Introduzione ai
Data Base
BASE DI DATI
Una base di dati è una collezione di dati utilizzati per rappresentare
le informazioni dì interesse per un sistema informativo.
Un database è una raccolta di dati
Un database è un insieme composto da una o più raccolte di
informazioni (dati), dalle regole con cui sono correlate e dai metodi per la
loro gestione.
Ciascuna raccolta di informazioni viene memorizzata in una struttura
organizzata detta TABELLA.
Se il db è formato da più tabelle, i dati delle diverse tabelle possono
essere collegati fra loro attraverso relazioni.
Vantaggi del db:
•ordinare una grande quantità di dati
•riordinarli rapidamente in molti modi diversi
•estrarne molteplici informazioni contemporaneamente
aggiungere nuovi dati in maniera semplice e veloce
La gestione di una base di dati è soggetta ad un DBMS
(Data Base Management System - sistema di gestione di
basi di dati)
che ha il compito di controllare non solo più basi di dati ma
è anche un software in grado dì gestire le stesse
I dati vengono organizzati all'interno della base di dati
attraverso dei modelli detti modelli di dati,
tale modello dei dati non è altro che un insieme di concetti utilizzati per organizzare i dati di interesse e descriverne la struttura in modo che risulti
comprensibile ad un elaboratore.
Di conseguenza un modello di dati deve fornire meccanismi di
strutturazione.
Molti sono i modelli che vengono utilizzati oggi per strutturare una base di
dati, e i più usati sono:
Modello relazionale;
Modello gerarchico;
Modello reticolare;
Modello ad oggetti.
Noi prenderemo in considerazione il modello relazionale,
che tra tutti risulta non solo quello più utilizzato, ma anche il
più facile, in quanto si appoggia ad un modo di presentare i
dati a noi familiare: la tabella.
Una sola relazione può anche essere una base di
dati, ma il più delle volte una base di dati è formata
da tantissime relazioni che correlano tra di loro i
propri dati in maniera da fornire un'informazione
esaustiva.
GLI ELEMENTI DEL DATABASE
Per database, quindi, s'intende, semplificando molto, un
insieme di dati, cioè informazioni strutturate e organizzate
sistematicamente secondo un certo criterio e relazionate tra
loro.
Quindi una "base di dati", non è un semplice insieme
d'informazioni assemblate senza un preciso ordine, bensì un
insieme organizzato e strutturato.
Nei database tale organizzazione è di un certo tipo: i dati
sono organizzati per tabelle, campi e record.
Campo 1
Record 1
Record 2
Campo 2
Campo 3
Campo 4
Campo 5
CAMPO
id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TITOLO
AUTORE
EDITORE
Peter Pan
BARRIE JAMES MATTHEW
A.Mondadori
Le grandi favole di DISNEY Walt
A.Mondadori
Walt Disney
Fiabe e antifiabe
BRENGOLA PAOLA, ZORDAN ROSETTA Bompiani
Fiabe verdi
CAGGIANO IDA
Pegaso
I figli del mastro GRIPE Maria
A.Mondadori
vetraio
I lupi di Pito e altro LATINI Angela
Paravia
DATI
racconto
Il segreto di Lena
ENDE Michael
Salani
La margherita Favole GRIMM
Ponte nuovo
Paperino e l'isola del DISNEY Walt
A.Mondadori
tesoro
Charlie e la fabbrica di DAHL Roald
Emme
cioccolata
record
Tabella - Le tabelle sono strutture fondamentali in un database perché
memorizzano i dati che si devono gestire.
All'interno di una tabella, i dati sono organizzati in campi (colonne) e
record (righe).
Questo elemento è sempre necessario ed è il primo ad essere progettato,
costruito ed implementato
Query - Una query è uno strumento che consente di interrogarsi sui dati
contenuti nelle tabelle e di eseguire azioni specifiche sui dati.
Si possono utilizzare le query per combinare o unire dati da varie tabelle
separate ma correlate.
Le query possono inoltre consentire di modificare, eliminare o aggiungere
consistenti quantità di dati in un solo passo.
Infine, si possono utilizzare le query come base per maschere e prospetti.
Maschera - Le maschere consentono di visualizzare e immettere dati
secondo un formato conveniente simile a quello dei moduli di compilazione
su carta.
Le maschere possono anche includere a loro volta altre maschere
(denominate sottomaschere) che consentono di immettere dati in varie
tabelle contemporaneamente.
Report - I report consentono di stampare o visualizzare in anteprima dati
secondo un formato specifico.
