Project Management

Project Management
Il project management: definizioni
È un sistema gestionale che ha lo scopo di ridurre un’impresa complessa,
caratterizzata da un elevato numero di variabili, in una pluralità di imprese
semplici attraverso l’impiego di alcune tecniche
Il project management: definizioni
è un sistema gestionale:
• orientato ai risultati
• basato su tecniche organizzative articolate e flessibili
• adottato in situazioni contraddistinte da:
 particolare complessità dei problemi da affrontare
 straordinarietà delle dimensioni o degli scopi dell’intervento
 carattere innovativo o sperimentale dell’approccio o delle tecnologie
 elevata o crescente instabilità dell’ambiente
(Archibald 1993)
Il progetto: definizioni
Definizione del PMI (project management institute):
“Il progetto è un’iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto o servizio
unico”.
Definizione Harvard Business School:
“Un progetto è un’unica serie di attività volta a produrre un risultato definito, con una
precisa data di inizio e fine ed una precisa allocazione di risorse”
Il progetto: definizioni
Definizione Russell Archibald:
“Un progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata,
rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante
un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e
con vincoli interdipendenti di costi, tempi, qualità”
Caratteristiche dei progetti
Temporaneo
Unico
• Ogni progetto ha un inizio ed una fine
definiti;
• Non implica la breve durata;
• Irripetibile in altre condizioni di scenario e
in altre imprese;
• Volto a raggiungere uno o più obiettivi
chiari;
Il project management: definizioni
Il progetto
• è un’impresa unica, complessa, e di durata determinata rivolta al
raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito, mediante:
l’impiego di risorse differenziate
un processo continuo di pianificazione e controllo
con vincoli interdipendenti di tempi, costi e qualità
(Archibald 1993)
Capire project management
Risorse e management nel ciclo di vita del progetto
Impegno
delle risorse
Attenzione
manageriale
Possibilità di
influenzare i
risultati
Tempo
Fase iniziale
Fase intermedia
Fase finale
Gli obiettivi del project management
1.
•
•
•
•
•
2.
•
•
•
•
•
Obiettivi Esterni
Miglioramento delle comunicazioni con i clienti
Riduzione dei rischi d’insuccesso
Il miglioramento della qualità
Il miglioramento del grado di soddisfazione dei clienti
Il miglioramento dell’immagine aziendale
Obiettivi Interni
Il miglioramento delle comunicazioni del gruppo di progetto
La riduzione degli errori e il miglioramento della qualità di processo
La riduzione dei tempi di realizzazione
La riduzione dei costi dei progetti
La creazione di una base dati delle lezioni apprese
I concetti fondamentali del Project Management
1.
L’esplicitazione delle responsabilità per l’integrazione dei singoli apporti
al progetto
2.
L’adozione di adeguati sistemi di pianificazione e controllo
3.
La centralità del team di progetto come luogo di integrazione di tutti gli
apporti
Il team di progetto
• La realizzazione di un progetto richiede risorse e competenze specialistiche
differenziate;
• Il project manager deve essere l’unico punto di integrazione di tutte le
responsabilità;
• Lo staff di progetto comprende i diretti collaboratori del project manager;
• Il team di progetto include tutte le persone, anche esterne all’organizzazione,
alle quali sono state assegnati compiti specifici nell’ambito del progetto.
Le fasi di progetto
Introduzione
pianificazione
esecuzione
controllo
chiusura
Le fasi di progetto
La fase iniziale
• Step 1: start
• Step 2: triple constraints process :
• tempo
• scopo
• costo
• Step 3: analisi degli stakeholder
• Stakeholder interni (cliente interno, team di progetto, il tuo capo, gruppi interni di
supporto)
• Stakeholder esterni (clienti, utente finale, fornitori e consulenti, enti pubblici,
comunità locali o nazionali).
