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SOFTWARE GESTIONE DEI RIMBORSI TRASFERTE
La gestione dei rimborsi delle trasferte di dipendenti e collaboratori rappresenta, da sempre, un
adempimento amministrativo impegnativo: gestione dei documenti, controllo dei rimborsi,
quadratura della contabilità...
Il software di gestione che abbiamo sviluppato rappresenta un aiuto per la gestione amministrativa
dei rimborsi per spese di viaggio.
Questo utilissimo e facilissimo software sviluppato in Microsoft Access 2007 prevede:
1. un archivio dei soci/dipendenti/collaboratori (compresi i dati del loro mezzo di trasporto)
2. un archivio dei clienti/luoghi di lavoro esterni normalmente visitati.
Il software è in grado pertanto di aiutare a calcolare sia in modalità automatica che in modalità
manuale le spese di trasferta ed i rimborsi erogati ai singoli collaboratori/dipendenti, generando
anche la documentazione relativa al rimborso spese per singolo dipendente/collaboratore.
Il software di utilizzo estremamente intuitivo e flessibile è sviluppato in Microsoft Access 2007;
non presenta alcuna necessità di programmi installati sul proprio Pc, in quanto viene distribuito
completo del pacchetto di autoinstallazione di Microsoft Access 2007 Run-Time.
Il software funziona coi sistemi operativi Microsoft Windows 2000 Professional, Windows XP
Home, Windows XP Professional, Windows Vista, Windows 7.
Il nostro software crea un database dei dipendenti/collaboratori e dei loro automezzi.
I dati vanno caricati solo la prima volta e rimangono validi per tutti i calcoli successivi;
per ogni socio/dipendente/collaboratore si crea un record con tutti i dati utili ai fini del calcolo della
trasferta.
Ricordati di salvare un record per ogni socio/dipendente/collaboratore
E’ possibile:
3. visualizzare il percorso stradale (www.viamichelin.it)
4. visualizzare la mappa (http://maps.google.it/maps)
5. ricercare le coordinate geografiche (latitudine e longitudine per impostare correttamente la
destinazione sul navigatore satellitare)
6. effettuare una chiamata tramite skype (http://www.skype.com/intl/it/home )
7. inviare un messaggio di posta elettronica
8. aprire il sito web
il tutto direttamente dal dettaglio destinazioni di lavoro e semplicemente cliccando nel
corrispondente pulsante.
Il nostro software crea un database delle trasferte normalmente effettuate.
Non vi è limite al numero delle posizioni di luoghi di trasferta che si possono creare
I dati vanno caricati solo la prima volta e rimangono validi per tutti i calcoli successivi.
Esempio della gestione di un rimborso spese mensile partendo dai dati precaricati
Per le spese documentate vi è un apposita maschera, utilizzabile se serve, gli altri dati sono già in
programma.
Per ogni socio/dipendente/collaboratore si può visualizzare l’andamento delle spese di trasferta nel
corso dell’anno; una funzione utilissima anche ai fini del controllo interno di gestione.
Il programma genera automaticamente la ricevuta relativa al rimborso delle spese di trasferta
sostenute dal singolo socio/dipendente/collaboratore.
Sopra un esempio di certificazione del rimborso spese.
Esempio di personalizzazione della gestione delle trasferte.
La gestione delle spese documentate può essere personalizzata in base alle proprie esigenze.
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