Esempi di report includono etichette postali, elenchi, buste, lettere tipo e
fatture.
I report possono presentare anche i risultati delle query in un formato
facilmente comprensibile.
Macro - Una macro è un insieme di istruzioni che rende automatico un
compito che si deve eseguire spesso.
Quando si avvia una macro, Access esegue le azioni contenute nella macro
secondo l'ordine nel quale le azioni sono elencate.
Le macro consentono di assemblare una raccolta di tabelle, query,
maschere e prospetti in applicazioni complete che chiunque può utilizzare,
anche chi ha una conoscenza limitata di Access.
Modulo - Come le macro, i moduli consentono di automatizzare e
personalizzare Access.
I moduli, comunque, diversamente dalle macro, forniscono un controllo
più preciso sulle azioni da eseguire e richiedono un'esperienza di
programmazione in Visual Basic.
Naturalmente in un database come Access possono esservi più istanze di
ogni tipo d'oggetto: così potremo avere più tabelle, più maschere, ecc.
In pratica possiamo dire che oltre ai dati organizzati in tabelle, il database
incorpora anche gli strumenti per la visualizzazione dei dati stessi, per il
loro inserimento, per la stampa, per la selezione e la ricerca, e per la
programmazione e per l'automazione in genere.
Un database è quindi un oggetto complesso, che viene memorizzato
come file unico avente, in Access, estensione .MDB.
Quest'unico file contiene tutto ciò che è necessario per classificare i dati,
manipolarti, elaborarli ecc.
CREARE UN DATABASE NUOVO
Per aprire un database esistente è sufficiente selezionare il file avente
estensione .mdb con gestione risorse, fargli un doppio click sopra ed
automaticamente sì ottiene la sua apertura In Access.
Altrimenti:
avviare Access e nella finestra di dialogo scegliere apertura di un
database esistente.
In questa finestra di dialogo compare l'elenco del database utilizzati di
recente, se tra questi non vi fosse quello desiderato, selezionare la voce
"Altri file", nel medesimo elenco;
si perverrà in tal modo alla consueta finestra di dialogo per l'apertura di
file.
Altrimenti se si vuole creare un nuovo database, bisogna:
•aprire Access
•alla finestra di dialogo selezionare "Database vuoto"
•premere OK
Bisogna considerare che in Access, a differenza degli altri pacchetti, non è
presente il comando di salvataggio. Infatti i dati inseriti in un database
vengono salvati automaticamente via via che sono inseriti.
Questa è una prerogativa dei programmi di archiviazione che,
vuoi per ragioni di sicurezza dei dati, vuoi per ragioni tecniche connesse
con la necessità di gestire anche archivi assai complessi e voluminosi,
tendono a dialogare direttamente con la memoria di massa.
Pertanto quando si crea un nuovo database, viene richiesto
immediatamente un nome e il database stesso viene creato e aperto
subito
Si raccomanda di dare un nome al database che abbia un'attinenza
con il suo utilizzo.
Si sconsiglia vivamente dall'accettare i nomi automaticamente proposti dal
programma, come. ad es. - db1.mdb o db2.mdb
Bisogna ricordarsi sempre questa regola generale:
Ad ogni oggetto o elemento di lavoro bisogna sempre dare un nome
che ci possa ricordare in futuro il suo utilizzo o il suo contenuto
Una volta creato un nuovo database ci troviamo di
fronte ad una finestra come quella qui sotto
rappresentata.
Questa finestra mostra il database aperto con tutti i suoi
elementi.
CREAZIONE DI UNA NUOVA TABELLA
Per prima cosa occorre creare l'elemento più importante, ossia quello
che è preposto a contenere, in forma organizzata i dati grezzi da
archiviare. Questo primo e più importante elemento è una Tabella.
Ciccare sul pulsante NUOVO, e nella
finestra NUOVA TABELLA scegliere
VISUALIZZAZIONE STRUTTURA
1. una tabella è formata da colonne, ciascuna identificata da un nome
che indica il nome della categoria d'informazioni che quella colonna
deve contenere. Le colonne così intese vengono definite campi;
2. per ogni campo occorre indicare, in fase di progettazione, tutte le
sue caratteristiche: il nome, che tipo di dati deve contenere, la
dimensione massima dei dati, il formato ed altre minori;
3. tutte queste caratteristiche dei campi devono essere definite a priori
e pertanto la costruzione di una tabella richiede che si sia svolto un
lavoro di analisi e classificazione dei dati che si vogliono creare;
4. la costruzione delle tabelle richiede che si adotti il principio di
massima efficienza, ossia di minimo utilizzo delle risorse;
5. l'insieme dei campi e delle loro caratteristiche definisce la struttura
di una tabella;
6. solo dopo avere definito la struttura di una tabella, sarà possibile
introdurvi dei dati;
7. i dati verranno introdotti sotto forma di record. Ogni record contiene
una informazione strutturata secondo i campi definiti nella struttura.
