ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE E

ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO
PROFESSIONALE E CONTROLLO DI GESTIONE
10 / 04 / 2012
Relatore: Dott. Alberto Manzo
ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO
PROFESSIONALE
• COSA VUOLE DIRE “ORGANIZZARE”?
• SI PUO’ ORGANIZZARE UNO STUDIO
PROFESSIONALE?
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ORGANIZZARE…
• PIANIFICAZIONE
• ESECUZIONE
• CONTROLLO
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ORGANIZZARE…
• Gestire le risorse
• Creare un ambiente relazionale
• Desiderio di appartenenza
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RISORSE…
•
•
Persone
Materiali:
–
–
–
–
•
Immobili
Attrezzature
Strumenti
Denaro
Immateriali:
–
–
–
–
–
Conoscenza
Capacità
Know how
Procedure
Relazioni
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AMBIENTE RELAZIONALE…
• Efficace: adatto al raggiungimento degli obiettivi
• Efficiente: in grado di sfruttare al meglio le risorse
disponibili
• Flessibile: adattabile all’evoluzione dell’attività svolta
• Equilibrato: operatività dell’insieme come unica entità
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ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO
PROFESSIONALE
•
SVANTAGGI / DIFFICOLTA’
• Tempo
• Costi
• “Auto criticismo”
•
VANTAGGI
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tempo
Riduzione costi
Ricavi
Conoscenza
Razionalità
Efficienza
Consapevolezza
Flessibilità
Nessuna regola
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STUDIO PROFESSIONALE…
è un’IMPRESA
con le sue particolarità:
•
•
•
•
Il “capitale intellettuale” ha un ruolo centrale
Rapida evoluzione dell’attività svolta
Formazione continua
Software di gestione e supporto dell’attività
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STUDIO PROFESSIONALE…
è un’IMPRESA
come le altre:
• Attività articolata in sequenze di azioni
• Persone che compiono queste azioni
• Strumenti a supporto delle persone
ORGANIZZATA / ORGANIZZABILE
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ASPETTI CRITICI…
• PROFESSIONISTA
Limitata predisposizione all’organizzazione
Concetto errato di organizzazione
Enfasi eccessiva sul processo di parcellazione
(la parcellazione è una delle sequenze dell’organizzazione e non la finalità dell’organizzazione
stessa)
PREROGATIVA:
OSSERVARE IN MANIERA CRITICA IL PROPRIO OPERATO
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ASPETTI CRITICI…
• SIGNIFICATIVITA’ DELLE INFORMAZIONI
Definire le finalità dei processi di controllo
Definire le risorse a disposizione per il processo di controllo
Definire le informazioni necessarie per ottenere potere
decisionale
Definire le modalità di raccolta delle informazioni
PREROGATIVA:
OSSERVARE IN MANIERA CRITICA IL PROPRIO OPERATO
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ASPETTI CRITICI…
• TEMPO
Organizzare richiede tempo e permette di risparmiare tempo
Vantaggi
Flessibilità dell’attività organizzativa: non ho vincoli di legge,
faccio come voglio, quando posso, con il livello di dettaglio che preferisco.
Standardizzazione e ripetitività delle attività
organizzative (controllo di gestione)
PREROGATIVA:
CONSIDERARE L’ATTIVITA’ ORGANIZZATIVA COME ATTIVITA’
STRUTTURALE PER LA GESTIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
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ASPETTI CRITICI…
• COSTI
Organizzare comporta costi diretti e permette di ottenere ricavi indiretti
Organizzare significa incrementare l’efficienza dello studio e di
conseguenza maggior efficacia
Organizzare significa anche: “incrementare il valore economico
dell’impresa”
PREROGATIVA:
CONSIDERARE L’ATTIVITA’ ORGANIZZATIVA COME ATTIVITA’
STRUTTURALE PER LA GESTIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
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ASPETTI CRITICI…
• VISIONE DEL PROFESSIONISTA
Per poter organizzare è necessario essere
Professionisti e Manager
PREROGATIVA:
CREATIVITA’
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI…
• EFFICACIA:
Raggiungo gli obiettivi prefissati?
Obiettivi economici
Obiettivi tipici dell’attività
Obiettivi relazionali
Obiettivi di crescita
Obiettivi di formazione
Obiettivi di immagine
Obiettivi personali
E’ relativamente facile rispondere a questa domanda.
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI…
• EFFICIENZA:
Ho organizzato il mio Studio in modo da sfruttare al meglio le risorse
disponibili per il raggiungimento degli obiettivi?
SI? NO? FORSE!
