regolamento aziendale per l`acquisto in economia di beni e servizi

 ISTITUTI OSPITALIERI DI CREMONA
Azienda Ospedaliera ______________________________________________________________________________
REGOLAMENTO AZIENDALE PER L’ACQUISTO IN ECONOMIA DI BENI E SERVIZI 1 INDICE TITOLO I: DISPOSIZIONI GENERALI
Art. 1. Oggetto
Pag. 3
Art. 2. Finalità e Normativa di riferimento
Pag. 3
Art. 3. Ambito di applicazione
Pag.3
Art. 4. Organizzazione e competenze
Pag.5
Art. 5. Responsabile Unico del Procedimento e Direttore Esecuzione Contratto
Pag.5
Art. 6. Modalità di esecuzione degli acquisti in economia
Pag.5
Art. 7. Individuazione degli operatori economici
Pag.6
TITOLO II: PROCEDURE DI SCELTA DEL CONTRAENTE
Art. 9. Procedura negoziata mediante Cottimo Fiduciario
Pag. 6
Art. 10. Criteri di aggiudicazione
Pag. 7
Art. 11. Pubblicità
Pag. 7
Art. 12. Affidamento diretto ex art.125 comma 11 D.Lgs 163/2006
Pag. 8
Art. 13. Procedura negoziata ex art.57 D.Lgs.163/2006
Pag. 8
Art. 14.Conclusione delle procedure di acquisto – contratto
Pag. 8
Art. 15. Norme di rinvio
Pag. 8
2 TITOLO I : DISPOSIZIONI GENERALI
Art.1 - Oggetto
Il presente Regolamento è adottato con riferimento e in attuazione del Dlgs 163/2006 e
disciplina l’ambito di applicazione, i limiti di spesa e le procedure per l’acquisizione in economia
di beni e servizi occorrenti all’Azienda Ospedaliera.
Le presenti disposizioni non si applicano nei casi rientranti tra quelli previsti dal vigente
regolamento aziendale per la gestione delle casse economali.
Art. 2 – Finalità e normativa di riferimento
Le disposizioni del presente Regolamento sono finalizzate ad assicurare che l’affidamento di servizi e
forniture di beni avvenga in termini temporali ristretti e con modalità semplificate, nel rispetto dei
criteri di efficienza, efficacia ed economicità di gestione, dei principi comunitari di trasparenza,
non discriminazione, parità di trattamento, proporzionalità, delle indicazioni contenute nella
Comunicazione Interpretativa CE C-179/2006, dei principi di cui alla L.241/1990 e con
particolare riferimento:
● alla seguente normativa nazionale:
¾ art. 97 della Costituzione
¾ D.Lgs. 163/2006 “ Codice dei Contratti Pubblici” e ss.mm.ii., in particolare all’art. 125;
¾ D.L. 52/2012 convertito in L.94/12 “Disposizioni urgenti per la razionalizzazione della
spesa pubblica” e DL 95/2012 convertito in L.135/12 “Disposizioni urgenti per la
revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini”
● ai seguenti Regolamenti:
¾ D.P.R. N.207 del 05 ottobre 2010 e ss.mm.ii. “Regolamento di esecuzione ed attuazione
del Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture”, in particolare artt.
328-338
¾ Regolamento aziendale sull’esercizio dei poteri gestionali ed amministrativi da parte dei
Dirigenti
● alla seguente normativa Regionale:
¾ L.R. n.14/1997 e ss.mm.ii.;
¾ L.R. n.33/2007 e ss.mm.ii.;
¾ DGR 6/11/2011 – n.IX/1530 “Determinazione per il funzionamento e l’uso della
piattaforma regionale per l’e-procurement denominata sistema di intermediazione
telematica (SINTEL) di Regione Lombardia (art.1 c.6-bis l.33/2007) e del relativo elenco
fornitori telematico;
¾ DGR 24/11/2011 – N. IX/2534 ”Acquisto di beni e servizi in economia ed istituzione
dell’elenco fornitori telematico della Giunta regionale della Lombardia”;
¾ DGR 4/5/2011 n. 1644 Codice Etico degli Appalti Regionali;
¾ DGR 24/11/2011 n.IX/2534 “Acquisto di beni e servizi in economia ed istituzione
dell’elenco fornitori telematico della Giunta regionale della Lombardia”
Le acquisizioni in economia devono altresì essere effettuate nel rispetto e nei limiti previsti
dalle vigenti disposizioni in materia di adesione alle convenzioni ARCA (Agenzia Regionale
Centrale Acquisti) e CONSIP S.p.A e di utilizzo del MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica
Amministrazione), nonché delle disposizioni regionali in materia di aggregazioni d’acquisto
Art. 3 – Ambito di applicazione
L’acquisizione in economia di beni e servizi è ammessa per importi inferiori alla vigente soglia
comunitaria di cui all’art.28 del D.Lgs. 163/2006 e ss.mm.ii. Tale soglia è automaticamente
adeguata in relazione alla revisione periodica di cui all’art. 248 del Codice dei Contratti pubblici. Gli importi monetari indicati nel presente Regolamento sono da intendersi al netto degli oneri fiscali
(I.V.A.) ove dovuti.
