Diritto di accesso ai documenti

COMUNE DI MONTEVEGLIO
Provincia di Bologna
REGOLAMENTO COMUNALE DEL DIRITTO DI
ACCESSO AI DOCUMENTI
Approvato con deliberazione consiliare n. 60/1997 e modificato con deliberazione n. 47/2008
PARTE PRIMA: PRINCIPI
Articolo 1 - Fonti e finalità
Articolo 2 - Documento amministrativo
Articolo 3 - Titolare del diritto di accesso
Articolo 4 - Il diritto di accesso dei Consiglieri comunali
Articolo 5 - Diritto all’informazione
PARTE SECONDA: I PROCEDIMENTI DI ACCESSO AGLI ATTI
Articolo 6 - Tipologia dei procedimenti di accesso
Articolo 7 - Accesso informale agli atti
Articolo 8 - Accesso formale agli atti
Articolo 9 - Modalità per l’esercizio dei diritti di accesso
Articolo 10 - Il Responsabile del procedimento di accesso
Articolo 11 - Compiti del responsabile
Articolo 12 - Conclusione dei procedimenti di accesso agli atti
PARTE TERZA: ESCLUSIONI E LIMITAZIONI DEL DIRITTO DI ACCESSO
Articolo 13 - Atti dell’Amministrazione comunale
Articolo 14 - Esclusione dell’accesso
Articolo 15 - Differimento del diritto di accesso
Articolo 16 - Ricorso amministrativo
Articolo 17 - Norme finali
PARTE PRIMA: PRINCIPI
ART. 1 - FONTI E FINALITÀ
1. Il presente regolamento attua i principi affermati dal Testo Unico sull’Ordinamento degli Enti
Locali approvato con d.lgs. n.267/2000 e dallo Statuto comunale e le disposizioni stabilite dalla
legge n. 241/1990 e dal DPR n.184/2006, per assicurare la trasparenza e la pubblicità dell’attività
amministrativa ed il suo svolgimento imparziale, attraverso l’esercizio del diritto di accesso agli
atti, ai documenti amministrativi ed alle informazioni in possesso dell’Amministrazione.
2. In conformità a quanto stabilito dall’art.10 del citato T.U. Enti Locali, tutti gli atti
dell’Amministrazione comunale sono pubblici, ad eccezione di quelli riservati per espressa
indicazione di legge, secondo quanto stabilito dal successivo art. 14.
ART. 2 - DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica,
elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno
specifico procedimento, detenuti dal Comune e concernenti attività di pubblico interesse,
indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.
ART. 3 - TITOLARE DEL DIRITTO DI ACCESSO
1. In conformità dell’art. 22 della legge n. 241/1990, il diritto di accesso ai documenti
amministrativi è esercitato da chiunque abbia un interesse diretto, concreto ed attuale
corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale si
richiede l’accesso.
2. Possono presentare richiesta di accesso persone fisiche e giuridiche, associazioni, comitati,
istituzioni, portatori di interessi collettivi o diffusi che dimostrino la titolarità di un interesse alla
conoscenza degli atti del procedimento o del provvedimento finale per la cura e tutela di una
situazione soggettiva giuridicamente rilevante, anche se non classificabile in termini di diritto
soggettivo o di interesse legittimo.
3. Le richieste di accesso ai documenti amministrativi, ove sussistano le condizioni individuate
dalle norme vigenti in materia, sono soddisfatte nella misura strettamente necessaria a garantire
l’esercizio del diritto di accesso, nel rispetto delle disposizioni del d.lgs. n.196/2003. In particolare,
non saranno comunicati quei dati personali di soggetti terzi che non abbiano diretta rilevanza per
soddisfare la richiesta di accesso.
ART. 4 - IL DIRITTO DI ACCESSO DEI CONSIGLIERI COMUNALI
1. I Consiglieri comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici del Comune nonché dalle aziende ed
enti dallo stesso dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento
del proprio mandato, secondo quanto dispone l’art.43 del citato T.U. Enti Locali.
2. I Consiglieri hanno diritto di accesso, compreso il rilascio di copie, agli atti dell’Amministrazione
di appartenenza ed ai documenti amministrativi formati dall’Amministrazione o dalla stessa
stabilmente detenuti, ai fini dell’espletamento del mandato.
3. I consiglieri esercitano i diritti previsti nel presente articolo mediante richiesta al Responsabile di
settore interessato o al Segretario Comunale:
- per l’accesso alle informazioni e la visione degli atti, mediante richiesta formulata, anche
verbalmente;
- per il rilascio di copie degli atti e documenti amministrativi, mediante formale richiesta contenente
l’indicazione specifica degli atti e documenti richiesti.
