PROJECT MANAGEMENT 1 Le misure di performance dei progetti L’ambiente multiprogetto Le variabili di successo nei progetti Alcuni casi Le misure di performance dei progetti Se le azioni di pianificazione sono realizzate correttamente e se i piani, le schedulazioni e i budget di progetto e dei compiti sono adeguatamente documentati, si può controllare in modo efficace il lavoro, la schedulazione, i costi. Per valutare in modo globale il progetto è necessaria la misurazione del progresso tecnico e della performance. 2 Il Controllo del progetto si può realizzare se: 3 sussiste una concezione comune degli obiettivi del progetto; sussiste una comune definizione, pianificazione, schedulazione e preventivazione dei compiti; vengono adottate procedure codificate per autorizzare il lavoro, controllare le modifiche, le schedulazioni e i costi; vengono misurate e valutate secondo standard comuni la performance nei costi, nei tempi e nel contenuto tecnico, per individuare gli scostamenti dal piano o intraprendere le misure correttive necessarie. Una volta definito e preventivato un progetto, è buona norma comunicare in un documento i singoli compiti a quanti dirigeranno ed eseguiranno il lavoro, autorizzandoli ad effettuare spese ed a impiegare risorse. Tale documento deve specificare la schedulazione e il budget richiesto. (autorizzazione e controllo del lavoro) Il piano, la schedulazione e il budget di baseline costituiscono i documenti ufficiali che definiscono gli obiettivi, l’ambito e i target di performance tecnica del progetto, specificando anche i principali milestones e l’allocazione delle risorse. Il concetto di baseline è analogo a quello di design freeze: fare il punto e mantenerlo a meno di disposizione esplicite da chi ne ha l’autorità. 4 Il controllo dei cambiamenti Un progetto si propone di conseguire un obiettivo che non è stato raggiunto prima nelle stesse circostanze o condizioni. I cambiamenti sono quindi inevitabili, dato che non è possibile in sede di pianificazione prevedere tutti i problemi e tutte le circostanze. Per valutare e controllare i cambiamenti nell’ambito, nella schedulazione e nei costi del progetto sono necessarie procedure apposite. Le decisioni di cambiamento possono essere prese: a) per i compiti dal capo funzione b) per i progetti, dal project manager 5 6 Una causa primaria dei ritardi e dei maggiori costi dei progetti è l’incontrollata e spesso ignorata estensione del suo ambito, oltre il piano originale. I tecnici, se non seguiti attentamente, continuano a migliorare i progetti al di là delle specifiche contrattate. I rappresentanti del cliente insistono per ottenere l’esecuzione di lavoro aggiuntivo per rimediare ad una svista, per reazione a cambiamenti nei requisiti o per migliorare il risultato finale al di là di quanto previsto. 7 Il project manager ha un ruolo chiave, in particolare deve: • insistere che le descrizioni dei compiti, le schedulazioni e i budget siano documentati e firmati; • tenere sotto controllo i risultati; • sorvegliare le schedulazioni e i budget e, eventualmente intraprendere le misure correttive; • insistere per ottenere schedulazioni, descrizioni e budget aggiornati; • controllare e sorvegliare i contatti diretti con il cliente. 8 Gli ordini di lavoro per i singoli compiti sono in realtà dei contratti tra il p.m. e i capi funzione che li eseguono, e le schedulazioni e i budget dei compiti costituiscono una parte degli ordini di lavoro: quindi tali documenti sono essenziali per il controllo globale del progetto. Gli ordini di lavoro devono essere: • emessi per uno specifico compito solo quando si è vicini alla data di inizio dello stesso; • utilizzati per valutare l’avanzamento nella schedulazione e nei costi e quindi valutare costi e tempi a completamento; • archiviati appena il compito è stato completato; • conservati negli archivi per uso in compiti analoghi. Requisiti per il controllo 9 Il controllo della schedulazione e dei costi