SI
E’ Relativamente difficile PRESUMERE la risposta
Necessito di informazioni sulla gestione
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA
OGNI SOGGETTO SI RICONOSCE NELL’IMPRESA E VUOLE FARNE PARTE
STUDIO PROFESSIONALE
PROFESSIONISTA 1
PROFESSIONISTA 2
CONTABILE
COLLABORATORE 1
DIPENDENTE 1
FISCALE
DIPENDENTE 2
COLLABORATORE 2
DIPENDENTE 2
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA
I PROFESSIONISTI (ALTO LIVELLO) SI SENTONO IL PILASTRO DELLO STUDIO MENTRE
PER GLI ALTRI SOGGETTI (MEDIO / BASSO LIVELLO) NON E’ LO STESSO
STUDIO PROFESSIONALE
PROFESSIONISTA 1
PROFESSIONISTA 2
CONTABILE
COLLABORATORE 1
DIPENDENTE 1
FISCALE
DIPENDENTE 2
COLLABORATORE 2
DIPENDENTE 2
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA
LO STUDIO E’ PRATICAMENTE DIVISO NELLE DIVERSE AREE E NON C’E'
ALCUNA CONDIVISIONE DI IDEALI ED OBIETTIVI
STUDIO PROFESSIONALE
PROFESSIONISTA 1
PROFESSIONISTA 2
CONTABILE
COLLABORATORE 1
DIPENDENTE 1
FISCALE
DIPENDENTE 2
COLLABORATORE 2
DIPENDENTE 2
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA
ANCHE SE TUTTI I SOGGETTI VANNO NELLA STESSA DIREZIONE LO
FANNO A VELOCITA’ DIVERSE
STUDIO PROFESSIONALE
PROFESSIONISTA 1
PROFESSIONISTA 2
CONTABILE
COLLABORATORE 1
DIPENDENTE 1
FISCALE
DIPENDENTE 2
COLLABORATORE 2
DIPENDENTE 2
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OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO
STUDIO PROFESSIONALE
“L’organizzazione è un’insieme di attività
creative svolte da un soggetto la cui
creatività è imbrigliata dalla legge”
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OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO
STUDIO PROFESSIONALE
Perché un professionista dovrebbe organizzare
“diversamente” l’attività del suo studio?
• Organizzare non vuol dire stravolgere;
MA
• Prendere decisioni razionali dirette al
miglioramento dell’attività sulla base di
informazioni e non supposizioni;
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OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO
STUDIO PROFESSIONALE
• ECONOMICI: elaborare dati ed ottenere informazioni
che descrivano correttamente la realtà economica dello
studio e con le quale è possibile migliorare la redditività
dello stesso.
• PROFESSIONALI: un’attività organizzata favorisce il
suo carattere professionale e di conseguenza anche la
soddisfazione personale e la redditività.
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OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO
STUDIO PROFESSIONALE
• PERSONALI: un’attività organizzata consente di
risparmiare tempo che potrà essere impiegato come
meglio si ritiene.
• CONFORMITA’ DI LEGGE: vincoli di legge o conformità
di qualità (ISO9000)
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OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO
STUDIO PROFESSIONALE
• CREAZIONE DI VALORE:
L’organizzazione dello studio è uno strumento
indispensabile per valutare razionalmente il suo valore
economico.
Uno studio organizzato permette anche di incrementare il
valore percepito dall’esterno in quanto
organizzazione = ordine = sicurezza.
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I PRINCIPI ORGANIZZATIVI
I principi universali di gestione Aziendale –
Sistema Qualità Totale dettati dalle norme (UNI
EN ISO 9004:2000 – 9000:2005) sono:
•
•
•
•
•
Orientamento al cliente
Leadership
Coinvolgimento del Personale
Organizzazione dell’azienda per processi
Disponibilità di un sistema informatico adatto alla gestione per
processi ed al controllo di gestione
• Miglioramento continuo
• Decisioni basate su dati di fatto
• Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
“ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI”
PREMESSA:
Cosa influisce sul valore della prestazione fornita al
cliente?
– Chi effettua la prestazione!
“Professionalità”
– Come viene effettuata la prestazione!
“Organizzazione delle attività”
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
Uno studio competente e professionale ma non
organizzato:
(PRESTAZIONE PERFETTA MA ONEROSA E TARDIVA)
Uno studio poco competente ma organizzato:
(PRESTAZIONE PUNTALE MA NON COMPLETA/PERFETTA)
Uno studio competente, professionale ed organizzato:
(PRESTAZIONE COMPLETA E PUNTALE)
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
PROCESSO
Insieme di attività correlate ed interagenti
che trasformano un input in output
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
Come si definisce un processo?
