COMUNE DI MONTEVEGLIO Provincia di Bologna REGOLAMENTO COMUNALE DEL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI Approvato con deliberazione consiliare n. 60/1997 e modificato con deliberazione n. 47/2008 PARTE PRIMA: PRINCIPI Articolo 1 - Fonti e finalità Articolo 2 - Documento amministrativo Articolo 3 - Titolare del diritto di accesso Articolo 4 - Il diritto di accesso dei Consiglieri comunali Articolo 5 - Diritto all’informazione PARTE SECONDA: I PROCEDIMENTI DI ACCESSO AGLI ATTI Articolo 6 - Tipologia dei procedimenti di accesso Articolo 7 - Accesso informale agli atti Articolo 8 - Accesso formale agli atti Articolo 9 - Modalità per l’esercizio dei diritti di accesso Articolo 10 - Il Responsabile del procedimento di accesso Articolo 11 - Compiti del responsabile Articolo 12 - Conclusione dei procedimenti di accesso agli atti PARTE TERZA: ESCLUSIONI E LIMITAZIONI DEL DIRITTO DI ACCESSO Articolo 13 - Atti dell’Amministrazione comunale Articolo 14 - Esclusione dell’accesso Articolo 15 - Differimento del diritto di accesso Articolo 16 - Ricorso amministrativo Articolo 17 - Norme finali PARTE PRIMA: PRINCIPI ART. 1 - FONTI E FINALITÀ 1. Il presente regolamento attua i principi affermati dal Testo Unico sull’Ordinamento degli Enti Locali approvato con d.lgs. n.267/2000 e dallo Statuto comunale e le disposizioni stabilite dalla legge n. 241/1990 e dal DPR n.184/2006, per assicurare la trasparenza e la pubblicità dell’attività amministrativa ed il suo svolgimento imparziale, attraverso l’esercizio del diritto di accesso agli atti, ai documenti amministrativi ed alle informazioni in possesso dell’Amministrazione. 2. In conformità a quanto stabilito dall’art.10 del citato T.U. Enti Locali, tutti gli atti dell’Amministrazione comunale sono pubblici, ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge, secondo quanto stabilito dal successivo art. 14. ART. 2 - DOCUMENTO AMMINISTRATIVO Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti dal Comune e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale. ART. 3 - TITOLARE DEL DIRITTO DI ACCESSO 1. In conformità dell’art. 22 della legge n. 241/1990, il diritto di accesso ai documenti amministrativi è esercitato da chiunque abbia un interesse diretto, concreto ed attuale corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale si richiede l’accesso. 2. Possono presentare richiesta di accesso persone fisiche e giuridiche, associazioni, comitati, istituzioni, portatori di interessi collettivi o diffusi che dimostrino la titolarità di un interesse alla conoscenza degli atti del procedimento o del provvedimento finale per la cura e tutela di una situazione soggettiva giuridicamente rilevante, anche se non classificabile in termini di diritto soggettivo o di interesse legittimo. 3. Le richieste di accesso ai documenti amministrativi, ove sussistano le condizioni individuate dalle norme vigenti in materia, sono soddisfatte nella misura strettamente necessaria a garantire l’esercizio del diritto di accesso, nel rispetto delle disposizioni del d.lgs. n.196/2003. In particolare, non saranno comunicati quei dati personali di soggetti terzi che non abbiano diretta rilevanza per soddisfare la richiesta di accesso. ART. 4 - IL DIRITTO DI ACCESSO DEI CONSIGLIERI COMUNALI 1. I Consiglieri comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici del Comune nonché dalle aziende ed enti dallo stesso dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato, secondo quanto dispone l’art.43 del citato T.U. Enti Locali. 2. I Consiglieri hanno diritto di accesso, compreso il rilascio di copie, agli atti dell’Amministrazione di appartenenza ed ai documenti amministrativi formati dall’Amministrazione o dalla stessa stabilmente detenuti, ai fini dell’espletamento del mandato. 3. I consiglieri esercitano i diritti previsti nel presente articolo mediante richiesta al Responsabile di settore interessato o al Segretario Comunale: - per l’accesso alle informazioni e la visione degli atti, mediante richiesta formulata, anche verbalmente; - per il rilascio di copie degli atti e documenti amministrativi, mediante formale richiesta contenente l’indicazione specifica degli atti e documenti richiesti. 4. L’esercizio del diritto previsto nel presente articolo è gratuito. Per il rilascio di copie di piani urbanistici, progetti e quant’altro comporti un impegno oneroso per la sua riproduzione la Giunta Comunale può stabilire il pagamento dei rimborsi per il costo di riproduzione. 