il service amministrativo

LA
GESTIONE AMMINISTRATIVA DI UN
FONDO PENSIONE:
LE FUNZIONI
DI SERVICE NELLA FASE PROVVISORIA E IN QUELLA DEFINITIVA
A cura di Angelo Marinelli
Alla copertura delle spese di funzionamento e gestione, i fondi di previdenza
complementare provvedono attraverso una quota associativa che costituisce le
entrate di un conto associativo, distinto dal patrimonio dei fondi stessi ed usato
solo per questo scopo. Qualora si dovessero registrare dei risparmi, questi
dovranno essere distribuiti sui conti individuali dei soci.
Per l’esercizio delle attività inerenti alla contabilità dei contributi raccolti e per
la gestione dei conti individuali dei soci e delle prestazioni erogate, il fondo
pensione può rivolgersi ad un gestore amministrativo (Service), reperito sul
mercato, attraverso una pubblica offerta fatta su almeno due periodici a
maggiore tiratura nazionale o internazionale.
La gestione amministrativa del Fondo,
appositamente
specializzate,
risponde
affidata in outsourcing a società
ad
esigenze
di
razionalizzazione
informativa e gestionale.
I servizi eseguiti dal gestore amministrativo sono diversi nella fase provvisoria
rispetto a quella definitiva.
Nella fase provvisoria il gestore amministrativo provvede alla tenuta dei dati
anagrafici relativi ai singoli aderenti (codice fiscale, azienda datrice di lavoro,
associazione di categoria competente, scelte contributive e di investimento, tipo
di iscrizione es. “vecchi o nuovi iscritti ai sensi del decreto” ecc.) e alla
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predisposizione della modulistica occorrente al Fondo per le comunicazioni alla
CO.VI.P..
Questa attività minima può essere arricchita con ulteriori servizi, che il gestore
mette a disposizione del Fondo.
Si va dall’assistenza legale agli organi amministrativi e di controllo, alla
progettazione di un sito “WEB”, alla produzione di materiale informativo utile alla
raccolta delle adesioni, secondo le necessità del Fondo stesso.
I compiti della fase provvisoria si esauriscono qui.
Dopo essere stata eletta, l’Assemblea degli Associati, all’atto del suo primo
insediamento, elegge il Consiglio di Amministrazione (C.d.A.) definitivo del Fondo.
Questo
provvede
a
chiedere
alla
CO.VI.P.
l’autorizzazione
all’esercizio
dell’attività.
Con l’autorizzazione il C.d.A. definitivo, deve definire la struttura necessaria a
svolgere l’operatività del Fondo, e in questo quadro “scegliere” un gestore
amministrativo definitivo.
La scelta si svolgerà, attraverso un bando di pubblica offerta e la conseguente
selezione dei concorrenti, il C.d.A. può ovviamente optare anche per una
riconferma del service che ha curato la gestione nella fase provvisoria cosi come,
potrebbe riservarsi una differente scelta, in questo senso non si può prescindere
dalla qualità e dai costi delle offerte ricevute
Nella
fase
definitiva
il
service
amministrativo
terrà
l’amministrazione
finanziaria e contabile per il Fondo, il sistema anagrafico, provvederà ad
implementare un idoneo servizio informativo.
Il sistema informativo deve rispondere a molteplici esigenze:
 deve minimizzare la complessità di utilizzo, limitando gli interventi
specialistici all’indispensabile:
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 deve presentare un alta capacità di adattamento ai sistemi informativi e ai
supporti tecnologici dei vari interlocutori del fondo (Banca Depositaria,
Gestori Finanziari, imprese);
 deve essere affidabile, economico, competitivo per prestazioni e qualità dei
supporti tecnologici utilizzati;
 deve prevedere margini sufficienti di espansione ed evoluzione.
Un idoneo sistema informativo deve dunque essere capace di raccogliere,
elaborare e classificare le comunicazioni in ingresso, provenienti dalle imprese,
prevedendo opportuni sistemi di controllo e moduli di correzione degli errori.
In questo senso quasi tutti i gestori amministrativi che - va ricordato - sono
parte integrante della struttura del Fondo, mettono a disposizione “pacchetti servizio” modulati secondo le esigenze del Fondo e della tipologia delle imprese.
La creazione di una rete di posta elettronica che interconnetta le aziende, il
gestore amministrativo e il Fondo, ad esempio, consente un contenimento dei
costi e una semplificazione delle procedure informative dal Fondo e verso il
Fondo.
Il sistema informativo del Fondo è in grado di strutturarsi in differenti moduli,
alcuni dei quali non sono di pubblico dominio, ma riservati ai singoli associati, alle
aziende di cui questi sono dipendenti, alla Banca Depositaria, ai gestori
Finanziari.
L’azienda che versa i contributi al Fondo deve redigere una distinta dei
contributi raccolti per ogni socio suo dipendente ( TFR, quota lavoratore e quota
azienda) e deve recapitarla al Fondo/service amministrativo mentre invierà alla
Banca depositaria, tramite bonifico bancario, il totale dei contributi raccolti in
azienda.
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Per le comunicazioni periodiche dei contributi a vario titolo raccolti, le imprese
possono utilizzare supporti informatici, servendosi direttamente del servizio e
mail presente nel sistema, oppure supporti cartacei.
In quest’ultimo caso il gestore amministrativo predispone la modulistica standard
idonea ad una corretta raccolta delle informazioni da parte del Fondo, per il
successivo riscontro con la banca per verificare la corrispondenza dei contributi
individuali ed il totale del Bonifico.