3 Nessuna fornitura d’importo pari o superiore alla soglia comunitaria può essere artificiosamente
frazionata allo scopo di sottoporla alla disciplina del presente Regolamento.
Il ricorso alle procedure di acquisto in economia è ammesso, nel limite d’importo sopra indicato, per
l’acquisizione di beni e servizi riconducibili alle seguenti categorie:
- Know-how
- Licenze d’uso, software e altre
- Attrezzature tecnico sanitarie
- Mobili e arredi
- Automezzi
- Attrezzature e macchine d’ufficio
- Attrezzature tecnico economali
- Computer e macchinari elettronici
- Prodotti farmaceutici ed affini
- Reagenti e materiali di laboratorio
- Materiale per radiologia
- Presidi chirurgici e dispositivi medici
- Materiale protesico
- Ossigeno e altri gas
- Materiale per emodialisi
- Vaccini
- Prodotti alimentari
- Materiale di guardaroba
- Materiale di pulizia
- Materiale di convivenza in genere
- Cancelleria
- Stampati
- Materiale edp
- Materiale di consumo per attrezzature sanitarie
- Materiale tecnico per manutenzione immobili e impianti
- Materiale per manutenzione attrezzature e ricambistica
- Materiale tecnico-economale
- Manutenzione beni immobili e impianti
- Manutenzione ordinaria mobili, macchine, autoveicoli
- Manutenzione ordinaria attrezzature sanitarie e scientifiche
- Manutenzione ordinaria attrezzature tecnico economali
- Manutenzione software/hardware
- Lavoro interinale
- Smaltimento rifiuti speciali
- Spese disinfestazione
- Carburanti
- Spese per pubblicità e promozione
- Noleggi attrezzature sanitarie
- Service attrezzature sanitarie
- Noleggi attrezzature economali
- Noleggi Apparecchiature EDP
- Noleggi automezzi
- Spese trasporti
- Spese pubblicazione gare
- Spese abbonamenti, giornali, riviste
- Servizi di lavanderia
- Servizi di pulizia e disinfestazione
- Servizio di vigilanza
- Altre spese per servizi diversi
- Altri servizi economali
Gli acquisti in economia sono altresì ammessi per ulteriori altri beni e servizi non rientranti
nell’elenco sopra indicato purché, in ogni caso, siano contenuti nel limite d’importo della soglia
comunitaria.
4 Il ricorso all’acquisizione in economia e altresì consentito nelle seguenti ipotesi:
a) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente,
quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto
dal contratto;
b) necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia
possibile imporne l’esecuzione nell’ambito del contratto medesimo;
c) prestazioni periodiche di servizi e forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle
more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente
necessaria;
d) urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di
pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l’igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio
storico, artistico, culturale.
Art. 4 – Organizzazione e competenze
Le acquisizioni in economia vengono effettuate nell’ambito delle rispettive competenze, dall’UO
Provveditorato Economato, dal Servizio di Farmacia, dall’ UO Tecnico Patrimoniale, dal Servizio
Sistemi Informativi, dal Servizio di Ingegneria Clinica e dalla Direzione Amministrativa di Presidio.
Qualora in base a rinnovati assetti dell’organizzazione aziendale venga riconosciuta ad altre
Strutture autonomia nello svolgimento dell’attività contrattuale con esclusivo riferimento alle
competenze affidate, alle stesse verranno attribuite autonome autorizzazioni alla spesa all’inizio di
ogni esercizio limitatamente alle procedure di acquisto disciplinate dal presente regolamento.
