ShareFile Enterprise
White Paper
Condivisione
sicura dei dati
in azienda
citrix.it
ShareFile Enterprise
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“Follow-me data” e produttività per gli utenti, con
sicurezza e gestibilità per l’IT
La produttività oggi dipende dalla capacità della forza lavoro di accedere e condividere
i propri dati da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo, e di usarli per collaborare con
colleghi e partner ovunque nel mondo. Nell’era della mobility, del bring-your-own
device (BYOD) e della globalizzazione, il lavoro non è qualcosa che si svolge in un unico
luogo o su un unico computer; al contrario, può essere svolto ovunque e su qualsiasi
dispositivo. Gruppi di lavoro, reti di partner e sedi dei clienti abbracciano varie aree
geografiche. I progetti e i processi coinvolgono la forza lavoro di più organizzazioni
e in più luoghi. Come può il reparto IT consentire il flusso dei dati dove serve, senza
sacrificare la sicurezza, il controllo e la conformità?
In realtà, l’accesso e la condivisione dei dati avviene tuttora oltre le sedi e i confini
aziendali, ma ciò accade in gran parte attraverso servizi non gestiti di tipo consumer
che il personale ha adottato da sé. I dati condivisi e sincronizzati attraverso questi
servizi rimangono archiviati presso sedi di terzi, fuori dalla visibilità e dall’azione del
reparto IT. Tutto ciò rappresenta un serio rischio per l’azienda, in quanto il reparto IT
non è in grado di mettere in sicurezza o controllare in modo efficace l’accesso ai dati
aziendali condivisi in questo modo. Allo stesso tempo, chiudere l’accesso a questi
servizi senza fornire un’alternativa migliore, avrà come unico risultato che il personale
cercherà modalità alternative, non sanzionate, per soddisfare la propria necessità di
accesso e condivisione dei dati. Una soluzione efficace deve soddisfare le esigenze sia
degli utenti che del reparto IT:
• responsabilizzando gli utenti con un accesso istantaneo ai dati, sincronizzati su tutti
i dispositivi, e aiutandoli a migliorare la collaborazione e la produttività attraverso una
condivisione sicura dei file che si integri perfettamente con il loro flusso di lavoro;
• consentendo al reparto IT di mantenere il pieno controllo sull’accesso e la
condivisione dei dati, pur offrendo un servizio gestito che soddisfi la sicurezza dei
dati aziendali e gli standard di conformità.
Citrix® ShareFile® risponde a tali esigenze con una soluzione follow-me data di livello
enterprise che consente di offrire un servizio sicuro e affidabile che soddisfa le esigenze
di mobility e di collaborazione per tutti gli utenti. I lavoratori possono facilmente
condividere, archiviare, sincronizzare e proteggere i dati attraverso qualsiasi dispositivo;
al contempo il reparto IT può soddisfare le sue esigenze di sicurezza, conformità e
gestibilità. Fondata sulla leadership di Citrix nel campo del “follow-me desktop” e
“follow-me app”, ShareFile completa la gamma delle soluzioni Citrix per la produttività
su qualsiasi dispositivo, ovunque.
La diffusione dei servizi di file sharing di tipo consumer in azienda
Per affrontare efficacemente il problema della condivisione non protetta dei dati,
è importante comprendere il perché di questo fenomeno. Gli utenti rispondono
al desiderio di poter accedere e condividere i dati in modo più ampio; spesso,
per soddisfare tale desiderio, non si rendono neanche conto di mettere la propria
organizzazione a rischio. Questo fenomeno può essere meglio compreso nel contesto
di diverse attività chiave e trend dell’IT.
