Il Ciclo di Progetto e il Piano di Progetto

“Il Ciclo di Progetto e
il Piano di Progetto”
g
Alessandro De Nisco
Università del Sannio
Corso di “Tecniche di Gestione dei Progetti Complessi”
Il Ciclo di
Progetto
IL CICLO DI VITA DEL PROGETTO
RISORSE
TEMPO
IDEAZIONE
VALUTAZIONE
FASE INIZIALE
PIANIFICAZIONE
REALIZZAZIONE
FASE INTERMEDIA
Corso di “Tecniche di Gestione dei Progetti Complessi”
MANUTENZIONE
FASE FINALE
Il Ciclo di
Progetto
„
DUE APPROCCI PARALLELI…
CICLO DI VITA “TECNICO”
“TECNICO”:: include
i l d la
l sequenza di attività
tti ità
che vengono svolte per ottenere il risultato (ideazione,
valutazione, pianificazione, esecuzione e controllo)
„
CICLO DI VITA “ORGANIZZATIVO”:
“ORGANIZZATIVO”
ORGANIZZATIVO : comprende ll’insieme
insieme
delle decisioni e delle attività necessarie per garantire
l’esecuzione ottimale delle attività previste dal ciclo tecnico
(definizione
obiettivi,
individuazione
dello
sponsor,
individuazione delle risorse, definizione dei ruoli, etc.)
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Il Ciclo di
Progetto
FASI DEL
PROGETTO
IL CICLO DI VITA “TECNICO” DEL PROGETTO: LE FASI
OGGETTO
INPUT
ATTIVATORE
OUTPUT
REALIZZATO
IDEAZIONE
Intuizione di un nuovo
obiettivo da raggiungere e
prima definizione delle sue
caratteristiche
Idea di una persona o
rilevazione di un problema
da risolvere
Decisione di approfondire la
bontà dell’idea o di
verificare meglio i termini
del problema
VALUTAZIONE E
FATTIBILITA’
FATTIBILITA
Analisi approfondita delle
caratteristiche dell
dell’idea
idea e
del problema
Decisione di
approfondimento
Studio di fattibilità,
indicazione su come
procedere.
Decisione di procedere o di
annullare il progetto
PIANIFICAZIONE
OPERATIVA E
ORGANIZZAZIONE
Definizione delle modalità di
esecuzione del progetto
progetto.
Organizzazione dei lavori e
delle risorse
Decisione di procedere
Piano di progetto
REALIZZAZIONE E
CONTROLLO
Avvio dei lavori
Verifica periodica
dell’andamento
Valutazione di qualità del
risultato
Specifiche del piano di
progetto
Report periodici di
avanzamento dei lavori
Risultato di progetto
consegnato
ESERCIZIO E
MANUTENZIONE
Utilizzo del risultato di
progetto
p
g
e messa a p
punto di
eventuali ulteriori esigenze
Risultato consegnato
Report periodici di
efficienza ed efficacia
dell’utilizzo dei risultati del
progetto
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Il Ciclo di
Progetto
IL CICLO DI VITA “ORGANIZZATIVO”:
ALCUNI QUESITI A CUI RISPONDERE
„
COSA SI DOVRA’ REALIZZARE?
„
QUANTO VERRA’ A COSTARE?
„
CHI PORTERA’ AVANTI LA REALIZZAZIONE DEL PROGETTO?
„
QUALI PRODOTTI O SERVIZI SI REALIZZERANNO A SEGUITO
DELL’ATTIVITA’ DI PROGETTO?
„
QUALI SONO LE RISORSE DISPONIBILI?
„
QUANDO IL PROGETTO PUO
PUO’ DIRSI CHIUSO?
„
COME VALUTARE I RISULTATI?