5. I Consiglieri comunali sono tenuti al segreto nei casi stabiliti dalla legge e non possono in nessun caso utilizzare, per fini diversi da quelli istituzionali, le informazioni desunte dai documenti ed atti conosciuti per lo svolgimento del mandato. E’ comunque consentita ai Consiglieri comunali la visione degli atti e dei documenti segretati, dietro richiesta scritta. 6. Le norme stabilite dal presente articolo si applicano a tutti gli amministratori comunali nonché ai revisori dei conti e al difensore civico. 7. Fermo restando il diritto di accesso e in particolare il rilascio di copie, tale diritto va esercitato concordando ove possibile quanto necessario con il Responsabile del Settore, al fine di evitare disagi al funzionamento dell' ufficio. ART. 5 - DIRITTO ALL’INFORMAZIONE 1. Tutti i cittadini hanno diritto di accedere alle informazioni desumibili da atti, documenti, pubblicazioni, registrazioni e dati in possesso dell’Amministrazione comunale, secondo le modalità ed i principi stabiliti dal presente regolamento. 2. Il diritto ha per oggetto tutte le informazioni relative allo stato degli atti e delle procedure oppure a progetti, provvedimenti o esame di domande che riguardino il richiedente. PARTE SECONDA: PROCEDIMENTI DI ACCESSO AGLI ATTI ART. 6 - TIPOLOGIA DEI PROCEDIMENTI DI ACCESSO Il diritto di accesso può essere esercitato - in via informale, quando si prescinde dalla verifica dell’interesse e la richiesta ha per oggetto i seguenti atti, documenti e pubblicazioni: Gazzetta Ufficiale della Repubblica; Bollettino Ufficiale della Regione; Raccolta Ufficiale delle Leggi e Decreti; Statuto e Regolamenti comunali; Bandi di concorso, di gara ed altri avvisi pubblicati dal Comune; deliberazioni di Giunta e Consiglio Comunale e determinazioni dei funzionari atti e documenti per i quali sia prevista e sia stata effettuata la pubblicazione, - in via formale negli altri casi. La richiesta per l’accesso agli atti in via formale deve essere sempre motivata. ART. 7 - ACCESSO INFORMALE AGLI ATTI La richiesta informale di accesso agli atti può essere presentata all’ufficio competente anche verbalmente. ART. 8 - ACCESSO FORMALE AGLI ATTI 1. La richiesta per l’accesso formale agli atti deve essere presentata in forma scritta e consegnata all’Ufficio Protocollo, che la trasmette al competente Responsabile. 2. La richiesta può essere presentata anche qualora pervenga a mezzo posta, telefax o posta elettronica purché contenga i dati di cui al comma 3. 3. Nella richiesta di accesso devono essere riportate le seguenti indicazioni: - nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo, telefono e/o telefax del richiedente. Nel caso in cui la richiesta sia presentata per conto di Enti, persone giuridiche, associazioni, istituzioni od altri organismi o per conto di soggetto diverso dal sottoscrittore della domanda, quest’ultimo deve altresì indicare la posizione rivestita e a quale titolo viene esercitata tale funzione; - dati identificativi dell’atto, del documento o dell’informazione di cui si vuole disporre, precisando, per le copie autentiche richieste, l’uso che ne consente l’eventuale rilascio in esenzione dell’imposta di bollo, previsto dalla tabella B allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, nel testo vigente; - la motivazione, ossia la specificazione degli elementi di fatto e delle ragioni di diritto per i quali viene richiesto l’atto. 4. L’ufficio Protocollo provvede a rilasciare una ricevuta attestante la data di consegna della richiesta di accesso dell’avente diritto. ART. 9 - MODALITÀ PER L’ESERCIZIO DEI DIRITTI DI ACCESSO 1. L’esercizio del diritto di accesso è assicurato mediante la visione dei documenti richiesti, alla presenza di un dipendente nelle ore d’ufficio, o il rilascio di una loro fotocopia, salvo che l’interessato richieda espressamente una copia autentica dell’atto oggetto della richiesta. 2. Il rilascio di copie è subordinato al rimborso del costo di riproduzione e al pagamento dei diritti di ricerca e visura nei casi e secondo le tariffe stabilite con deliberazione della Giunta Comunale. 3. Nei casi di invio dell’atto richiesto mediante l’utilizzo di strumenti quali il fax, il servizio postale, i supporti telematici o altro il richiedente deve farsi carico delle spese necessarie all’invio o alla spedizione. 4. Il pagamento delle spese e dei diritti è effettuato in contanti; per richieste inviate via posta o altro mezzo il pagamento avviene di norma a mezzo di bollettino di conto corrente postale. 