Piano della Comunicazione 2017

Allegato alla deliberazione di Giunta n. 103 del 21.10.2016
Piano della Comunicazione 2017
della Camera di Commercio di Pordenone
e della Azienda speciale ConCentro
INDICE
PAGINA
Premessa
3
Obiettivi
3
Tipologia di comunicazione
4
Azioni di intervento
4
Strumenti operativi
4
Risorse impiegate
6
Monitoraggio
7
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PREMESSA
La Camera di Commercio di Pordenone riconosce la comunicazione come uno degli
strumenti
fondamentali
al
processo
di
innovazione
e
semplificazione
dell’organizzazione e agisce come veicolo di conoscenza e visibilità di tutte le
iniziative della CCIAA e dell’Azienda Concentro.
Il Piano di comunicazione, introdotto dalla legge 150/2000 è lo strumento che
consente di programmare e gestire azioni di comunicazione per il raggiungimento di
specifici obiettivi strategici e di comunicazione dell’Ente.
Esso si propone di organizzare strategicamente le attività di informazione e
comunicazione inserendole in un contesto omogeneo, in modo da rispettare i criteri
di continuità, organicità, integrazione e sinergia tra le azioni di efficacia, attivazione
di economie di scala, trasparenza e massima visibilità delle attività svolte.
Il presente piano è un documento di indirizzo di natura dinamica, adattabile agli
stimoli emergenti e in grado di integrare la spinta propulsiva proveniente dai diversi
soggetti, interni ed esterni, coinvolti.
Come avviene ormai da qualche anno, a causa dei tagli governativi ad opera
dell’art. 28 del DL n. 90/14 e a seguito delle recenti disposizioni sulla riforma del
sistema camerale, anche per quest’anno le risorse destinate alla comunicazione
saranno conseguentemente razionalizzate.
Tuttavia, all’insegna della continuità e seppure con le nuove disponibilità
economiche, si confermano, le principali direttrici di comunicazione che hanno
caratterizzato l’attività dell’ente negli ultimi anni.
Per quanto siano state valutate e programmate azioni concrete dell’attività di
comunicazione, il Piano potrà essere aggiornato ed integrato in corso d’anno, per
rispondere rapidamente ed efficacemente ai bisogni ed esigenze contingenti. Le
attività di comunicazione e di informazione, in ottemperanza alla legge 150/2000,
sono affidate all’Ufficio Stampa e all’Ufficio Relazioni con il Pubblico della Camera di
commercio di Pordenone, entrambi in staff al Segretario Generale.
Il personale di entrambi gli uffici lavora in sinergia per il perseguimento degli
obiettivi sotto elencati, seguendo le Direttive DURP01 “Modalità per la
comunicazione con i clienti” e DUS01 “Modalità per la comunicazione esterna verso i
mass media”.
OBIETTIVI
In questo contesto, gli obiettivi relativamente alla comunicazione istituzionale sono:
- mantenere e possibilmente migliorare la conoscenza dei servizi della Camera di
Commercio e dell’Azienda speciale ConCentro;
- migliorare la percezione del ruolo della Camera di Commercio e dell’Azienda
speciale ConCentro sul territorio;
- coordinare la diffusione dell’informazione di base sui servizi erogati
- divulgare le informazioni delle attività promozionali (internazionalizzazione,
valorizzazione del territorio, formazione, innovazione ecc)
- tendere alla semplificazione amministrativa e alla riduzione dei tempi
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-
-
facilitare e migliorare la circolazione interna delle informazioni al fine di
trasmettere la conoscenza delle attività e favorire quindi la condivisione e la
compartecipazione, aumentando l’efficacia e l’efficienza gestionale.
migliorare ed aumentare il senso di appartenenza dei dipendenti
all’organizzazione
diffondere la cultura della relazione
TIPOLOGIA DI COMUNICAZIONE
La comunicazione può essere suddivisa in diverse tipologie:
- comunicazione istituzionale, relativa ai messaggi trasmessi dal Presidente e
dalla Giunta camerale.
- comunicazione tecnico-informativa, relativa ai servizi e agli uffici, agli
obblighi per gli utenti, alle scadenze;
- comunicazione promozionale, relativa alle attività e ai progetti promossi
dalla CCIAA e dalla sua Azienda speciale ConCentro;
AZIONI DI INTERVENTO
L’Ente individuerà gli strumenti più adatti per effettuare efficacemente tutte le
tipologie di comunicazione.