richiede: • attenta pianificazione del lavoro necessario al completamento del progetto; • buona valutazione del tempo, manodopera e costi; • chiare informazioni circa l’ambito dei compiti previsti; • budget preciso e una procedura severa per l’autorizzazione delle spese; • sollecita contabilizzazione dello stato di avanzamento e delle spese; • rielaborazione periodica frequente dello stato di avanzamento. Misurazione dell’avanzamento a fronte della schedulazione 10 Il p.m. ed il functional project leader devono regolarmente misurare l’avanzamento a fronte della schedulazione. e cioè • registrare il progresso conseguito ad una certa data; annotare le attività completate; annotare il lavoro eseguito per le attività in corso di completamento; • stimare il tempo restante: per completare le attività in corso; si stimano le attività future; • si stabiliscono i riflessi sul completamento dei compiti, sugli eventi di interfaccia e sui milestones. Per il lavoro in corso, l’enfasi non dovrebbe essere messa sulla parte completata, ma piuttosto sul tempo necessario per ultimare ciascun compito o attività. Misurazione della performance tecnica 11 TPM- misurazione della performance tecnica è la previsione o la dimostrazione continuativa della misura in cui gli obiettivi tecnici sono stati previsti o conseguiti, compresa l’analisi di tutti gli scostamenti tra quanto conseguito alla data, la stima corrente e quanto previsto dalle specifiche. Quanto conseguito alla data è il valore di un parametro tecnico specifico. La stima corrente è il valore di un parametro tecnico specifico che deve essere raggiunto alla fine del progetto secondo il piano. Scopo della TPM 12 • assicurare il confronto tra performance tecnica effettiva e quella pianificata, per la correlazione alle schedulazioni e ai costi; • assicurare l’accertamento o la previsione tempestiva dei problemi tecnici che richiedono l’intervento della direzione; • assistere nella valutazione delle conseguenze di modifiche proposte per il progetto. Schedulazione, tempi e costi sono sempre interdipendenti. La misura della performance nei tempi e costi può evidenziare problemi di natura tecnica, e i problemi tecnici segnalati dalla TPM possono rivelare insufficienze di tempo o stanziamenti. Naturalmente, la premessa è che l’impegno e i risultati tecnici siano adeguati alla riuscita del progetto (cioè evitare di rispettare costi e tempi ma ottenere un prodotto inaccettabile). 13 I parametri da sorvegliare devono essere: • cruciali per il successo del progetto; • interrelati fra di loro, secondo dipendenze gerarchiche; • correlati con gli elementi della struttura del progetto. Per ogni parametro tecnico da controllare è bene stabilire: • natura delle specifiche; • profilo temporale del valore previsto, con il suo margine di tolleranza; • milestones del progetto; • condizioni della misurazione. 14 Lo stato di avanzamento viene continuamente misurato a fronte del profilo previsto per ogni parametro della performance tecnica. Se tale valore non rientra nei margini di tolleranza, si elabora immediatamente una stima aggiornata. La stima aggiornata viene determinata in base allo stato attuale d’avanzamento e al tempo e al budget disponibili. Si analizzano gli scostamenti per determinarene le cause e valutare i riflessi sui parametri di livello superiore. Si elaborano piani di recupero delle deficienze della performance tecnica, esaminando le implicazioni sui costi, sulla schedulazione e sulla performance tecnica. Si valuta anche la possibilità di riallocazione delle risorse. L’ambiente multiprogetto 15 E’ raro trovare un progetto che esista per se stesso senza interagire con altri progetti. Un ambiente multiprogetto comporta implicazioni a livello di p.m. e ai vari livello dell’organizzazione funzionale. I problemi principali sorgono dalla concorrenza tra ed entro i progetti per l’acquisizione delle risorse e per l’attenzione della direzione. E poiché nessuna organizzazione dispone di risorse illimitate, ogni p.m. si troverà in una delle seguenti condizioni: • nel suo progetto sono coinvolte unità che partecipano anche ad altri progetti: si trova in concorrenza con questi altri per l’assegnazione delle risorse; • è il project manager per più progetti, ciascuno dei quali è in concorrenza con gli altri per l’assegnazione delle risorse. 