lezioni di management

bormioli rocco
ALMA
lezioni di management
05
il marketing operativo - 2
le scorte e il magazzino
lezioni di management
05 - il marketing operativo 1
cosa, quanto e quando ordinare
introduzione
La gestione delle scorte è soprattutto gestione degli approvvigionamenti e si concretizza in una serie di decisioni riguardanti le tipologie di prodotti, i quantitativi da ordinare e i tempi nei quali emettere gli ordini.
In altre parole, gestire le scorte vuol dire studiare l’andamento passato delle vendite per ricavarne la proiezione sulla
domanda futura, ma soprattutto redigere accurati programmi di acquisto tenendo conto dei limiti finanziari e strutturali dell’azienda.
La sintesi del problema è dunque decidere quanta scorta conservare per ogni articolo tenendo presente i costi e il
livello di servizio. Per una gestione ottimale delle scorte occorre possedere informazioni:
• in merito alle entrate (fornitori e loro abitudini, prezzi, dimensioni dei lotti, tempi di pagamento eccetera);
• in merito alle uscite (clienti e loro abitudini, deperibilità/obsolescenza dei prodotti, domanda futura eccetera);
• in merito a eventuali vincoli (disponibilità finanziarie, spazio a magazzino, risorse per la gestione delle scorte eccetera).
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
cosa ordinare
In un ristorante la decisione sugli standard di acquisto da fare non
può che partire dalla carta del menu, ossia dai prodotti che si vogliono offrire alla clientela.
Per prima cosa sarà quindi indispensabile definire un elenco delle
materie prime che saranno utilizzate nel locale.
Il passo successivo è quello di considerare la qualità delle merci che si
desiderano acquistare: è necessaria una certa competenza merceologica dei prodotti sul mercato per definire in modo preciso le caratteristiche che le materie prime (food) e i prodotti finiti (beverage) devono
avere per entrare nelle anagrafiche di acquisto. In altre parole, è indispensabile specificare i requisiti e gli standard qualitativi delle diverse
materie prime, sulla base delle cotture/preparazioni che si desiderano
offrire e del tipo di clientela a cui ci si rivolge.
Un esempio
Se un ristorante ha nel menu il risotto “espresso”, dovrà utilizzare un tipo di riso che mantenga bene la cottura, abbia una buona
resa, assorba bene il condimento e presenti una buona palatabilità. I campioni di riso saranno quindi esaminati sulla base di vari
test di cottura: solo quelli che supereranno la prova saranno valutati quanto a quantità, prezzo, tempi e modalità di pagamento
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Le informazioni di carattere merceologico e di resa gastronomica devono essere riportate in apposite schede sulle
quali si annoteranno anche tutte le altre informazioni di carattere economico e contabile: dettagli utili per effettuare
valutazioni consuntive o preventive sugli acquisti realizzati o futuri.
Acquistare frutta e verdura o bottiglie di cognac può sembrare la medesima cosa, ma in realtà non lo è.
La natura dei prodotti (freschi e deperibili i primi, da invecchiamento i secondi) condiziona le modalità dell’acquisto
(fornitore, quantità, stoccaggio, immobilizzo del capitale, prezzo, pagamenti).
Per questo motivo, come prima cosa è necessario individuare le principali tipologie di alimenti utilizzati, (“cosa ordinare”) e solo dopo definire la giusta maniera di approvvigionamento (“quanto ordinare” e “quando ordinare”).
Le principali categorie merceologiche da considerare in fase di acquisto sono:
prodotti freschi di breve durata
frutta e ortaggi freschi
prodotti ittici freschi
carne fresca e frattaglie
pasticceria fresca
prodotti di lunga durata
pasta e riso
scatolame
prodotti conservati di media durata
salumi e carni conservate
prodotti ittici conservati
bevande
bevande analcoliche
vini, liquori e acque minerali
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Acquisto dei prodotti freschi
In un locale di medio livello, i prodotti freschi – come il
pane, le carni, il pesce, la frutta, la verdura – sono acquistati
giornalmente o bi-settimanalmente presso commercianti
all’ingrosso o al minuto situati nelle vicinanze del ristorante. Non esiste, quindi, la necessità di accumulare scorte per
lunghi periodi.
Tenendo però conto che la quantità di prodotti freschi da
ordinare può modificarsi frequentemente, conviene realizzare una previsione settimanale di consumo, cominciando a evidenziare l’andamento settimanale dei consumi nella scheda merceologica d’acquisto.