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A livello dei singoli dipendenti:
• La mobility è diventata modus vivendi per la forza lavoro aziendale di oggi. Il
lavoro può essere svolto ovunque, in qualsiasi momento, da un ufficio a casa dopo
l’orario di lavoro, a un treno di pendolari o perfino durante una pausa caffè prima di
una riunione. Oltre a questi scenari, gran parte del personale adesso può disporre
della mobility in modo integrato nel loro scenario abituale di lavoro; ad esempio,
coloro che lavorano regolarmente presso un cliente o un partner, gli addetti alle
vendite, i consulenti e gli executive. Questa forza lavoro mobile deve essere in grado
di sincronizzare i dati tra tutti i dispositivi utilizzati per svolgere le varie mansioni,
compresi i dispositivi mobile utilizzati “on-the-go”, così da poter accedere a tali dati in
modo affidabile, dove e quando ne ha bisogno, e condividerli con i colleghi e i team,
con la stessa facilità, come se si trovassero all’interno della rete aziendale.
• La consumerizzazione e il BYOD stanno rapidamente trasformando l’ambiente
informatico aziendale, dalla proliferazione di dispositivi alle politiche e programmi
BYOD che lasciano che le persone scelgano le tecnologie che meglio soddisfano
le loro esigenze di lavoro. In seguito alla proliferazione di diversi tipi di dispositivi
e con gli utenti che iniziano a gestire più dispositivi, tuttavia, diventa sempre più
difficile sia per gli utenti che per il reparto IT gestire dove i dati risiedono e in che
modo è possibile accedervi. Mentre i partecipanti a programmi BYOD tipicamente
ottengono la libertà nella scelta dei dispositivi che utilizzano, spesso non sono poi in
grado di sincronizzare i dati tra tali dispositivi, accedervi ovunque o condividerli con
i collaboratori all’interno o all’esterno dell’azienda. Ne consegue una propensione
all’uso di servizi di condivisione di file non sicuri di tipo consumer sui dispositivi
personali.
Sul piano organizzativo:
• Il workshifting e la globalizzazione hanno esteso il raggio d’azione della forza
lavoro aziendale ben oltre i luoghi tradizionali. Le aziende ora devono assumere
personale in più località e lavorare con una maggiore diversità di partner e fornitori in
tutto il mondo. Pur mantenendo la sicurezza e il controllo sulla proprietà intellettuale
e sugli altri beni aziendali, il reparto IT deve consentire alla forza lavoro presente
in qualsiasi luogo di accedere facilmente e di condividere i dati necessari allo
svolgimento delle proprie mansioni: da file di progettazioni di grandi dimensioni
utilizzati in fabbrica, al codice di un software sviluppato in outsourcing, fino ai
file utilizzati in produzione nei settori media e entertainment. La collaborazione
è di particolare importanza, in quanto i membri dei team tra aree geografiche e
organizzazioni diverse dipendono dalla capacità di condividere facilmente i dati
senza essere vincolati dalla loro posizione.
• La modifica nei rapporti con i clienti genera nuove esigenze, in quanto le
aziende cercano sempre più di svolgere il proprio lavoro tramite comunicazioni
e transazioni elettroniche, che possono essere messe al sicuro, monitorate e
controllate in modo più efficace rispetto ai classici metodi cartacei o di posta
elettronica. Grazie allo scambio di informazioni in forma elettronica, le aziende
possono meglio verificare se i documenti siano stati ricevuti, e da chi, oltre a
garantire una sicurezza end-to-end. Questo approccio richiede una condivisione
sicura dei file che sia affidabile tra le due parti, indipendentemente dalla posizione,
dalla rete o dalla dimensione del file.
Gli attuali strumenti di condivisione dei dati di livello enterprise non sono in grado di
soddisfare le esigenze degli utenti, né quelle aziendali.
• I sistemi di posta elettronica pongono restrizioni alla dimensione dei file che possono
essere inviati, e anche se il mittente è in grado di inviare un file di grandi dimensioni,
spesso viene bloccato dal destinatario.
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Rischi relativi
ai servizi di file
sharing di tipo
consumer
•Mancanza di sicurezza
di livello enterprise
•Incapacità per il reparto
IT di controllare o
verificare l’accesso e la
condivisione dei dati
•Impossibilità di rispettare
le normative governative
•Dati aziendali archiviati
in posizioni sconosciute
e datacenter di
terzi non gestiti
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• Agli utenti non vengono fornite soluzioni che possono aiutarli ad accedere ai dati
aziendali e a mantenerli sincronizzati su tutti i loro dispositivi.