Nome Campo: identifica il campo e il nome può anche
arrivare a 64 caratteri. E' bene utilizzare nomi senza spazi
Tipo Dati: sono il tipo di informazioni contenute. Verranno
maggiormente descritte in "Tipi di dati e proprietà dei
campi"
Descrizione: opzionale. Consente di dare una descrizione
più completa al contenuto e al significato del campo.
Progettazione di una tabella
La costruzione di una tabella richiede un'attenta progettazione del modo
in cui classificare le informazioni;
ad esempio, se la tabella dovesse ospitare un indirizzario di persone
sarebbe comodo definire i campi con i nomi:
Cognome, Nome, Indirizzo, Telefono, Fax, ecc..
Ma non sarà sufficiente, anzi,
occorrerà per ogni campo indicare anche che tipo di dati deve
contenere, con quale formato ecc.
Supponiamo di voler costruire una tabella per memorizzare i libri
della nostra biblioteca. Preventivamente analizziamo come possiamo
classificare i nostri libri: (è solo un esempio molto semplice)
•Titolo
•Autore
•Editore
•Pagine
•Costo
•Sezione
•Categoria
•Collocazione
Questa analisi deve essere fatta sapendo quali siano i dati da
catalogare, quali le operazioni tipiche, quali le informazioni che possono
essere rilevanti. Insomma chi progetta deve sapere analizzare e deve
avere una buona conoscenza del tipo di dati che viene richiesto, del suo
eventuale utilizzo, ecc.
Avendo fatto questa semplice analisi, si tratta ora di stabilire quale nome
dare ad ogni campo e che tipo di dati scegliere per ciascuno di essi.
Per ogni campo occorre stabilire un tipo di dati,
ovvero le caratteristiche formali e sostanziali del tipo
d'informazione che vogliamo memorizzare. Access
mette a disposizione svariati tipi di dati, che devono
essere scelti sulla base di:
un criterio di coerenza con il tipo d'informazione, per cui
se si inserisce un testo, non avrà senso utilizzare un dato
numerico, ecc.
un criterio di economicità, nel senso che si deve usare sempre il
tipo di dati che impegna meno risorse possibili del computer, sia in
termini di spazio che di velocità di elaborazione.
CAMPO
DESCRIZIONE
Testo
Caratteri alfanumerici (nomi, indirizzi, cap, ...), max 255
Memo
Testo molto lungo con caratteri alfanumerici, max 65.535
Numerico
numeri su cui devono essere eseguiti calcoli
Data e ora
date e orari compresi tra 100 e 9999
Valuta
Utile per Euro e altre monete. Precisione 15 cifre + 4 dopo la
virgola
Contatore
Numero progressivo univoco gestito da Access
Sì/No
Valori Sì / No oppure Vero / Falso
Oggetto OLE
Oggetto, Immagine collegato o incorporato in una tabella Access
Collegamento
Ipertestuale
Collegamento a indirizzi URL
Ricerca
Guidata
consente la creazione di un elenco deve è possibile selezionare
un valore per ogni record.
Generale
nome
Dimensione
Campo
Lunghezza massima di un campo
di testo o numerico. Limita la
dimensione del database
Formato
Indica l'aspetto dei dati
Etichetta
Nome visualizzato come titolo della
colonna. Utile perchè il nome del
campo normalmente non ha spazi
bianchi e soprattutto per la
creazione delle maschere e dei
report
Valore predefinito
Valore inserito automaticamente ogni
volta che viene creato un nuovo record
Posizioni decimali
Indica per i campi numerici e valuta il
numero di cifre decimali
Richiesto
Se impostato su Sì obbligherà
l'utente a inserire sempre un
valore nel campo
Se vogliamo creare una tabella che descriva i nostri libri possiamo avere i seguenti campi
Generale
nome
descrizione
CodiceLibro
Contatore
(IdLibro)
Titolo
Testo 40 caratteri
….