Sempre tra i prodotti freschi troviamo anche la pasticceria, generalmente di produzione industriale, che viene normalmente acquistata per il fine settimana.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Acquisto dei prodotti conservati di media durata
Si tratta dei salumi e dei formaggi, alimenti che possono
essere conservati per un tempo superiore rispetto ai prodotti freschi.
La maggior parte dei ristoratori si rivolge a grossisti specializzati ai quali vengono rivolte ordinazioni con cadenza
quindicinale o mensile, in funzione del prodotto.
In questo gruppo di alimenti rientra anche il caffè che, pur
essendo un prodotto di lunga durata, è meglio acquistare
frequentemente per mantenerne l’aroma.
Nel controllo dei consumi sarà molto importante fare bene attenzione alle scorte giacenti in magazzino, in quanto
normalmente si tratta di alimenti costosi che, se acquistati in grande quantità, immobilizzano un elevato capitale per
lungo tempo (essendo di lento smaltimento).
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Acquisto dei prodotti conservati di lunga durata
Per l’approvvigionamento di pasta, riso, scatolame, olio,
conserve in genere, si tende a fare una certa scorta di magazzino, perché si tratta di prodotti non immediatamente
deperibili e dal costo abbastanza contenuto.
L’acquisto è in genere mensile o bimestrale e i controlli sui
consumi vengono fatti con la medesima cadenza. Attenzione però alle conserve particolari, quali salmone, caviale,
paté: si tratta di prodotti molto costosi che è bene tenere
sotto stretto controllo.
Acquisto delle bevande
Quasi tutti i ristoratori fanno approvvigionamenti di bevande analcoliche in grandi quantità, mensili o bimestrali.
Il comparto delle bevande alcoliche non presenta problemi di conservazione, ma solitamente richiede al ristoratore un
elevato impegno di capitale, per questo le aziende tendono a rifornirsi direttamente da produttori o grossisti specializzati, cercando di stipulare un contratto a lungo termine vantaggioso per entrambi.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
quanto ordinare
La definizione del fabbisogno reale delle materie prime costituisce una fase fondamentale di una buona politica degli
acquisti.
È ovvio che la quantità di merce da ordinare non è sempre la stessa nell’arco di un anno: tra i fattori che possono condizionare le reali esigenze di un particolare tipo di prodotto rientrano il rinnovamento periodico del menu, i cambi di
stagione, i flussi alterni e non costanti della clientela.
In ogni caso, occorre sempre cercare di evitare due situazioni estreme che, se protratte, possono compromettere la
buona gestione aziendale:
• programmare limitate scorte di magazzino e telefonare al fornitore ogni qualvolta venga a mancare un prodotto:
in questo modo, il prezzo della merce non sarà vantaggioso e si correrà il rischio di doversi accontentare di quello
che si trova;
• avere un eccesso di merci in giacenza, soprattutto di prodotti deperibili o costosi, oppure di lento utilizzo. In questo caso, infatti, i costi di stoccaggio (affitto dei locali, interessi sul capitale, scarti) potrebbero superare i ricavi derivati dagli sconti quantità ottenuti dal fornitore.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Le regole fondamentali da ricordare sono quindi:
• acquistare per tempo;
• acquistare in quantità adeguata;
• acquistare a un prezzo vantaggioso.
E il ristorante che ha appena aperto?
È ovvio che un ristorante appena aperto non avrà a disposizione uno storico utile a stimare preventivamente il volume
delle vendite, quindi l’applicazione delle regole in questo caso sarà più difficile.
L’importante in questo caso è fare rapidamente tesoro dell’esperienza, annotandosi, fin dal primo giorno d’esercizio,
l’effettivo consumo dei principali prodotti.
Lotto di riordino
Quando si è giunge a essere in grado di prevedere il consumo giornaliero di un determinato prodotto, la quantità da
ordinare dipende dal periodo necessario per la consegna (lead time).
Per esempio, se l’ordine deve essere effettuato con 15 giorni di anticipo sulla consegna, sarà necessario tenere in magazzino merce sufficiente per almeno 15 giorni (aggiungendo qualche giorno come piccolo margine di sicurezza per
tamponare un eventuale imprevisto/ritardo del fornitore).