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Il Ciclo di
Progetto
I DUE APPROCCI SONO STRETTAMENTE INTEGRATI…
„
„
„
FASE
INTERMEDIA
FASE
FINALE
„
„
„
Sviluppo e realizzazione
Rilascio, test e consegna
Utilizzo e miglioramento
-
RISORSE
„
Condivisione idea o
problema
bl
Studio di fattibilità
Decisione
Progettazione in dettaglio
Pianificazione operativa
RISCHIO
„
+
FASE
INIZIALE
APPROCCIO ORGANIZZ.
TENSIO
ONE E INSIC
CUREZZA
APPROCCIO TECNICO
Definizione dei ruoli
„ Utilizzo del team full-time
„ Riconoscimento del project
g
manager
„ Riconoscimento dall’organizzazione
„
-
+
Identificare gli obiettivi
„ Trovare lo sponsor e il committente
ufficiale
„ Identificare i fattori di successo
„ Identificare le risorse
„ Identificare una “cultura” di p
progetto
g
„ Verificare se esistono sistemi di
programmazione e controllo, sistemi di
premi/punizioni adeguati al progetto
„
+
-
-
Definizione di un piano di
disinvestimenti
„
Il Piano di
Progetto
LO STRUMENTO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE
DEL CICLO DI PROGETTO: IL PIANO DI PROGETTO
Il p
piano di progetto
p g
è un documento formalizzato che descrive come
si possono realizzare gli obiettivi del progetto, considerando che le
risorse disponibili sono limitate nel tempo, nella quantità e nella
tipologia.
tipologia
Il piano è il risultato del processo di pianificazione ossia di
definizione delle attività da svolgere, di descrizione delle modalità
con cui interagiscono e interdipendono, di definizione e allocazione
d ll risorse
delle
i
nelle
ll varie
i attività,
tti ità di tempificazione
t
ifi
i
e di definizione
d fi i i
dei
d i
costi associati al lavoro.
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Il Piano di
Progetto
LE FINALITA’ DEL PIANO DI PROGETTO
„
DIVENTARE UNA BASE PER LO SVOLGIMENTO DELLE
ATTIVITA’: oltre che uno strumento di p
pianificazione è anche
uno strumento di gestione
„
DEFINIRE E RISOLVERE I PROBLEMI: la fissazione degli
obiettivi e la loro classificazione permettono di analizzare i
problemi e formulare strategie alternative
„
AGIRE SULLA COMUNICAZIONE: il piano di progetto è uno
strumento di comunicazione e una fonte di informazioni sia
per il team che per il resto dell’organizzazione
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Il Piano di
Progetto
LA STRUTTURA DEL PIANO DI PROGETTO E GLI
STRUMENTI TECNICI PER LA SUA REALIZZAZIONE
1.
OBIETTIVI DEL PROGETTO
(cosa deve essere fatto)
2.
ATTIVITA’ DA SVOLGERE
(Come deve essere fatto)
3.
COMPETENZE NECESSARIE
(Quali conoscenze, capacità)
4.
DEFINIZIONE E
ASSEGNAZIONE (Chi lo deve
fare)
5
5.
SCHEDULING DEL PROGETTO
(Quando si deve fare)
6.
DEFINIZIONE E
ASSEGNAZIONE DI RISORSE
ECONOMICHE (Quanto costa)
7.
SISTEMA DI CONTROLLO
(Come verificare)
8.
