Vantaggi dell'utilizzo dei database
Access consente di sfruttare appieno il valore dei propri dati.
Un database è molto di più di un semplice elenco o tabella.
Offre la possibilità di gestire appieno i dati, consentendone il recupero, l'ordinamento,
l'analisi, il riepilogo e la creazione di report dei risultati in pochi istanti. È in grado di
combinare i dati provenienti da diversi file, evitando così la necessità di immettere due
volte le stesse informazioni. Può persino rendere più efficiente e precisa l'immissione dei
dati.
In questa lezione verranno illustrati alcuni dei vantaggi di un database e verranno
presentate le parti più importanti di cui si compone un database.
Molto più efficace di un gruppo di elenchi
Uno dei vantaggi più importanti offerti da Access è
l'eliminazione delle complicazioni correlate all'utilizzo di più
elenchi.
Si supponga che la segretaria di un'importante associazione ambientalista abbia la
necessità di gestire un elenco di volontari per le attività di riciclaggio, un elenco di
volontari per l'organizzazione di eventi sociali, un elenco di indirizzi per le etichette delle
newsletter, un elenco di soci e così via.
Se uno dei soci volontari, incluso in svariati elenchi, cambia il proprio indirizzo di posta
elettronica, la segretaria dovrà modificare tutte le occorrenze (il problema va sotto il
nome di RIDONDANZA dei dati) dell'indirizzo in ogni elenco in cui compare, con una
conseguente notevole perdita di tempo. È sufficiente utilizzare un database ben
strutturato per poter apportare la modifica una sola volta.
Tutte le relazioni e le dipendenze saranno gestite in modo automatico dal
database.
Se le voci sono 10 o poco più, è preferibile creare un semplice elenco, ad esempio un
foglio di lavoro di Microsoft Excel oppure un elenco puntato o una tabella di Microsoft
Word.
Se i dati sono più complessi o sono soggetti a frequenti modifiche, un database di Access
offre grandi vantaggi.
Relazioni tra i dati
Le relazioni consentono di collegare dati di singole tabelle per
aumentarne l'utilità.
Access consente di creare database relazionali, il che significa che i dati, pur essendo
memorizzati in varie tabelle separate in base ad argomento o funzione, sono correlati e
possono essere riepilogati e raccolti in base alle esigenze specifiche di ogni utente.
Anche se nel database di un'associazione gli indirizzi e i numeri di telefono dei soci, gli
elenchi di volontari per le attività di riciclaggio e i dati sulla disponibilità dei singoli
volontari sono memorizzati separatamente, tali informazioni possono essere riunite in
qualsiasi momento nel modo più utile.
Ad esempio, è possibile stampare rapidamente un elenco dei volontari per il riciclaggio
della carta che hanno dato la propria disponibilità per il sabato successivo insieme ai
relativi indirizzi e numeri di telefono aggiornati.
Questi due insiemi di dati sono di tipo relazionale, per cui le informazioni di un insieme,
ad esempio il nome di Nancy Davolio nell'elenco dei volontari per il riciclaggio, sono
associate alle informazioni significative nell'altro insieme di dati, ovvero indirizzo e numero
telefonico di Nancy Davolio.
Per sfruttare appieno i vantaggi di un database, è fondamentale impostare le tabelle di
dati in modo che riflettano gli argomenti e le funzioni associati ai dati.
Durante la pianificazione del database, è consigliabile analizzare con attenzione tutti gli
scenari possibili per l'immissione dei dati, le ricerche o la creazione di report per riuscire a
soddisfare le esigenze più importanti degli utenti. Una pianificazione accurata può offrire
notevoli vantaggi a lungo termine.
Struttura dei database
Gli oggetti sono i componenti più importanti di un database.
I database di Access sono costituiti da oggetti. Nelle sezioni successive di questo corso
verranno descritti in maggiore dettaglio i quattro oggetti fondamentali elencati di seguito:
Tabelle: consentono di memorizzare i dati all'interno di righe e colonne. Tutti i database
contengono una o più tabelle.
Query: consentono di recuperare ed elaborare i dati. Tramite le query è possibile
combinare dati di tabelle diverse, aggiornare i dati ed eseguire calcoli sui dati.
Maschere: consentono di controllare l'immissione e la visualizzazione dei dati. Le
maschere sono strumenti visuali che semplificano l'utilizzo dei dati.
Report: consentono di riepilogare e stampare i dati. I report trasformano i dati delle
tabelle e delle query in documenti utili per la distribuzione e lo scambio di informazioni.
Organizzare i dati in tabelle
Le tabelle consentono di organizzare i dati.
Tutti i database in Access contengono almeno una tabella. In questa lezione verrà
spiegato da cosa è costituita una una tabella e come strutturare le tabelle in base ai dati.
Tabelle: i componenti costitutivi dei database
Figura 1 La riga contenente informazioni su United Package è un record.