Il fondo deve comunque sempre essere in grado di mantenere sotto controllo
l’evoluzione del sistema, fornendo in tempo reale tutti i dati contributivi relativi
ai singoli associati, classificabili per aziende da cui dipendono. La gestione
dell’anagrafica e la complessità, nonché i livelli di classificazione offerti dal
sistema informativo, decretano il grado di efficienza complessivo del gestore
amministrativo.
I rapporti fra il gestore amministrativo, i vari gestori finanziari e la Banca
Depositaria vengono gestiti attraverso la predisposizione di sotto archivi
all’interno del sistema informativo. Il gestore amministrativo è così in grado di
catalogare nella sua banca dati le informazioni relative ai movimenti finanziari
raccolti dalla Banca Depositaria e di incrociarle con i dati provenienti dal gestore
finanziario. La riconciliazione automatica dei crediti e dei debiti avviene
attraverso l’incrocio della situazione portafoglio titolo a disposizione dei gestori
finanziari con la movimentazione presente negli estratti conto ella Banca
Depositaria,
è
questo
incrociare
d’informazioni
assieme
alla
tenuta
amministrativa, che consente al Fondo/Service di calcolare il valore della quota
del Fondo.
Il sistema informativo del gestore amministrativo deve inoltre essere in grado di
assicurare il massimo livello di riservatezza, in conformità con la normativa in
materia di privacy e sicurezza (Legge 675/96).
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L’attività del gestore amministrativo non si esaurisce nell’implementazione di un
idoneo ed efficiente sistema informativo. La razionalizzazione della raccolta
delle informazioni e la sicurezza della custodia delle stesse, comprendendo anche
gli opportuni moduli di rilevamento e correzione automatica degli errori, è una
attività funzionale a quella tipica del “service amministrativo”.
Innanzi tutto la gestione dei flussi informativi deve essere funzionale all’attività
del fondo.
A tal fine il gestore amministrativo acquisisce le informazioni statutarie e
regolamentari necessarie a valutare la correttezza delle operazioni effettuate
dalle imprese associate al Fondo.
Nel caso di liquidazione delle somme a titolo di riscatto o anticipazione agli
associati il gestore amministrativo produce l’idonea documentazione necessaria al
Fondo; verifica la sussistenza dei requisiti per l’accesso alla prestazione da parte
degli associati, secondo le norme di legge e/o statutarie.
La sintesi non è esaustiva sull’argomento. Appare comunque chiara la complessità
dei compiti inerenti alla gestione amministrativa, ed è evidente, l’importanza di
dotare la struttura del fondo, di opportune procedure di valutazione e controllo
del gestore amministrativo.
In definitiva, se è vero che ogni gestore amministrativo predispone nel suo
sistema informativo gli accorgimenti opportuni per isolare “le eventuali anomalie”
ed errori, è altrettanto vero che l’esperienza di questi primi anni di
funzionamento dei fondi ci dice che le disfunzioni, pur rimediabili, non sono
un’eccezione e che le riconciliazioni tra i dati provenienti dalle diverse fonti
(Banca Depositaria e gestori finanziari) non sono sempre automatiche e scontate.
Alcune anomalie che in una prima fase non sono di impedimento all’attività del
Fondo, possono divenire con il tempo “bloccanti”.
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In questo quadro le discordanze e le anomalie potrebbero con il tempo “falsare”
le comunicazioni sui risultati del fondo dirette agli associati e previste dal d.lgs
124/93 e dalle delibere della CO.VI.P.
In una prospettiva di competizione tra più forme di previdenza complementare e
tra fondi chiusi ed aperti dunque la percezione, da parte degli associati, di
indecisioni e di continue anomalie, pur isolate e sanate, o di una ridotta capacità
di controllo informativo del Fondo, potrebbe generare un effetto disincentivo a
nuove adesioni o il trasferimento delle posizioni maturate presso altri Fondi.
Queste riflessioni ci obbligano a considerare indispensabile, una forte
integrazione tra struttura del Fondo e Service, valutando - laddove si ritenesse
realizzabile - anche la possibilità di
ripensare all’opportunità di appaltare in
outsorcing la gestione amministrativa di fondi sviluppati e caratterizzati da una
struttura consolidata e verificata nel tempo.
E’ del tutto evidente che questo giudizio dipende molto dalla capacità della
struttura di dotarsi di un efficiente sistema informativo interno, dall’entità delle
quote associative versate per il funzionamento e la gestione del fondo, dal
numero complessivo degli iscritti, dalla loro diffusione e parcellizzazione sul
territorio.
In ogni caso la scelta di quali attività affidare al service amministrativo non può
avvenire in maniera passiva o considerando i soli fattori di costo.
Delegare completamente tutte le prestazioni informative, formative, di
funzionamento e di sostegno del fondo, significa rinunciare ad ogni rapporto
diretto con gli associati.
Alcuni servizi – per esempio la creazione presso la sede del fondo di un “call
center” – possono essere, in alcuni casi, autonomamente svolti dal fondo
attraverso proprie risorse.
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Concludendo, l’attività del “service” può fornire risposte importanti sul piano
economico
e
funzionale
per
la
gestione
amministrativa
e
contabile
e
rappresentare un efficiente strumento d’ausilio della struttura ma il Consiglio di
Amministrazione - che resta l’insopprimibile organo a cui compete il potere di
indirizzo strategico ed operativo del fondo - deve attentamente valutarne i limiti
e le modalità di utilizzo.
Roma, 5 ottobre 2000
Angelo Marinelli
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