16 Le necessità e le priorità del “multiprogetto” devono essere valutate ai livelli appropriati dell’organizzazione per assicurare che tutti i progetti vengano completati. Gli obiettivi del multiproject management sono: • completamento di tutti i progetti; • determinazione delle priorità tra i progetti per poter prendere le decisioni appropriate in merito all’allocazione delle risorse; • acquisizione e mantenimento di risorse adeguate ai progetti assicurando che esse vengano utilizzate per il completamento dei progetti; • sviluppo di nuovi schemi organizzativi e di gestione che soddisfino le esigenze dei progetti ma assicurino stabilità organizzativa. Priorità dei progetti 17 Quando diversi progetti competono con risorse limitate, emerge il problema di come stabilire e comunicare le priorità relative di ciascun progetto rispetto agli altri. Se tutti i progetti sono pianificati in modo simile, si può decidere se fornire risorse aggiuntive o se rallentare uno o più progetti: è perciò necessario quantificare le priorità. Prevedere i conflitti potenziali è l’unico modo per evitare che la conflittualità degeneri. Non è possibile applicare un metodo prestabilito, molte decisioni vengono prese giorno per giorno dal management di prima linea. E’ però essenziale che le priorità giungano fino al livello più basso dell’organizzazione se si vuole che le decisioni siano eseguite in maniera adeguata. I fattori che influenzano le priorità dei progetti 18 Data di completamento o consegna e sua prossimità; rischi di penali; rischi tecnici; redditività dell’investimento; entità dei costi, investimenti e/o profitti; riflessi su altri progetti; riflessi su altri settori dell’organizzazione. Dato che in generale non si possono sostenere e finanziare tutti i progetti, le procedure dovrebbero prevedere la definizione del peso relativo di ogni progetto. 19 Alcune organizzazioni hanno costituito un “comitato per l’esame delle priorità dei progetti”. Esso è composto da alti dirigenti e prevede: • un elenco di fattori di priorità per ogni progetto, assegnando un peso da 1 a 10, definito da un certo numero di dirigenti autorevoli. I pesi vengono sommati e confrontati; • il comitato, definisce, in base ai punteggi e ad altre informazioni difficilmente quantificabili, la priorità da assegnare ad ogni progetto; • l’elenco delle priorità viene riservato ai dirigenti interessati Si possono anche stabilire categorie progettuali (A ha priorità rispetto alla categoria B). 20 Di solito solo il 15% delle attività di un progetto sono veramente importanti per rispettare la data di completamento. In ambiente multiprogetto, si deve decidere circa le priorità dei progetti solo quando si verificano conflitti tra attività critiche di due o più progetti. E’ necessario quindi pianificare il progetto in modo tale da evidenziare il 15% costituito dalle attività critiche. L’interdipendenza tra progetti può derivare da: • precedenze obbligate; • ricorso alla stessa risorsa; • tasso di utilizzo di risorse comuni. La gestione delle risorse 21 Una causa frequente di ritardi dei progetti è un impegno eccessivo rispetto alle risorse disponibili dell’organizzazione. Non considerare questo aspetto al momento dell’impegno e durante l’esecuzione del progetto può dar luogo ad eccedenze nei costi. La gestione delle risorse quindi comporta: • stima e previsione delle risorse necessarie per ciascun progetto; • acquisizione, fornitura e allocazione delle risorse in modo tempestivo ed efficiente; • pianificazione del lavoro tenendo conto dei limiti delle risorse disponibili; • il controllo dell’utilizzo delle risorse. 