• Non è possibile accedere ai file di rete dall’esterno della rete aziendale o su dispositivi
mobile.
• Molti strumenti di collaborazione esistenti distribuiti dal reparto IT, analogamente,
sono di difficile o impossibile accesso tramite reti di terzi o dispositivi mobile, e non
permettono ai dati di essere condivisi facilmente con terzi.
In assenza di un’efficace soluzione di condivisione dei dati gestita dal reparto IT, gli
utenti hanno naturalmente iniziato a soddisfare le proprie necessità tramite servizi non
gestiti di tipo consumer.
Rischi relativi ai servizi di file sharing non gestiti
L’uso sfrenato di servizi di condivisione di file di tipo consumer rappresenta un chiaro
pericolo per la sicurezza dei dati aziendali. Il reparto IT non ha alcun controllo su come
vengono utilizzati questi servizi (quali tipi di dati possono essere condivisi, in che modo
è possibile accedervi, o quali possono essere condivisi internamente o esternamente).
L’accesso ai dati e l’attività di condivisione non possono essere monitorati o controllati
centralmente, rendendo impossibile il rispetto degli standard IT e l’ottemperanza alle
normative governative, soprattutto in settori altamente regolamentati come quello
finanziario e sanitario. I dati condivisi con terzi possono con troppa facilità cadere nelle
mani di un destinatario indesiderato, che sua volta può accedervi e condividerli.
Il problema è sempre più diffuso. Secondo un rapporto di Enterprise Strategy
Group (agosto 2012), la stragrande maggioranza delle aziende, circa il 70 percento,
sospettano o sono a conoscenza del fatto che i loro dipendenti utilizzano account
personali di file sharing online senza l’approvazione formale del reparto IT.1 Dropbox,
uno dei servizi di tipo consumer più famosi e una scelta frequente per la condivisione
non gestita dei file da parte degli utenti, è stato vittima di violazioni ampiamente
documentate. Questo servizio comporta un tale rischio che molti in ambito IT fanno
riferimento al file sharing non gestito in generale come “Il problema Dropbox”.
Molte aziende rispondono a questo problema bloccando i servizi di condivisione dei file
di tipo consumer, ma questa è una risposta alquanto irrealistica. Se un servizio viene
bloccato, infatti, gli utenti dovranno semplicemente trovarne un altro, e poi un altro
ancora, perché la loro produttività dipende da questo. L’unico rimedio efficace per il
reparto IT è quello di implementare una soluzione veramente di livello enterprise che
fornisca agli utenti funzionalità complete e affidabili di sincronizzazione e condivisione
dei dati, proteggendo al contempo i dati di proprietà intellettuale, riducendo al minimo
i rischi e supportando la conformità. Per ottenere l’accettazione completa da parte
dell’utente e per impedire l’ulteriore utilizzo di servizi di livello consumer, la soluzione
deve superare i limiti delle attuali soluzioni IT distribuite e ideate per l’uso interno, che
in genere non presentano funzioni di sincronizzazione, accesso mobile, accesso
semplificato e collaborazione esterna. Il personale si aspetta e necessita di essere
autorizzato con un accesso immediato ai file e ai dati da qualsiasi dispositivo, ovunque,
così come di poter condividere file in modo semplice con i collaboratori interni ed
esterni all’azienda. Queste funzionalità di livello enterprise devono essere fornite
attraverso una soluzione che fornisca un’esperienza intuitiva simile a quella di tipo
consumer, per soddisfare o superare le aspettative a paragone con qualsiasi servizio di
file sharing di tipo consumer.
