ALLEGATO 1)
CONVENZIONE
Per la realizzazione del progetto sperimentale “Circolarità anagrafica” fra Provincia di Modena,
Comune di Modena e Comuni della Provincia di Modena
L'art. 1 del D.P.C.M. 5/5/94 emanato in ottemperanza al disposto dell' art. 2 comma 6 del Decreto
Legge 15 Gennaio 1993 n. 15 convertito nella L. 63/93 del 17 Marzo 1993 istituisce il servizio di
scambio telematico di dati tra Comuni ed organismi che erogano servizi di pubblica utilità o
preposti all' informazione statistica pubblica o che esercitano attività di prelievo contributivo e
fiscale.
Il comma 5 dell'art. 2 della L. 127/97 (Misure urgenti per lo snellimento, dell'attività amministrativa
e dei procedimenti di decisione e controllo) prevede espressamente la interconnessione telematica
tra gli archivi anagrafici e di stato civile dei Comuni, le altre pubbliche amministrazioni, nonché i
gestori o esercenti di pubblici servizi per l'eliminazione o la riduzione delle certificazioni
anagrafiche e la semplificazione dei procedimenti amministrativi; mentre il comma 6 dello stesso
articolo prevede la possibilità di certificazioni anagrafiche a distanza con strumenti telematici.
A seguito dell’intensa collaborazione di referenti di molti Comuni della provincia di Modena
coordinati dalla Amministrazione Provinciale, si è sviluppata l’idea progettuale della costituzione di
un progetto sperimentale di collaborazione e di accesso informatico controllato alle informazioni
anagrafiche comunali.
Il suddetto progetto denominato “Circolarità anagrafica” ha raccolto l’adesione di una larga parte di
Comuni, anche sostenuto dall’evoluzione tecnologica che consente l’interrogazione anagrafica
senza che ciò comporti la duplicazione degli archivi in sede diversa dal Comune gestore.
Col progetto in esame si intende semplificare e favorire la razionalizzazione dei flussi procedurali e
informativi da parte delle Pubbliche Amministrazioni locali, sovra-comunali e centrali, tramite la
implementazione di un sistema telematico sicuro per la consultazione di basi dati “normalizzate”
estratte da quelle anagrafiche comunali, favorendo l’accessibilità, in modalità certificata e sicura
secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia, ad alcuni elementi informativi propri
dei data base anagrafici comunali da parte del Sistema della Autonomie Locali e degli altri Enti
interessati per potere adempiere alle proprie competenze istituzionali [Questura, Prefettura, INPS,
Sanità (AUSL), Giustizia (Procura della Repubblica), ecc].
Il Sistema proposto è conforme a quanto è previsto dall’A.I.P.A. (V. Circolare del 6 settembre
2001, n. AIPA/CR/32, Direttiva della Presidenza del Consiglio del 30 maggio 2002) e dalle linee
guida previste per i progetti di E-Government in materia di cooperazione applicativa, con
particolare riferimento alle Porte di Dominio ed ai protocolli standard di comunicazione XML e
SOAP, conformi alle linee guida per la “usabilità e l’accessibilità dei Siti Web delle Pubbliche
Amministrazioni” e del consorzio W3C.
Il Sistema non confligge con la normativa in essere, in particolare in quanto non prevede il
trasferimento, tramite copia, dei dati anagrafici ad Enti diversi dal Comune; il sistema provvede,
infatti, a rendere disponibili, in modalità sicura, funzioni di consultazione del database anagrafico
gestito da ogni singolo Comune, vincolate al rilascio di apposita autorizzazione formale da parte del
responsabile di ciascuna anagrafe comunale; inoltre, è conforme alle disposizioni dettate a tutela
della riservatezza dei dati personali (Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia
di protezione dei dati personali”).
Il Sistema non sostituisce circuiti informativi propri del progetto INA-SAIA. e non ne contrasta
l’impostazione e la filosofia.
L’architettura informatica in parola costituisce un valido supporto al controllo rapido ed in linea
delle “autocertificazioni” da parte degli uffici delle Pubbliche Amministrazioni abilitate,
proponendosi parimenti obiettivi di semplificazione e snellimento delle procedure e di riduzione dei
costi e dei tempi di espletamento delle pratiche.