22 Le risorse da gestire sono: • tempo; • risorse finanziarie; • risorse umane; • mezzi a disposizione, • attrezzature; • materiali. Il tempo è una risorsa fondamentale che non può essere gestita come le altre. Esso scorre, e se perduto, non può recuperato né accumulato, né messo da parte. 23 Situazioni in ambiente multiprogetto, spesso richiedono l’istituzione di una funzione per la pianificazione e il controllo delle operazioni. Tale funzione assicura: • efficacia nella pianificazione e controllo da parte di ciascun p.m.; • maggiore possibilità di risolvere i conflitti tra progetti e controllare le priorità relative; • maggiore uniformità nelle procedure di pianificazione e controllo dei progetti; • maggiore precisione nella previsione delle risorse necessarie per l’insieme dei progetti. Benefici potenziali della funzione pianificazione e controllo 24 miglioramento delle comunicazioni inter-funzionali con effetti positivi sulla performance delle singole funzioni; miglioramento della performance globale; miglioramento della performance aziendale, grazie a una migliore pianificazione e ad un utilizzo più efficiente delle risorse; Esempi di benefici specifici sono: • riduzione della durata dei progetti; • maggiore efficienza del lavoro diretto; • migliore utilizzo degli strumenti, attrezzature e risorse; • minor rischio d’incorrere in penalità contrattuali. Le variabili di successo nei progetti 25 E’ molto difficile prevedere il successo di un progetto. La maggior parte dei manager “goal-oriented” pensa solo al tempo, costo e performance. Se si verificano scostamenti, è necessario indagare per individuare le cause dei problemi. Pensare solo a costi, tempi e performance può portare immediatamente ad una contabilizzazione dei profitti, ma non fornisce alcuna indicazione sulla corretta gestione del progetto. Il successo di un progetto viene di solito valutato in base alle “azioni” di tre gruppi: il p.m. ed il team, l’organizzazione; l’organizzazione del cliente. 26 Alcune azioni che il p.m. ed il team possono effettuare per promuovere il successo di un progetto: • il diritto di scelta dei componenti del team; • la scelta dei componenti del team tra coloro i quali hanno esperienze significative; • impegno e senso della mission; • avere sufficiente autorità ed un’organizzazione orientata ai progetti, • avere buoni rapporti con i clienti, • promuovere l’immagine pubblica del progetto; • sviluppare costi, durate, performance e obiettivi realistici; 27 • elaborare strategie per la prevenzione dei problemi; • andare oltre l’autorità formale per ottimizzare l’influenza sulle persone e le decisioni; • utilizzare strumenti di pianificazione “workable”; • non affidarsi ad un solo tipo di strumenti di controllo; • mantenere sotto controllo i cambiamenti; • “stressare” l’importanza dell’ottenimento di costi, tempi e obiettivi; Nessun progetto può avere successo senza il sostegno del top management. Esso deve fornire il supporto necessario perché il progetto possa adattarsi alle routine dell’organizzazione. 28 L’organizzazione che “circonda” il progetto deve possedere le seguenti caratteristiche: • volontà di coordinamento; • volontà di mantenere una flessibilità strutturale; • volontà di adattarsi ai cambiamenti; • pianificazione efficace; • comunicazione pronta ed efficace; • supporto entusiastico; • individuazione di tutte le parti coinvolte nel progetto. 29 Sia il project team che l’organizzazione devono adottare adeguate tecniche manageriali per assicurare che venga fatto un uno, giudizioso ed adeguato dei sistemi di comunicazione, pianificazione e controllo. Tali tecniche di management includono alcune precondizioni: • specifiche stabilite chiaramente in anticipo; • schedulazione realistica; • stime dei costi realistiche; • evitare gli “accaparramenti”; • evitare il super-ottimismo. 