SC BIOCHIMICA
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“BALDI E RIBERI”
ACCETTAZIONE, PRELIEVO,
TRASPORTO CAMPIONI PRESSO
CENTRO PRELIEVI PER CAD
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SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura si applica alle richieste di campionamento messe in atto per
l’applicazione delle disposizioni dettate dagli art 186/187 del nuovo Codice della
Strada per la Commissione Medica Locale Patenti
2.
3.
3.1
ABBREVIAZIONI E DEFINIZIONI
CAD
Centro Anti Doping
DT
Dirigente di turno
MODALITA’
MODALITA’ DI GESTIONE DELLE RICHIESTE DELLA “COMMISSIONE
PATENTI”
3.1.1 ACCESSO
a. l’utente riceve dalla Commissione Medica Patenti la procedura di
accettazione e la richiesta degli esami da effettuare e si presenta, dal
lunedì al venerdì lavorativi, dalle ore 11.00 alle ore 12.00, presso il Centro
Prelievi dell’Ospedale San Giovanni Battista (Molinette, entrata principale),
Corso Bramante 88/90 – 10126 Torino
b. ritira un numero progressivo di chiamata (i numeri sono distribuiti entro e non
oltre le ore 12, i prelievi procederanno non oltre le ore 13.00), presso il Box
Informazioni del Centro Prelievi dell’Ospedale San Giovanni Battista di
Torino.
c. attende il proprio turno allo sportello di Accettazione 7
3.1.2 ACCETTAZIONE E PRELIEVO - CONSERVAZIONE E TRASPORTO

PERSONALE AMMINISTRATIVO: ACCETTAZIONE UTENTE
♦ CONTROLLO RICHIESTA
a)
controllare il modulo di richiesta esami della Commissione Medica Patenti
per verificare se l’utente si presenta, per sottoporsi agli esami indicati, in una
data diversa da quella indicata dalla Commissione. Se la data corrisponde a
quella riportata si procede con la procedura, altrimenti si invita l’utente a
ritornare in Commissione per una nuova richiesta. Nessun dato della richiesta
può essere modificato o aggiunto, se i dati della richiesta non sono corretti o
mancano bisogna rimandare l’utente alla Commissione Medica Patenti
inviante.
♦ 2 FIRME
♦ 2 FOTOCOPIE
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firma dell’utente del modulo di consenso per il trattamento dei dati
personali e del modulo di consenso informato per le analisi ed 1 fotocopia
di entrambi i moduli, DA ALLEGARE ALLA PRATICA. Nell’eventualità che uno
o entrambi i moduli non vengano firmati, non si procede con la registrazione e
l’utente è invitato ad allontanarsi
♦ IDENTIFICAZIONE
♦ 2 FOTOCOPIE
c)
ritiro del documento di riconoscimento (carta d’identità o patente o passaporto
in corso di validità), controllo corrispondenza tra il documento ed il paziente, 2
fotocopie del documento, da allegare alla pratica. Qualunque altro documento,
anche se con foto, non può essere ammesso. Se vi sono delle difficoltà nel
riconoscimento dell’utente gli si comunica che verrà chiamata telefonicamente
la P.S. presso il Pronto Soccorso Molinette per l’identificazione e solo dopo si
procederà con l’accettazione.
Posto di Polizia interno tel. 5234, fax 0116966884.