Il presente piano di comunicazione, attuerà le azioni di informazione principalmente
tramite:
- sito web, con l’obiettivo primario di far convergere verso questo servizio un
numero sempre maggiore di utenti
- newsletter camerale, mailing, intranet
- comunicazione via email
- comunicati e conferenze stampa
- interviste
- affissioni, bacheche del personale, cartelli per il pubblico, vetrofanie, display
- pubblicazioni, depliant e brochure
- convegni, seminari ed eventi speciali
Inoltre, da inizio 2015 l’ufficio stampa della Camera di commercio di Pordenone ha
assunto anche l’incarico di Ufficio Stampa Unioncamere regionale FVG per il quale:
-
Redige e dirama i comunicati stampa per conto del presidente di Unioncamere
regionale alla mailing list del Triveneto.
-
Rielabora e diffonde, ove ritenuto utile, i comunicati stampa distribuiti da
Unioncamere nazionale.
-
Organizza assieme al personale della CCIAA di Pordenone le conferenze stampa
nelle varie sedi camerali del Friuli Venezia Giulia.
-
Cura rapporti e pubbliche relazioni con la stampa triveneta.
STRUMENTI OPERATIVI
Utilizzo dei marchi: l’immagine coordinata
La corretta applicazione e riproduzione del marchio CCIAA e ConCentro, da parte
dei dipendenti o di soggetti terzi, sarà verificata dall’Ufficio Stampa e URP dell’Ente
camerale.
Entrambi i fascicoli con le regole di utilizzo, per il personale interno dei due Enti,
sono scaricabili dalla intranet camerale.
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Rassegna stampa
Viene realizzata una rassegna stampa dei giornali locali e di alcuni giornali nazionali
che viene messa a disposizione quotidianamente tramite l’intranet camerale. Essa
permette al Presidente e a tutto il personale della Camera di commercio e
dell’azienda speciale di avere un riscontro circa la diffusione mediatica delle attività
svolte dall’Ente e dalla azienda speciale ConCentro, sia direttamente che
indirettamente.
Sito internet
L’attività di aggiornamento del sito www.pn.camcom.it è costante. In particolar
modo si presta attenzione alla ottimizzazione e all’accessibilità del sito. Vari aspetti
dello stesso vengono monitorati per sondare la facilità di consultazione e d’uso dei
documenti contenuti per consentire una più elevata interazione da parte dell’utente.
E’ ormai consolidato il sistema di adesione on-line alle iniziative promosse dalla
CCIAA e da ConCentro (seminari, convegni, missioni).
L’aggiornamento del portale www.pordenonewithlove.it, e il coordinamento degli
strumenti di promozione ad esso legati, sarà effettuata da ConCentro.
Newsletter
La Newsletter camerale inviata via posta elettronica, con iscrizione tramite il sito
internet, sta ottenendo sempre più consensi. Lo strumento con cadenza
quindicinale, sarà promosso per incrementare il numero dei destinatari considerato
che consente di far giungere le informazioni in modo economico e con maggiore
efficacia ed efficienza rispetto ai mezzi informativi tradizionali.
La newsletter viene utilizzata anche per la diffusione delle notizie rilevanti in
relazione alle decisioni prese in Giunta.
I testi della newsletter sono predisposti dall’Ufficio Stampa/URP e trovano
approfondimento nel link al sito camerale.
Intranet camerale e comunicazione interna
L’intranet camerale si è dimostrato un utile strumento per rendere operativa la
correlazione tra comunicazione interna ed esterna.
L’intranet è ormai potenziato da molteplici sezioni, grazie alle quali si è raggiunto
l’obiettivo di far giungere a tutti i dipendenti, direttamente dal proprio pc, le
informazioni sull’insieme delle attività dell’ente.
Oltre alle sezioni dedicate alle varie attività, dall’intranet è possibile accedere ai
comunicati stampa rilasciati dall’ente in tempo reale, divulgare avvisi,
comunicazioni e ordini di servizio.
Comunicati stampa
Per ogni iniziativa, evento, nuovo servizio, comunicazione di dati statistici,
scadenza, decisione di Giunta o del Consiglio dell’Ente camerale e della azienda
speciale ConCentro, sarà valutata l’opportunità di trasmettere un comunicato
stampa ai mezzi di comunicazione specializzati e non, a diffusione provinciale,
regionale, nazionale e del sistema camerale.
Conferenze stampa
Per iniziative di particolare rilevanza sarà valutata l’opportunità di organizzare una
conferenza stampa al fine di dare un’informazione più articolata dell’evento.
Accanto alle tradizionali conferenze stampa potranno essere organizzati degli
incontri stampa o delle interviste concordati con le singole testate.
L’unico ufficio preposto a convocare le conferenze stampa sarà l’Ufficio Stampa
dell’Ente camerale in accordo con la Segreteria di presidenza e la direzione.
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Spazi sulla stampa
L’Ente potrà curare la comunicazione istituzionale anche sulla stampa, tramite
l’eventuale acquisto di spazi redazionali sui quotidiani locali, valutando anche la
possibilità di essere presenti – magari quando essi sono dedicati a temi specifici su quotidiani economici.