La fase iniziale
• Step 4: Project Manager
• Step 5 : Charter
• La configurazione del charter
• Parte iniziale
• Parte centrale
• Gli obiettivi
• Risorse e tempo e priorità
La pianificazione
Step 6: WBS Work Breakdown Structure
la WBS è un “raggruppamento degli elementi di progetto in base ai deliverable che organizza
e definisce l’ambito totale dei lavoro di progetto. Ciascun livello inferiore dello schema
rappresenta una definizione sempre più dettagliata dei lavori di progetto”.
La pianificazione
La pianificazione
Step 7: TEAM
Dal project Manager alla costruzione del team
I principi guida per creare un team
Come per formare un team vincente
La pianificazione
• Step 8: SCHEDULE
• Il timing di progetto
• Definizione dei rapporti d’interdipendenza tra i deliverable
• Gantt chart
• Diagramma di Pert
• La creazione della mappa intesa come esercizio manuale
• Critical path
• Stime in base a dati storici
• Opportunità per l’ottimizzazione dello schedale
• Il pressing nei tempi di progetto
La pianificazione
Il timing di progetto
La pianificazione. Definizione dei rapporti
d’interdipendenza tra i deliverable
Per ogni deliverable deve essere evidenziato il tempo di partenza e quello di consegna,
creando così una mappa con i seguenti passi:
• - identificazione dei singoli deliverable precedenti;
- identificazione delle date di partenza e di consegna per ogni singola task;
- la data del deliverable successivo deve iniziare preferibilmente con la data di quello
precedente o quella del giorno successivo;
- evidenziare se possibile la durata del deliverable;
- collegare il tutto con linee e frecce nella direzione del deliverable finale.
•
La pianificazione
Step 8: Gantt chart
La pianificazione. Diagramma di Pert
La pianificazione. Diagramma di Pert
La pianificazione. La creazione della mappa intesa
come esercizio manuale
vantaggi:
- ogni membro del team partecipa alla creazione dei deliverable con la costruzione
accurata di tempi e costi;
- i conflitti di tempo tra i vari membri possono essere immediatamente risolti;
- con estrema facilità, si ha una visione chiara dell'interdipendenza dei deliverable;
- è facile stabilire le date di percorrenza in base al tempo disponibile;
- tutti i membri del team hanno la possibilità di conoscere e assimilare l'intero ciclo con i
deliverable parziali, i milestone e il deliverable finale di progetto.
La pianificazione. Critical path
In particolare vanno rivisti i seguenti punti:
- accuratezza delle stime ed eventuali errori, con attenzione alle task sulla linea del critical
path;
- rivedere le interdipendenze tra i vari deliverable;
- rivedere le promesse che sono difficili da mantenere, con attenzione agli impegni dei
singoli membri e le eventuali incompatibilità, ridistribuendo il carico di lavoro;
- analizzare i colli di bottiglia nell'intero processo, bilanciando continuamente task in
esubero (esempio task in slack time) con task del critical path carenti di risorse;
- utilizzare software appropriati per la gestione dei tempi.
La pianificazione
• Stime in base a dati storici
• Opportunità per l’ottimizzazione dello schedale
• Il pressing nei tempi di progetto
La pianificazione
• Step 9: BUDGET
• La formazione del budget nei progetti
• Le parti del budget: i costi di progetto
• Controllo del budget: previsione vs attuale
• I ricavi del progetto
• Progetti strutturati solo sui costi (progetti interni)
• Rischi da prendere in considerazione nella formazione del budget
La pianificazione. : i costi di progetto
Differenziazione dei costi:
• Costi diretti
• Costi indiretti
• Costi interni
• Costi esterni
La pianificazione. Controllo del budget: previsione
vs attuale
• L'analisi delle varianze è un processo molto importante e va continuamente monitorato nella
fase dell'esecuzione. Generalmente una volta al mese, dipende dal tipo di progetto, va fatta
un'analisi delle varianze
La pianificazione. I ricavi del progetto
Dal punto di vista della formazione del budget, in questi casi bisogna considerare la voce
ricavo o meglio il fatturato che genera il progetto e il relativo profitto.