♦ RITIRO RICHIESTA
♦ 2 FOTOCOPIE
d) ritiro del modulo di richiesta esami della Commissione Medica Patenti e 2
fotocopie del modulo, DA ALLEGARE ALLA PRATICA
♦ RITIRO BONIFICO
♦ 2 FOTOCOPIE
d) ritiro del bonifico bancario in originale attestante l’avvenuto pagamento della
prestazione (per esempio Euro 41,83 solo per un’urina, Euro 158,63 solo per i
capelli, compreso il bollo, ed Euro 200,46 per entrambi, compreso il bollo), 2
fotocopie del bonifico, DA ALLEGARE ALLA PRATICA. Se il pagamento non è
stato effettuato si invita l’utente ad eseguirlo, ma si procederà comunque con
l’accettazione ed i prelievi e le analisi non saranno effettuate dal CAD fino al
riscontro del pagamento. In questo caso il referto sarà consegnato entro 10
giorni lavorativi, a decorrere dalla data del bonifico
♦ 2 TIMBRI
♦ 2 FOTOCOPIE
♦ VERIFICA PAGAMENTO
e)
si appongono due timbri del Centro Prelievi, in corrispondenza degli appositi
spazi predisposti sul modulo di richiesta originale della Commissione Medica,
uno in corrispondenza dell’esame urine e l’altro dell’esame capello. Sul
modulo di richiesta, in 2 fotocopie, ALLEGATE ALLA PRATICA, si scrive
“PAGATO” se l’utente è in possesso dell’avvenuto bonifico; se il pagamento è
in sospeso, il modulo verrà identificato dall’operatore amministrativo con “NON
PAGATO”
♦
♦
ACCETTAZIONE
STAMPA 3 COPIE
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registrazione del paziente sul sistema informatico DNLab ed emissione del
piano di prelievo con barcode ID richiesta (urina e/o capelli). Stampa di n. 3
copie del piano di prelievo. Il piano di prelievo dovrà riportare i seguenti dati:
- committente: dati identificativi della Commissione Medica Patenti
- dati del paziente: luogo di residenza, data e luogo di nascita, codice fiscale
- data e ora di accettazione
specificare Urina e/o Capelli. Profilo: per esempio DR-U-ASL1 per urina, DRC-ASL1 per capelli, DR-U/C-ASL1 per urina e capelli + la tariffa prevista per il
profilo corrispondente
riportare sulla cartellina, esternamente, il numero progressivo di chiamata
(l’utente lo utilizzerà fino al momento in cui verrà chiamato dal personale
sanitario per il prelievo)
♦
STAMPA ETICHETTE
m) stampa etichette: 4 per utente (n. 1 per il contenitore urine e/o n. 1 per il
contenitore capelli, le 2 restanti identiche alle prime 2 da allegare ai campioni)
riportanti il nome, la data del prelievo, il profilo di accettazione (per esempio DRU-ASL1) e ID richiesta. Il numero delle etichette residue può essere diverso a
seconda che l’accettazione sia eseguita su sistema informatico Molinette o sul
sistema informatico CAD.
♦
PRATICA COMPLETA
n) a questo punto la pratica del paziente è così composta:
i)
modulo di richiesta della Commissione Medica Patenti in originale timbrato
+ n. 2 fotocopie
ii)
ricevuta del bonifico bancario in originale attestante l’avvenuto pagamento
della prestazione + n.2 fotocopie
iii) originale documento di riconoscimento + n. 2 fotocopie
iv) n. 3 copie del piano di prelievo
v)
n. 2 moduli di consenso + 1 fotocopia di entrambi
vi) etichette, in numero sufficiente, con ID richiesta
vii) tutti i documenti, per paziente, sono riposti in una cartellina e consegnati al
personale sanitario addetto al prelievo (Capo Sala e Infermieri
Professionali, Personale Laureato)
viii) La pratica completa è trattenuta allo sportello di accettazione ed il paziente
è invitato ad attendere il proprio turno al campionamento presso la Saletta
T.A.O..
PERSONALE SANITARIO: PRELIEVO
a)
b)
Il personale sanitario addetto per la giornata al campionamento ed all’invio dei
prelievi CAD, deve essere di almeno 2 operatori per tutta la durata del
campionamento (2 infermieri o, in carenza di personale infermieristico, 1
infermiere ed 1 OSS), chiama i pazienti con il numero progressivo di chiamata
emesso durante l’accettazione amministrativa e riportato sulla cartellina.
l’operatore sanitario verifica ulteriormente l’identità del soggetto verificando la
corrispondenza tra documento di riconoscimento in corso di validità, utente e
documentazione amministrativa.
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Il soggetto durante la minzione deve essere controllato a vista da
personale sanitario, opportunamente formato, per impedire adulterazioni
del campione (diluizione con acqua prelevata dal WC, aggiunta di sapone,
ecc...)
