Tema - Tramontana

Sistema informativo aziendale: finalità, contenuto ed
evoluzione
Angelo Pirola
Tema
Il sistema informativo costituisce «quell’insieme di procedure contabili e statistiche,
manuali, meccanizzate con macchine di vario tipo fino ad elaboratori
autoregolantisi, che assommano ogni analisi qualitativa ed ogni determinazione
quantitativa, relativamente all’impostazione e risoluzione dei problemi conoscitivi
dell’andamento di un’azienda» (A. AMADUZZI, Il sistema informativo aziendale nei
suoi caratteri fondamentali, in «Rivista italiana di ragioneria e di economia
aziendale», 1973).
Analizzare la definizione di sistema informativo aziendale sopra riportata
evidenziando in particolare:
a) il rapporto tra informazione e attività aziendale;
b) le fasi del processo informativo aziendale;
c) i riflessi delle tecnologie informatiche e telematiche sulla operatività delle
imprese.
Illustrare successivamente tre situazioni operative in cui si possano individuare
delle relazioni tra contabilità sezionali e contabilità generale o tra contabilità
gestionale e contabilità generale. Presentare le scritture contabili e indicare le voci
di Stato patrimoniale di Conto economico a esse collegate.
Informazioni e attività aziendali
Le attività e le decisioni assunte all’interno del sistema aziendale, per il
conseguimento del fine per cui l’impresa stessa è stata costituita, si possono
classificare in strategiche, tattiche e operative.
L’attività strategica, riservata all’alta direzione (vertice strategico), consiste nella
formulazione degli obiettivi fondamentali, nella definizione delle risorse materiali e
umane da impiegare e dei tempi entro i quali perseguire detti obiettivi (redazione
dei piani aziendali).
A chi opera a livello di linea intermedia spetta invece lo svolgimento dell’attività
tattica; tale attività, strettamente coordinata con quella di pianificazione riservata al
vertice strategico, si concretizza nella redazione di programmi per le diverse
funzioni aziendali, nella scelta delle combinazioni produttive più efficaci, nel
controllo del raggiungimento degli obiettivi definiti per ciascuna funzione aziendale.
L’attività operativa (o attività esecutiva) compete al nucleo operativo (quadri
intermedi, impiegati, operai) e si manifesta sia attraverso la redazione di programmi
dettagliati contenenti istruzioni precise per l’esecuzione delle attività pianificate e
programmate dagli organi superiori, sia nell’esecuzione dei programmi
rispettandone tempi e risorse.
Le tre categorie di attività, che naturalmente comportano gradi di responsabilità
decisionale differenti (massima responsabilità per chi fa parte del vertice strategico
e minore per coloro che si trovano nel nucleo operativo), hanno bisogno di adeguati
dati e informazioni.
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In sintesi, tra attività aziendale e caratteristiche del supporto informativo si
possono individuare le seguenti correlazioni (P. CAMUSSONE, Il sistema informativo,
Etas):
Attività strategica
Attività tattica
Attività operativa



Informazioni esterne
Dati prospettici stimati e approssimati
Dati anche non omogenei con il resto
del sistema




Informazioni interne
Dati omogenei e congruenti tra loro
Dati sintetici
Elaborazioni ripetitive e coerenti nel
tempo



Dati esatti e analitici
Esigenze informative in tempo reale
Modelli per lo svolgimento di
operazioni
Fasi del processo informativo aziendale
Per soddisfare le esigenze informative espresse dai vari organi aziendali, l’impresa
deve essere dotata di un sistema informativo coerente con le proprie dimensioni e
l’attività svolta.
Il sistema informativo deve consentire all’impresa di trasformare con efficacia ed
efficienza i dati grezzi in informazioni; tale trasformazione richiede la presenza di
risorse tecniche (hardware), programmi e procedure (software di base, software
applicativo) e risorse umane.