Autore
Testo 40 caratteri
Cognome in stampatello
Editore
Testo 30 caratteri
……
Costo
Valuta in Euro con 2 cifre decimali ……
Pagine
Numerico
Sezione
Categoria
Testo 2 caratteri
Testo 2 caratteri
collocazione Testo 3 caratteri
……
CU – cucina
TE – teatro
FA – fantastici
NA - narrativa
00
01
02
04
–
–
–
–
usa e getta
raccolta storica
scolastici
non ridati
AAA – scaffale sala
BBB – cucina
CCC – cassaforte
DDD - cantina
Chiave primaria
Ogni tabella deve contenere un campo che consenta di identificare
ogni dato in un modo univoco. Questo campo viene definito chiave
primaria. Per noi sarà Libro. Si imposterà questo campo come
Chiave primaria.
Creazione di una chiave primaria:
Selezionare il campo
Fare click sul pulsante
Chiave Primaria
A questo punto sulla sinistra del campo compare una piccola chiave
CONVENZIONI
Per rendere maggiormente leggibili le informazioni presenti nel
database si preferisce aggiungere ID prima del nome di ogni campo
chiave. Quindi Libro diventerà IDLibro.
Modifica di una tabella
Conviene sempre lavorare in visualizzazione struttura. Per
lavorare con una tabella chiusa basta farvi clic sopra e
utilizzare il bottone .
Inserimento di un campo.
Per inserire un campo nuovo si può proseguire dopo l'ultimo campo
presente in tabella. Se il nuovo campo deve essere inserito sopra a
uno esistente basta fare:
Clic sul campo esistente con il tasto destro del mouse
Scegliere Inserisci righe. La nuova riga verrà inserita sopra al
campo esistente
Eliminazione di un campo.
Per eliminare un campo basta fare:
Clic sul campo da eliminare con il tasto destro del
mouse
Scegliere Elimina righe.
Dire di Sì per confermare l'eliminazione.
INSERIMENTO DEI DATI IN UNA TABELLA
Una volta creata la struttura della tabella è possibile inserire i
dati attraverso la visualizzazione Foglio dati.
Aprire una tabella in modalità Foglio dati
Finestra principale, barra oggetti, selezionare la voce Tabelle
> Selezionare il nome della tabella > Pulsante Apri
•Doppio clic
•Tasto dx: Apri
•Invio
Note
Se il campo chiave è di tipo contatore, verrà incrementato
automaticamente.
Durante la visualizzazione sono presenti i seguenti indicatori:
indica il record corrente
nuovo record (riga)
bottoni per spostarsi velocemente
tra i record.
Tasti di scelta rapida
Tasto
Significato
CTRL + '
Copia nel campo il contenuto del campo che si trova immediatamente
sopra
TAB
Campo successivo
MAIUSC + TAB
Campo precedente
HOME
Primo campo record corrente
FINE
Ultimo campo record corrente
CTRL + HOME
Primo campo del primo record
CTRL + FINE
Ultimo campo dell'ultimo record
CTRL + A
Seleziona tutta la tabella
F2
Seleziona il contenuto di un campo
Maiusc + F2
Zoom: visualizza l'intero contenuto del campo in una finestra
Salvare Eliminare un record
Salvare un record
Ogni nuovo record od ogni modifica
automaticamente salvata da Access
viene
Eliminare un record
Selezionare il record da eliminare
Premere CANC
o Confermare con Sì
I record eliminati non possono essere recuperati
con il tasto annulla (o CTRL + Z)
TIPO DI DATI DA UTILIZZARE PER UN CAMPO DELLA TABELLA
Una tabella deve essere in primo luogo progettata. Ciò significa che
occorre definire:
quanti e quali campi si ritiene che siano necessari:
per campo s'intende una particolare categoria
d'informazione atta a formalizzare un dato che si ritiene
possa essere necessario per archiviare un determinato
"oggetto"; ad esempio se si volesse archiviare i dati
personali di un insieme d'utenti i campi saranno del
tipo: nome, cognome, indirizzo, ecc.
per ogni campo occorre stabilire:
a) il nome del campo: che deve sempre iniziare con una
lettera e non può contenere segni d'interpunzione;
b) che tipo di dati può ospitare il campo: cioè occorre
preventivamente definire quale tipo d'informazione verrà
memorizzata in ogni campo: se una stringa di testo, se un
numero, una data, ecc.
c) definire la dimensione dei campi: se ad esempio si definisce il
campo come testuale, occorre definire quale sia il numero massimo di
caratteri ammessi; se altrimenti si vuole memorizzare un dato
numerico, si dovrà stabilire di quale tipo di numero si tratti: intero,
decimale, lungo, ecc.