• PROGETTI CHE GENERANO RICAVI INCERTI
• PROGETTI CHE GENERANO RICAVI CERTI
La pianificazione. Progetti strutturati solo sui costi
(progetti interni)
• I progetti interni sono caratterizzati generalmente solo dai costi che riguardano
l'organizzazione interna per realizzare il progetto.
• L'allocazione dei costi riferiti ai singoli progetti avviene nel budget aziendale annuale
nell'ambito dei singoli dipartimenti dell'azienda.
La pianificazione. Rischi da analizzare nella
formazione del budget
Possibili rischi:
• l'impatto dell'inflazione in progetti di medio e lungo termine;
- impossibilità di ottenere dei prezzi fermi dai fornitori o sub-contractor;
- la scarsa analisi e formazione del WBS che lascia al buio alcune task che emergono in fase
di esecuzione;
- stima dei costi con differenti sistemi;
- l'impatto del cambio di moneta nei progetti internazionali dove l'oscillazione in meno del
cambio può azzerare completamente profitti anche in economie forti.
La pianificazione
• Step 10: RISK MANAGEMENT
• Rischio sinonimo di incertezza
• Il significato della gestione del rischio
• Fase 1: identificazione dei rischi di progetto
• Fase 2: documentare il rischio identificato
• Fase 3: l’analisi del rischio
• Fase 4: definizione di un piano di risposta
• Fase 5: cambiamenti e monitoraggio al piano di risposta
La pianificazione
• Classificazione dei rischi
tipo di rischio
impatto
descrizione
del tipo di rischio
definizione
dell'impatto:
Alto - Medio Basso
probabilità
azione alternativa
pianificazione di un
Bassa - Media - azione da avviare nel
Alta
caso in cui il rischio si
presenti
La pianificazione. Gestione del rischio
• La gestione del rischio
• Fase 1: identificazione dei rischi di progetto
• Fase 2: documentare il rischio identificato
• Fase 3: l’analisi del rischio
• Fase 4: definizione di un piano di risposta
• Fase 5: cambiamenti e monitoraggio al piano di risposta
La
La pianificazione. Documentare il rischio
identificato
Una volta identificato il rischio bisogna documentarlo con:
• la numerazione,
• il nome,
• il tipo
• la descrizione che deve essere ricca di dettagli
La pianificazione. L’analisi del rischio
PROBABILITÀ' DESCRIZIONE
IMPATTO
rischio con basse probabilità e che in
rara
insignificante
passato non si mai verificato
rischio che potrebbe accadere e che in
poco probabile
minore
passato non si mai verificato
rischio probabile e che nel passato è
probabile
maggiore
accaduto in altri progetti
rischio quasi certo e che è accaduto in altri
certa
catastrofico
progetti
DESCRIZIONE
L'impatto del rischio sul progetto è
irrisorio
L'impatto del rischio sul progetto
potrebbe causare ritardi o danni
L'impatto del rischio causa certamente
ritardi o danni rilevanti
L'impatto del rischio può essere
devastante con perdite elevate
La pianificazione
La pianificazione
CONTRAINTS INSIGNIFICANTE
MINORE
MAGGIORE
CATASTROFICO
Costo
meno del 3% di
aumento
aumento dal 3 al 5 %
tra il 10 e il 20
%
+ 25 %
Tempo
aumento del 5%
aumento dal 5 al 10 tra il 10 e il 50
%
%
+ 50 %
Scopo
cambio insignificante
cambio minore
cambio
maggiore
cambio critico
La pianificazione
PERCENT PROBABIL
UALE
ITÀ'
0-20 %
20-50 %
50-80 %
80-100 %
DESCRIZIONE
rischio con basse probabilità e che
in passato non si mai verificato
poco
rischio che potrebbe accadere e
probabile che in passato non si mai verificato
rischio probabile e che nel
probabile
passato è accaduto in altri progetti
rischio quasi certo e che è
certa
accaduto in altri progetti
rara
PUNTEGGI
IMPATTO
O
0-1
1 - 2,5
2,5 - 4,5
4,5 - 5
DESCRIZIONE
L'impatto del rischio sul progetto è
irrisorio
L'impatto del rischio sul progetto
minore
potrebbe causare ritardi o danni
L'impatto del rischio causa
maggiore
certamente ritardi o danni rilevanti
L'impatto del rischio può essere
catastrofico
devastante con perdite elevate
insignificante
La pianificazione. Definizione di un piano di
risposta
Per creare il piano di risposta bisogna agire su diverse aree:
• EVITARE IL RISCHIO. Implica una conoscenza dell'output del rischio.