Se possibile, il personale sanitario individuato per effettuare il
campionamento di urina, deve essere dello stesso sesso del soggetto
interessato
Il prelievo urinario effettuato nell’apposito contenitore da 120 mL con
sonda, non deve essere inferiore a 30 mL di urina. Se la quantità di urina
prodotta è insufficiente, il campione incompleto deve essere trattenuto in un
luogo protetto da possibili violazioni. Al fine di favorire la minzione,
l’interessato può bere acqua, in ragione di non più di 500 mL. Quando il
soggetto sarà in grado di produrre l'ulteriore quantità di urina necessaria, il
campione inizialmente prelevato verrà completato. Le urine prodotte in due
tempi successivi devono essere mescolate. Se l’utente non riesce ad urinare
neanche dopo aver bevuto, gli si propone di rimuovere tutti gli indumenti, calze
e scarpe e di riporli lontano almeno 1,5 metri dallo spazio di minzione, gli viene
fornito un camice monouso, l’utente è osservato a distanza dagli operatori
sanitari e non deve muoversi dallo spazio assegnato che deve essere
assolutamente libero da ogni suo effetto personale . Se la quantità di urina è
comunque < 30 mL si segnala sul modulo della Commissione Medica Patenti
la quantità effettiva e si fa controfirmare la nota dall’utente.
Una volta raccolta la maggior quantità possibile di urina il personale sanitario, in
presenza del soggetto interessato:
- pone sul contenitore l’etichetta identificativa, previa verifica dei dati anche da
parte del soggetto stesso
- sigilla il singolo contenitore con l’apposito sigillo anti violazione facendo
attenzione a non sovrapporlo all’etichetta identificativa
- operatore sanitario e soggetto interessato firmano negli appositi spazi il
sigillo indicando data e ora di prelievo
Se richiesto, il ciuffo di capelli è raccolto in sede nucale per l’intera lunghezza,
secondo le procedure indicate nel DE 44 (DD 413 del 29/7/2009 Determinazioni
di laboratorio delle sostanze psicotrope -Gruppo Tossicologia SIBIOC Piemonte
) e riposto all’interno di un adatto contenitore.
In alternativa ai capelli, se l’utente ne fosse privo (o lunghezza comunque
inferiore a 1 cm), si prelevano i peli pubici o i peli ascellari indicando la
tipologia della matrice su:
- Etichetta identificativa posta sul contenitore di raccolta del campione
- verbale Commissione patente
- elenco di accompagnamento campioni presso il CAD.
si devono preferire nell’ordine 1) capelli, 2) peli pubici, 3) peli ascellari. La
quantità totale della matrice cheratinica in peso deve essere non inferiore ai 300
mg.
Nel caso in cui l’unica matrice disponibile siano i peli ascellari bisogna prelevarli
in quantità maggiore (abbondantemente su entrambe le ascelle) perché sono
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più leggeri ed inoltre trattengono le sostanze dopanti in quantità minore rispetto
alle altre matrici cheratiniche.
k) Nel caso in cui un paziente risulti, o dichiari di essere, completamente rasato al
capo ed a livello pubico e ascellare, rendendo così impossibile il prelievo o si
rifiuti al prelievo, deve essere rimandato alla Commissione Medica locale
Patenti inviante, specificando sul modulo della Commissione quanto osservato
personalmente e/o quanto riferito dal Paziente e firmato da entrambi i soggetti.
l)
Una volta raccolta una quantità sufficiente di matrice pilifera/cheratinica,
l’operatore sanitario alla presenza del soggetto interessato
- pone sul contenitore l’etichetta identificativa, previa verifica dei dati anche da
parte del soggetto stesso
- sigilla il singolo contenitore con l’apposito sigillo anti violazione facendo
attenzione a non sovrapporla all’etichetta identificativa
- Operatore sanitario e soggetto interessato firmano negli appositi spazi il
sigillo e indicano data e ora di prelievo
m) Entrambi i campioni così sigillati vengono riposti in una apposita busta di
trasposto riportante l’indicazione CAD e vengono posti all’interno del carrello
trasporta-campioni che, quando non presidiato, deve essere chiuso a chiave e
riposto in un locale non aperto al pubblico per tutto il tempo in cui i campioni
sostano al Centro Prelievi, la chiave deve essere tenuta, fino allo svuotamento
del carrello, da uno dei due operatori responsabili del campionamento per quel
giorno e poi riposta in luogo noto agli operatori sanitari addetti al CAD.