5. Il rilascio di copie autentiche per gli usi previsti dall’allegato B al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, viene effettuato in carta libera con l’indicazione dell’uso specifico dichiarato dal richiedente. Negli altri casi il rilascio avviene con assoggettamento della copia all’imposta di bollo nella misura prevista dalla vigente normativa. ART. 10 - IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI ACCESSO 1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi viene garantito dal settore che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. 2. Responsabile del procedimento di accesso è il responsabile del settore interessato o altro dipendente individuato con suo provvedimento. ART. 11 - COMPITI DEL RESPONSABILE Il responsabile del procedimento di accesso ha il compito di: - curare direttamente i rapporti con il richiedente al fine di garantire l’accesso nel rispetto dei principi di legge e delle disposizioni di cui al presente regolamento; - verificare la legittimità della richiesta secondo l’ordine cronologico di presentazione, fatti salvo i casi di particolare urgenza o necessità; - individuare eventuali soggetti controinteressati ed avvisarli con le modalità indicate nell’art.3 del DPR n.184/2006. ART. 12 - CONCLUSIONE DEI PROCEDIMENTI DI ACCESSO AGLI ATTI 1. Il responsabile del procedimento procede alla verifica della legittimità della richiesta e all’individuazione degli atti, documenti od informazioni per i quali è possibile l’accesso, tenuto conto dei dati forniti dal richiedente, della situazione giuridica di cui si dichiara titolare, delle motivazioni riportate nella domanda presentata, nonché delle eventuali osservazioni presentate dai controinteressati. 2. Nel suo giudizio il responsabile deve applicare e tenere conto delle disposizioni, esclusioni e limitazioni stabilite dalla legge e dai regolamenti in vigore. 3. Qualora le indicazioni riportate nella domanda non risultassero sufficienti al fine di verificare l’ammissibilità o meno all’esercizio del diritto di accesso, il responsabile procede a richiedere le necessarie integrazioni, dando al richiedente un termine di 15 giorni dal ricevimento per provvedere. Trascorso tale termine senza che sia pervenuta alcuna risposta, il responsabile procede alla chiusura e all’archiviazione del procedimento. 4. Conclusa la valutazione della richiesta il responsabile del procedimento stabilisce: - l’ammissione della richiesta, provvedendo ad indicare il giorno, l’ora e l’ufficio a cui il richiedente deve presentarsi per prendere visione del documento o per ritirarne la copia; - la limitazione del diritto di accesso nei casi stabiliti dalla legge o da regolamenti; - il differimento dell’accesso al documento o all’informazione nei casi di cui al successivo art.15; - l’esclusione del diritto di accesso nei casi stabiliti dall’art. 14 del presente regolamento. 5. In caso di limitazione, differimento od esclusione dell’accesso all’atto richiesto, il responsabile deve adottare sempre un provvedimento motivato. 6. Il procedimento di accesso ai documenti amministrativi deve concludersi decorsi 30 giorni dalla presentazione della richiesta. PARTE TERZA: ESCLUSIONI E LIMITAZIONI DEL DIRITTO DI ACCESSO ART. 13 - ATTI DELL’AMMINISTRAZIONE COMUNALE 1. Tutti gli atti formati dall’amministrazione comunale sono pubblici, salvo quelli considerati segreti da una norma di legge e quelli ricadenti nella categoria di atti riservati, ai sensi delle disposizioni di cui al presente regolamento, in quanto la loro diffusione possa pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese. 2. Non può essere oggetto di richiesta l’esame diretto dei protocolli generali o speciali, dei repertori, delle rubriche e dei cataloghi di atti e documenti, salvo il diritto di accesso alle informazioni, alla visione ed alla estrazione di copia delle registrazioni effettuate negli stessi per singoli atti. 3. E’ possibile accedere a serie periodiche di atti o registri di atti relativi ad un periodo particolarmente esteso soltanto per motivi di studio e ricerche storiche, documentari mediante atti di incarico o di richieste di istituzioni culturali, scientifiche, università degli studi ed amministrazioni pubbliche. L’accoglimento della richiesta deve indicare modalità tali da non alterare il consueto iter dell’attività dell’unità organizzativa competente. ART. 14 - ESCLUSIONE DELL’ACCESSO 1. Sono esclusi dal diritto di accesso i documenti amministrativi e le informazioni dagli stessi desumibili che sono riservati per espressa disposizione di legge o di regolamento. 