La quota così stabilita costituisce il lotto di riordino prefissato. È sicuramente opportuno effettuare gli ordini metodicamente e con regolarità in modo da concentrare le consegne in alcune giornate fisse o, ancor meglio, in certi momenti
della giornata.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Redditività
La ricerca di redditività dell’approvvigionamento consiste nel trovare il giusto equilibrio tra:
• costi di ordinazione;
• costi di stoccaggio.
L’impresa ristorativa ha quindi interesse a determinare, per ogni ordine emesso, il quantitativo di merci da richiedere
al fornitore, in modo da ridurre al minimo il costo totale della funzione di approvvigionamento.
{
Costi totali di magazzino (CT)
=
Costi di ordinazione (CO) + Costi di stoccaggio (CS)
Tale quantitativo è detto lotto economico di acquisto.
{
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Il costo totale annuo di ordinazione (CO)
Corrisponde alla somma dei costi sostenuti dal ristorante per ordinare le merci.
Riferito a un particolare prodotto, è inversamente proporzionale alla quantità di beni che compongono il lotto economico di acquisto (maggiore è l’entità di tale lotto, minore risulterà di conseguenza il numero delle ordinazioni annue,
minori ovviamente risulteranno i relativi costi annui di ordinazione).
La funzione che può essere utilizzata per identificarne il valore è la seguente:
CO = N/Q * Cf
CO: costo totale annuo di ordinazione - N: fabbisogno annuo di merce a volumi Q: lotto economico di acquisto (la quantità da ordinare ogni volta) N/Q: numero di ordinazioni annue - Cf: costo fisso per ogni ordinazione
Un esempio
N = 720 bottiglia di vino da ordinare in un anno con Q = 60 bottiglie richieste a ogni ordinazione, in un anno comportano
N/Q = 12 ordinazioni.
Se ogni ordinazione costa al ristorante Cf = € 15,00, si genera un CO 720/60 * 15 = € 180,00
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Il costo totale annuo di stoccaggio (CS)
Consiste nella somma dei costi di giacenza sostenuti dal ristorante nell’arco di un anno, riferiti a ogni tipologia di bene
mantenuta in magazzino.
La funzione che può essere utilizzata per identificarne il valore è la seguente:
CS = PA * Q/2 * K
CS: costo totale annuo di stoccaggio - PA: prezzo unitario d’acquisto Q: lotto economico di acquisto (la quantità da ordinare ogni volta) Q/2: quantità di merce mediamente presente in magazzino K: costo di stoccaggio (percentuale riferita a ogni euro di merce presente in magazzino)
Un esempio
Una bottiglia di vino che costa al ristorante PA = € 20,00
... che viene acquistata a Q = 60 bottiglie per volta
... e con un costo di stoccaggio pari a K = 30%
... genera al ristorante un costo annuo di giacenza CG = 20 * 30 * 0,30 = € 180,00
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
La rappresentazione grafica del lotto economico d’acquisto
Si può notare che i costi di ordinazione (CO) diminuiscono all’aumentare delle quantità per ogni ordinazione (Q), mentre i costi di stoccaggio (CS) aumentano proporzionalmente alle quantità di merci presenti in magazzino.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Lo scopo dell’impresa ristorativa è quello di minimizzare i costi totali (CT), somma dei costi di ordinazione e costi di
stoccaggio.
Il grafico mostra infatti che la funzione somma tra le suddette componenti (CT) presenta un minimo nel punto di intersezione delle curve CO e CS. Di conseguenza, il lotto economico di acquisto (Q), che rappresenta la quantità di merce
che si deve acquistare per rendere minimo il costo totale annuo di gestione si ottiene quando CO = CS.
Dal punto di vista algebrico, pertanto, possiamo ricavare il valore del lotto economico di acquisto dalla seguente uguaglianza:
PA * Q/2 * K = PA * Q/2 * K
Risolvendo rispetto a Q si ottiene:
Q =
√
2 N * Cf
PA * K
Q: lotto economico di acquisto - N: fabbisogno annuo di merce - Cf: costo di un’ordinazione - PA: costo unitario di acquisto - K: costo di stoccaggio
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Un esempio di calcolo del lotto economico d’acquisto
Sapendo che il vino “Alma Rosso Riserva”:
•
•
•
•
venderà in un anno 900 bottiglie
che il suo prezzo di acquisto è di € 25,00
che un’ordinazione costa al ristorante € 10,00
che il costo di stoccaggio è del 20%
Gli approvvigionamenti saranno programmati in modo da ordinare:
√
2 * 900 * 10
Q =
= 60
25 * 0,20
60 bottiglie per ogni ordinazione corrispondono a 12 (= 720/60) ordini/consegne all’anno.
lezioni di management
La determinazione del lotto economico di acquisto, come appena descritta, ha il merito di minimizzare i costi legati al riordino della merce
e al suo conseguente stoccaggio, ma presenta dei forti limiti.