n) Al termine delle operazioni di prelievo, l’operatore sanitario compila e firma i
documenti che attestano l’esecuzione della raccolta dei campioni e trattiene il
piano di lavoro e le etichette non utilizzate: pone una firma, per ciascun
materiale campionato, negli spazi predisposti sia sul modulo di richiesta in
originale della Commissione Medica Patenti, sia sulle due fotocopie, una in
corrispondenza dell’esame urine e/o una dell’esame capello/matrice
cheratinica, nelle caselle già timbrate dall’operatore amministrativo.
o)
Alla fine di tutte le operazioni di campionamento per tutti gli utenti del giorno, gli
operatori sanitari ritirano dallo sportello 7 un elenco riassuntivo degli utenti e
degli esami richiesti, in duplice copia e su ciascuna copia riportano la matrice
cheratinica prelevata e le eventuali difformità, rispetto alle regole di cui sopra,
segnalate in ciascuna delle copie della documentazione che costituisce la
pratica e già controfirmate dal soggetto interessato
Ad esempio:
- se la quantità di urina raccolta è inferiore a 30 mL, si accetta comunque il
campione e si segnala sulla documentazione la quantità effettiva raccolta e si
fa controfirmare dal soggetto interessato
- qualora non sia possibile prelevare entrambi i
campioni richiesti dalla
Commissione Medica, sarà sufficiente prelevare il campione disponibile in
quel momento: per il campione mancante il paziente dovrà essere rimandato
alla Commissione Medica inviante per la nuova richiesta, specificando sul
modulo stesso quanto osservato dall’operatore sanitario e/o quanto riferito
dal paziente circa l’impossibilità del campionamento.
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La firma dell’Utente deve essere apposta dopo l’accertamento della sua
comprensione di quanto refertato dal personale sanitario.
- La relativa quota del pagamento eventualmente già effettuato resterà in
sospeso presso il CAD in attesa di effettuare l’esame quando sarà
disponibile il campione mancante.
i campioni sono sistemati in una grande busta trasparente con siberini e posti
nella borsa termica di trasporto insieme alla relativa documentazione in busta
chiusa
gli operatori sanitari di turno compilano il verbale di trasporto e sigillano la borsa
termica con l’apposito sigillo antieffrazione e registrano sul verbale di trasporto il
numero del sigillo stesso.
il soggetto interessato viene riaccompagnato in segreteria allo sportello 7 con la
documentazione costituente la pratica che è costituita da
- fotocopia del modulo di richiesta della Commissione Medica Patenti
(identificato per il riscontro dell’avvenuto pagamento),
- fotocopia della ricevuta del bonifico bancario attestante l’avvenuto
pagamento,
- fotocopia del documento di riconoscimento,
- 2 moduli di consenso e una copie del piano di prelievo.
Questi documenti, opportunamente ripiegati, sono riposti nell’apposito spazio
predisposto nella borsa di trasporto prima di sigillarlo
-
p)
q)
r)

PERSONALE AMMINISTRATIVO: CONCLUSIONE DELLA PRATICA
a)
b)

restituzione all’utente del modulo di richiesta della Commissione Medica
Patenti in originale (timbrata dall’operatore amministrativo e firmata
dall’operatore sanitario e, se vi sono note, anche dall’utente), della ricevuta del
bonifico bancario in originale, del documento di riconoscimento e di una delle 3
copie del piano di prelievo
I documenti restanti (costituiti dalle copie di quelli allegati al sacchetto di
trasporto) sono contenuti, per ogni utente, nella stessa cartellina già predisposta
dal personale amministrativo, che deve essere restituita allo sportello 7 presso il
quale deve essere accompagnato il paziente per il controllo dei moduli.