30 La fine di un progetto può costituire il “crollo” di un project manager. Quando ci si avvicina al termine di un progetto, c’è la tendenza a minimizzare i costi trasferendo le persone e chiudendo gli ordini di lavoro. Questo vuol dire che al p.m. rimane la responsabilità di scrivere il rapporto finale. In alcuni casi sono necessari 1 o 2 mesi solo per completare le pratiche amministrative ed il resoconto dei costi. Di seguito vengono individuati alcune cause principali di fallimento dei progetti: • scelta di progetti non fattibili; • scelta della persona sbagliata come project manager; • definizione inadeguata dei compiti; • supporto inadeguato del top management; • • • • • • 31 tecniche di management non adeguatamente utilizzate; termine del progetto non pianificata; errata definizione dei carichi di lavoro; flusso di informazioni non efficace; continua ripianificazione del lavoro persistenza degli errori. Project management ed enti Statali 32 Il cliente: Il progetto: il contribuente. trasformare il pachiderma burocratico in una macchina di project management ottima e snella. Mentre gli enti statali sono “non profit”, essi stanno pensando sempre più alla necessità di essere “efficiency driven” I contribuenti, in quanto utenti finali, chiedono riforme atte a fornire servizi di qualità al minor prezzo possibile. Il Dipartimento dei trasporti della California 33 La gestione dei progetti fa parte della cultura. Ogni progetto ha un proprio project manager e uno strumento informatico avanzato per seguire l’avanzamento del progetto. Ma non basta. Il project management richiede una rivisitazione della cultura organizzativa per ri-orientare l’organizzazione dalla fedeltà funzionale al project management. Senza un’adeguata pianificazione organizzativa, un addestramento efficace dei project managers e del project staff, un’adeguata priorità tra i progetti, il project management non avrà mai i requisiti del successo. 34 L’esperienza del Caltrans, durata 6 anni, si può riassumere in sei fasi fondamentali: Creare un project office il cui scopo sia il conseguimento di obiettivi ben definiti. Esso definisce ed istituzionalizza i processi di p.m., li mantiene e li migliora. Ne fanno parte il responsabile del project management, i program manager dei grandi progetti, i responsabili dei contratti, i project manager, l’amministrazione di progetto e lo staff di supporto. Addestrare i project manager e non semplicemente nominarli. Un errore comune è dato dall’attribuzione di responsabilità di p.m. a manager funzionali oppure a tecnici. Questo approccio funziona per progetti semplici e di piccola entità. 35 Chiedere aiuto esterno. Ogni organizzazione può trarre beneficio da una prospettiva neutrale esterna alla cultura organizzativa esistente. Ciò vuol dire far ricorso ad organizzazioni di professionisti, benchmarking, università. Visite effettuate da componenti di altre entità statali. Sviluppare una work breakdown structure. Caltrans ha sviluppato una WBS molto potente, in collaborazione con team multifunzionali di project manager e staff funzionali. Creare forum di project management. Le prime fasi del project management fanno si che vengano ricoperte posizioni organizzative a cui non si è abituati. I forum permettono di discutere le idee e gli approcci al p.m., condividere i successi e i fallimenti, nonché smitizzare il p.m. 36 Scegliere il software per il p.m. e non essere scelti. L’utilizzo del software non è l’applicazione del p.m. L’approccio al p.m. di Caltrans è organizzato sulle persone, sui processi, sugli strumenti. La struttura organizzativa e la politica di sviluppo deve precedere le valutazioni sul software di p.m. Questo atteggiamento consente di produrre i requisiti per il software. Bisogna ottenere l’integrazione di gestione delle risorse umane, gestione del tempo, gestione dei contratti e gestione finanziaria. Coinvolgimento del top management. Questo è un aspetto essenziale (il tallone di Achille).Se manca tale supporto i project manager devono convincere i top manager di assicurare il proprio sostegno prima dell’inizio del progetto. 