CORSO ECDL . IIS Fermi Galilei Access Finestra Database La finestra database è quella principale dalla quale si può accedere a tutte le altre; mediante questa finestra si possono creare i diversi oggetti di Access (Tabelle, Query, Maschere, Report). Per passare da un oggetto all'altro si seleziona la relativa etichetta. Oggetto di Access Tabelle Query Maschere Report Macro Moduli Funzione Permettono di memorizzare e visualizzare i dati. Sono simili ai fogli di lavoro di Excel; ogni tabella è costituita da righe e da colonne. Ad ogni riga corrisponde un singolo elemento da archiviare (record), ad ogni colonna corrisponde un singolo dato (campo) presente negli elementi Permettono di trovare e visualizzare parti dei dati provenienti anche da tabelle diverse; consentono inoltre di ottenere informazioni specifiche in base a criteri determinati. Sono schede che facilitano l'inserimento, la modifica o la cancellazione dei dati; mostrano un record alla volta; permettono di visualizzare dati o campi specifici con formati e aspetto grafico particolari. Vi sono particolari maschere nelle quali è possibile predisporre i menu mediante pulsanti per navigare più facilmente nel database. Organizzano i dati per la presentazione. Le informazioni contenute in un report possono derivare da una tabella o da una query. I report possono essere visualizzati sullo schermo, stampati o pubblicati sul Web. Permettono di automatizzare azioni ripetitive. Sono programmi in Microsoft Visual Basic che ampliano le potenzialità del database Tabelle Le tabelle, come la maggior parte degli oggetti di Access, esistono con due visualizzazioni: Foglio dati, che mostra le informazioni, e Struttura, che consente di creare o modificare gli oggetti. In visualizzazione struttura la finestra è divisa in due parti. Il riquadro superiore è composto da tre colonne: Nome campo, Tipo dati e Descrizione. Il riquadro inferiore indica le proprietà del campo selezionato. Nome campo: consente di digitare il nome del campo. Per il nome del campo è possibile usare fino a 64 caratteri, spazi inclusi. Come regola di base si dovrebbe usare nomi brevi e facili da memorizzare ed evitare gli spazi. Tipo dati. Consente di selezionare il tipo di dati. Il tipo di dati è la caratteristica di un campo che definisce il tipo di informazioni contenute. Tipo di campo Testo Memo Numero Data/Ora Valuta Contatore Sì/No Oggetto OLE Collegamento ipertestuale Ricerca guidata Anno 2009 Tipo di dati Contiene caratteri alfanumerici fino ad un massimo di 255. Si può utilizzare anche per dati numerici sui quali non si devono effettuare calcoli (numero telefonico, CAP, ecc.) Contiene testi fino a 64.000 caratteri; si utilizza per descrizioni e commenti Contiene numeri in formati diversi (…..) sui quali si possono anche effettuare calcoli Per indicare data e ora in formati vari con la possibilità di effettuare calcoli. Per indicare dati monetari con il simbolo di valuta; tali numeri possono avere fino a quattro cifre decimali Numera automaticamente i record (da utilizzare per la chiave primaria) incrementando il valore di un'unità. Contiene valori logici (sì/no, vero/falso) da utilizzare per dati che assumono solo due valori. Contiene oggetti audio, video e immagini Permette un collegamento alle risorse Internet Individua dati da un'altra tabella 1 prof A. Costa CORSO ECDL . IIS Fermi Galilei Descrizione. Consente di digitare la descrizione del campo e documentare il database. Questa colonna è facoltativa, ma è opportuno usarla. Chiavi primarie Ogni tabella deve contenere un campo che consente di identificare ogni dato in modo univoco. Il campo può essere di tipo contatore. Per attribuire la chiave primaria si clicca sull’apposito pulsante della barra degli strumenti. Importare dati da Excel File Carica dati esterni Importa Pulsante Analizzatore di tabelle La Creazione guidata Analizzatore tabelle divide una tabella contenente informazioni duplicate in tabelle distinte, in cui ciascun tipo di informazione viene memorizzata una sola volta. Questo migliora l'efficienza e la facilità di aggiornamento del database e ne riduce le dimensioni. Una volta suddivisi i dati, sarà comunque possibile visualizzare e lavorare sui dati in una posizione creando la query tramite la creazione guidata. Procedura: Strumenti Analizza Tabella – Digitare i nomi delle