TRASFERIMENTO DEL RISCHIO A TERZI. Una tecnica che sposta il rischio e le
conseguenze a terzi.
• ATTENUAZIONE DEL RISCHIO. Ha il fine di ridurre la probabilità del rischio e del suo
impatto ad un livello accettabile.
• ACCETTAZIONE DEL RISCHIO. Il rischio viene accettato in pieno perchè non esistono
alternative.
• PIANO CONTINGENTE. Consiste in un piano alternativo per gestire la situazione in caso si
avveri il rischio.
RISERVE CONTINGENTI. Le varie tecniche aiutano a creare e gestire piani di risposta, ma
quando non è possibile creare un piano è il caso di rendere disponibile una riserva di tempo e
costo nel caso devano essere utilizzate.
La pianificazione. Cambiamenti e monitoraggio al
piano di risposta
• Il rischio viene monitorato e viene messo in opera il piano di risposta in caso si avveri un
evento rischio.
• Per monitoraggio si deve intendere la raccolta di tutte le informazioni possibili utili a
implementare/attivare il piano di risposta.
La pianificazione
• Step 11: PIANO DI COMUNICAZIONE
• L’importanza di un piano di comunicazione
• Cinque principi chiave nella comunicazione dei progetti
• Come costruire un piano di comunicazione
• Metodi di comunicazione
• La documentazione nel project management
La pianificazione. Cinque principi chiave nella
comunicazione dei progetti
• Le cinque C della comunicazione
• CHIAREZZA: trasferire informazioni con semplicità, rendendole di facile comprensione
e adattandole a diversi segmenti di persone interlocutrici,
COINCISA: riuscire a centrare il punto di ciò che si vuole comunicare essendo brevi ed
evitando ripetizioni,
CONSIDERARE: il messaggio va considerato attraverso la prospettiva
dell'interlocutore,
CONCRETEZZA: organizzazione per punti e consegna delle informazioni in tempo,
COMPLETEZZA: tutte le informazioni devono essere complete nella loro logica senza
creare nessun preconcetto.
La pianificazione. Come costruire un piano di
comunicazione
Per costruire un piano di comunicazione si parte dall'analisi degli stakeholders, esaminato
nella fase di definizione del progetto.
Per la comunicazione gli stakeholders devono essere presi in considerazione per 2 punti
fondamentali:
- potere di ogni singolo stakeholder nell'influenzare il progetto e il relativo percorso,
- il grado di interesse che lo stakeholders ha nel progetto.
La pianificazione
La pianificazione. Metodi di comunicazione
Il metodo di comunicazione condiziona la valutazione del messaggio (contenuti e livello di apprendimento) da chi lo
riceve.
• INCONTRO FACCIA FACCIA. Quello più classico, diretto ed efficace.
• APPROCCIO SCRITTO O VERBALE. Un messaggio scritto da la possibilità di rivedere i contenuti ed esserne sicuri,
ma anche questi messaggi scritti sono soggetti a interpretazioni sbagliate. Comunicazioni verbali danno la possibilità
di ricevere feedback immediati velocizzando i tempi, ma con il rischio di dire cose sbagliate e difficilmente recuperabili
soprattutto in situazioni tese.
USO DELL'EMAIL. Ormai uno dei più usati oggi con vantaggi di efficienza e velocità.