Questa pratica è archiviata presso la Segreteria del Centro Prelievi per non più
di 3 mesi in quanto il CAD conserva la medesima documentazione per almeno
10 anni.
TRASPORTO DEI CAMPIONI
a)
b)
c)
il contenitore di trasporto deve essere affidato al fattorino CAD che effettua il
trasporto solo dopo aver applicato il sigillo e registrato il numero di sigillo.
Prima del trasporto il personale amministrativo del Centro Prelievi prepara in
duplice copia un modulo di consegna campioni (elenco riassuntivo degli
utenti di cui al punto “o”) dove sono registrati i nomi, le matrici e i codici che
identificano i campioni da inviare presso il CAD.
il personale sanitario addetto al campionamento del giorno controlla la
corrispondenza dell’elenco dei campioni raccolti con i documenti di
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d)
e)
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accompagnamento, scrive sull’elenco per ciascun campione pilifero la sede di
prelievo delle matrici cheratiniche ed inserisce una copia del modulo di
consegna campioni insieme ai prelievi effettuati, l’altra copia la consegna per il
controllo e l’archiviazione al Coordinatore Infermieristico che, seguendo la
presente IL 09 01, ha la responsabilità dell’invio al CAD di campioni conformi e
documentazione conforme, per le proprie relative competenze infermieristiche.
i campioni, i documenti di accompagnamento ed il modulo di consegna, riposti
all’interno di una borsa termica (contenente siberini refrigeranti) sigillata, sono
ritirati da un fattorino inviato dal CAD alle ore 13.30 dello stesso giorno dei
prelievi.
Il personale sanitario del Centro Prelievi deve compilare un Verbale di
trasporto indicando la data, il numero dei campioni contenuti nella borsa
termica e la modalità di trasporto (tramite fattorino o altro mezzo). Dovrà poi
indicare la data, l’ora di apposizione del sigillo con il relativo numero di
identificazione, il nome e la firma del fattorino incaricato per il trasporto e farne
una copia per il Coordinatore Infermieristico.
MODALITA’ DI INVIO AL CAD DELLE RICHIESTE TEST DI CONFERMA
CROMATOGRAFICA DEI CAMPIONI SOTTOPOSTI A CATENA DI CUSTODIA
3.2
a)
b)
c)
d)
e)
Dalle 11.30 alle 12.30 possono essere consegnati al Centro Prelievi a cura del
DT del Laboratorio i campioni positivi al test di screening, provenienti dal Pronto
Soccorso, per il test di “conferma cromatografica a scopo giudiziario”, da inviare
al CAD con lo stesso fattorino che ritira gli altri campioni per la Commissione
Medica Locale Patenti.
Il DT porta i campioni in un contenitore per il trasporto che contiene una busta
bio-bag per il CAD, già etichettata e sigillata, con il campione per i test di
conferma etichettato, il referto dell’Utente con i risultati dello screening. e il
modulo DS 09 rev 0/011109, già compilato e firmato relativamente alla propria
responsabilità di inviante, agli Infermieri del Centro Prelievi addetti quel giorno al
campionamento CAD.
Gli Infermieri firmano e datano il modulo di accompagnamento per la parte di
competenza come riceventi, ne fanno 2 copie, per ogni campione (delle quali 1
copia va insieme alla documentazione da allegare a ciascun campione ed 1
copia va alla Segreteria del Centro prelievi).
I campioni devono mantenere la continuità della catena di custodia e sono
quindi accettati dagli Infermieri che, senza aprire la busta sigillata, li controllano
per la conformità dei materiali, dei contenitori e della documentazione esterna
che consta di 1 copia del referto di screening e di 1 copia del modulo di
accompagnamento, e, solo a questo punto, inseriscono il relativo contenitore
etichettato con etichetta “CAD” nella borsa termica da inviare al CAD e
consegnano l’originale del modulo di accompagnamento al DT.
Gli Infermieri consegnano allo sportello 7 la copia del modulo DS 09 rev
0/011109.