1. Ricerca di ESG sul File Sharing e la collaborazione online: difficoltà e requisiti inerenti la sicurezza, agosto 2012
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Requisiti per
la condivisione
dei file di livello
enterprise
•Sicurezza di livello
enterprise per i dati in
sosta e in transito
•Possibilità di memorizzare
i dati off/on-premise
•Esperienza per l’utente
semplice, produttiva
e piacevole
•Controllo del reparto
IT sull’accesso e la
condivisione dei dati
•Sincronizzazione in tempo
reale su tutti i dispositivi
dell’utente, anche mobile
•Verifica e reporting
completi dell’attività
dell’utente
•Accesso e condivisione
dei dati di terzi in modo
semplice e sicuro
•Accesso ai dati in
piattaforme di dati
aziendali esistenti
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Citrix ShareFile: condivisione dei file sicura e gestita per l’azienda
Come leader della mobility aziendale e del computing “ovunque e su qualsiasi
dispositivo”, Citrix ha trasformato il mondo dell’IT con soluzioni follow-me desktop
e follow-me app. Ora Citrix sta estendendo questa sua preziosa offerta al followme data. Citrix ShareFile è una soluzione “follow-me data” di livello enterprise che
consente di offrire un servizio sicuro e affidabile che soddisfa le esigenze di mobility
e di collaborazione per tutti gli utenti. Con oltre 20 anni di esperienza al servizio
delle esigenze dei reparti IT aziendali, Citrix ha progettato ShareFile come una vera
alternativa di livello enterprise ai servizi di file-sharing di tipo consumer. Più di tre milioni
di utenti in più di 24.000 aziende utilizzano già ShareFile per condividere, archiviare,
sincronizzare e proteggere i dati su qualsiasi dispositivo.
Per gli utenti, ShareFile fornisce:
• Accesso mobile ai dati sincronizzati su tutti i dispositivi – L’utente medio
ha tre dispositivi, tra cui computer portatili, smartphone e tablet, e vuole che i
dati siano sincronizzati tra tutti questi dispositivi in tempo reale, per consentirvi
un accesso costante, ovunque e su qualsiasi dispositivo. La mancanza di questa
capacità è uno dei motivi principali che spingono alla condivisione non gestita dei
file. ShareFile soddisfa questa esigenza con applicazioni e strumenti che abilitano la
sincronizzazione in tempo reale tra tutti i dispositivi di un utente, per un’esperienza
splendida e intuitiva di follow-me data. L’integrazione con Microsoft® Outlook®,
Microsoft® Windows® Explorer e il Mac OS® Finder® rende semplice e intuitivo
condividere, aprire e modificare i documenti archiviati in ShareFile nell’ambito del
proprio flusso di lavoro esistente.
• Facile collaborazione all’interno e all’esterno dell’azienda – L’integrazione con
Outlook consente agli utenti sia di condividere i file che di inviare richieste di file ad
altri. Gli utenti possono anche condividere i dati con persone che non dispongono
di un account ShareFile, in modo sicuro, facile e senza restrizioni; inoltre, hanno
anche la possibilità di richiedere file a queste persone. Possono essere condivisi file
di dimensioni fino a 100 GB, ben oltre i limiti dei servizi di tipo consumer. Il plug-in
di ShareFile per Outlook può essere configurato per convertire tutti gli allegati in
link ShareFile, oppure solo gli allegati che superino una determinata dimensione,
per venire incontro alle necessità di una determinata rete locale di un utente o per
rientrare nelle limitazioni imposte dalla rete riguardo alla dimensione dei file.
• L’accesso ai dati in condivisioni di rete aziendali – La strategia follow-me data
di Citrix non è limitata ai dati archiviati in ShareFile. Gli utenti ottengono anche un
accesso istantaneo mobile ai dati sulle condivisioni di file di rete, ai quali non sarebbe
altrimenti possibile accedere al di fuori della rete aziendale o da dispositivi mobile.
• Un’esperienza completamente integrata – L’integrazione con Citrix Receiver™,
un client universale per l’accesso a desktop e applicazioni virtuali su qualsiasi
dispositivo, abilita il follow-me app e il follow-me data con single-sign-on. Gli utenti
possono aprire, visualizzare e modificare i dati ShareFile con un’esperienza avanzata
di editing tramite applicazioni hosted Citrix XenApp®.