Non si può infatti procedere nel calcolo se non si possiede, referenza
per referenza, l’esatta misurazione di specifici parametri (come costo
di emissione di un ordine e costo di stoccaggio).
Soprattutto, il metodo presuppone:
• la stabilità dei prezzi di acquisto,
• volumi di vendita costanti,
• la mancanza di sconti del fornitore in caso di acquisti di grandi
quantità,
• l’invariabilità dei costi di ordinazione.
05 - il marketing operativo 2
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
quando ordinare
Decidere “quando ordinare” dipende da “quanto” si è deciso di ordinare.
Il calcolo del lotto economico di acquisto fornisce una risposta alla domanda “quanto ordinare ogni volta che si richiede
una fornitura”.
Per poter decidere “quando ordinare” dobbiamo invece individuare il cosiddetto “livello di riordino”, che segnala il
momento in cui si deve provvedere all’acquisto di nuovi quantitativi di merce.
Il livello di riordino è una misura che fissa la quantità di merce giunti alla quale il ristorante deve provvedere a una
nuova fornitura.
Per individuare questo valore, occorre prendere in considerazione le seguenti variabili:
• il tempo necessario per l’approvvigionamento (lead time);
• il consumo medio giornaliero;
• il livello della scorta di sicurezza.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Il consumo medio giornaliero rappresenta la quantità di merce mediamente utilizzata ogni giorno.
Il tempo necessario per approvvigionarsi (lead time) è l’intervallo di tempo che intercorre tra l’emissione dell’ordine
al fornitore e la consegna effettiva al magazzino.
Esso risulta dal totale tra tempo interno e tempo esterno: il primo occorre all’azienda per segnalare l’esigenza ed emettere l’ordine, il secondo occorre al fornitore per evadere l’ordine ed effettuare la consegna.
Per garantirsi la continuità delle vendite, assicurare il servizio al cliente ed evitare di incorrere in particolari problemi
(mancata o ritardata consegna da parte del fornitore, scioperi eccetera), è essenziale per il ristorante identificare la
cosiddetta scorta di sicurezza: il quantitativo di merce che deve essere sempre e comunque presente in magazzino.
La formula per calcolare il livello di riordino (Lr) è la seguente:
Lr = (Cg * Lt) + Ss
Lr: livello di riordino - Cg: entità dei consumi medi giornalieri (derivanti dalla domanda prevista) Lt: lead time in giorni - Ss: scorta di sicurezza.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
la gestione delle scorte e del magazzino
introduzione
La funzione di approvvigionamento e gestione delle scorte ha il compito di pianificare i processi di scambio materie
prime e prodotti/servizi (in entrata > in magazzino > in uscita).
La funzione logistica è invece preposta alla movimentazione e all’immagazzinamento delle merci, gestendo sia i flussi
che gli stock.
In passato, le scorte di materie prime che l’azienda decideva di conservare (stock) erano stabilite con intuizioni pressoché soggettive dei responsabili del magazzino. Ultimamente, invece, ci si basa su determinazioni oggettive di carattere matematico, basate su calcoli dei costi che derivano dall’esubero o dall’insufficienza di scorte.
Per formulare i piani d’acquisto è necessario avere chiari gli scopi che l’azienda si prefigge.
A parte i possibili obiettivi speculativi (per esempio, trarre vantaggio da previsti rialzi delle quotazioni di mercato) e le
situazioni patologiche (per esempio, blocchi delle forniture o interruzioni delle vendite), le scorte assolvono la funzione primaria di evitare il mancato soddisfacimento della domanda e quindi di rendere massima l’economicità della
gestione aziendale.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
è evidente che problemi di carattere economico (contenimento dei costi aziendali) si intrecciano a problemi di carattere organizzativo (possibili ritardi nelle consegne, imprevisti nell’andamento della domanda), nonché a problemi di
carattere finanziario (impegno nelle scorte di fondi propri oppure attinti a credito).
