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Archiviazione automatica
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GENERAZIONE AUTOMATICA DEI DOCUMENTI: MASSIMA EFFICIENZA, ZERO ERRORI.
RISPARMIARE TEMPO
GUADAGNANDO IN SICUREZZA.
LA PERSONALIZZAZIONE
DIVENTA UNO STANDARD.
Gestire grandi flussi di documenti, soprattutto se
contenenti dati sensibili ottenuti attraverso l’accesso
a database protetti, pone numerose problematiche.
La stesura di un documento con DKB Lettere
è un’operazione estremamente semplice:
è sufficiente selezionare da un menu i paragrafi
che comporranno la lettera e il sistema
automaticamente personalizzerà il testo sulla
base di dati e caratteristiche del destinatario.
Oltre a un imponente costo in termini di ore-lavoro,
l’azienda mittente si trova a dover affrontare
considerevoli rischi legati a errori nella compilazione
o all’involontaria divulgazione di dati riservati.
Per questo DPS ha realizzato DKB Lettere,
un evoluto sistema web-based per la generazione
automatica e altamente personalizzata di documenti,
che garantisce la massima efficienza e azzera
il rischio di errore.
Questo è possibile grazie a un’organizzazione
razionale e gerarchica dei contenuti:
RACCOLTE
Sono dei repository, contenitori virtuali,
nei quali sono raccolti tutti paragrafi
potenzialmente utili alla compilazione
di documenti relativi a un determinato tema.
PARAGRAFI
Rappresentano l’elemento centrale del sistema:
blocchi di testo da compilare secondo
gli standard, personalizzati grazie all’impiego
delle variabili.
IL SISTEMA WEB-BASED
SERVER
TIPI DI DOCUMENTO
Sono i modelli di documenti ottenuti dalla
selezione di paragrafi presenti in una raccolta,
nell’esatto ordine desiderato.
DATABASE
RACCOLTE
ID: 00000
DOCUMENTO
OPERATORE
VARIABILI
Rendono unico ogni testo integrando i contenuti
standard del paragrafo con elementi relativi
al caso specifico. DKB Lettere prevede quattro
tipi di variabili con funzioni diverse.
I vantaggi di un sistema web-based.
Il valore della privacy.
Non importa quanti siano gli utenti,
con DKB Lettere è sufficiente effettuare
un’unica istallazione per garantire accessi
potenzialmente illimitati, da qualsiasi parte
del mondo e con qualunque computer.
L’interfaccia viene visualizzata attraverso
il browser web e un editor in stile Office
rende intuitivo l’utilizzo del sistema anche
per gli utenti meno esperti.
DKB Lettere consente una gestione avanzata
dei privilegi con la possibilità di limitare
l’accesso a determinati dati o funzioni
per ogni utente, ufficio o reparto aziendale.
Inoltre, tutte le operazioni svolte sono
registrate automaticamente nel server
centrale, così come ogni documento
generato dal sistema.
Esempio
di variabile interna
Applicazione di due
variabili indirette
estratte dal DB: sesso
(femminile) e titolo
di studio (laurea)
AZIENDA
Roma 14 settembre 2011
Paragrafo
Nome e cognome
sono un esempio
di variabile diretta
Gentile Dottoressa Cinzia Del Valli,
le comunico che il sistema DKB ha ritenuto opportuno
contattarla con questa lettera in quanto il suo punteggio
ha raggiunto quota 102.714.
Variabile diretta
acquisita da un
diverso database
Questo secondo paragrafo dal contenuto preimpostato
è inserito automaticamente per questo tipo di lettera.
Questo terzo paragrafo è inserito automaticamente
nelle lettere rivolte ai destinatari con un età inferiore ai 35 anni.
L’inserimento di questo quarto paragrafo è stato attivato
discrezionalmente dall’operatore che ha avviato la generazione
della lettera.
Possibile
personalizzazione
attraverso variabile
manuale
La saluto cordialmente,
Corrispondente
ai dati di log-in
Luca Mancini
Segretario del Direttore Generale
consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut
minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut ali
Il format di carta
intestata aziendale
(logo, indirizzi,
elementi grafici,
gabbia di testo, font)
verrà rispettato
automaticamente.
Dirette > Riportano fedelmente i dati che non necessitato di essere elaborati.
Ad esempio: dati anagrafici o importi numerici.
Interne > Acquisiscono il loro valore sulla base
di dati presenti nel sistema, come data e ora.
Indirette > Assumono valori predefiniti al verificarsi di determinate condizioni.
Permettono di utilizzare il maschile o il femminile in base al sesso o di titolare
“dottore” chi è classificato come laureato nel database.
Manuali > Permettono l’inserimento libero
di testo durante la composizione.
La qualità che non ammette errori.
Un sistema unico. Per ogni azienda.
Limitare al minimo l’intervento umano
nella compilazione, oltre a ridurre i tempi
di lavorazione, annulla il rischio
di commettere errori come refusi,
mancato rispetto degli standard aziendali
o errata trascrizione dei dati.
DKB Lettere è lo strumento ideale per le comunicazioni
su vasta scala. La compatibilità con tutti i database
e la sua versatilità lo ha reso efficace in diversi settori:
enti previdenziali (comunicazioni agli iscritti e resoconti),
enti immobiliari (comunicazioni ai condomini e solleciti),
aziende business (billing e gestione claim),
marketing (comunicazioni mirate al target), etc.
PREREQUISITI SOFTWARE
- Windows Server 2003 o successivo
- SQL Server 2005 o successivo
- Internet Information Services IIS 5
o successivo
DKB ha superato i test Windows Server 2008 R2
e SQL Server 2008 R2
secondo gli standard
Microsoft Platform Ready.
DPS Soluzioni Informatiche Srl
Via Fiume Giallo, 3 - 00144 Roma
Tel. +39.06.52.90.689
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