• COMUNICAZIONE VIA TELEFONO. Anche questa modalità di comunicazione è immediata ed evita di mettere per
iscritto contenuti non ben delineati.
• VIDEOCONFERENZA. Uno dei mezzi più efficaci per progetti di respiro internazionali in cui le persone lavorano a
notevoli distanze l'uno dall'altro.
• PRESENTAZIONI FORMALI. Esposizione del progetto ad un audience di più persone che possono rappresentare
stakeholder.
• PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE. Programmi efficaci in grado di aggiornare in tempo reale sulle varie fasi del
progetto, ma non sostituiscono le altre forme di comunicazione.
La pianificazione. La documentazione nel project
management
• DOCUMENTAZIONE NEL PROJECT MANAGEMENT
1) DOCUMENTI RELATIVI ALLA DEFINIZIONE: :
- Start
- Triple constraints
- Analisi degli stakeholders
• Si arriva alla stesura della proposta del progetto
- Project manager
-Charter.
2) DOCUMENTI RELATIVI ALLA PIANIFICAZIONE:
-Approvazione del charter e avvio della pianificazione
- Tempi e dettaglio delle attività
- Budget
- Analisi dei rischi
- Piano di comunicazione
- Redazione del piano finale e lancio del progetto
La pianificazione. La documentazione nel project
management
3) DOCUMENTI RELATIVI ALLA FASE DI ESECUZIONE E CONTROLLO
- Documentazione relativa agli acquisti e alla contrattualistica
- Documentazione delle varianze di budget e tempi
- Report dello status di avanzamento e dei singoli deliverable
- Documenti relativi alla revisione generale del piano
Fase di chiusura.
3) DOCUMENTI RELATIVI ALLA CHIUSURA
- Report finale
- Documenti relativi al cliente
La pianificazione. La documentazione nel project
management
Step 12: LANCIO DEL PROGETTO
Preparare il lancio
Lancio di progetto: come presentarlo con successo
Lancio di progetto: documento finale di definizione e pianificazione
management
Indice tipo da predisporre per il documento
di presentazione
Executive summary ................................. pag.2
•1. Definizione
Sezione 1
L'idea e il suo background ....................pag. 3
Analisi del triplo controllo....................pag. 5
analisi iniziale dello scopo, tempi, costi
Analisi degli stakeholder ....................pag.10
Sezione 2
Project manager e background............pag. 12
Sezione 3
Charter ...................................................pag.14
scopo
punti oggettivi
deliverable
tempi e risorse
2. Pianificazione
Sezione 4
Costruzione del Work Breakdown Structure ..pag. 20
Formazione del team e organigramma……… pag.24
Sezione 5
budget .....................................................................pag. 27
tempi e descrizione attività ……........................pag. 29
analisi rischi ..........................................................pag.35
piano di comunicazione.......................................pag. 39
Sezione 6
Lancio del progetto ............................................ pag. 42
3. Esecuzione e controllo
Criteri di monitoraggio e scosatmenti ……...pag. 43
Chiusura
Tipologia di reportistica finale .......................pag. 45
La pianificazione. La documentazione nel project
management
• Monitoraggio e valutazione dei risultati
• L’importanza del monitoraggio
• Misurazione delle performance relative alla tempistica
• Misurazione delle performance relative ai costi
• Il calcolo dei tempi e dei costi utilizzando l’”Earned Value”
• Come verificare gli stati di avanzamento del progetto
• Chiusura
• Chiudere un progetto
• Alcune domande guida per la fase finale di valutazione
• I problemi più comuni che emergono dall’analisi finale
Le aree di comunicazione del Project
Management
• Le 9 AREE di conoscenza del Project Management sono
1) Project Integration Management
2) Project Scope Management
3) Project Time Management
4) Project Cost Management
5) Project Quality Management
6) Project Human Resource Management
7) Project Communication Management
8) Project Risk Management
9) Project Procurement Management