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f)
g)
3.3
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La Segreteria registra i nuovi prelievi arrivati nell’elenco giornaliero delle analisi
da inviare al CAD e predispone, se possibile, un piano di prelievo con la
modalità “Sample SEEN” con l’applicativo DNLAB.
La copia del modulo di accompagnamento è archiviata nella Segreteria del C.P.
CONTROLLO DOCUMENTI, ANALISI E REFERTAZIONE PRESSO CAD
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
i campioni, trasportati al CAD dal fattorino, devono essere controllati dal
personale del CAD addetto all’accettazione che, al momento della ricezione,
compila il verbale di trasporto registrando la data e l’ora di arrivo, il numero del
sigillo ed eventuali N.C. o note sul trasporto.
Il personale del CAD firma il modulo di trasporto e ne restituisce una copia al
fattorino. Inoltre, dopo aver aperto la borsa termica, verifica la corrispondenza
tra i nomi riportati sul modulo di consegna campioni e i campioni ricevuti.
Eventuali non conformità di campionamento rilevate devono essere
immediatamente segnalate sulle due copie del modulo di consegna che arriverà
al Centro Prelievi il giorno dopo.
Il personale del CAD, dopo aver firmato le due copie, ne restituisce una di
ciascun modulo al fattorino che le restituirà il giorno dopo al Centro Prelievi,
unitamente alla borsa termica, ai siberini refrigeranti e ad un nuovo sigillo. La
seconda copia del modulo di consegna campioni deve essere allegata dal CAD
ai campioni ricevuti in consegna.
Le analisi su urina e capelli dei campioni pervenuti sono effettuate con
procedure validate presso il CAD
il referto è disponibile entro 10 giorni lavorativi a decorrere dalla data di
accettazione e prelievo dei campioni, previo controllo dell’avvenuto pagamento.
i Rapporti di Prova , in doppia copia firmata, e la fattura relativa alla prestazione
effettuata sono riposti in busta chiusa, per ogni utente
le buste, per mezzo di un fattorino, sono inviate direttamente dal CAD all’ASL
TO1 presso la COMMISSIONE MEDICA LOCALE PROVINCIALE PATENTI DI
GUIDA, via Farinelli, 25, presso Presidio Sanitario “Valletta” – 10135 Torino
(telefono: 0115664048 -0115664049 - fax: 0115664044 – E-mail: commissione
[email protected]) e solo per il Porto d’armi e la Commissione Medica Patenti di
Alessandria i pazienti ritirano presso il Centro Prelievi Molinette.
il personale Medico della Commissione apre la busta in presenza dell’utente e
consegna allo stesso la fattura ed una copia del referto, la seconda copia viene
archiviata dalla Commissione
I Rapporti di Prova relativi alle richieste Test di conferma cromatografica sono
restituiti direttamente all’ attenzione del DT della SC Biochimica Clinica
NOTE
Commissioni Mediche di altre Province possono richiedere pannelli che
comprendono meno esami di quelli inclusi nei profili definiti per la ASL TO1,
applicando comunque gli stessi sconti previsti.
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Per gli esami richiesti singolarmente, e non a profilo completo, dalla Commissione
Medica Provinciale Patenti o dall’utenza esterna pagante, dovranno essere applicate
le tariffe intere per privati, senza sconti, sommando gli importi relativi.
Per gli esami richiesti dai Ser.T., l’utente viene accettato, non paga la prestazione,
ma si applicano, per il successivo rimborso, le tariffe regionali in vigore.
4.
RIFERIMENTI
 Procedure
POG 09 Gestione delle richieste di analisi tossicologiche con catena di
custodia
 Documenti di Supporto
DS 09
Richiesta test di conferma per determinazioni tossicologiche
 Documenti Esterni
5.
DE 44
DD 413 del 29/7/2009 Determinazioni di laboratorio delle sostanze
psicotrope (Gruppo Tossicologia SIBIOC Piemonte )
DE 46
Verbale di trasporto (DGR 13-10928)
ALLEGATI
Non presenti
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