RELAZIONE SULLA SITUAZIONE DI USO DI ASSOAVIS
Il Programma gestionale AssoAvis ha sempre creato dei malumori, generalmente giustificati, da
parte degli utilizzatori, ed è per questo motivo che dopo l’assemblea dello scorso anno e
l’insediamento del nuovo Consiglio Regionale, è stata decisa la somministrazione di un
questionario informativo a tutte le sedi di base con l’intento di poter sondare gli utilizzatori e
poter così migliorare il servizio.
Parlando di cifre i questionari somministrati sono stati 170 mentre quelli restituiti ad Avis
Toscana assieme alle statistiche 2005 sono stati 75: un buon numero da cui poter estrapolare dei
dati interessanti. Sono infatti ben 13 le sedi che non usano niente, 15 usano un proprio software,
32 lavorano con una versione precedente l’attuale, e solo 11 nella versione 5. Solo il 6% utilizza
a pieno la versione 4 mentre il 4% utilizza completamente la versione 5 interagendo direttamente
con gli strumenti di Office. I rimanenti utilizzano il gestionale come puro e semplice database,
mentre per il resto (lettere, etichette, ecc) utilizzano programmi esterni ad Assoavis (ad esempio
soltanto gli applicativi Microsoft) ritenendolo troppo complicato e difficile da usare. Soltanto
alcuni utilizzatori giudicano Assoavis 5 un buon programma, grazie al quale ci possiamo far di
tutto.
Buona parte degli utenti che non sono passati alla versione 5 di Assoavis non lo hanno fatto
perché “se già è stato difficile imparare ad usare la versione 4, immaginiamoci come potrà essere
la 5, oppure “tanto la 4 mi basta e avanza”, e via di seguito.
In effetti mentre la 4 aveva gli strumenti per fare lettere, etichette e report interni, la nuova
versione ha tutto esterno e ci si deve agganciare a programmi Microsoft (Word, Excel) oppure a
programmi “open surce” gratuiti come Open Office. E questa, a livello operativo è la differenza
che si nota maggiormente. E’ anche vero, però, che l’ultima versione da un anno a questa parte si
è nettamente evoluta e migliorata: un esempio per tutti infatti è quello di poter strutturare il
modello di lettera con Word con la possibilità di formattare il testo a nostro piacimento e poi
salvarlo in formato RTF, mentre precedentemente si doveva per forza usare Word Pad che non
permette elaborazioni.
Anche se non di immediato impatto, la versione 5 ha delle grosse potenzialità (soprattutto per
utenti mediamente esperti), tutte le sue parti sono in italiano; il manuale, anche se contiene
alcune lacune è scritto in modo chiaro e comprensibile: è presente l’adeguamento alla legge sulla
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privacy riguardante il cambiamento delle chiavi di accesso, l’adeguamento al nuovo statuto per
quello che concerne le premiazioni.
Molte Avis non erano a conoscenza delle nuove versioni e addirittura non scaricavano gli
aggiornamenti gratuiti. Oltre al sito delle Mesis dal quale si possono, ma soprattutto si devono
scaricare gli aggiornamenti, in rete attualmente sono presenti alcune importanti novità. Avis
Toscana infatti ha attivato una e-mail ([email protected]) nata per essere un supporto, ma
non sostituisce completamente l’hot line della Mesis che, pur essendo costosa rimane l’unico
punto di riferimento ufficiale.
Altre utility si possono trovare sul sito di Avis Toscana alla voce Assoavis (con link al sito di
Avis Montecatini) oppure utilizzando il forum di nuova apertura realizzato da Roberto Pari
(avisino e grande esperto di Assoavis) all’indirizzo http://www.pari.cr.it/serviziavis
Citando come fonte la Mesis al 31 dicembre 2005, sono stati distribuiti 1.143 pacchetti di
ASSOAVIS 4.x, 321 pacchetti di ASSOAVIS 5.x mentre sono 221 le AVIS che si sono
aggiornate passando dalla versione 4.x alla 5.x. Questo significa che così come nel resto
d’Italia anche in Toscana sta aumentando il gradimento per la nuova piattaforma con cui
è stato scritto il programma.
La cosa chiara a questo punto, se si ritiene utile che le Avis Toscane abbiano
un linguaggio comune, è quindi la necessità di informazione e formazione,
caldeggiandone quindi l’uso. Penso che sarebbe utile uno o più incontri
magari utilizzando la collaborazione di Cesvot per lavorare assieme su questi
temi.
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ULTERIORI INFORMAZIONI SU ASSOAVIS
Che cos’è dunque Assoavis 5
Sviluppato nel 2004, in collaborazione con le AVIS che si sono prestate a fungere da beta test, il
programma AssoAvis è stato distribuito a partire dal 2005 ed è ormai un sistema stabile e
funzionale che nella sua ultima modifica (ver.5.2.x) gestisce tutte le funzionalità di controllo e
criptazione atte a sostenere le necessità del D.L. 196/03 sulla privacy e sicurezza dei dati.
L'ASSOAVIS 5.x è stato sviluppato completamente come nuovo per cui non è un
aggiornamento della versione precedente ma un nuovo programma. La nuova piattaforma usata
per il database è Microsoft MSDE che viene installata con l'ASSOAVIS stesso. E' una versione
ridotta di Microsoft SQL Server e di fatto permette una gestione di massimo 5 utenti con archivi
che non possono superare i 2 GB. Le caratteristiche complete si possono reperire nel sito della
Microsoft ma sono più che sufficienti per le necessità delle AVIS. Per necessità maggiori è
comunque possibile installare ASSOAVIS utilizzando un database Microsoft SQL Server con
l'acquisto però da parte dell'AVIS delle licenze del programma Microsoft. Si è cercato di
modificare il meno possibile l'interfaccia utente per semplificare la migrazione agli utilizzatori
dell'ASSOAVIS 4.x. Ciò nonostante sono state modificare e riscritte, grazie all'esperienza
acquisita e alle richieste dell'AVIS Nazionale, tutte le funzionalità base.
AssoAvis è dunque un programma tutto nuovo, anche l'approccio alle stampe e all'estrazione dei
dati. Il nuovo ASSOAVIS ha le stesse stampe predefinite (non personalizzabili) della vecchia
versione. Tutte le stampe personalizzabili e la gestione delle etichette viene gestita esternamente.
In pratica ASSOAVIS produce file di esportazione con formati personalizzabili che poi verranno
utilizzati da altri software per la gestione delle stampe e delle etichette (per l'integrazione con
sistemi OFFICE esterni). Con l'installazione di ASSOAVIS sono previsti una serie di modelli di
prova da utilizzarsi con gli applicativi WORD ed Excel della Microsoft per la stampe dei modelli
personalizzati e delle etichette.
Il caricamento delle donazioni attraverso il server della ASL in Assaovis 5 è stato migliorato e
reso più snello e veloce, con la possibilità di utilizzare files criptati o già decriptati dall’utente.
Ovviamente è possibile trasferire i dati dalla vecchia versione di ASSOAVIS alla nuova
versione con delle apposite procedure allegate al CD di installazione.
Concludendo, ricordiamoci comunque che Assoavis 5 è il proseguimento del cammino
cominciato con la versione 2 circa 9 anni fa (e prima ancora con VisAvis) che Avis ha
voluto fare nell’interesse del donatore, ma soprattutto del dirigente avisino che lo deve
usare nella sua interezza come un utile strumento di lavoro.
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