La definizione dei campi è un momento chiave della
progettazione di un archivio,
in quanto occorre definirli in modo tale che siano
coerenti con il tipo d'informazione richiesto e che
siano dimensionati in modo che impegnino il minimo
di risorse possibili.
Un'attenta progettazione permette di costruire
archivi più efficienti, più veloci, più semplici
Nella definizione dei campi occorre tenere presente che :
Mantenere sempre una coerenza tra il tipo di dati scelto e il dato
che deve ospitare: se ad esempio si sceglie un campo numerico,
non sarà poi possibile inserirvi del testo e viceversa;
oppure se si vuole memorizzare una data e si è scelto di
utilizzare un campo data/ora (campo speciale ricco di
funzionalità di calcolo),
non sarà possibile utilizzarlo per memorizzare valori numerici o
altro.
Calcolare sempre quale tipo di dati utilizzare e quale dimensione dargli in
modo che consenta di occupare la minor quantità di memoria possibile:
ad esempio i numeri di telefono conviene memorizzarli in un campo di tipo
testo, dimensionato a 11 caratteri, piuttosto che in un campo di tipo
numerico lungo;
Dato che le funzioni di ordinamento vengono potenziate
dall'indicizzazione (argomento futuro) si sappia che non sarà
mai possibile indicizzare i campi di tipo Memo.
Sulle funzioni di ordinamento valgono le seguenti
considerazioni: in un campo Testo i numeri vengono ordinati
come stringhe di caratteri (1, 10, 100, 2, 20, 200 e così via),
non come valori numerici.
Per ordinare i numeri come valori numerici, utilizzare un campo
Numerico o Valuta.
Molti formati di data/ora, inoltre, non verranno ordinati correttamente se immessi in un campo Testo.
Per assicurare il corretto ordinamento, utilizzare un campo
Data/ora.
Tipo di dati
Testo
Utilizzato per
Testo o combinazioni di testo e numeri, come gli
indirizzi, nonché numeri che non richiedono calcoli,
come i numeri di telefono, i numeri parte o i codici
postali.
Dimensioni
Fino ad un massimo di 255 caratteri.
Vengono memorizzati solo i caratteri
immessi in un campo; non vengono
memorizzati gli spazi per le posizioni non
utilizzate in un campo Testo. Per stabilire il
numero massimo di caratteri che è possibile
immettere, impostare la proprietà Dimensione campo.
Memo
Testo e numeri lunghi, come note o descrizioni.
Fino ad un massimo di 64.000 caratteri.
Numerico
Dati di tipo Numerico da utilizzare per i calcoli
matematici, ad eccezione dei calcoli di valori monetari
per i quali è necessario utilizzare il tipo di dati Valuta.
Per definire il tipo di dati Numerico specifico,
impostare la proprietà Dimensione campo.
1,2, 4 08 byte. 16 byte
Data/ora
Valuta
Date ed ore
Valori di tipo Valuta. Utilizzare questo tipo di dati per
evitare l'arrotondamento durante i calcoli. Con una
precisione di 15 cifre a sinistra del separatore decimale
e 4 cifre a destra.
Numeri sequenziali univoci (con incremento di 1) o
casuali inseriti automaticamente quando viene
aggiunto un record.
Campi che conterranno solo uno di due valori
alternativi, come Sì/No, Vero/Falso, On/Off
Oggetti creati con altri programmi utilizzando il
protocollo OLE, come documenti di Microsoft Word,
fogli di calcolo di Microsoft Excel, immagini, suoni o
altri dati Dinari, che possono essere collegati o
incorporati in una tabella di Microsoft Access. Per
visualizzare l'oggetto OLE, è necessario utilizzare una
cornice di oggetto associato in una maschera o in un
report.
Campo in cui vengono memorizzati i collegamenti
ipertestuali. Un collegamento ipertestua-le può essere
un percorso UNC oppure un URL.
Crea un campo che consente di scegliere un valore da
un'altra tabella o da un elenco di valori utilizzando una
casella combinata. Quando si sceglie questa opzione
dall'elenco dei tipi di dati, verrà avviata
un'autocomposizione.
8 byte
8 byte
Contatore
Sì/No
Oggetto OLE
Collegamento
ipertestuate
Autocomposizione
Ricerca
4 byte
1 bit.
Fino ad un massimo di 1 gigabyte (in base
allo spazio disponibile su disco)
Fino ad un massimo di 64.000 caratteri.