nuove tabelle e al termine creare la query. È possibile utilizzare la query per aggiornare contemporaneamente i dati di più tabelle. Essa offre inoltre ulteriori funzionalità che permettono un notevole risparmio di tempo e aumentano la precisione dei dati. La query richiama dalle nuove tabelle i campi di ricerca che consentono di modificarne i valori selezionandoli da un elenco piuttosto che digitarli. Query Creare una query significa interrogare il database. Questo significa chiedere ad Access di recuperare i record che corrispondono a determinate condizioni. Le query verranno usate per visua1izzare, modificare e analizzare i dati in diversi modi. In visualizzazione struttura ci sono 6 righe che permettono di operare sulla query Campo. Visualizza il campo selezionato. Fare clic all'interno di questa riga per far apparire una freccia che consente di visualizzare un elenco dei campi della tabella o delle tabelle selezionate. Tabella. Visualizzare la tabella di origine. Le query possono fare riferimento a campi di più tabelle. Ordinamento. Consente di ordinare i risultati della query. Se non specifichi un campo per l’ordinamento Access ordina i dati in base al campo chiave primaria. Mostra. Consente di mostrare o nascondere (selezionato, non selezionato) un campo. Criteri. Si indicano le domande da porre alla query indicando un semplice dato da estrarre oppure utilizzando gli operatori. Oppure. Si indica un altro dato da estrarre e corrisponde all’operatore OR. - operatori logici: AND - OR - NOT - BETWEEN…and… - > < >= <= - Is Not Null – Null - caratteri Jolly: * sostituisce una stringa di caratteri; ? sostituisce un solo carattere; Query per parametri […] L’utente dovrà inserire ogni volta il parametro di riferimento per la query. Nella riga criteri si digitano le parentesi quadre; se nella finestra si vuol far comparire una scritta personalizzata occorre inserirla nelle parentesi. Anno 2009 2 prof A. Costa CORSO ECDL . IIS Fermi Galilei Maschera Le maschere rappresentano una comoda alternativa all'inserimento dei dati direttamente in tabella. Anzi esse costituiscono proprio l'oggetto destinato a tale scopo. Inoltre si ha la possibilità di creare delle maschere basate su diverse tabelle, in modo che l'immissione dei dati in queste ultime sia simultanea. In sintesi le maschere hanno almeno due funzioni: Immettere, modificare ed eliminare i dati memorizzati nelle tabelle in un contesto personalizzato. Visualizzare i dati, un record alla volta. La Creazione guidata Maschera consente di scegliere i campi da integrare, il layout e lo stile. In visualizzazione struttura si possono modificare le impostazioni, aggiungere o eliminare campi, aggiungere un titolo. Report Creare un report con creazione guidata da una tabella o da una query. Se si tratta di una selezione di dati il report dovrà necessariamente essere basato su una query precedentemente predisposta. L'utilizzo di una creazione guidata consente di risparmiare tempo e di avere un oggetto quasi completo. Si dovranno effettuare le seguenti operazioni: scegliere i campi; stabilire i livelli di gruppo; stabilire l'ordinamento; opzioni di riepilogo (per campi numerici); scegliere il layout e lo stile; scegliere il titolo. In seguito si può personalizzare il report in Visualizzazione struttura Creare una maschera di avvio Creare una nuova maschera in visualizzazione struttura. e nelle proprietà eliminare gli elementi che non servono (pulsanti di spostamento, barre di scorrimento, …). Mediante il pulsante Formattazione automatica si può attribuire uno stile particolare. Aggiungere gli opportuni pulsanti Inserire titolo (Etichetta) Pulsante Aggiungi nuovo record Casella strumenti Pulsante di comando (dopo aver cliccato su Creazione guidate controllo). Nella maschera inserire i pulsanti Nuovo record e Chiudi maschera Inserire gli altri pulsanti Elenchi (Report): generale, per genere, per Artista/Gruppo, per prestiti Inserire il pulsante Stampa a fianco dell'anteprima Aggiungi nuovo genere (nella maschera inserire il pulsante Nuovo genere) Pulsante ESCI Per aprire automaticamente la maschera di avvio all'apertura del DataBase Strumenti Avvio e togliere i segni di spunta vari (Attenzione: no Menu completi! Per evitare di non poter tornare indietro) F11 apre in ogni caso la finestra database Anno 2009 3 prof A. Costa