Sotto il profilo tecnico, il progetto propone la realizzazione di una interfaccia video omogenea ed
unificata che permetta, previa autorizzazione del Responsabile di ciascuna anagrafe, l’accesso
semplificato alle informazioni anagrafiche, da parte degli Enti e degli organismi attivi sul territorio
(Comuni, Provincia, INPS, AUSL, Forze dell’Ordine e di Pubblica Sicurezza, ecc.).
Il progetto costituisce la base e il supporto per lo sviluppo dei sistemi statistici provinciali, regionali
e nazionali in materia di demografia ed aspetti collegati.
Il progetto prevede, inoltre, un Sistema di Sicurezza e di Autenticazione, avente l’obiettivo di
garantire un elevato livello di sicurezza nell’utilizzo delle applicazioni, all’interno di
un’Amministrazione e nei rapporti tra più Amministrazioni, consentendo pertanto la gestione degli
utenti, dei profili diversificati di utenza e delle abilitazioni.
Il suddetto Sistema di Sicurezza e di Autenticazione manterrà traccia di ogni accesso ai dati nel file
di “LOG”, dove verranno memorizzate le informazioni relative all’identità dell’esecutore delle
operazioni, della data e dei parametri di riferimento; il riconoscimento dell’utente e l’autorizzazione
all’accesso ai dati potranno avvenire anche mediante strumenti di Firma Elettronica (ovvero tramite
CIE o CNS).
Il progetto prevede la definizione della figura dell’amministratore del sistema (responsabile di tutte
le componenti di sicurezza), il quale dovrà rapportarsi direttamente con i responsabili delle anagrafi
comunali.
La disponibilità dell’accesso condiviso alle informazioni anagrafiche comunali potrà consentire,
inoltre, l’attivazione a livello cooperativo ed associato di servizi avanzati (ad es. Carta Identità
Elettronica e Carta Nazionale dei Servizi) attivando sinergie, trasferimento di esperienze innovative
e permettendo meccanismi di risparmio e di sfruttamento di investimenti comuni.
La fattibilità tecnica ha individuato un insieme minimo di informazioni contenute nelle anagrafi
della popolazione residente di ciascun comune, in grado di rappresentare in forma di “database
normalizzato” i dati anagrafici, variamente gestiti dalle procedure informatiche dei comuni.
E’ stata effettuata, in proposito, una ricognizione delle procedure informatiche attualmente in uso
presso i Comuni della Provincia di Modena per la gestione dei Servizi Demografici.
Si è provveduto, inoltre, a verificare la compatibilità del progetto sotto il profilo giuridico
normativo, in primo luogo in relazione ai compiti di vigilanza in capo al Prefetto in materia di
Servizi Demografici.
Tra la Provincia di Modena, con sede in Modena, viale Martiri della Libertà n. 34, P.IVA e codice
fiscale 01375710363, rappresentata dal Direttore dell’Area Risorse Umane, Organizzazione,
Informatica e Affari Generali.
il Comune di Modena, con sede in Modena, Piazza Grande n. 2 P.IVA e codice fiscale
00221940364 rappresentata dal Dr.
, Dirigente del Settore Sistemi Informativi e Telematici
Comunicazione e Relazioni con i Cittadini
e il Comune di Soliera con sede in Soliera, Piazza Repubblica n. 1, P.IVA e codice fiscale
00221720360, rappresentato dal Responsabile del Settore Servizi di Staff e Affari Generali
SI CONVIENE E STIPULA QUANTO SEGUE
Art. 1 Premesse
Il preambolo della presente convenzione ne costituisce parte integrante ad ogni effetto.
Art. 2 Impegni della Provincia di Modena
1.
Svolgere funzioni di coordinamento generale, di monitoraggio del sistema complessivo e di
promozione in sviluppo e valorizzazione ulteriore.
2.