Il processo informativo aziendale si snoda attraverso sei fasi (L. MARCHI, I sistemi
informativi aziendali, Giuffrè):
1. raccolta: i dati possono provenire da fonti informative interne o esterne
all’impresa in funzione dell’oggetto analizzato e degli scopi dell’analisi (un’analisi
sui risultati della produzione muove da dati interni al sistema azienda, mentre
un’analisi sui comportamenti dei consumatori si svolge a partire da dati
provenienti dall’ambiente esterno);
2. selezione: i dati raccolti vengono filtrati al fine di conservare soltanto quelli utili
per la rappresentazione del fenomeno scelto;
3. classificazione: i dati sono raggruppati in classi omogenee sotto il profilo
qualitativo o quantitativo;
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4. elaborazione: i dati grezzi sono trasformati, sulla base di un modello e
mediante metodi e strumenti appropriati, al fine di acquisire capacità
segnaletica;
5. comunicazione: i problemi connessi a detta fase del processo informativo sono
di carattere tecnico (accuratezza della trasmissione dei dati), semantico
(idoneità dei simboli impiegati a rappresentare i fenomeni economico aziendali)
e pragmatico (capacità dei dati di condizionare i comportamenti nella direzione
desiderata);
6. interpretazione: dalle informazioni prodotte e trasmesse si ricavano le
conoscenze utili per l’assunzione delle decisioni strategiche, tattiche e
operative.
Il sistema informativo aziendale si compone di due sottosistemi. Il sistema
informativo non contabile costituisce il supporto delle decisioni strategiche;
comprende statistiche interne ed esterne all’impresa, informazioni economiche sulla
congiuntura nazionale e internazionale, informazioni sul settore in cui opera
l’impresa, elaborazioni sintetiche dei risultati contabili.
Il sistema informativo contabile produce informazioni per le attività tattiche e
operative; esso ha come base i documenti originari e, a sua volta, si articola in
scritture elementari, contabilità sezionali, contabilità generale, contabilità analitico –
gestionale, budget. In particolare, le scritture elementari (prima nota), le contabilità
sezionali (cassa, banche, fornitori, clienti, magazzino, personale, beni strumentali) e
la contabilità generale (scritture complesse composte in ordine cronologico e
sistematico) rappresentano un supporto per il nucleo operativo; la contabilità
analitico – gestionale (chiamata anche contabilità industriale) e il budget sono
funzionali all’attività di programmazione e controllo compiuta da dirigenti e quadri
intermedi.
Evoluzione del sistema informativo
L’avvento dell’informatica e della telematica sta profondamente modificando i
sistemi informativi aziendali. L’information technology (IT) riveste ormai all’interno
delle imprese un ruolo di primo piano e consente di progettare e realizzare, non
soltanto nelle grandi imprese ma anche in quelle di piccola e media dimensione,
sistemi informativi che comprimono i costi e riducono le distanze e i tempi di
comunicazione.
Le reti telematiche, Internet in particolare, consentono di ottenere e trasmettere
informazioni in tempo reale e a costi sempre più contenuti. Tuttavia la disponibilità
immediata di una enorme quantità di dati e informazioni pone nuovi problemi
all’impresa: essa infatti deve essere in grado di indirizzare il flusso di informazioni a
sua disposizione e gestirlo secondo le proprie esigenze.
Secondo recenti studi (M. FAZZINI, Dal sistema informativo al network informativo.
L’impatto di internet sulla operatività delle aziende: prime riflessioni, «Rivista
italiana di ragioneria e di economia aziendale», 2000) il sistema informativo viene
ad assumere una struttura a rete, si passa in tal modo dall’information system
all’information network. In termini più chiari, il sistema informativo non è più
concepito come un sottosistema interno al sistema azienda, ma è la rete che
diventa il sistema informativo: l’azienda costituisce un veicolo di informazioni per sé
e per gli altri stakeholders con cui interagisce all’interno della rete.
I soggetti che operano con l’azienda (fornitori, clienti, banche ecc.) e quelli che
collaborano al suo interno forniscono dati al sistema informativo e nel medesimo
tempo ricevono da esso dati.
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Anche dal punto di vista tecnico i cambiamenti sono rilevanti. La tradizionale
architettura di un sistema informativo prevede che i flussi di dati provenienti
dall’esterno siano raccolti mediante un elaboratore centrale, trattati dallo stesso e
quindi trasmessi alla periferia del sistema. Vi è quindi un sistema centrale (server) e
una serie di utenti (client); occorre gestire un mainframe con il suo sistema e le sue
applicazioni.