Le stesse dimensioni del campo chiave
primaria utilizzato per eseguire la ricerca,
in genere 4 byte.
Impostazione delle
proprietà
Dobbiamo Ancora specificare che per ogni tipo esistono diverse sotto
impostazioni, dette anche proprietà del campo. Queste proprietà variano
in funzione del tipo di dati che si è selezionato.
Dimensione campo: Solo per campo di tipo di testo consente un
massimo di 255 caratteri, per campi di tipo numerico e contatore vedi
tabella qui sotto:
DIMENSIONE CAMPO
NUMERO PIU’ GRANDE
CIFRE DECIMALI
Byte
da 0 a 255
Nessuna. Dato arrotondato
Itero
da -32768 a 32768
Nessuna. Dato arrotondato
Itero lungo
da-2,147,483,648 a 2,147,483,647
Nessuna. Dato arrotondato
Precisione singola
da-3.4x10a3.4x10
Fino a 7
Precisione doppia
da-1.797x10 a 1.797x10
Fino a 15
ID Replica
Identificatore univoco globale
Non disponibile
Decimale
da 0 a 255
Disponibile
Formato: Stabilisce la modalità dei dati che appaiono in
Visualizzazione Foglio dati. Per campi di tipo numerico vedi
tabella qui sotto:
FORMATO
Numero generico
Valuta
Euro
Fisso
Standard
Percentuale
Notazione scientifica
CIFRE DECIMALI
Formato standard. Visualizza il numero come lo si digita
Utilizza la valuta impostata da windows con punto
separatore
Utilizza la valuta euro
Il numero standard di cifre decimali è 2. Visualizza almeno
una cifra e il numero viene arrotondato a secondo del
numero di cifre decimali impostate.
Usa il punto come separatore delle migliaia. Cifra
decimale è 2
Moltiplica il numero inserito per 100. Cifra decimale è 2
Rappresenta i numeri come multipli di potenze di 10
Per campi di tipo data/ora vedi tabella qui sotto:
FORMATO
Data generica
Data estesa
Data breve
Data in cifre
Ora esatta
Ora breve 12h
Ora breve 24h
DESCRIZIONE
Valore standard
Esempio: lunedì 1 maggio 2004
Esempio: 1-mag-04
Esempio: 1/5/04
Esempio: 06.25.00
Esempio: 12.25
Esempio: 19.45
Posizioni decimali: Solo per campi Numerico
stabilisce un certo numero di cifre decimali.
e
Valuta,
Maschera di input: Con questa proprietà è possibile impostare
l'aspetto che dovranno avere i nostri dati: es. Codice fiscale, email, ora, CAP, sigla della provincia, data.
Etichetta: Con questa proprietà e possibile cambiare il nome
(come alternativa) del campo che appare nella tabella su
maschere e report.
Valore predefinito: Imposta nel campo un valore specifico
predefinito.
Valido se: E possibile impostare un valore massimo o minimo
del dato in quel campo (es. non può superare un determinato
numero sia in eccesso o per difetto).
Messaggio di errore: E' possibile inserire un piccolo testo che
si vuole che appaia, nel caso che si violino le regole delle
proprietà precedenti "valido se".
Richiesto: Con questa proprietà è possibile
l'obbligatorietà di inserimento dati in un report.
stabilire
Consenti lunghezza zero: Con questa proprietà è possibile
stabilire se scrivere nel report delle virgolette (" ") nel caso che
non ci siano dati da inserire.
Indicizzato: Se no non consente l'immissione di dati uguali per
velocizzare la lettura dei dati di un database.
IMPOSTAZIONE DELLA CHIAVE PRIMARIA
Ogni tabella deve avere almeno un campo impostato come
chiave primaria.
Con questo termine si deve intendere un indice, cioè un elenco
ordinato di valori, che non ammette duplicati.
In parole molto semplici;
1)se si vuole compiere ricerche e ordinamenti veloci sui dati di
un campo, bisogna associare al campo un indice, ovvero un
elenco alfabetico dei suoi valori
2)Access compierà le operazioni di ricerca e ordinamento
utilizzando questo indice.