Figura 2 La colonna contenente i numeri di telefono è un campo.
Le tabelle contengono i dati e sono quindi i componenti costitutivi di qualsiasi database.
Un database dovrebbe contenere una tabella separata per ogni argomento
principale, ad esempio i record degli impiegati, gli ordini dei clienti, i metodi di
spedizione o i fornitori. È importante evitare di duplicare i dati in più tabelle. La
duplicazione dei dati è un errore frequente, che però può essere facilmente evitato con
una corretta strutturazione delle tabelle.
Ogni tabella contiene righe denominate record e colonne denominate campi.
Un record è un insieme di fatti riguardanti una persona, un evento, un CD o qualsiasi
altro elemento (oggetto) particolare di proprio interesse.
Ad esempio:
- i dati personali relativi all'impiego di Nancy Davolio rappresentano un record di una
tabella Impiegati;
- Speedy Express e relativo numero di telefono rappresentano un record di una
tabella Corrieri.
Un campo è un singolo tipo di fatto che potrebbe essere applicabile a ogni persona,
evento o altro record. CAP, ad esempio, è un campo di una tabella Impiegati. Telefono è
un campo di una tabella Corrieri.
Campi di dati
Se il nome di un campo esistente non è sufficientemente chiaro, è possibile modificarlo.
Il tipo di dati di un campo, ad esempio Numerico o Valuta, limita e descrive il genere di
informazioni che è possibile immettere in un campo.
Per ogni record della tabella viene utilizzato un identificatore univoco denominato chiave
primaria.
Le proprietà dei campi sono un insieme di caratteristiche che consentono di controllare in
maggiore dettaglio i dati.
Per i campi del database sono disponibili impostazioni che consentono di stabilire il tipo
di dati che è possibile memorizzare, le modalità di visualizzazione dei dati e le operazioni
eseguibili sui dati.
Si possono ad esempio utilizzare le impostazioni di un campo per assicurarsi che tutti
immettano la data di spedizione utilizzando due numeri per il giorno, due numeri per il
mese, quattro numeri per l'anno e le barre come carattere di separazione, ad esempio
09/03/2008. È inoltre possibile stabilire che tra la data di immissione e la data di
spedizione intercorrano almeno due giorni.
Un'importante impostazione dei campi è il tipo di dati, ad esempio Numerico, Testo,
Valuta (monetaria) e Data/ora (che in Access rappresentano un unico tipo di dati). Il tipo
di dati limita e descrive il genere di informazioni contenute nel campo. Inoltre, determina
le operazioni eseguibili su un campo e la quantità di memoria occupata dai dati.
Ai campi sono inoltre associate proprietà che consentono di definire ulteriori dettagli per
le informazioni immesse nei campi, ad esempio il numero di caratteri, il valore predefinito
o una regola di convalida per verificare che i dati soddisfino criteri specifici. Le proprietà
semplificano l'immissione e la gestione dei dati.
Ogni record è univoco
Un impiegato e le informazioni correlate relative all'impiego costituiscono un
record della tabella Impiegati. Tali informazioni non devono essere ripetute in
altre tabelle o altri record.
In un database ben strutturato non esistono due record uguali.
Ogni record di ogni tabella deve essere univoco, il che significa che non devono esistere
due record identici riguardanti Nancy Davolio all'interno dello stesso database. È possibile,
tuttavia, che due impiegati abbiano lo stesso nome.
Per consentire di distinguere un record da un altro, le tabelle possono contenere un
campo chiave primaria.
La chiave primaria è un identificatore, ad esempio un numero di serie, un codice di
prodotto o un ID impiegato, univoco per ogni record.
È opportuno che i dati prescelti come chiave primaria non siano soggetti a modifiche
frequenti.
Se lo si desidera, è possibile assegnare automaticamente una chiave primaria numerica
che viene incrementata di un'unità ogni volta che si aggiunge un record in una tabella. Il
numero associato a un record rimarrà invariato anche se si aggiungono o eliminano altri
record prima di tale record.
Se si utilizzano chiavi primarie numeriche, per permettere agli utenti di identificare
facilmente i record, è possibile associare a ogni chiave primaria un nome descrittivo, ad
esempio il nome di un impiegato. In questo modo, gli utenti potranno utilizzare
informazioni immediatamente comprensibili anche se nella tabella sottostante è
memorizzato un numero.
Tutto è relativo
Il campo ID impiegato è presente in entrambe le tabelle,
come chiave primaria...
...e come chiave esterna.
Lo scopo della chiave primaria è quello di distinguere informazioni simili rendendo univoco
ogni record. La chiave primaria consente inoltre di combinare le informazioni. Per
impostare le relazioni tra le varie tabelle di un database si utilizza infatti una chiave
primaria. In questo modo le tabelle possono condividere dati e non è necessario duplicare
le stesse informazioni in più tabelle.