4. L’esercizio del diritto previsto nel presente articolo è gratuito. Per il rilascio di copie di piani
urbanistici, progetti e quant’altro comporti un impegno oneroso per la sua riproduzione la Giunta
Comunale può stabilire il pagamento dei rimborsi per il costo di riproduzione.
5. I Consiglieri comunali sono tenuti al segreto nei casi stabiliti dalla legge e non possono in nessun
caso utilizzare, per fini diversi da quelli istituzionali, le informazioni desunte dai documenti ed atti
conosciuti per lo svolgimento del mandato. E’ comunque consentita ai Consiglieri comunali la
visione degli atti e dei documenti segretati, dietro richiesta scritta.
6. Le norme stabilite dal presente articolo si applicano a tutti gli amministratori comunali nonché ai
revisori dei conti e al difensore civico.
7. Fermo restando il diritto di accesso e in particolare il rilascio di copie, tale diritto va esercitato
concordando ove possibile quanto necessario con il Responsabile del Settore, al fine di evitare
disagi al funzionamento dell' ufficio.
ART. 5 - DIRITTO ALL’INFORMAZIONE
1. Tutti i cittadini hanno diritto di accedere alle informazioni desumibili da atti, documenti,
pubblicazioni, registrazioni e dati in possesso dell’Amministrazione comunale, secondo le modalità
ed i principi stabiliti dal presente regolamento.
2. Il diritto ha per oggetto tutte le informazioni relative allo stato degli atti e delle procedure oppure
a progetti, provvedimenti o esame di domande che riguardino il richiedente.
PARTE SECONDA: PROCEDIMENTI DI ACCESSO AGLI ATTI
ART. 6 - TIPOLOGIA DEI PROCEDIMENTI DI ACCESSO
Il diritto di accesso può essere esercitato
- in via informale, quando si prescinde dalla verifica dell’interesse e la richiesta ha per oggetto i
seguenti atti, documenti e pubblicazioni:
Gazzetta Ufficiale della Repubblica;
Bollettino Ufficiale della Regione;
Raccolta Ufficiale delle Leggi e Decreti;
Statuto e Regolamenti comunali;
Bandi di concorso, di gara ed altri avvisi pubblicati dal Comune;
deliberazioni di Giunta e Consiglio Comunale e determinazioni dei funzionari
atti e documenti per i quali sia prevista e sia stata effettuata la pubblicazione,
- in via formale negli altri casi.
La richiesta per l’accesso agli atti in via formale deve essere sempre motivata.
ART. 7 - ACCESSO INFORMALE AGLI ATTI
La richiesta informale di accesso agli atti può essere presentata all’ufficio competente anche
verbalmente.
ART. 8 - ACCESSO FORMALE AGLI ATTI
1. La richiesta per l’accesso formale agli atti deve essere presentata in forma scritta e consegnata
all’Ufficio Protocollo, che la trasmette al competente Responsabile.
2. La richiesta può essere presentata anche qualora pervenga a mezzo posta, telefax o posta
elettronica purché contenga i dati di cui al comma 3.
3. Nella richiesta di accesso devono essere riportate le seguenti indicazioni:
- nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo, telefono e/o telefax del richiedente. Nel caso in
cui la richiesta sia presentata per conto di Enti, persone giuridiche, associazioni, istituzioni od altri
organismi o per conto di soggetto diverso dal sottoscrittore della domanda, quest’ultimo deve altresì
indicare la posizione rivestita e a quale titolo viene esercitata tale funzione;
- dati identificativi dell’atto, del documento o dell’informazione di cui si vuole disporre, precisando,
per le copie autentiche richieste, l’uso che ne consente l’eventuale rilascio in esenzione dell’imposta
di bollo, previsto dalla tabella B allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, nel testo vigente;
- la motivazione, ossia la specificazione degli elementi di fatto e delle ragioni di diritto per i quali
viene richiesto l’atto.
4. L’ufficio Protocollo provvede a rilasciare una ricevuta attestante la data di consegna della
richiesta di accesso dell’avente diritto.
ART. 9 - MODALITÀ PER L’ESERCIZIO DEI DIRITTI DI ACCESSO
1. L’esercizio del diritto di accesso è assicurato mediante la visione dei documenti richiesti, alla
presenza di un dipendente nelle ore d’ufficio, o il rilascio di una loro fotocopia, salvo che
l’interessato richieda espressamente una copia autentica dell’atto oggetto della richiesta.
2. Il rilascio di copie è subordinato al rimborso del costo di riproduzione e al pagamento dei diritti
di ricerca e visura nei casi e secondo le tariffe stabilite con deliberazione della Giunta Comunale.