Garantire, in raccordo con la Regione Emilia Romagna, la disponibilità ed il buon
funzionamento della Rete Telematica denominata “Lepida”, che garantisce i collegamenti
diretti fra i diversi Comuni del territorio ed attraverso la quale avverrà il veicolamento dei flussi
informativi fra gli Enti aderenti.
3.
Finanziare, congiuntamente al Comune di Modena, l’acquisizione delle componenti hardware e
software che realizzano l’architettura cooperativa (porta delegata di dominio e portale di
accesso) che consentirà la consultazione controllata dei dati anagrafici messi a disposizione da
parte dei Comuni aderenti; ovvero l’acquisizione di un server su cui installare il portale
centralizzato di accesso ai database normalizzati dei Comuni ed i relativi sistemi di
autorizzazione e controllo.
4.
Finanziare l’acquisizione delle componenti hardware necessarie per la implementazione del
progetto nei Comuni aderenti, ovvero un server opportunamente configurato e in grado di
ospitare il database normalizzato estratto dalla base dati anagrafica della popolazione
comunale.
5.
Finanziare l’integrazione del software anagrafico di ogni singolo Comune aderente, attraverso
un modulo software che consenta l’alimentazione e l’aggiornamento del “database
normalizzato”, ovvero dell’interfaccia software fra l’applicativo di gestione dei Servizi
Demografici del Comune aderente e le componenti server che all’interno del Comune
realizzano la porta applicativa propria dell’architettura cooperativa del sistema.
6.
Ospitare e garantire la buona funzionalità delle componenti server proprie della Porta delegata
e del Portale di accesso, almeno nella fase di avvio e di sperimentazione del progetto
“Circolarità anagrafica”, in attesa della costituzione del CST provinciale (Centro Servizi
Territoriale provinciale per l’informatica dei Comuni) che potrà assumere le competenze
necessarie in materia.
7.
Assolvere ai compiti di Amministratore del Sistema in attesa della costituzione del CST
provinciale (Centro Servizi Territoriale provinciale per l’informatica dei Comuni), che potrà
assumere le competenze necessarie in materia.
8.
Collaborare con il Comune di Modena per quanto attiene la progettazione e realizzazione di
moduli formativi e di addestramento per operatori e per la individuazione di aree progettuali
per lo sviluppo di funzionalità aggiuntive del Sistema.
9.
Produrre e sviluppare un sistema informativo statistico che, utilizzando le funzioni previste dal
portale, sostituisca per quanto più possibile i flussi e le comunicazioni attualmente richiesti con
varie modalità e periodicità ai comuni della Provincia.
10. Produrre e rendere disponibili ai Comuni aderenti elaborazioni statistiche periodiche rispetto ai
principali parametri ed indicatori demografici interessanti a livello provinciale, regionale e
nazionale.
Art. 3 Impegni del Comune di Modena
1. In accordo con la Provincia di Modena, sviluppare un coordinamento tecnico e procedurale del
rapporto con i Comuni aderenti e con gli Enti interessati all’utilizzo del sistema, al fine di
monitorare il livello di attivazione dei servizi e la qualità complessiva del sistema, segnalando
tempestivamente situazioni di degrado.
2. Collaborare alla gestione per garantire la buona funzionalità delle componenti server proprie
della Porta delegata e del Portale di accesso, almeno nella fase di avvio e di sperimentazione
del progetto “Circolarità anagrafica”, in attesa della costituzione del CST provinciale (Centro
Servizi Territoriale provinciale per l’informatica dei Comuni) che potrà assumere le
competenze necessarie in materia.
3. Finanziare, congiuntamente alla Provincia di Modena, l’acquisizione delle componenti
hardware e software che realizzano l’architettura cooperativa (porta delegata di dominio e
portale di accesso) che consentirà la consultazione controllata dei dati anagrafici messi a
disposizione da parte dei Comuni aderenti; ovvero l’acquisizione di un server su cui installare il
portale centralizzato di accesso ai database normalizzati dei Comuni ed i relativi sistemi di
autorizzazione e controllo.