Le chiavi primarie consentono di sfruttare le grandi potenzialità offerte da un database
relazionale, anziché utilizzare più elenchi ripetitivi, che risultano difficili da gestire e non
sono in grado di interagire l'uno con l'altro.
Quando due tabelle sono correlate, la chiave primaria di una tabella diventa una chiave
esterna dell'altra.
Si supponga che esistano due tabelle, Impiegati e Ordini. ID impiegato è la chiave
primaria della tabella Impiegati e la chiave esterna della tabella Ordini. La tabella Ordini
ha una propria chiave primaria rappresentata da ID ordine.
Quando Nancy Davolio riceve un ordine, nella tabella Ordini viene immesso il relativo ID
impiegato. Poiché questo numero ID fa riferimento ai dettagli riguardanti Nancy Davolio
nella tabella Impiegati, non è necessario ripetere i dati di questa impiegata, ad esempio il
numero di telefono interno, nella tabella Ordini.
Per ulteriori informazioni sulle chiavi primarie, le chiavi esterne e le relazioni tra tabelle,
vedere "Organizzare i dati in tabelle".
Query
Questa query ha estratto i nomi degli impiegati che risiedono
in Gran Bretagna da una tabella Impiegati.
I dati possono spesso offrire risposte a domande specifiche.
Ad esempio:
• Quali impiegati risiedono in Gran Bretagna?
• In quanti paesi l'ammontare delle vendite è stato superiore a € 250.000 il mese
scorso?
• In quali scuole la percentuale di promossi è risultata più alta?
Le query consentono di fornire una risposta a queste domande attraverso il
raggruppamento di dati memorizzati nel database o l'esecuzione di calcoli su tali dati per
la restituzione di ulteriori informazioni.
Per fornire una risposta a questo tipo di domande, le query recuperano, filtrano, ordinano
e assemblano i dati su richiesta. Un'altra importante funzionalità delle query è la
possibilità di combinare i dati di più tabelle in una singola visualizzazione.
Le query non consentono solo di cercare i dati e visualizzarli, ma possono essere utilizzate
anche per elaborare i dati in base alle istruzioni specificate dall'utente, ad esempio per
calcolare l'ammontare complessivo delle vendite deducendo i costi di spedizione.
Con una query si possono inoltre rimuovere dati specifici, ad esempio i nomi dei soci che
non hanno pagato la quota di sottoscrizione per 2 anni di seguito. Si consiglia di prestare
attenzione durante l'esecuzione di query che modificano i dati e di eseguire un backup dei
dati prima di procedere.
Per ulteriori informazioni sulla creazione e l'esecuzione di query, vedere "Query I:
Ottenere risposte con le query".
Maschere
Gli elementi grafici, ad esempio le linee e i rettangoli, sono memorizzati
nella struttura della maschera.
I dati provengono dai campi della tabella o query sottostante.
Un calcolo è il risultato di un'espressione, memorizzata nella struttura
della maschera.
Il testo descrittivo è memorizzato nella struttura della maschera.
Le maschere sono utili per semplificare l'immissione o la visualizzazione dei dati nel
database. Sono paragonabili a finestre tramite le quali gli utenti possono utilizzare i dati.
Grazie alle maschere è possibile immettere e controllare i dati in modo semplice. I dati
immessi in una maschera vengono salvati in una tabella sottostante.
Le maschere presentano i dati in un formato chiaro ed efficace, semplificando così
l'interpretazione dei dati di una tabella o una query. Possono essere utilizzate anche per
creare una schermata iniziale, detta anche pannello comandi, che consente di avviare in
modo semplice specifiche operazioni sul database.
Le maschere possono contenere elenchi a discesa, istruzioni, controlli di spostamento e
oggetti grafici che semplificano l'utilizzo dei dati da parte degli utenti. Le maschere
agevolano pertanto l'interpretazione dei dati in vari modi.
Per ulteriori informazioni sulla creazione e l'utilizzo di maschere, vedere il corso "Maschere
e relative funzionalità".
Stampa di report
Un report converte i dati in un documento formattato.
I report sono strumenti di grande utilità per esigenze abbastanza comuni, come la stesura
di relazioni sui dati di vendita, la creazione di cataloghi di prodotti, la stampa di etichette
per CD, DVD e video o l'emissione di fatture e ricevute.
I report semplicemente trasformano i dati in documenti. Possono essere
disponibili in vari formati e dimensioni, ma sono sempre progettati per presentare i dati in
forma stampata.
I report consentono di applicare ai dati i formati di stampa e presentazione più appropriati
per le proprie esigenze.
Nei report è possibile raggruppare i dati, eseguire calcoli, aggiungere intestazioni o
impostare una formattazione personalizzata per rendere più comprensibili e leggibili le
informazioni.
Dopo aver creato un report, è possibile salvarne il formato in modo che abbia lo stesso
aspetto ogni volta che viene stampato anche se i dati cambiano.
