IO_05

Rif.
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INDICE
Scopo e campo di applicazione
Terminologia e abbreviazioni
Responsabilità
Documenti di riferimento
Modalità operative
Archiviazione
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Scopo della presente procedura è definire i criteri e le modalità per la pubblicizzazione delle
attività formative.
La presente procedura è applicata a tutte le attività e tutti i corsi di formazione da pubblicizzare,
sia quelli da realizzare attraverso l’attivazione e l’utilizzo di fondi pubblici che quelli privati, ed ha
lo scopo di definire modalità uniformi e comuni per tutti gli operatori coinvolti.
TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI
In tutte le procedure adottate, si fa riferimento alla UNI EN ISO 9000:2005, e alle normative
comunitaria, nazionale e regionale che regolamentano la materia per la terminologia tecnica
riferita alle attività di formazione. In particolare, per le attività di erogazione e controllo del
servizio formativo si presenta di seguito una sintesi della terminologia maggiormente utilizzata.
Cliente
L’I.I.S. “V.le M.F. Nobiliore 79/a-J. Piaget”
considera proprio cliente sia il soggetto,
pubblico o privato, che si faccia promotore
della realizzazione di azioni formative (v.
cliente/committente) che quello interessato
ad usufruire di tali servizi (v. cliente/utente).
Cliente/committente
Soggetto, pubblico e privato, che eroga il
finanziamento e stabilisce le regole e le
modalità procedurali per la presentazione
dell’offerta formativa
Cliente/utente
Soggetto fruitore dei servizi formativi erogati
dall’ I.I.S. “V.le M.F. Nobiliore 79/a-J.
Piaget”
Erogazione
Insieme di attività che, a partire dai risultati
della
progettazione,
consentono
di
predisporre le risorse materiali e le
condizioni
operative
per
l’effettiva
realizzazione del servizio formativo e
l’effettuazione dei controlli di prevenzione e
correzioni delle non conformità.
RESPONSABILITÀ
Il Responsabile dell’erogazione, con l’eventuale supporto del Responsabile della progettazione,
gestisce la pubblicizzazione delle attività pianificando le azioni da compiere preventivamente
all’erogazione delle attività formative.
Il Responsabile dell’erogazione coordina le attività dei percorsi formativi e gestisce la
comunicazione con i tutti i soggetti, diversamente coinvolti nella realizzazione dell’intervento. Il
Responsabile della Gestione amministrativa, si occupa della contabilità del progetto e della
relativa rendicontazione fornendo il budget da destinare alla pubblicità delle attività.
Il Responsabile dell’erogazione si occupa della definizione e redazione di procedure ed
istruzioni operative che regolino le attività di sviluppo e controllo dell’erogazione del servizio e
nel controllo del corretto e diffuso utilizzo della modulistica a queste afferente.
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
Delibera della Regione Lazio 1509/01
MODALITÀ OPERATIVE
Le attività di erogazione dei corsi di formazione si differenziano in base al tipo di committenza,
pubblica o privata.
L’ I.I.S. “V.le M.F. Nobiliore 79/a-J. Piaget” assicura efficaci contatti con utenti e committenti in
relazione allo scambio di informazioni:
sui servizi erogati
sui contratti (convenzioni, modalità di attuazione, contenuti)
di ritorno dal cliente (committente e utente)
sui reclami.
Per quanto riguarda le attività di formazione professionale finanziata, la comunicazione con il
cliente/committente è gestita secondo quanto indicato nella D.G.R. 1509/2001, e comunque nel
rispetto di quanto ufficialmente disposto da ciascuno di essi; per la comunicazione agli utenti si
seguono, generalmente, le procedure indicate nei relativi bandi e le modalità proposte nel
progetto approvato.
Per gli interventi di formazione professionale non finanziati, e quindi a commessa privata, le
modalità di comunicazione sono preventivamente concordate tra le parti, sia in relazione ad
attività di informazione reciproca che in relazione alla comunicazione con il cliente/utente,
stabilendo i canali da utilizzare ed il grado di formalità da osservare per le diverse tipologie di
informazione, dettagliando, ove necessario, quanto già definito nei documenti di progettazione
approvati.
Per entrambe le tipologie di intervento è, ormai sempre più spesso, possibile attivare canali di
comunicazione tecnologici e diretti (cellulari, posta elettronica, siti web etc.) sia verso gli utenti
partecipanti alle attività di formazione, che verso i referenti dei soggetti committenti, riducendo i
tempi di attesa/risposta e favorendo una più rapida divulgazione delle informazioni ed un
maggiore coinvolgimento delle parti interessate, a tutto vantaggio del servizio formativo erogato.
Per la gestione di corsi di formazione finanziati da Enti pubblici regionali è richiesta
l’applicazione della normativa sull’Accreditamento regionale e sulle procedure per lo
svolgimento e la rendicontazione delle attività formative finanziate dalla Regione e/o
cofinanziate dal F.S.E.” (Delibera della Giunta Regione Lazio n. 1509 del 21/11/2002). Le
direttive riportate disciplinano, in particolare modo, le attività relative all’avvio, alla promozione,
alla selezione dei partecipanti (se previste dal progetto), alla gestione, alla realizzazione degli
esami finali e alla rendicontazione.
La presente procedura descrive le azioni da svolgere, comuni a tutte le tipologie di corsi erogati,
per promuovere le attività senza dettagliare né sostituire la normativa regionale menzionata.