4. Collaborare con la Provincia di Modena per realizzare l’integrazione del software anagrafico di
ogni singolo Comune aderente, attraverso un modulo software che consenta l’alimentazione e
l’aggiornamento del “database normalizzato”, ovvero dell’interfaccia software fra l’applicativo
di gestione dei Servizi Demografici del Comune aderente e le componenti server che all’interno
del Comune realizzano la porta applicativa propria dell’architettura cooperativa del sistema.
5. Finanziare l’acquisizione delle componenti hardware necessarie per la implementazione del
progetto nel Comune di Modena, ovvero un server opportunamente configurato e in grado di
ospitare il database normalizzato estratto dalla base dati anagrafica della popolazione
comunale.
6. Finanziare l’integrazione del software anagrafico in uso c/o il Comune di Modena attraverso un
modulo software che consenta l’alimentazione e l’aggiornamento del “database normalizzato”,
ovvero dell’interfaccia software fra l’applicativo di gestione dei Servizi Demografici del
Comune di Modena e le componenti server che all’interno del Comune realizzano la porta
applicativa propria dell’architettura cooperativa del sistema.
7. Collaborare con la Provincia e la ditta fornitrice della soluzione porta di dominio” e portale di
accesso, per produrre e rendere disponibile la documentazione operativa e tecnica attivando, in
collaborazione con la Provincia e la ditta fornitrice, momenti di formazione ed addestramento
degli operatori interessati.
8. Ricercare nuovi campi di applicazione del Sistema e promuovere lo sviluppo dei servizi in
costante riferimento all’evoluzione tecnologica e normativa, in accordo con le disposizioni e gli
indirizzi delle Autorità Centrali dello Stato o di altri organismi competenti o preposti in
materia.
9. Contribuire, in collaborazione con la Provincia, alla progettazione ed alla eventuale
realizzazione di componenti aggiuntive del Sistema che ne permettano un suo ampliamento
funzionale (ad esempio: integrazione Sistema Informativo ARCOWEB di INPS).
Art. 4 Impegni di ogni Comune aderente alla convenzione
1. Garantire l’alimentazione della banca dati normalizzata della popolazione residente secondo il
tracciato definito e concordato ed attraverso l’interfaccia software sviluppata in collaborazione
con la Provincia sia per il popolamento iniziale, sia per i successivi aggiornamenti secondo i
tempi e le modalità concordate in sede tecnica.
2. Garantire l’allineamento costante dell’interfaccia di normalizzazione dei propri dati anagrafici,
intervenendo con proprie risorse qualora il proprio software applicativo di gestione dei Servizi
Demografici venga variato.
3. Partecipare a momenti di coordinamento e di formazione che verranno via via definiti.
4. Segnalare tempestivamente, secondo modalità che saranno di comune accordo definite e
comunicate, qualsiasi malfunzionamento o problema sia tecnico, sia organizzativo, che non
permetta l’espletamento corretto e completo delle funzioni e dell’attività oggetto della
convenzione.
5. Impegnarsi alla promozione ed allo sviluppo ulteriore del sistema con proposte di
miglioramento e di implementazione di nuovi servizi riferiti al Sistema realizzato tramite il
Progetto “Circolarità anagrafica”.
Art. 5 Altre disposizioni
Salvo quanto disposto da eventuali specifici accordi da attivare con Enti ed organismi della
Pubblica Amministrazione locale o centrale, la diffusione dei dati sarà effettuata limitatamente alle
Pubbliche Amministrazioni aderenti al progetto e per le consultazioni relative a compiti
istituzionali.
Le condizioni di riservatezza e di sicurezza saranno garantite attraverso la distribuzione di chiavi
personalizzate di accesso agli operatori individuati dai responsabili degli Uffici Anagrafe dei
Comuni interessati.
La Prefettura di Modena svolgerà, attraverso funzionari ed uffici allo scopo individuati, e con le
modalità che riterrà più opportune, funzioni di monitoraggio generale e puntuale del sistema.
La Provincia di Modena ed ogni Comune aderente individueranno un responsabile per l’attuazione
ed il rispetto di quanto richiesto dalla presente convenzione.
Art. 6 Validità
La presente convenzione ha durata di tre anni dalla data di stipula rinnovabili per altri tre anni
qualora le parti lo convengano.