Un responsabile della gestione del magazzino deve, quindi,
cercare di risolvere nel migliore dei modi questi problemi,
stabilendo:
• un adeguato livello di riordino;
• una giusta scorta di sicurezza, che permette di fronteggiare sia eventuali ritardi di consegna da parte dei fornitori, sia punte impreviste di domanda da parte della
clientela;
• nonché il lotto economico di acquisto (ovvero la determinazione della dimensione ottimale dell’ordine, al fine
di minimizzare i costi dello stesso e i costi accessori).
Nel magazzino di un’impresa ristorativa, infatti, le scorte delle merci non devono mai azzerarsi, per non interrompere
i flussi comanda-preparazione-collocamento.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
le scorte
Un’impresa ristorativa non può prescindere da un’attenta gestione delle scorte, che consente da un lato di migliorare
il servizio ai clienti e dall’altro di minimizzare i costi.
Le scorte (o stock) possono essere definite come qualsiasi materiale che giace all’interno dell’azienda in attesa di
utilizzo/trasformazione/lavorazione.
Esse costituiscono investimenti in fattori produttivi che attendono di essere consumati o venduti entro breve tempo.
Le scorte di magazzino fanno parte del capitale di funzionamento dell’azienda e rientrano tra gli elementi dell’attivo
circolante.
Nelle aziende ristorative le scorte sono costituite prevalentemente da merci, materie prime e da materie di consumo,
ovvero da beni materiali che l’azienda ha acquistato e che destina alla vendita, al consumo e/o a processi di lavorazione
o trasformazioni fisiche.
Le scorte sono il necessario “serbatoio” che occorre avere a disposizione, al giusto livello, per salvaguardare la continuità del flusso delle merci, anche in caso di eventi imprevisti quali ritardi di consegne da parte del fornitore e/o andamenti straordinari delle vendite (afflussi e/o consumi imprevisti dei clienti nel locale).
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
Una gestione efficiente delle scorte dovrebbe:
• rendere minime le rotture di stock (assenza delle merci) e l’entità dei sovra stock (eccedenza delle merci);
• mettere a disposizione lo stock, nella quantità, nella qualità, quando e dove necessario;
• soddisfare la più alta percentuale di domanda (vendite) con il minimo livello di stock (concetto di just in time contrapposto al just in case);
• mantenere una adeguata rilevazione dei movimenti in entrata e uscita sia ai fini contabili che statistici;
• contenere il carico di lavoro per la rilevazione degli articoli da ordinare, l’emissione degli ordini, il ricevimento, lo
stoccaggio, il prelevamento, la lavorazione/preparazione e la vendita;
• utilizzare i volumi di stoccaggio a disposizione (magazzini, aree di riserva, etc.) nei modi più razionali e produttivi;
• razionalizzare la movimentazione fisica delle merci, sia nei tempi che nei metodi;
• contenere le spese nei limiti previsti.
lezioni di management
05 - il marketing operativo 2
i riflessi delle scorte sulla gestione dell’impresa
A seconda delle loro dimensioni, le scorte possono diversamente incidere sulla gestione aziendale: un livello troppo
basso può comportare ripetute interruzioni dell’attività/servizio al cliente, mentre livelli di scorta elevati possono aver
riflessi sulla situazione economico-finanziaria dell’impresa.
L’aumento del livello delle scorte, in particolare, porta con sé vantaggi e svantaggi.
I vantaggi di un aumento delle scorte sono rappresentati principalmente da:
• la possibilità di ricevere maggiori sconti dai fornitori legati alle quantità acquistate;
• la capacità di garantire ai clienti un maggior livello di servizio;
• la capacità di gestione di fluttuazioni impreviste nella domanda o di eventuali ritardi/errori di approvvigionamento.
Per contro, un incremento delle scorte è accompagnato da alcuni svantaggi che non possono essere ignorati:
• maggiore investimento di capitale e rischio di immobilizzo;
• pericolo di deperibilità/obsolescenza dei prodotti;
• maggiore occupazione di spazio a magazzino e maggiori costi di conservazione;
• dal punto di vista finanziario, un incremento delle scorte comporta generalmente un aumento dell’indebitamento a breve scadenza oppure una riduzione dei mezzi liquidi aziendali, con sfavorevoli ripercussioni di carattere
economico sui costi (maggiori interessi passivi) e sui ricavi (minori interessi attivi).
bormioli rocco
ALMA
lezioni di management
nella prossima puntata
il marketing operativo - 3
uomini, attrezzature,
processi, tempi