Il ricorso all’esecuzione in economia è stabilito all’inizio di ogni esercizio con atto di deliberazione
del Direttore Generale che individua, in base alle specifiche esigenze aziendali, le voci di spesa ed i
limiti di importo delle singole voci di spesa.
Art. 5 – Responsabile Unico del Procedimento
e Direttore dell’Esecuzione del Contratto.
Per ogni procedura di acquisto è individuato, ai sensi dell’art. 10 del D.Lgs 163/2006, un
“Responsabile Unico del Procedimento (RUP)” nonché un “Direttore dell’esecuzione del contratto
(DEC)” ai sensi dell’art. 272, comma 5, del DPR 270/2010.
Il RUP cura ogni singola fase di acquisizione e vigila sul corretto e razionale svolgimento del
processo fino al perfezionamento dell’affidamento.
Il Direttore dell’esecuzione del contratto verifica la corretta esecuzione del contratto e si rapporta
con il RUP per gli aspetti di carattere amministrativo e di gestione dell’eventuale contenzioso.
Con riferimento alle specifiche forniture di beni e servizi, RUP e Direttori dell’Esecuzione sono
individuati con delibera n.109 del 13 maggio 2008 e successivi atti di modifica e aggiornamento.
Il Direttore dell’esecuzione del contratto viene nominato formalmente con il provvedimento di
aggiudicazione della fornitura/servizio.
Art. 6 – Modalità di esecuzione degli acquisti in economia
Le acquisizioni di forniture di beni e di servizi in economia disciplinate dal presente Regolamento
possono essere effettuate mediante:
A) amministrazione diretta
B) cottimo fiduciario
C) affidamento diretto
Nell’amministrazione diretta le acquisizioni sono effettuate, sotto la direzione del Responsabile Unico
del Procedimento, con materiali e mezzi propri dell’Azienda o appositamente acquistati o noleggiati
e con personale dipendente o eventualmente assunto per l’occasione.
Nel cottimo fiduciario le acquisizioni vengono affidate a terzi mediante procedura negoziata nel
limite di importo indicato all’art. 125 comma 9 del D.Lgs.163/2006 e ssmm.ii.
5 Per servizi e fornitura di importo inferiore al limite stabilito dall’art. 125 comma 11 secondo
capoverso del D.Lgs 163/2006 e ss.mm.ii. è consentito l’affidamento diretto da parte del RUP
secondo le modalità indicate al successivo art.12.
Qualora ritenuto opportuno, i contratti di servizi e forniture sotto soglia possono essere affidati
anche mediante esperimento di procedure aperte, procedure ristrette, dialogo competitivo con le
modalità previste dalle specifiche disposizioni del D.Lgs 163/2006 e dal D.P.R. 207/2010.
Nell’ambito dell’attività negoziale il RUP, al fine di allineare i propri acquisti alle migliori condizioni
economiche possibili di mercato, può avvalersi:
- delle rilevazioni dei prezzi di mercato;
- dei prezzi di riferimento pubblicati dall’AVCP o dagli Osservatori Regionali, ove disponibili;
- dei prezzi delle convenzioni CONSIP/ARCA qualora i beni/servizi da acquistare siano
comparabili con quelli contemplati nelle convenzioni stesse;
- dalle indagini effettuate presso altre Aziende Sanitarie.
Art. 7 – Individuazione degli operatori economici
L’individuazione dei soggetti da invitare al confronto concorrenziale finalizzato alla selezione degli
operatori economici chiamati a fornire beni e servizi in economia avviene di norma tramite:
- Elenco fornitori telematico attivato sulla Piattaforma regionale per l’e-procurement
denominata Sintel
- Elenco fornitori abilitati al MEPA;
- Albo fornitori aziendale gestito con sistema telematico
- Indagini di mercato
Gli operatori economici devono possedere i requisiti generali e di idoneità professionale di cui agli
artt.38 e 39 del Codice.
Gli operatori attestano il possesso dei requisiti sopra indicati mediante apposita dichiarazione.
In relazione alla natura e all’importo del contratto l’Azienda individua, qualora ritenuto necessario, i
requisiti di capacità tecnico professionale ed economico finanziari necessari alla partecipazione alle
procedure di acquisto.