3) Esiste un particolare indice che non ammette valori duplicati: ad
esempio se indicizzo il campo cognome non potrò inserire due volte
il cognome Rossi
4)
Questo indice che non ammette duplicati viene chiamato Chiave
primaria e lo si deve impostare su quel campo che contiene i
valori univoci, come, ad esempio, il campo del codice
5)
Ora: è buona cosa che in ogni tabella vi sia un campo univoco
(codice) e che su di esso sia impostata la Chiave primaria: questo
per evitare che si verifichino delle omonimie
6)
7)
In genere questo è sempre il primo campo di una tabella
Per impostare la chiave primaria basta portarsi sul campo e
premere il pulsante con una chiavetta posto nella barra degli
strumenti
ORDINARE I DATI
Quando il numero dei dati cresce non è semplice individuare i dati che
interessano. Per ordinare i dati basta fare:
Click sulla colonna in base alla quale si vuole fare l'ordinamento
Utilizzare i bottoni di ordinamento
crescente / decrescente
E' possibile selezionare contemporaneamente più campi. L'ordinamento
verrà eseguito prima sul campo di sinistra e successivamente sugli altri.
FILTRARE I DATI
Un filtro consente di visualizzare determinati record
in base a un criterio.
I filtri sono di due tipi:
Filtro in base a selezione
Filtro in base a maschera
Filtro in base a selezione
consiste nell'indicare il valore del campo che determina il filtro. I
passi sono i seguenti:
Click sul valore (ES – “A. Mondadori”)
Click sul bottone Filtro in base a selezione
E' possibile selezionare
riapplicare il filtro.
un
ulteriore
dato
e
Quindi i dati visualizzati risponderanno a più criteri.
Rimuovere il filtro
Basta premere il tasto
riappariranno.
e i dati nascosti
Filtro in base a maschera
Questo
filtro
consente
di
filtrare
più
colone
contemporaneamente, inserire espressioni logiche e specificare
alternative
Quando si attiva il filtro in base a maschera compare un foglio dati vuoto
contenente tutte le colonne della tabella.
In ogni colonna compare una freccia che indica la possibilità di utilizzare
un elenco di tutti i valori presenti nel campo.
Per ricercare tutti i libri con prezzo minore o uguale a € 20,00 bisognerà
inserire il testo <=20,00 nel campo costo
E poi cliccare sul tasto
per ottenere il filtraggio voluto
Operatori filtro
Gli operatori di controllo che si possono utilizzare sono i
seguenti
Operatore
Significato
<
minore
>
maggiore
<=
minore o uguale
>=
maggiore o uguale
<>
diverso
=
uguale
AND
entrambe le condizioni devono essere vere
OR
almeno una condizione deve essere vera
NOT
nega la condizione
BETWEEN x AND y
Tra il valore x e il valore y compresi
Per filtrare date dell'intero anno 2002 si scriverà:
(>#01/01/02#) AND (<#31/12/02#) oppure between #01/01/02# AND #31/12/02#
MASCHERA
Permette di inserire nuovi record direttamente nella tabella Tramite una
apposita interfaccia creata apposta per il tipo di applicazione considerata
I vantaggi offerti dalle maschere sono:
1. Aspetto grafico più accattivante
2. Possibilità di effettuare controlli sui dati immessi.
3. Visualizzare i dati un record alla volta.
4. Visualizzazione dell'intero campo. Se i campi della tabella sono
tanti, il rischio è di vedere solo i dati troncati
Tipi di maschere
Le maschere servono per parecchie cose,
possono essere usate per visualizzare e modificare
dati, per inserire dati e anche per rendere più bello
e attraente un Database.
Sì possono disegnare in modo da poter contenere
tutti i campi in un unica videata, evitando quindi la
necessità dello scorrimento.
Ci sono quattro tipi fondamentali di maschere:
A Colonne –
dove i nomi dei campi sono listati sul lato sinistro della maschera, con
una colonna sulla destra contenente i valori dei campi. Queste maschere
sono particolarmente indicate per l'inserimento di dati.
Tabellari –
dove i nomi dei campi sono posizionati nella parte alta della maschera
con i valori nelle rispettive colonne sotto di essi. Queste maschere sono
particolarmente indicate per la visualizzazione e la consultazione del
database.
Foglio Dati –
dove i campi sono visualizzati come in una tabella o una query.
Poco utili, in quanto assomigliano molto alla normale visualizzazione foglio
dati.
Possono tuttavia risultare idonee in alcuni casi particolari.
Giustificato –
dove i nomi dei campi e i valori sono visualizzati in modo giustificato. Si
tratta di una variante del tipo a colonne. Può essere utilizzata in
alternativa.
Creazione di una maschera
Le possibilità offerte per creare le maschere sono le seguenti:
•Maschera standard. Soluzione rapida per immettere i dati in tutti i
campi della tabella.
•Creazione guidata. Consente di personalizzare la maschera
utilizzando già un'impostazione costruita automaticamente in base ai
campi della tabella.