Con la struttura reticolare si modifica l’architettura del sistema informativo, che si
incentra su sistemi distribuiti nei quali ciascun componente funziona come server e
client; l’unità centrale non riveste più la funzione di raccolta della globalità dei dati
ma di coordinamento della gestione dei dati ai vari livelli.
Il sistema a rete da implementare nell’impresa deve svilupparsi in due direzioni
abbinate a Internet: da un lato si usa Internet per creare un accesso integrato alle
informazioni per ogni collaboratore interno dell’impresa (intranet); dall’altro si
realizza una rete (extranet) per comunicare con l’esterno (fornitori, clienti ecc.).
Raccordo tra contabilità sezionali, contabilità generale
e contabilità gestionale
1. Retribuzioni, contributi sociali, ritenute fiscali, TFR
Il 27 aprile la funzione personale della ETT spa, impresa operante nel settore informatico,
procede alla liquidazione delle retribuzioni dei propri dipendenti relative ad aprile sulla base
dei seguenti dati:
retribuzioni lorde
ritenute sociali
ritenute fiscali
assegni per il nucleo familiare
e indennità malattia e maternità
retribuzioni nette
120.540 euro
- 11.078 euro
- 20.797 euro
+ 1.890 euro
90.555 euro
Liquida gli oneri sociali a carico della spa, che ammontano a 45.540 euro. Le retribuzioni
sono pagate, sempre in data 27 aprile, mediante bonifico bancario disposto presso la
Banca Popolare di Milano . Il 16 maggio la società versa a mezzo banca le ritenute sociali
e fiscali.
Il 31 dicembre la ETT spa rileva la quota TFR maturata nel corso dell’esercizio
considerando i seguenti dati:
retribuzioni lorde annue
contributo 0,50% con diritto di
rivalsa
debito per TFR preesistente
indice ISTAT
1.567.020,00
euro
7.835,10 euro
2.540.650,00
euro
2,4
La contabilità sezionale del personale elabora, tra l’altro, i dati che consentono di
liquidare e pagare la retribuzione di ciascun dipendente, liquidare i contributi sociali
dovuti mensilmente dalla spa e determinare la quota TFR maturata al termine di
ciascun esercizio.
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Sulla base di dette elaborazioni analitiche la spa è in grado di comporre le scritture
sul libro giornale e nei conti di mastro. I saldi dei conti ancora accesi al 31/12
confluiscono nelle corrispondenti poste di bilancio. Come si può osservare, le
rilevazioni in contabilità generale e l’iscrizione dei valori in bilancio avvengono
grazie alla contabilità sezionale che costituisce il supporto indispensabile per la
composizione delle scritture complesse.
La legislazione in materia di lavoro obbliga le imprese alla tenuta del libro matricola
e del libro paga; su detto libro vengono annotate le ore di lavoro, le retribuzioni
liquidate periodicamente, le ritenute e l’eventuale assegno per il nucleo familiare
spettante.
Sul libro giornale si ha:
27/04
27/04
27/04
33.01 SALARI E STIPENDI
18.12 ISTITUTI PREVIDENZIALI
15.20 PERSONALE C/RETRIBUZIONI
120.540,00
1.890,00
122.430,00
liquidate retribuzioni del mese di aprile
27/04
27/04
27/04
27/04
15.20
18.12
15.02
18.20
PERSONALE C/RETRIBUZIONI
ISTITUTI PREVIDENZIALI
DEBITI PER RITENUTE DA VERSARE
BPM C/C
122.430,00
11.078,00
20.797,00
90.555,00
pagate a mezzo banca le retribuzioni
27/04
27/04
33.02 ONERI SOCIALI
18.12 ISTITUTI PREVIDENZIALI
45.540,00
45.540,00
liquidati contributi a carico della spa
16/05
16/05
16/05
18.12 ISTITUTI PREVIDENZIALI
15.02 DEBITI PER RITENUTE DA VERSARE
18.20 BPM C/C
54.728,00
20.797,00
75.525,00
versamento contributi e ritenute
In sede di scritture di assestamento la contabilità del personale provvede a fornire
gli importi riguardanti il TFR maturato a favore dei dipendenti. I calcoli effettuati