I suddetti requisiti sono individuati secondo criteri di semplificazione rispetto alle disposizioni di cui
agli artt.41 e 42 del Codice.
TITOLO II : PROCEDURE DI SCELTA DEL CONTRAENTE
Art. 8 – Procedura negoziata mediante Cottimo Fiduciario
Per le fornitura di beni e servizi di importo pari o superiore a 40.000 euro e sino alla soglia
comunitaria, l’affidamento avviene con procedura negoziata attraverso la consultazione di almeno
cinque operatori economici idonei (se sussistono in tale numero in relazione alla tipologia del bene
o servizio da acquisire), nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento dei
fornitori.
La procedura di affidamento avviene, di norma, mediante procedura telematica gestita tramite la
Piattaforma Sintel o mediante il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA), salvo
casi eccezionali e motivati in cui si procede con raccomandata, telefax o posta elettronica certificata.
Il RUP avvia la procedura mediante lettera di invito, senza necessità di provvedimento di indizione.
La richiesta di offerta potrà prevedere un termini per la ricezione delle offerte non inferiore a 10
giorni lavorativi dalla data di trasmissione o di pubblicazione della medesima Tale termine potrà in
ogni caso subire variazione in casi di motivata necessità.
La lettera d'invito deve contenere le indicazioni previste dall’art. 344 del DPR 207/2010 e quelle
ulteriori di seguito indicate, stabilite da altre disposizioni cogenti:
a) l'oggetto della prestazione, le relative caratteristiche tecniche e l'importo massimo previsto,
con esclusione dell'IVA;
b) il codice identificativo gara (CIG)
c) l’importo e le modalità per il pagamento del contributo di gara all’AVCP se dovuto;
d) le garanzie richieste al contraente;
6 e)
f)
g)
h)
i)
il termine di presentazione delle offerte;
il periodo in giorni di validità delle offerte stesse;
l'indicazione del termine per l'esecuzione della prestazione;
il criterio di aggiudicazione prescelto;
gli elementi di valutazione, nel caso si utilizzi il criterio dell'offerta economicamente più
vantaggiosa;
j) l'eventuale clausola che preveda di non procedere all'aggiudicazione nel caso di
presentazione di un'unica offerta valida;
k) la misura delle penali, determinata in conformità alle disposizioni dell’art.298 e dell’art.145
comma 3 del D.P.R. 207/2010;
l) l'obbligo per l'offerente di dichiarare nell'offerta di assumere a proprio carico tutti gli oneri
assicurativi e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in materia di sicurezza
sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti, nonché di accettare condizioni
contrattuali e penalità;
m) l'indicazione dei termini di pagamento;
n) i requisiti soggettivi richiesti all'appaltatore e la richiesta allo stesso di rendere apposita
dichiarazione in merito al possesso dei requisiti stessi;
o) ogni altro elemento necessario per la definizione della natura e della qualità della
prestazione richiesta.
p) le indicazioni relative al DUVRI e ai costi della sicurezza, di cui all’art.26, comma 5, del
D.Lgs. 81/2008 e ss.mm.ii., non soggetti a ribasso, ove previsto;
q) l’obbligo per l’operatore economico concorrente di indicare in offerta le eventuali prestazioni
che intende subappaltare a terzi;
r) clausola di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’art. 3 comma 8 della l.136/2010;
s) eventuale opzione di proroga o rinnovo del contratto
Le specifiche tecniche del bene/servizio da acquisire, formulate tenendo conto delle indicazioni
fornite dalla struttura richiedente e dalla UO/Servizio competente in materia, e tutte le altre
condizioni dell’offerta, possono essere definite in appositi capitolati allegati all’invito.
Art. 9 – Criteri di aggiudicazione
Gli acquisti di beni e servizi effettuati con cottimo fiduciario mediante procedura negoziata sono
aggiudicati in base ad uno dei seguenti criteri:
- al prezzo più basso qualora i beni o servizi oggetto del contratto siano esattamente
individuabili e comparabili in quanto conformi alle caratteristiche tecniche individuate nella
lettera d’invito o capitolato;
- all’offerta economicamente più vantaggiosa, qualora oltre al prezzo siano valutati elementi
diversi riferiti alla qualità delle prestazioni, variabili a seconda della natura della stesse
preventivamente, definiti sulla base di quanto previsto dall’art. 83 del Codice. In questo caso
i criteri che saranno applicati per l’aggiudicazione della gara sono menzionati nella lettera
d’invito o nel capitolato.
