostri professionisti sono in grado di fornire
alle organizzazioni di acquisto, in tempi
ridotti, piena visibilità sul perimetro di spesa
prescelto fornendo:
»»una vista unica e consolidata sui dati di
Ciò assicura una forte riduzione dei tempi necessari all’analisi, aumentando nel contempo
la precisione e l’affidabilità dei dati a disposizione. In particolare il supporto può includere:
»»un’accurata normalizzazione e
»»Definizione albero merceologico
»»Raccolta e pulizia dati provenienti da
»»una profilazione personalizzata delle
»»Normalizzazione dei fornitori
»»Validazione dati
»»Classificazione dei dati sull’albero
spesa
classificazione dei dati basata sullo
storico delle transazioni effettuate dalla
struttura
opportunità, volta a definire le priorità di
intervento
differenti sistemi informativi
merceologico
»»Caricamento dati validati
»»Configurazione e aggiornamento dei report
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l’expertise e i programmi di riduzione dei costi
per categoria di spesa
approccio collaborativo con il personale medico ed
infermieristico nella gestione dei fabbisogni
I professionisti NOMOS si distinguono per la profonda conoscenza delle diverse
categorie di spesa e dei relativi mercati di approvvigionamento.
L’approccio consiste in un nuovo modo di relazionarsi con il personale della
struttura e con i mercati di fornitura, secondo criteri orientati ad una maggiore
collaborazione, nel comune obiettivo della riduzione sostenibile dei costi.
Questa competenza ci consente di supportare
le strutture sanitarie ad ottimizzare la spesa
in macro-aree di acquisto quali:
Con tale approccio la ricerca di risparmio per
chi compra passa attraverso la riduzione dei
costi operativi dei fornitori, non attraverso
l’erosione dei loro margini. Ciò contribuisce a
definire “scenari di fornitura” effettivamente
sostenibili, minimizzando i rischi che caratterizzano politiche negoziali molto aggressive.
A fronte del fabbisogno espresso dall’organizzazione sanitaria a cui i fornitori sono
invitati a rispondere, gli stessi fornitori propongono “soluzioni di fornitura” (e non solo
offerte), muovendo liberamente tutte le leve
di costo consentite.
capacità produttiva e distributiva del fornitore) o “contingenti” (da esempio la particolare situazione di posizioni aperte con i fornitori o l’acquisizione di posizioni debitorie
ereditate in operazioni di merger & acquisition). Il sistema evidenzia inoltre l’impatto
economico di ciascuna scelta, agevolando il
raggiungimento del consenso tra i soggetti
aziendali coinvolti nel processo decisionale.
La nostra esperienza evidenzia la possibilità
di realizzare risparmi anche superiori al 15%
mantenendo, se non addirittura migliorando,
il livello di qualità e servizio.
Nel rispondere alla richiesta dell’acquirente i
fornitori possono, ad esempio, indicare opportunità di risparmio realizzabili modificando una determinata specifica di fornitura che,
senza incidere significativamente sul livello
di servizio e qualità richiesti, può consentire
una riduzione dei costi legati alla produzione
del case mix della struttura.
Il nostro approccio:
»»farmaci
»»dispositivi medici
»»materiali di consumo sanitario
»»servizio di ristorazione
»»servizio di pulizia
»»servizio di lavanderia
»»prodotti di magazzino economale
»»utenze
»»apparecchiature elettromedicali
Un’attenzione particolare è rivolta anche al
riesame e alla gestione dei contratti con i
fornitori di apparecchiature elettromedicali.
L’ottimizzazione consiste nella presa in carico
del parco macchine, nell’analisi dei dati legati all’utilizzo e nella riconfigurazione delle modalità di acquisizione e gestione delle
apparecchiature. I nostri esperti dispongono
di canali diretti con le più importanti società
in grado di fornire contratti di global service per la gestione ottimale dei costi collegati
alle tecnologie.
Siamo in grado aiutare le aziende ad ottimizzare gli acquisti in specifiche categorie di
spesa, massimizzando i saving e le efficienze
di processo, attraverso la competenza di professionisti dei processi/servizi sanitari e degli
acquisti specializzati per settore e categoria
merceologica, con forte expertise tecnicocommerciale e pieno presidio dei rispettivi
mercati di fornitura.
Le competenze specialistiche dei professionisti NOMOS sono a disposizione dei buyer
attraverso attività che includono:
»»analisi della spesa per categoria di acquisto
»»analisi del parco fornitori aziendale
»»stesura/aggiornamento di specifiche e capitolati di fornitura
»»analisi e allineamento offerte
»»stesura di reportistica ad uso dei buyer
»»pianificazione del processo di negoziazione
»»supporto alla definizione della strategia negoziale
»»configurazione dei parametri e della tipologia di negoziazione in funzione della strategia
concordata
»»supporto all’organizzazione e alla gestione delle gare.
I fornitori possiedono infatti, solitamente, un
know-how specialistico che consente loro di
rispondere alle esigenze della struttura sanitaria con idee innovative. Valutandole, la struttura può non solo verificarne la validità ma,
al tempo stesso, arricchire la propria conoscenza nello specifico ambito di acquisto.