2. Ai sensi dell' art. 24 della legge n. 241/1990 le categorie da sottrarre all' accesso sono le seguenti: documenti relativi all’ordine pubblico e alla sicurezza dei beni, fra cui quelli che riguardano: - attività di polizia giudiziaria, conduzione di indagini e tutela dell’ordine pubblico - misure di sicurezza e protezione degli edifici pubblici, degli uffici e del patrimonio comunale in generale, dei sistemi informatici comunali; documenti inerenti la vita privata o la riservatezza di persone fisiche e giuridiche, con riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale o commerciale di cui siano titolari, fra i quali: - pareri legali relativi a controversie in corso - atti di privati detenuti dal comune che non abbiano specifico rilievo per le decisioni amministrative - documenti contenenti dati sensibili o giudiziari se l’accesso non è strettamente indispensabile per la tutela di interessi diretti, concreti ed attuali - documenti contenenti dati relativi allo stato di salute o alla vita sessuale, nei termini previsti dall’art.60 del d.lgs. n.196/2003;i - documenti relativi allo stato di salute, al trattamento economico individuale, alla valutazione del personale anche in quiescenza; - documenti attinenti procedimenti penali e disciplinari, procedure conciliative ed arbitrati del personale anche in quiescenza; documenti inerenti la riservatezza di attività svolte dal Comune, fra i quali: - documenti connessi alla difesa in giudizio del comune, degli amministratori e dei dipendenti e ai rapporti con la magistratura contabile; - appunti, bozze e note preliminari - documenti preliminari inerenti le relazioni sindacali. 3. E’ comunque garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti ed agli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere in sede amministrativa o giurisdizionale i propri interessi giuridici. 4. Quando la limitazione all’accesso riguarda solo una parte dell' atto, possono essere rilasciate copie parziali dello stesso, con esclusione delle parti delle quali non è consentita la conoscenza. Le copie parziali devono riportare l’indicazione delle parti omesse. ART. 15 - DIFFERIMENTO DEL DIRITTO DI ACCESSO 1. Il differimento dell’accesso ai documenti amministrativi può essere disposto quando la conoscenza di questi possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell’azione amministrativa. 2. E’ previsto il differimento tra l’altro nei seguenti casi: - atti delle procedure concorsuali, il cui accesso è di norma differito sino all’approvazione della graduatoria finale e per i quali si applicano le disposizioni del regolamento sull’accesso agli impieghi; - atti o esposti informali di privati, di organizzazioni sindacali, di categorie od associazioni il cui accesso è differito sino alla conclusione della necessaria istruttoria; - per assicurare la predisposizione o l’attuazione di provvedimenti per la contestazione o applicazione di sanzioni; - per non pregiudicare l’attività necessaria per la tutela di diritti in sede giudiziaria; - per consentire il regolare svolgimento dei controlli interni. 3. Per le gare di appalto il differimento dell’accesso è disciplinato dall’art.13 comma 3 del D.Lgs. 163/2006. 4. In questi casi il responsabile comunica il termine fino al quale opera il differimento. ART. 16 - RICORSO AMMINISTRATIVO Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta. Nel caso di diniego dell’accesso, espresso o tacito, o di differimento dei termini dell’accesso, è ammesso ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale o richiesta di riesame al Difensore Civico, nel termine di trenta giorni, secondo quanto stabilito dall’art. 25, comma 4 e 5 della Legge 241/1990. Nel procedimento davanti al Tribunale Amministrativo Regionale il ricorrente può stare in giudizio personalmente senza l’assistenza del difensore. L’amministrazione può essere rappresentata e difesa dal dirigente responsabile del servizio i cui atti hanno formato oggetto della richiesta di accesso, debitamente autorizzato dal Sindaco. ART. 17 - NORME FINALI Per quanto non disciplinato dal presente regolamento si applica la normativa vigente in materia. i Art. 60 - (Dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale) 1. Quando il trattamento concerne dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, il trattamento è consentito se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi è di rango almeno pari ai diritti dell'interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.