3. Nei casi di invio dell’atto richiesto mediante l’utilizzo di strumenti quali il fax, il servizio postale,
i supporti telematici o altro il richiedente deve farsi carico delle spese necessarie all’invio o alla
spedizione.
4. Il pagamento delle spese e dei diritti è effettuato in contanti; per richieste inviate via posta o altro
mezzo il pagamento avviene di norma a mezzo di bollettino di conto corrente postale.
5. Il rilascio di copie autentiche per gli usi previsti dall’allegato B al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642,
viene effettuato in carta libera con l’indicazione dell’uso specifico dichiarato dal richiedente. Negli
altri casi il rilascio avviene con assoggettamento della copia all’imposta di bollo nella misura
prevista dalla vigente normativa.
ART. 10 - IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI ACCESSO
1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi viene garantito dal settore che ha formato il
documento o che lo detiene stabilmente.
2. Responsabile del procedimento di accesso è il responsabile del settore interessato o altro
dipendente individuato con suo provvedimento.
ART. 11 - COMPITI DEL RESPONSABILE
Il responsabile del procedimento di accesso ha il compito di:
- curare direttamente i rapporti con il richiedente al fine di garantire l’accesso nel rispetto dei
principi di legge e delle disposizioni di cui al presente regolamento;
- verificare la legittimità della richiesta secondo l’ordine cronologico di presentazione, fatti salvo i
casi di particolare urgenza o necessità;
- individuare eventuali soggetti controinteressati ed avvisarli con le modalità indicate nell’art.3 del
DPR n.184/2006.
ART. 12 - CONCLUSIONE DEI PROCEDIMENTI DI ACCESSO AGLI ATTI
1. Il responsabile del procedimento procede alla verifica della legittimità della richiesta e
all’individuazione degli atti, documenti od informazioni per i quali è possibile l’accesso, tenuto
conto dei dati forniti dal richiedente, della situazione giuridica di cui si dichiara titolare, delle
motivazioni riportate nella domanda presentata, nonché delle eventuali osservazioni presentate dai
controinteressati.
2. Nel suo giudizio il responsabile deve applicare e tenere conto delle disposizioni, esclusioni e
limitazioni stabilite dalla legge e dai regolamenti in vigore.
3. Qualora le indicazioni riportate nella domanda non risultassero sufficienti al fine di verificare
l’ammissibilità o meno all’esercizio del diritto di accesso, il responsabile procede a richiedere le
necessarie integrazioni, dando al richiedente un termine di 15 giorni dal ricevimento per
provvedere. Trascorso tale termine senza che sia pervenuta alcuna risposta, il responsabile procede
alla chiusura e all’archiviazione del procedimento.
4. Conclusa la valutazione della richiesta il responsabile del procedimento stabilisce:
- l’ammissione della richiesta, provvedendo ad indicare il giorno, l’ora e l’ufficio a cui il richiedente
deve presentarsi per prendere visione del documento o per ritirarne la copia;
- la limitazione del diritto di accesso nei casi stabiliti dalla legge o da regolamenti;
- il differimento dell’accesso al documento o all’informazione nei casi di cui al successivo art.15;
- l’esclusione del diritto di accesso nei casi stabiliti dall’art. 14 del presente regolamento.
5. In caso di limitazione, differimento od esclusione dell’accesso all’atto richiesto, il responsabile
deve adottare sempre un provvedimento motivato.
6. Il procedimento di accesso ai documenti amministrativi deve concludersi decorsi 30 giorni dalla
presentazione della richiesta.
PARTE TERZA: ESCLUSIONI E LIMITAZIONI DEL DIRITTO DI
ACCESSO
ART. 13 - ATTI DELL’AMMINISTRAZIONE COMUNALE
1. Tutti gli atti formati dall’amministrazione comunale sono pubblici, salvo quelli considerati
segreti da una norma di legge e quelli ricadenti nella categoria di atti riservati, ai sensi delle
disposizioni di cui al presente regolamento, in quanto la loro diffusione possa pregiudicare il diritto
alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese.
2. Non può essere oggetto di richiesta l’esame diretto dei protocolli generali o speciali, dei repertori,
delle rubriche e dei cataloghi di atti e documenti, salvo il diritto di accesso alle informazioni, alla
visione ed alla estrazione di copia delle registrazioni effettuate negli stessi per singoli atti.
3. E’ possibile accedere a serie periodiche di atti o registri di atti relativi ad un periodo
particolarmente esteso soltanto per motivi di studio e ricerche storiche, documentari mediante atti di
incarico o di richieste di istituzioni culturali, scientifiche, università degli studi ed amministrazioni
pubbliche. L’accoglimento della richiesta deve indicare modalità tali da non alterare il consueto iter
dell’attività dell’unità organizzativa competente.