Attraverso la definizione degli elementi che lo
compongono:
ATTIVITA’
1. PERSONE
2. RESPONSABILITA’
3. STRUMENTI
4. MODALITA’ OPERATIVE
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
PROCESSO:
“TENUTA DELLA CONTABILITA IVA’”
ATTIVITA’
PERSONE
RESPONSABILITA’
STRUMENTI
MODALITA’ OPERATIVE
RACCOLTA DOCUMENTI
IMPIEGATO –
FILIPPO
BIANCHI
Presenza di tutti i documenti
ELENCO
CONTABILITA’
IVA
Suddivisione per tipologia documenti (fatture e doc.
cont), ordinati a loro volta per data di emissione del
documento. Scartare i documenti non necessari che
verranno restituiti al cliente. Eventuali documenti utili
esclusivamente per il modello Unico vanno inseriti
immediatamente nella cartellina DR. Annotazione
nell’elenco “Contabilità iva” – “Pronte per la
registrazione”
REGISTRAZIONI IVA
IMPIEGATO –
MARIO ROSSI
Corretta registrazione in base
agli standard dello Studio;
Corretta predisposizione
dell’elenco contabilità iva
SOFTWARE
GESTIONALE
–
ELENCO
CONTABILITA’
IVA
Registrazione sequenziale delle fatture di
vendita/acquisto. Annotazione sulle stesse del numero
progressivo di registrazione e dei conti di imputazione
dei ricavi/costi. Fotocopia delle fatture intra / black list /
cespiti / con ritenuta.
Annotazione sull’elenco “contabilità iva” dei periodi
registrati in contabilità.
LIQUIDAIZONE IVA
IMPIEGATO –
MARIO ROSSI
Controllo di eventuali
liquidazioni “anomale”;
Corretta predisposizione
dell’elenco scadenze clienti.
SOFTWARE
GESTIONALE
–
ELENCO
CONTABILITA’
IVA
–
ELENCO
SCADENZE
CLIENTI
Estrapolando dall’elenco “contabilità iva” – “periodo
registrato in contabilità” procedere alla chiusura del
periodo ed alla liquidazione iva, con conseguente
predisposizione automatica del modello F24.
Annotazione nell’elenco “scadenze clienti” dell’eventuale
debito Iva al netto di crediti disponibili per la
compensazione.
PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
INCARICO
AREA DEL LAVORO
LAVORO
ATTIVITA’
DEL LAVORO
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
PIANIFICAZIONE
ESECUZIONE
CORREZIONE
CONTROLLO
E VALUTAZIONE
GESTIONE STUDIO PROFESIONALE
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
1. PIANIFICARE:
Chi fa cosa?
Il soggetto X è il responsabile esecutivo del lavoro Y
Quando?
(Le attività dovranno essere svolte seguendo una precisa sequenza nelle date
prestabilite ovvero le attività dovranno essere svolte entro la data del …)
Livelli diversi di determinazione inversamente proporzionali all’indipendenza
organizzativa lasciata ai soggetti operanti nello studio
Come?
(L’attività x dovrà essere svolta seguendo gli standard dello studio, considerando
che alla stessa sono collegate altre attività con le quali avviene un continuo
scambio di dati ed informazioni provocando così una certa interdipendenza tra
le stesse)
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
1. PIANIFICARE:
–
–
–
–
–
Definire gli obiettivi finali / intermedi
Definire i vincoli di legge
Definire la mole del lavoro da svolgere
Dati ed informazioni sui processi precedenti
Rendere i processi controllabili
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
2. ESECUZIONE:
…secondo le modalità prestabilite…
MEMORIZZANDO I DATI UTILI PER IL CONTROLLO E
LA PROGRAMMAZIONE
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
3. CONTROLLO e VALUTAZIONE:
• Individuazione degli scostamenti rispetto agli obiettivi
programmati
• Determinazione dei punti critici della struttura
organizzativa
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
4. CORREZIONE:
• Adeguare / Correggere / Migliorare le procedure di
gestione
• “Innovare” le procedure in atto puntando ad un
miglioramento dell’efficienza
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER
PROCESSI
SISTEMA INFORMATICO:
• Hardware: dispositivi fissi e mobili, Client-Server, Cloud
• Software: Gestionale dell’attività, Gestionale di studio
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE
PER PROCESSI
GESTIONALE DI STUDIO:
Si tratta di un software con il quale si è in grado di
gestire (pianificare, controllare e valutare,