ATTENZIONE E MODALITA’
DI SOLUZIONE DEI
PROBLEMI (Quali rischi)
WBS E FORME
DERIVATE
MATRICE DI
RESPONSABILITA’
RESPONSABILITA
RETICOLO,
DIAGRAMMA DI
GANTT
BUDGET DI PROGETTO
SISTEMA DI REPORTING,
SISTEMA INFORMATIVO
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Il Piano di
Progetto
CAPITOLO 1. GLI OBIETTIVI
Il p
piano di p
progetto
g
comincia con una definizione chiara degli
g
obiettivi del progetto, in termini di risultati da conseguire (e
“prodotti da consegnare”). In fase di definizione degli obiettivi è
utile applicare
pp
il test SMART dove SMART sta p
per:
„
SEMPLICE (Simple)
„
MISURABILE (Measurable)
RAGGIUNGIBILE (Achievable)
„ REALISTICO (Realistic)
„ ACCETTABILE COME TEMPI (Time scale)
„
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Esempio
LA VALUTAZIONE DEGLI OBIETTIVI
Nel caso della costruzione di una casa sono stati definiti i
seguenti
ti obiettivi:
bi tti i
„ l’edificio deve essere a prova di intemperie
„ ogni
g camera da letto deve p
poter contenere un letto doppio
pp
„ deve essere previsto il posto per parcheggiare un veicolo
„ il soggiorno deve essere confortevole e accogliente
„ dalla
d ll cucina
i sii deve
d
poter
t accedere
d
all giardino
i di
„ la cucina deve poter essere arredata con mobili standard
Si discuta se questi obiettivi rispondono ai requisiti del test
SMART e se eventualmente ve ne sono alcuni in conflitto tra
loro
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Il Piano di
Progetto
CAPITOLO 2. LE ATTIVITA’ DA SVOLGERE
Per il raggiungimento
gg
g
di ciascun obiettivo devo essere svolte
una o più attività, ciascuna delle quali a sua volta può
scomporsi in una serie di compiti elementari. In questa fase
si tratta di censire,, stilandone l’elenco,, le attività e i compiti
p
necessari al raggiungimento degli obiettivi individuati.
Si tratta di un’attività delicata in quanto richiede una piena
condivisione della struttura e delle attività del progetto.
progetto
L’output di questa fase è la Work Breakdown Structure (WBS)
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Esempio
LA WBS PER LA COSTRUZIONE DI UNA CASA
Progetto
Casa
C
s
Fondamenta
Scavo
Fondazioni
Corpo Casa
Murature
Finiture
I t
Interne
Intonaci
Esterni
E t i
Copertura
Rivestimenti
E t i
Esterni
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Solaio
Tegole
Ri ti
Rivestimenti
ti
Il Piano di
Progetto
CAPITOLO 3. LE COMPETENZE NECESSARIE
L’esecuzione delle attività di p
progetto
g
richiede una serie di
competenze e capacità tecniche, organizzative e relazionali. In
questo capitolo devono essere succintamente descritte
competenze
p
e capacità
p
richieste,, indipendentemente
p
dal fatto
di possederle o di averle rappresentate nelle persone facenti
parte del team al momento in cui si ragiona su questo aspetto.
In un processo di pianificazione corretto la scelta delle
persone dipende innanzitutto dall’analisi del contesto e dalla
definizione delle capacità e conoscenze effettivamente utili, e
successivamente verificata con la loro effettiva disponibilità
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Esempio
„
„
„
„
„
„
IL TEAM DI PROGETTO PER LA COSTRUZIONE
DI UNA CASA
UN
U
INGEGNERE
G G
CHE
C
SI
S
OCCUPI
OCCU
DELLA
PROGETTAZIONE DELLA STRUTTURA
UN ARCHITETTO CHE SI OCCUPI DEL DESIGN DEGLI
INTERNI
UN GEOMETRA CHE SEGUA I LAVORI IN CANTIERE
……..
……
……
….COSA MANCA?
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Il Piano di
Progetto
CAPITOLO 4. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE
Una volta
U
lt definite
d fi it le
l attività
tti ità e le
l competenze
t
richieste
i hi t è
possibile individuare le persone e le altre risorse (ad esempio
mezzi fisico-tecnici) necessarie e, se disponibili, assegnare
l
loro
i rispettivi
i
tti i compiti
iti e responsabilità.
bilità Particolarmente
P ti l
t utile
til
in questa fase è lo strumento della matrice di responsabilità,
che consente di stabilire “chi fa cosa” nonché di definire i
meccanismi di interazione fra le persone coinvolte.
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Esempio
FASI
LA MATRICE DI RESPONSABILITA’:
…..CHI FA COSA?