ART. 14 - ESCLUSIONE DELL’ACCESSO
1. Sono esclusi dal diritto di accesso i documenti amministrativi e le informazioni dagli stessi
desumibili che sono riservati per espressa disposizione di legge o di regolamento.
2. Ai sensi dell' art. 24 della legge n. 241/1990 le categorie da sottrarre all' accesso sono le
seguenti:
documenti relativi all’ordine pubblico e alla sicurezza dei beni, fra cui quelli che riguardano:
- attività di polizia giudiziaria, conduzione di indagini e tutela dell’ordine pubblico
- misure di sicurezza e protezione degli edifici pubblici, degli uffici e del patrimonio comunale in
generale, dei sistemi informatici comunali;
documenti inerenti la vita privata o la riservatezza di persone fisiche e giuridiche, con riferimento
agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale o commerciale di cui siano
titolari, fra i quali:
- pareri legali relativi a controversie in corso
- atti di privati detenuti dal comune che non abbiano specifico rilievo per le decisioni
amministrative
- documenti contenenti dati sensibili o giudiziari se l’accesso non è strettamente indispensabile per
la tutela di interessi diretti, concreti ed attuali
- documenti contenenti dati relativi allo stato di salute o alla vita sessuale, nei termini previsti
dall’art.60 del d.lgs. n.196/2003;i
- documenti relativi allo stato di salute, al trattamento economico individuale, alla valutazione del
personale anche in quiescenza;
- documenti attinenti procedimenti penali e disciplinari, procedure conciliative ed arbitrati del
personale anche in quiescenza;
documenti inerenti la riservatezza di attività svolte dal Comune, fra i quali:
- documenti connessi alla difesa in giudizio del comune, degli amministratori e dei dipendenti e ai
rapporti con la magistratura contabile;
- appunti, bozze e note preliminari
- documenti preliminari inerenti le relazioni sindacali.
3. E’ comunque garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti ed agli atti dei procedimenti
amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere in sede amministrativa o
giurisdizionale i propri interessi giuridici.
4. Quando la limitazione all’accesso riguarda solo una parte dell' atto, possono essere rilasciate
copie parziali dello stesso, con esclusione delle parti delle quali non è consentita la conoscenza. Le
copie parziali devono riportare l’indicazione delle parti omesse.
ART. 15 - DIFFERIMENTO DEL DIRITTO DI ACCESSO
1. Il differimento dell’accesso ai documenti amministrativi può essere disposto quando la
conoscenza di questi possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell’azione
amministrativa.
2. E’ previsto il differimento tra l’altro nei seguenti casi:
- atti delle procedure concorsuali, il cui accesso è di norma differito sino all’approvazione della
graduatoria finale e per i quali si applicano le disposizioni del regolamento sull’accesso agli
impieghi;
- atti o esposti informali di privati, di organizzazioni sindacali, di categorie od associazioni il cui
accesso è differito sino alla conclusione della necessaria istruttoria;
- per assicurare la predisposizione o l’attuazione di provvedimenti per la contestazione o
applicazione di sanzioni;
- per non pregiudicare l’attività necessaria per la tutela di diritti in sede giudiziaria;
- per consentire il regolare svolgimento dei controlli interni.
3. Per le gare di appalto il differimento dell’accesso è disciplinato dall’art.13 comma 3 del D.Lgs.
163/2006.
4. In questi casi il responsabile comunica il termine fino al quale opera il differimento.
ART. 16 - RICORSO AMMINISTRATIVO
Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta.
Nel caso di diniego dell’accesso, espresso o tacito, o di differimento dei termini dell’accesso, è
ammesso ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale o richiesta di riesame al Difensore Civico,
nel termine di trenta giorni, secondo quanto stabilito dall’art. 25, comma 4 e 5 della Legge
241/1990.
Nel procedimento davanti al Tribunale Amministrativo Regionale il ricorrente può stare in giudizio
personalmente senza l’assistenza del difensore. L’amministrazione può essere rappresentata e difesa
dal dirigente responsabile del servizio i cui atti hanno formato oggetto della richiesta di accesso,
debitamente autorizzato dal Sindaco.
ART. 17 - NORME FINALI
Per quanto non disciplinato dal presente regolamento si applica la normativa vigente in materia.
i
Art. 60 - (Dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale)
1. Quando il trattamento concerne dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, il trattamento è consentito se
la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi è di
rango almeno pari ai diritti dell'interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà
fondamentale e inviolabile.