37 Caltrans ha utilizzato le tecniche esposte per migliorare il servizio ai contribuenti. Il risultato è stato: • controllo dei costi; • controllo della schedulazione; • migliore qualità. Gli sforzi attuali si rivolgono alla gestione delle risorse umane, la gestione del rischio e la gestione dei sistemi informativi. Un processo di p.m. ciclico per controllare il budget, la pianificazione i costi attuali, l’avanzamento sta sostituendo la filosofia di “costa quello che costa e dura quello che dura”. Il Dipartimento dei trasporti del Missouri (MoDOT) 38 Nel 1995 il MoDOT ha iniziato un Piano a breve termine (STAP): un investimento di 2.6 miliardi di dollari nei trasporti fino al 1999; il più importante programma di opere pubbliche mai intrapreso dal MoDOT. I cittadini hanno chiesto: perché è necessario tanto tempo per costruire una strada? Perché ci si stava orientando verso il project management. Il MoDOT si occupa di 32000 miglia di strade, e del trasporto pubblico di 5 milioni di persone. Il coordinamento di queste attività si svolge tra l’ufficio centrale del MoDOT e 10 uffici distrettuali. E’ necessaria un’attenta pianificazione. Il MoDOT riceve 1000 studi di fattibilità. 39 Il cambiamento: il team Mercury. La svolta decisiva è stata data da un nuovo dirigente dell’ufficio tecnico che aveva un’esperienza di 37 anni nel settore dei trasporti. Per poter realizzare il STAP, era necessario un cambiamento fin dai più alti livelli. Fu deciso di costituire un team, detto Mercury (Mercurio con le ali ai piedi), per dirigere il progetto. Nel marzo 1995, 5 dipartimenti hanno iniziato a lavorare a tempo pieno con il team Mercury. Il team era indipendente da tutte le unità e riferiva solo al dirigente tecnico. La comunicazione era un fattore vitale. Tutto ciò che veniva richiesto dal team Mercury aveva priorità assoluta. Il team ha poi sviluppato una mappa di processo per evidenziare la rotta per il raggiungimento degli obiettivi. 40 Il team iniziò ad utilizzare il breakthrough thinking. Nel giugno 1995fu formato un team di 7 persone al progetto di sviluppo dei trasporti per circa 6 mesi. Venne chiamato un consulente di breakthrough thinking: dimenticare “che cosa è” e concentrarsi su “cosa potrebbe essere”, senza limitazioni di sorta. L’unica limitazione era che non si poteva cambiare la costituzione. Nell’agosto 1995 venne presentato il nuovo processo agli amministratori. Il concetto essenziale era la costituzione di un team inter-funzionale per sviluppare il progetto Nel settembre 1995 venne avviato un progetto pilota del nuovo processo. Nell’estate 1996 vennero nominati 38 project manager. 41 I risultati più evidenti del nuovo processo sono stati: • nuovi processi per decidere nuove soluzioni; • nuovi processi di budget direttamente in relazione con il business plan strategico; • un nuovo sistema di manutenzione con l’utilizzo di nuova tecnologia; • nel giugno 1996, per la prima volta, venne fornito ai contribuenti un servizio centralizzato di informazioni. L’obiettivo era di rispondere a tutte le domande senza passare le chiamate ai vari dipartimenti. • venne avviato un programma di formazione del personale dedicato al p.m. 42 venne scelto un software adeguato. Il nuovo processo in atto permette di ridurre i tempi di sviluppo di un progetto del 50%. I team del MoDOT sono cresciuti. Hanno autorità decisionale, e poiché esiste un servizio centralizzato di informazioni, chiunque può accedere e stabilire le priorità. Una gruppo ha illustrato il processo di avviamento del project management così: il progetto è un autobus, il project manager è l’autista, ed il software elabora le fermate. I componenti del project team salgono e scendono da differenti autobus osservando la schedulazione. Il personale del MoDOT stanno avviando l’autobus, addestrando gli autisti ed elaborando la schedulazione. Gli autobus con i componenti del team stanno salendo.