Nelle procedure con il criterio del prezzo più basso la valutazione tecnica, nel caso in cui sia prevista
la verifica di conformità dei prodotti ai requisiti previsti, viene effettuata dal Responsabile della
UO/Servizio utilizzatore, o suo delegato, eventualmente affiancato da esperti aziendali nello
specifico settore cui si riferisce l’oggetto del contratto.
Nelle procedure con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa l’esame e la valutazione
delle offerte sono effettuati da apposita commissione giudicatrice.
Nelle procedure gestite tramite piattaforma elettronica, le operazioni di apertura delle “buste”
contenenti la documentazione amministrativa, tecnica ed economica sono effettuate in seduta
riservata.
Art. 10 – Pubblicità
L’esito degli affidamenti di cottimo fiduciario effettuati mediante procedura negoziata è soggetto ad
avviso di post-informazione pubblicato sul sito internet dell’Azienda ospedaliera come disposto
dall’art. 331 del DPR 270/2010 e art.4 del Codice Etico degli Appalti Regionali.
L’avviso deve contenere le seguenti informazioni:
7 -
elenco degli operatori invitati
elenco degli operatori che hanno presentato offerta
operatore al quale l’appalto viene affidato
Art. 11 – Affidamento diretto ex art. 125, comma 11, D.Lgs 163/2006
Gli acquisti in economia di valore inferiore a € 40.000 sono soggetti a procedura semplificata.
L’Azienda utilizza il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) o la piattaforma di
intermediazione telematica di Regione Lombardia (SinTel).
9 Per importi inferiori a € 10.000 il RUP può prescindere dalla richiesta di più offerte e procedere
all’affidamento diretto.
9 Per importi pari o superiori a € 10.000 ma inferiori a € 40.000 il RUP interpella, ove sia
possibile, almeno tre operatori economici. Si può prescindere dalla richiesta di tre preventivi nei
seguenti casi:
- Nota specialità ed unicità del bene o servizio da acquisire in relazione alle condizioni di
mercato, risultante da dichiarazione del competente responsabile aziendale in merito alla
categoria del bene/servizio da acquistare
- Indifferibile urgenza, determinata da circostanze impreviste, non imputabili alla stazione
appaltante
La scelta del contraente potrà avvenire sulla scorta di elementi oggettivi di valutazione tecnico
economici individuati a monte (es. prezzo, caratteristiche tecnico- funzionali, assistenza etc) senza
obbligo di attribuire alcun punteggio.
Sono sempre possibili negoziazioni con il fornitore selezionato al fine di conseguire le migliori
condizioni economiche e modalità di fornitura prima di addivenire alla conclusione della procedura di
assegnazione
Art. 12 – Conclusione della procedure di acquisto - contratto
La scelta del contraente avviene, di regola, a seconda delle fasce d’importo di aggiudicazione come
segue:
- per forniture di beni e servizi di importo inferiore ai 10.000 euro con “Ordinativo di fornitura”
emesso dalla UO/Servizio competente;
- per forniture di beni e servizi di importo pari o superiore ai 10.000 euro con determinazione
del Dirigente dell’UO/Servizio competente.
Le ditte affidatarie sono tenute al versamento della cauzione definitiva ex art.113 del D.Lgs
163/2006 nel caso in cui l’importo della fornitura sia superiore ad Euro 40.000 al netto dell’Iva.
La formalizzazione dei contratti conseguenti all’aggiudicazione delle fornitura di beni e servizi
acquisiti secondo le procedure stabilite dal presente Regolamento avviene a secondo dell’importo in
oggetto mediante scrittura privata non autenticata, lettera commerciale e/o emissione di ordinativo
di fornitura.
In caso di procedura di affidamento effettuata mediante MEPA, il contratto di fornitura è stipulato
con le forme e le modalità disciplinate dal documento “Regole del sistema di e-procurement della
Pubblica Amministrazione” emanato da Consip S.p.A.
Art. 13 – Norme di rinvio
Per tutto quanto non contemplato nel presente Regolamento, si rinvia alle disposizioni contenute nel
D. Lgs 163/2006 e nel DPR 384/2011 nonché a tutte le disposizioni di legge vigenti in materia di
pubbliche forniture.
8