correggere) le attività dello studio professionale,
mediante il quale si possono anche eseguire in
maniera automatizzata funzioni economiche
(parcellazione) tipiche dello studio professionale
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER
PROCESSI
GESTIONALE DI STUDIO:
DATABASE: dettaglio delle attività;
• PROGRAMMABILITA’: il data base può essere modificato;
• FLESSIBILITA’: si può agire sui diversi livelli di dettaglio a seconda delle
esigenze dello studio;
• USABILE: pochi semplici click = numerose utili informazioni;
• PARCELLAZIONE AUTOMATICA: la parcellazione è una delle ultime fasi della
gestione ciclica dello studio professionale, crea valore ma è una pura
valorizzazione delle attività svolte in precedenza;
• GESTIONE DELLE RISORSE UMANE: gestione dei ruoli e dei carichi di lavoro
attribuiti;
• CONTROLLO DELLE ATTIVITA’: avanzamento pratiche e redditività del lavoro
svolto;
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE
PER PROCESSI
GESTIONALE DI STUDIO:
•
•
•
•
Criticita’
Investimento di capitali
Personalizzazione onerosa
Ridotta competitività del mercato
Difficoltà nell’inserimento dei dati utili nel software
(tempo / modalità / tipologia di dati)
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PRINCIPI ORGANIZZATIVI
SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER
PROCESSI
GESTIONALE DI STUDIO: progresso nel futuro
GESTIONALE DI
STUDIO
“INTEGRATO”
GESTIONALE DI
STUDIO
“INDIPENDENTE”
• Anagrafica unica
• Doppia anagrafica
• Registrazione manuale delle attività;
• Integrazione non completamente
automatica con il software di contabilità
• Registrazione automatica delle
attività effettuate mediante il
gestionale di contabilità;
• Integrazione contabile con i dati di
fatturazione
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GESTIONALE DI STUDIO
STRUTTURA DATABASE:
IMPLEMENTAZIONE DELLA SUDDIVISIONE PER PROCESSI
ATTIVITA’ DEL LAVORO 1
LAVORO 1
ATTIVITA’ DEL LAVORO 2
ATTIVITA’ DEL LAVORO 3
AREA DEL
LAVORO 1
ATTIVITA’ DEL LAVORO 2
LAVORO 2
INCARICO
ATTIVITA’ DEL LAVORO 4
ATTIVITA’ DEL LAVORO 4
LAVORO 3
AREA DEL
LAVORO N
ATTIVITA’ DEL LAVORO 5
ATTIVITA’ DEL LAVORO 3
LAVORO N
ATTIVITA’ DEL LAVORO 5
ATTIVITA’ DEL LAVORO N
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GESTIONALE DI STUDIO
STRUTTURA DATABASE:
IMPLEMENTAZIONE DELLA SUDDIVISIONE PER PROCESSI:
LAVORO
AREA DEL
LAVORO
INCARICO
CONTABILITA’
MENSILE
CONTABILITA’
BILANCIO
DICHIARAZIONI
SOCIETA’ DI
CAPITALI
CONTABILITA’
GENNAIO
ATTIVITA’ DEL LAVORO
RACCOLTA DOCUMENTI
REGISTRAZIONI CONTABILI
LIQUIDAZIONE IVA
INVIO F24 AL CLIENTE
TRASMISSIONE TELEMATICA F24
LAVORO
STAMPA REGISTRI IVA
CONTABILITA’
FEBBRAIO
ATTIVITA’ DEL LAVORO
LAVORO
AREA DEL
LAVORO
BILANCIO
SP & CE
SCRITTURE DI RETTIFICA
II°BILANCIO DI VERIFICA
PROSPETTO DI STATO PATRIMON.
PROSPETTO DI CONTO ECONOMICO
LAVORO
PREDISPOSIONE RENDICONTO FIN.
NOTA
INTEGRATIVA
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GESTIONALE DI STUDIO
STRUTTURA DATABASE:
PROPRIETA’ DELLE SINGOLE ATTIVITA’ SVOLTE NELLO STUDIO
In fase di impostazione e configurazione del programma:
• Assegnazione delle attività ad una tipologia di lavoro o pratica;
• Eventuale scadenza fissa / variabile;
• Esecuzione multipla su più clienti;
• Fatturabilità;
• Tipologia di parcellazione (tipica)
• Soggetto operatore (esecutore abituale)
• Soggetto responsabile
• Soggetto verificatore
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GESTIONALE DI STUDIO
STRUTTURA DATABASE:
PROPRIETA’ DELLE SINGOLE ATTIVITA’ SVOLTE NELLO STUDIO
In fase di registrazione nel gestionale delle attività svolte nello studio:
• Tempo di esecuzione
• Spese sostenute relative all’attività
• Tipologia di fatturazione
• Valorizzazione delle quantità nel caso di tariffe interne
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GRAZIE PER L’ATTENZIONE
Per informazioni di carattere generale: [email protected]
Per quesiti relativi alla gestione di studio: [email protected]
Telefono: 0171 700 700
Sito: www.opendotcom.it
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