ATTIVITA’
Ing P.M
Arch
Geom
Operai
Operai
Fondamenta
Scavo
Fondazioni
Corpo Casa
Muratura
Finiture interne
Intonaci esterni
Rivestimenti
esterni
Copertura
Solaio
Tegole
C=coordina
D= decide
Co= viene consultato
O=opera
I= viene informato
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Il Piano di
Progetto
CAPITOLO 5. SCHEDULING DEL PROGETTO
Solo a q
questo p
punto si hanno le informazioni necessarie p
per
determinare esattamente i tempi di progetto: obiettivi, attività e,
quello che più conta, la disponibilità temporale delle risorse
coinvolte. In q
questo capitolo
p
si descrivono le attività nella loro
sequenza e nell’eventuale loro parallelismo; sulla base delle
risorse coinvolte, è possibile stimare i tempi di inizio e di fine di
ogni
g attività e dell’intero p
progetto.
g
Di particolare ausilio in questa fase sono le tecniche di
rappresentazione reticolare (la più nota delle quali è il Pert) e il
diagramma di Gantt
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Esempio
UN ESEMPIO DI PERT
MURATURE
START
SCAVO
FINITURE
INTERNE
RIVESTIM.
ESTERNI
FONDAZI
ONI
INTONACI
ESTERNI
SOLAIO
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TEGOLE.
END
Il Piano di
Progetto
CAPITOLO 6. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DI
RISORSE ECONOMICHE
In molti progetti l’importo massimo disponibile delle risorse
economiche
i h è predeterminato.
d t
i t
N l predisporre
Nel
di
il piano
i
di
progetto l’aspetto economico viene affrontato con le seguenti
logiche:
si calcolano gli importi necessari alla luce della realizzazione
ottimale del progetto
„
si verificano i costi necessari alla luce dell
dell’importo
importo
disponibile per verificarne la plausibilità e avere eventuali
elementi di contrattazione
„
oltre a quantificare gli importi economici è indispensabile
determinare le varie voci che incidono sul costo del progetto e
come esse si ripartiscono tra le diverse attività da svolgere
„
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Il Piano di
Progetto
CAPITOLO 7. IL SISTEMA DI CONTROLLO
Tra i contenuti del p
piano di p
progetto
g
debbono essere esplicitati
p
criteri e modalità con cui si intende controllare l’effettivo
andamento del progetto. Due temi sono particolarmente rilevanti
al riguardo:
g
la scelta dell’oggetto del controllo: generalmente il processo
di controllo riguarda la qualità del risultato conseguito, i tempi e
i costi
„
la definizione degli indici di valutazione e delle caratteristiche
del sistema informativo
„
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Il Piano di
Progetto
CAPITOLO 8. INDIVIDUAZIONE E SOLUZIONE
DI PROBLEMI
In questa fase devono essere individuati i fattori di rischio che
possono incidere sulla buona riuscita del progetto e valutarne
la probabilità di accadimento e l’impatto sulle attività da
svolgere.
svolgere
E’ buona norma inserire in questo capitolo un “registro dei
rischi”, che contiene l’elenco di tutti i rischi individuati, con
l’i di
l’indicazione
i
d ll probabilità
della
b bilità e dell’impatto
d ll’i
tt e una serie
i di
indicazioni su come comportarsi nel caso in cui si manifestino.
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Esempio
IL PIANO DEI RISCHI
RISCHIO
LIVELLO
(A-M-B)
PROBABILITA’
(A-M-B)
DATA:
Descrizione:
Conseguenze:
Azioni:
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ASSEGNO
COSA FARE A CASA
„
LUCIDI E APPUNTI: studia i lucidi integrandoli con gli
appunti presi in aula
„
LIBRO DI TESTO: puoi trovare molti dei concetti visti in
aula sul libro di testo “Organizzare e Gestire Progetti” –
Cap. 3, pagg. 36-53
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