sono i seguenti:
quota lorda maturata: 1.567.020 : 13,5
116.075,56 euro
rivalutazione TFR preesistente: 2.540.650 x (1,5 + 2,4 x
+ 83.841,45 euro
75%)%
contributo con diritto di rivalsa: 1.567.020 x 0,50%
- 7.835,10 euro
costo d’esercizio per TFR
192.081,91 euro
imposta sostitutiva 11%: 83.841,45 x 11%
- 9.222,56 euro
importo netto accantonato per TFR
182.859,35 euro
Gli importi sopra calcolati si ritrovano nella seguente registrazione in PD:
31/12
31/12
31/12
33.03 TRATTAMENTO FINE RAPPORTO
15.02 DEBITI PER RITENUTE DA VERSARE
12.01 DEBITI PER TFR
192.081,91
9.222,56
182.859,35
TFR maturato nell’esercizio
5
Voci di bilancio
Conto
SALARI E STIPENDI
Stato patrimoniale
ONERI SOCIALI
TRATTAMENTO FINE RAPPORTO
Conto economico
Costi della produzione
B) 9) a) Salari e stipendi
Costi della produzione
B) 9) b) Oneri sociali
Costi della produzione
B) 9) c) TFR
DEBITI PER TFR
Trattamento
di
fine
rapporto
di
lavoro
subordinato
C)
DEBITI PER /RITENUTE DA Debiti
VERSARE
D) 12 ) Debiti tributari
ISTITUTI PREVIDENZIALI (a fine Attivo circolante
esercizio il conto può presentare C) II 5) Crediti verso altri
eccedenza Dare o Avere)
Debiti
D) 13 ) Debiti verso
istituti di previdenza e di
sicurezza sociale
PERSONALE C/RETRIBUZIONI
Debiti
D) 14) Altri debiti
2. Costruzioni in economia
La ETT spa inizia nel corso dell’esercizio «n0» la costruzione in economia di un impianto;
in sede di formazione del bilancio, dalla contabilità gestionale si traggono i seguenti dati
necessari per valutare l’immobilizzazione in corso: costi per materiali 6.500 euro, costi per
il personale 2.230 euro; costi indiretti industriali 1.090 euro.
Nel successivo esercizio «n1» la spa termina la realizzazione dell’impianto; gli ulteriori costi
rilevati in contabilità gestionale sono: costi per materiali 3.460 euro, costi per il personale
1.980 euro, costi indiretti industriali 950 euro.
Per iscrivere in bilancio il valore di un bene realizzato in economia è necessario che
si crei un collegamento tra contabilità generale e contabilità gestionale. Infatti i
costi vengono rilevati in contabilità generale per natura, vale a dire secondo la loro
origine monetaria, e vengono poi, in contabilità industriale, riclassificati per
destinazione, cioè in base all’oggetto di calcolo (commessa, processo produttivo,
prodotto ecc.).
Con riferimento alle costruzioni in economia, durante l’esercizio la società rileva i
costi sostenuti per l’acquisto di materie e servizi, i costi per il personale, gli
ammortamenti; detti costi vengono iscritti nel Conto economico. Nel momento in cui
ha inizio la fabbricazione del bene strumentale all’interno della impresa, si apre una
scheda in cui si rilevano tutti i costi sostenuti per la realizzazione di detto bene. A
fine esercizio, quando si compongono le scritture di assestamento, i costi sostenuti
per la costruzione in economia (per l’importo che risulta dalla contabilità gestionale)
sono patrimonializzati; pertanto, coerentemente con il principio della competenza
economica, la spa procede a una rettifica indistinta dei costi di esercizio.
Si pone per gli amministratori della spa il problema della valutazione del bene
ottenuto in economia. In proposito il codice civile (art. 2426) comprende nella
nozione di costo di produzione: a) i costi direttamente imputabili (materie,
6
manodopera diretta, quote di ammortamento di cespiti impiegati esclusivamente
per la fabbricazione del bene, costi di progettazione ecc.); b) i costi indirettamente
imputabili (manodopera indiretta, forza motrice, consulenze tecniche ecc.; sono
esclusi i costi amministrativi, commerciali, generali e fiscali); c) i costi finanziari
correlati alla costruzione in economia.