Potranno essere eventualmente valutate anche le proposte da parte di
concessionarie pubblicitarie in relazione al target e al budget individuato nel piano
per le singole iniziative dell’Ente camerale e della Azienda speciale.
L’Ufficio Stampa dell’ente camerale è l’unico ufficio preposto per la negoziazione con
le concessionarie pubblicitarie.
Televisione
Eventuali collaborazioni specifiche con alcune emittenti verranno valutate di volta in
volta in occasione di eventi particolari.
Affissioni, display e vetrofanie
In occasione di eventi speciali, potrà essere considerata l’opportunità di predisporre
striscioni promozionali da appendere all’esterno dei palazzi dell’Ente.
Potranno essere realizzate delle vetrofanie, da affiggere all’esterno, con QR code
attraverso i quali “linkare” ad appositi video informativi realizzati per comunicare
una novità, una scadenza, un servizio.
Pubblicazioni, depliant e brochure
In linea con l’orientamento verso una digitalizzazione sempre più diffusa, l’ente ha
preferito optare per la realizzazione di materiale in formato file anziché cartaceo. I
files delle pubblicazioni come ad esempio la Carta dei servizi, sono presenti sul sito
camerale nell’apposita sezione.
Per particolari esigenze, l’eventuale coordinamento della veste grafica di depliant,
brochure, inviti e altro materiale, riferiti a servizi ed iniziative camerali è affidato
all’Ufficio Stampa e a URP.
Il coordinamento si estende anche alla realizzazione di materiale dell’azienda
speciale ConCentro.
Convegni e seminari
La Camera di Commercio organizza convegni e/o seminari di studio su argomenti di
interesse specifico per le aziende e gli operatori economici locali, anche in
collaborazione con il sistema camerale o altri enti e organismi pubblici o privati
operanti nel territorio. Il coordinamento di queste iniziative è affidato all’Ufficio
Stampa e URP. L’organizzazione di convegni e seminari viene fatta quasi
esclusivamente in formato elettronico attraverso gli inviti e le locandine che sono
trasmesse via email.
Eventi speciali
In occasione di eventi speciali, saranno individuate le modalità operative più idonee
alla realizzazione dell’evento (convegno, seminario, premio ecc) e verrà altresì
preparata una adeguata campagna informativa per la promozione degli stessi. Il
coordinamento di queste iniziative è affidato all’Ufficio Stampa, URP e Segreteria.
RISORSE IMPIEGATE
Per quanto riguarda le risorse umane risultano attualmente in dotazione: all’Ufficio
Relazioni con il pubblico n. 1 addetto, all’ufficio Stampa n. 1 addetto in possesso
dell’iscrizione all’elenco dei giornalisti pubblicisti, entrambi coordinati e sotto la
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responsabilità del responsabile dello Staff Gestione. Gli uffici sono posti in Staff al
Segretario Generale.
Per ogni singola iniziativa da realizzare con la collaborazione di altri uffici, verranno
coinvolti i referenti e/o i responsabili degli stessi, adottando una specifica
programmazione delle attività. Verrà, inoltre, predisposto un provvedimento che,
oltre alla prenotazione della spesa, individua gli uffici coinvolti per i loro ambiti di
competenza, descritti nel documento di programmazione. Il coordinamento della
iniziativa fa capo agli uffici Stampa e Ufficio Relazioni con il Pubblico.
Per quanto riguarda il budget, è necessario tenere conto di eventuali ulteriori
disposizioni legislative in merito alla riforma delle Camere di commercio per
valutare la possibilità di prevedere o meno la medesima cifra messa a disposizione
l’anno precedente.
MONITORAGGIO
L’attività di monitoraggio costituisce elemento utile al fine di:
- Verificare la corretta realizzazione del piano di comunicazione, attraverso
l’osservazione e, ove possibile, registrazione delle singole azioni dirette al
raggiungimento dei risultati;
- rilevare la crescita del livello di conoscenza e di soddisfazione delle azioni
intraprese;
- osservare e registrazione dei bisogni emergenti;
- migliorare la percezione del ruolo istituzionale e la rilevazione delle ricadute
delle iniziative sul territorio.
Alcuni degli strumenti operativi adottati saranno:
- tracciatura dei comunicati stampa emessi dall’ente e valutazione della copertura
mediatica degli stessi;
- laddove ritenuto opportuno, saranno utilizzati questionari di valutazione,
strutturati ad hoc, per valutare, nella percezione dei partecipanti, la qualità
dell’organizzazione della singola iniziativa/evento;
IL SEGRETARIO
IL PRESIDENTE
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