In particolare, per la gestione di corsi a commesse pubbliche, tale documento, pur conforme alla
norma, potrà rivelarsi non completamente esaustivo, sia in termini procedurali che documentali.
Tutte le necessarie integrazioni richieste dalle Direttive regionali già citate, saranno
opportunamente valutate e gestite dal Responsabile dell’erogazione e dalla Direzione.
Il Responsabile dell’erogazione del servizio, predispone gli strumenti informativi sulle
caratteristiche delle attività formative (scheda di sintesi del corso, sportello informativo, colloqui
programmati con i docenti etc.) per gestire l’accoglienza degli utenti interessati e, su indicazione
di Dirigente scolastico, pianifica ed attiva la promozione dei progetti in fase di realizzazione
attraverso attività di divulgazione al pubblico e di informazione mirata agli utenti tramite la
presentazione di articoli su quotidiani e/o stampa specializzata, la pubblicazione di bandi di
selezione, manifesti, circolari, la comunicazione a banche dati, la promozione sul proprio sito,
l’attivazione di altre forme di pubblicità, tutte finalizzate ad una adeguata diffusione sul territorio.
Nello specifico, per diffondere la comunicazione dell’avvenuto finanziamento di un’attività
corsuale l’Istituto attiva diversi canali per raggiungere i destinatari dell’azione.
Come primo atto, appena ricevuta la Determina dell’approvazione del finanziamento per la
realizzazione dell’attività si provvedere a stilare una scheda riassuntiva e riepilogativa del
progetto presentato per il finanziamento.
I dati che devono essere riportati in evidenza sono i requisiti che gli aspiranti allievi devono
possedere per presentare la domanda che possono riguardare, a seconda del bando a cui si è
risposto: stato occupazionale, titolo di studio, età, luogo di residenza ecc.
Oltre i requisiti degli allievi, nella scheda riepilogativa, viene descritta la finalità del corso, ossia
qual è la figura professionale che si vuole formare, in quale ambito questa figura trova
inserimento nel mondo del lavoro, quali sono i moduli didattici che si svolgeranno, la loro durata,
quali saranno le metodologie didattiche e se è previsto uno stage o un tirocinio di
accompagnamento al lavoro.
Una volta preparata la scheda riepilogativa si prepara il modulo per le iscrizioni. Il modulo
prevede la compilazione di campi obbligatori come l’anagrafica dell’allievo che vuole iscriversi al
corso, con i riferimenti telefonici e telematici, l’informativa sulla privacy e la richiesta del
trattamento dei dati solo per i fini della gestione dell’attività.
La scheda riepilogativa e il modulo per presentare la domanda di iscrizione vengono pubblicati
sul sito della scuola: HYPERLINK "http://WWW.JEANPIAGET.IT" WWW.JEANPIAGET.IT
Appena riceve dall’ente finanziatore del progetto la copia del Bando per la ricerca degli allievi, si
attiva la seconda iniziativa per la pubblicizzazione dell’attività, richiesta esplicitamente dalla
Direttiva Regionale 1509 che consiste nella pubblicazione del bando su un giornale a tiratura
Nazionale.
Per i corsi rivolti a disoccupati è necessario far giungere l’informazione della nostra attività ai
vari centri per l’impiego presenti sul territorio, alle circoscrizioni che hanno sede nelle vicinanze
della sede operativa ed alle reti scolastiche territoriali di cui l’Istituto fa parte.
I corsi di formazione continua, rivolti cioè ad occupati, possono avere procedure diverse a
secondo del bando.
Il bando al quale si rispondere può richiedere già in fase di progettazione i dati delle aziende
che hanno necessità di aggiornare le competenze dei dipendenti. In questo caso la pubblicità
dell’azione viene anticipata a prima di preparare il progetto da presentare per la richiesta di
finanziamento.
Quando il bando è del tipo su citato, prima di iniziare la progettazione, l’Istituto contatta tramite
e-mail o per fax le aziende partner per richiedere una manifestazione di interesse per il percorso
formativo che si intende presentare. La manifestazione di interesse per l’attività corsuale si
richiede anche attraverso un’informativa pubblicata sul sito dell’istituto.
Quando, al contrario, il bando per la presentazione di attività corsuali rivolte a dipendenti non
richiede preventivamente dati sull’azienda o sull’allievo, valgono le stesse modalità dei corsi di
formazione superiore con l’aggiunta di invio di informativa, per fax o per e-mail, ai numeri o
indirizzi di aziende che operano nel settore a cui noi rivolgiamo la nostra formazione.
6. ARCHIVIAZIONE
Tutta la documentazione prodotta durante le attività di pubblicizzazione dell’attività viene gestita
secondo quanto stabilito nel Manuale Qualità (vedi § 4.2). In particolare la funzione
responsabile del coordinamento del servizio si occuperà della corretta archiviazione e
dell’efficace reperibilità di tutti i documenti citati nella presente procedura.
Responsabile della Qualità
(prof. Roberta Nelli)
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IL DIRIGENTE SCOLASTICO
(preside prof. Ermenegildo Francavilla)
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ISTRUZIONE OPERATIVA
05 PUBBLICIZZAZIONE
DELLE ATTIVITÀ
FORMATIVE
IO_05
Data: 1/09/08
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4
I.I.S. PIAGET
IO_05Pubblicizzazione