Alla fine dell’esercizio «n0» sul libro giornale si registra la rettifica indistinta dei costi
di esercizio precedentemente rilevati per natura:
31/12
31/12
02.20 IMMOBILIZZAZIONI IN CORSO
20.50 COSTRUZIONI INTERNE
9.820,00
9.820,00
impianti in fase di realizzazione in economia
Nell’esercizio «n1», nel momento in cui viene completata la fabbricazione
dell’impianto, si patrimonializzano i costi sostenuti nell’esercizio per ultimare la
fabbricazione interna dell’impianto e si stornano al conto Impianti e macchinari i
costi patrimonializzati nel precedente periodo amministrativo:
…
…
…
02.02 IMPIANTI E MACCHINARI
02.20 IMMOBILIZZAZIONI IN CORSO
20.50 COSTRUZIONI INTERNE
16.210,00
9.820,00
6.390,00
completata la costruzione in economia di impianti
Voci di bilancio
Conto
IMPIANTI E MACCHINARI
IMMOBILIZZAZIONI IN CORSO
COSTRUZIONI INTERNE
Stato patrimoniale
Immobilizzazioni
B) II 2) Impianti e
macchinario
Immobilizzazioni
B) II 5) Immobilizzazioni
in corso e acconti
Conto economico
Valore della produzione
A) 4) Incrementi di
immobilizzazioni per
lavori interni
3. Rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e finiti
A fine esercizio la ETT spa, sulla base delle informazioni elaborate dalla contabilità
gestionale, valuta le rimanenze come segue:
 prodotti in corso di lavorazione: 23.450 euro;
 semilavorati: 12.540 euro;
 prodotti finiti: 65.900 euro.
Come visto nel caso della costruzione in economia dell’impianto, anche per la
valutazione delle rimanenze di prodotti e semilavorati gli amministratori della spa
devono utilizzare i dati provenienti dalla contabilità industriale (dalla contabilità
sezionale di magazzino, inoltre, la contabilità generale trae i dati riguardanti la
consistenza delle scorte di fine anno).
Infatti la legislazione civilistica stabilisce che le rimanenze di prodotti siano valutate
al minore tra il costo di produzione e il valore di mercato; il costo di produzione è
una informazione ottenibile dalla contabilità industriale che considera i costi
7
secondo la loro destinazione. Sempre dalla lettura dell’art. 2426 del codice civile si
possono conoscere i costi elementari che opportunamente aggregati consentono di
ottenere il costo di produzione: materie prime e sussidiarie, costi industriali diretti,
costi industriali indiretti (manodopera indiretta, forza motrice, materie di consumo,
ammortamenti, manutenzione). Sono esclusi dalla configurazione di costo prevista
dal legislatore (costo industriale) i costi amministrativi, i costi commerciali e i costi
generali.
Al 31/12, poiché non si è ancora verificato il correlato ricavo di vendita, la società
compone una scrittura di rettifica indistinta dei costi, che sono rinviati agli esercizi
successivi (costi sospesi).
Nel libro giornale si ha:
31/12
31/12
31/12
31/12
31/12
31/12
04.04
04.05
04.07
20.30
20.31
20.32
PRODOTTI IN LAVORAZIONE
SEMILAVORATI
PRODOTTI FINITI
PRODOTTI IN LAV. C/RIMANENZE FINALI
SEMILAVORATI C/RIMANENZE FINALI
PRODOTTI C/RIMANENZE FINALI
23.450,00
12.540,00
65.900,00
23.450,00
12.540,00
65.900,00
valutate rimanenze finali
Voci di bilancio
Conto
PRODOTTI IN LAVORAZIONE
SEMILAVORATI
PRODOTTI FINITI
PRODOTTI IN LAV. C/RIMANENZE
FINALI
SEMILAVORATI
FINALI
C/RIMANENZE
PRODOTTI C/RIMANENZE FINALI
Stato patrimoniale
Attivo circolante
C) I 2) Prodotti in corso di
lavorazione
e
semilavorati
Attivo circolante
C) I 2) Prodotti in corso di
lavorazione
e
semilavorati
Attivo circolante
C) I 4) Prodotti finiti e
merci
Conto economico
Valore della produzione
A) 2) Variazioni delle
rimanenze di prodotti in
corso di lavorazione,
semilavorati e finiti
Valore della produzione
A) 2) Variazioni delle
rimanenze di prodotti in
corso di lavorazione,
semilavorati e finiti
Valore della produzione
A) 2) Variazioni delle
rimanenze di prodotti in
corso di lavorazione,
semilavorati e finiti
8