Visualizzazione struttura. Permette di intervenire su tutti gli elementi
della tabella.
Maschera standard
I passi sono i seguenti:
Nel menù Tabelle, si fa click sulla tabella a cui associare la
maschera.
Con il bottone Nuovo Oggetto
Standard.
si seleziona Maschera
oppure:
Nella finestra principale selezionare la voce
Tabelle > Selezionare la tabella in base alla quale si desidera creare la
maschera (creazione guidata):
> Menu Inserisci > Maschera Standard
La maschera viene creata immediatamente.
Questa maschera però non consente di nascondere alcuni campi e
visualizza i record uno ad uno.
Visualizza il primo record
Visualizza il record precedente
Visualizza il record successivo
Visualizza l'ultimo record
Nuovo record per inserimento dati
Creazione guidata di una maschera
Per costruire una semplice maschera d'inserimento dati occorre:
1. selezionare la scheda Maschere nella finestra del database;
2. Premere pulsante Nuovo e poi scegliere creazione guidata, oppure,
direttamente dalla finestra database, doppioclick Crea una maschera
mediante una creazione guidata
Si avvia in tal modo l'autocomposizione. Alla seconda videata viene
chiesto quali campi debbano essere impostati nella maschera. Nel nostro
caso, trattandosi di una maschera per l'inserimento dei dati ci serve che
tutti i campi vengano inseriti
Controlla che sia selezionata la
tabella giusta
Spostare sulla destra i campi che si vuole visualizzare.
Il bottone sposta un solo campo mentre il bottone
tutti. Proseguire con Avanti.
li sposta
Nella successiva videata viene richiesto che tipo di formato
vogliamo per la maschera:
1) layout a colonne o giustificato sono più indicati per maschere
d'inserimento dati (meglio a colonne)
2) layout tabulare o foglio dati sono più indicati per delle
visualizzazione di dati, cioè per la consultazione.
sceglieremo layout a colonne
La schermata dopo ci chiede che tipo di grafica, sfondo colori vogliamo
inserire sulla maschera.
Nell'ultima schermata viene chiesto il nome col quale salvare la maschera:
diamo un nome che ci ricorda a cosa serve questa maschera.
Sì noti che Access ci propone come nome quello della tabella o
dell'oggetto associato: è buona regola rifiutarlo e dare un nome che serva
da promemoria.
Ogni campo della nostra tabella corrisponde ad una casella di testo.
Con il tasto TAB oppure INVIO sarà possibile spostarsi da una campo all'altro.
Quando si completano tutti i campi, viene aggiunto automaticamente un
nuovo record e la maschera è nuovamente pronta per l'inserimento di un
altro prodotto.
VISUALIZZAZIONE STRUTTURA
Con questa visualizzazione è possibile modificare tutti i parametri della
maschera: caselle, allineamenti, colori, ecc.
Gli elementi che costituiscono una maschera sono
• Intestazione maschera: Può contenere il titolo, il logo ecc.
• II corpo: contiene i vari campi
• II pie di pagina: può contenere il numero di pagina e eventuali totali
Per inserire elementi nell'intestazione nel pie di pagina occorre
trascinare in giù il bordo con il cursore
Modifica degli elementi di una maschera
Gli elementi di una maschera vengono definiti controlli.
Se si fa click sul nome del campo sulla parte valore
compare il cursore
significa che si può spostare il controllo.
il cursore
che compare nell'angolo in alto a
sinistra consente dì agire solo su una parte del controllo
(etichetta / valore)
Barra casella degli strumenti
Attraverso questa barra,
attivabile con il bottone se non presente, è possibile inserire tutti i vari
elementi che costituiscono una maschera.
Inserimento di testi
Per inserire un testo, per esempio un titolo, selezionare il bottone
e tracciare un rettangolo nel punto in cui si vuole inserire il testo.
Se il testo non è visibile occorre allargare la casella di controllo.
Inserimento di Caselle di testo
Una casella dì testo normalmente fa riferimento ad un campo.
Il modo più semplice per inserire una casella di testo è utilizzare l'elenco
campi attivabile con il bottone
Quindi sì seleziona il campo e lo si trascina all'interno della maschera
Inserimento di immagini
Per inserire un immagine utilizzare il bottone .
Tracciare un rettangolo che conterrà l'immagine e selezionarla attraverso
la finestra inserisci immagine.
Per adattare perfettamente il rettangolo all'immagine selezionare
Formato > Allinea > alla griglia.