Questi scenari di acquisto permettono alla
struttura sanitaria di comparare agevolmente
diverse configurazioni di fornitura valutando, preliminarmente, il beneficio ed il livello
di rischio correlati al mantenimento, alla rimozione o alla variazione dei diversi vincoli
attinenti la domanda (ad esempio le diverse
specifiche tecniche), l’offerta (ad esempio la
»»migliora la gestione della relazione con i
fornitori, chiamati ad essere competitivi
secondo logiche “win-win” e non di antagonismo con l’acquirente
»»migliora il know-how dell’acquirente sulla
categoria trattata grazie alla possibilità
di valutare soluzioni che, spesso, si rivelano innovative rispetto a quanto in uso
»»favorisce il processo decisionale ed un
veloce raggiungimento del “consenso” a
livello aziendale grazie alla possibilità di
valutare preventivamente l’impatto economico di ciascun “vincolo.
3
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gestione della domanda
In uno scenario economicamente ancora incerto come quello attuale il monitoraggio
dei costi continua ad essere un tema cruciale
per le aziende.
Ciò è ancora più vero a fronte del significativo e costante aumento dei costi associato
alle prestazioni erogate e alla contestuale
riduzione dei budget imposti alle strutture
operanti in convenzione con il SSN.
Le azioni da intraprendere per tentare di
contenere l’impatto di queste condizioni sul
conto economico dei DRG non possono prescindere, sulla base della nostra esperienza,
da una attenta valutazione degli effettivi
fabbisogni che sottendono i diversi processi
produttivi e i servizi della struttura sanitaria.
Ogni sforzo negoziale per ottenere migliori
condizioni economiche – obiettivo sempre
difficile – è infatti poco efficace se i volumi di acquisto eccedono le effettive necessità. Il costo finale di una fornitura è, infatti,
sempre legato al costo unitario di acquisto x
il volume dello stesso.
supporto al processo negoziale
Un adeguato intervento di gestione delle domanda, guidato da professionisti con specifica esperienza, aiuta ad interrogarsi su quelli
che sono gli effettivi fabbisogni e a capire se
possono essere soddisfatti in maniera diversa
- e più conveniente - nel rispetto dei requisiti di qualità necessari.
Con il supporto di metodiche mirate, quali ad
esempio le tecniche di “analisi del valore”,
il servizio Gestione della domanda punta a
verificare la coerenza delle politiche di gestione dei costi collegati a ciascuna scelta
(ad esempio il mantenimento di scorte di
magazzino “leggere” oppure continuare ad
puntare su DRG a bassa redditività e ad alto
assorbimento di risorse). L’obiettivo generale del Gestione della domanda è, in sintesi,
intervenire sulla generazione dei fabbisogni
identificando ed eliminando “requisiti” o “attività” che non contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi di “Qualità” desiderati
ma che, invece, incrementano esclusivamente il Costo Totale.
ambiti di intervento
Il servizio Gestione della domanda prevede un intervento di analisi dei
processi aziendali, coadiuvato da momenti di confronto con le risorse
aziendali coinvolte, finalizzato ad impostare azioni migliorative in
termini di:
»»Identificazione di opportunità di aggregazione e omogeneizzazione
dei fabbisogni di diverse unità operative / aree aziendali
»»Identificazione dei DRG a maggiore o minore redditività
»»Pianificazione degli acquisti per ottimizzare la gestione del Working
Capital (previsioni di pagamento, lead time di fornitura di servizi,
affidabilità delle liste di attesa, ...)
»»Valutazione di opportunità di integrazioni operative (es. politiche
di “just in time” e “free pass” rispetto ai controlli qualità..) e
strategiche con i fornitori (es. gestione di ordini aperti).
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Il servizio di supporto al processo negoziale permette alle organizzazioni sanitarie
di massimizzare i saving e ridurre i tempi di processo anche nell’ambito di singole
negoziazioni o riesami di contratti di fornitura.
Il servizio è interamente gestito da esperti con
specifica competenza per categoria di acquisto
e profonda conoscenza dei relativi mercati di
fornitura. Il servizio di negoziazione, condotto
in coordinamento con i buyer aziendali, riduce
al minimo l’impatto sulle strutture aziendali.
programmi di razionalizzazione della spesa
È il servizio che aiuta le strutture sanitarie a migliorare le performance di acquisto
tramite lo sviluppo di programmi strategici di razionalizzazione della spesa.
Team di professionisti, esperti dei diversi
mercati, operano in stretta sinergia con le
Funzioni Acquisti aziendali per analizzare
modelli organizzativi e dinamiche di
spesa, e per definire le azioni necessarie al
raggiungimento dei risultati attesi in termini
di crescita di efficienza e riduzione dei costi.
Le attività di Strategie di successo sviluppate
dai professionisti NOMOS includono in
particolare:
»»Analisi e ridefinizione di modelli di consumo
»»Classificazione e diagnostica qualitativa e
quantitativa dei dati di acquisto
»»Analisi del parco fornitori e ottimizzazione
delle dinamiche di relazione e gestione
»»Analisi
e razionalizzazione di flussi e
processi di approvvigionamento
»»Individuazione e sviluppo di opportunità di
centralizzazione degli acquisti
»»Supporto alla stesura di budget e piani di
acquisto
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