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Per il reparto IT, ShareFile fornisce:
• Archiviazione dei dati flessibile – Le aziende possono archiviare selettivamente
i dati ShareFile in StorageZones gestite da Citrix, che offrono un cloud storage
altamente sicuro in datacenter sottoposti a ispezione SSAE 16, senza la necessità di
infrastrutture on-premise o di manutenzione; in StorageZones gestite direttamente
all’interno del datacenter del cliente; o in entrambe. Questa flessibilità consente al
reparto IT di soddisfare i requisiti aziendali specifici di autorità e conformità per i dati,
e al contempo di realizzare la soluzione più conveniente e su misura.
• Perfetta integrazione con le piattaforme dati esistenti – Funzionando in
combinazione con le StorageZones gestite dai clienti, StorageZone Connectors
permette al reparto IT di creare una connessione sicura tra il servizio ShareFile e i
dati dell’utente archiviati in condivisioni di rete esistenti, senza necessità di migrazioni
di dati.
• Sicurezza di livello enterprise – ShareFile è una soluzione compatibile con PCIDSS che offre numerose funzioni di protezione dei dati. I file vengono crittografati
sia in sosta che quando sono in transito. La cancellazione in remoto permette sia
agli utenti che al reparto IT di eliminare tutti i dati archiviati tramite ShareFile e le
password su un dispositivo che è stato compromesso. Il reparto IT può anche
rimuovere un dispositivo dalla lista dei dispositivi che possono accedere gli account
ShareFile, o bloccare un dispositivo per limitare il suo utilizzo per un periodo di
tempo predefinito. La funzionalità “poison pill” (letteralmente “pillola avvelenata”)
consente al reparto IT di prescrivere criteri di scadenza dei dati sui dispositivi mobile.
• Auditing e reporting – Il reparto IT è in grado di monitorare e registrare tutte le
attività dell’utente, compresi sia l’accesso ai dati che la condivisione degli stessi,
per supportare i requisiti di conformità e per fornire visibilità sull’utilizzo dei dati. Gli
utenti e il reparto IT possono anche generare report personalizzati sull’utilizzo di un
account e i relativi accessi.
Conclusioni
Il valore per l’azienda di trend quali la forza lavoro mobile, il BYOD, il workshifting e la
globalizzazione dipende dalla capacità del reparto IT di responsabilizzare il personale
e di dotarlo di sistemi di condivisione, archiviazione e sincronizzazione sicura dei dati,
ovunque e su qualsiasi dispositivo. Gli attuali strumenti e soluzioni per la condivisione
dei file non riescono a fornire la facilità d’uso e tutte le funzionalità di cui il personale
ha bisogno; di conseguenza, il personale stesso si rivolge a servizi di file sharing
commerciali e non protetti. Ciò espone l’azienda a vari rischi, dal furto di proprietà
intellettuale alla mancata ottemperanza alle norme vigenti. Tali rischi continueranno a
crescere fino a quando il reparto IT non fornirà un’alternativa migliore che combini la
convenienza e la produttività dei servizi di tipo consumer, alla funzionalità e sicurezza
delle soluzioni di livello enterprise.
citrix.it
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Citrix ShareFile dona la possibilità al reparto IT di fornire l’accesso ai dati ovunque, su
qualsiasi dispositivo e gli strumenti di collaborazione di cui il personale ha bisogno,
pur soddisfacendo i requisiti aziendali in tema di sicurezza, gestibilità e conformità.
Con oltre due decenni di esperienza al servizio del reparto IT aziendale, Citrix ha
progettato ShareFile come una vera soluzione di livello enterprise che elimini i pericoli
rappresentati dai servizi di file sharing di tipo consumer, e fornisca il più completo set
di funzionalità del settore. Rendendo il “follow-me data” una parte integrante e intuitiva
nell’uso quotidiano di ciascun utente, ShareFile facilita una produttività ottimale per la
forza lavoro estremamente mobile di oggi, che svolge il proprio lavoro ovunque e su
qualsiasi dispositivo.
Risorse
• Sito Citrix ShareFile
• Introduzione alla ShareFile Enterprise(video)
• ShareFile con StorageZones (video)
Sede aziendale
Fort Lauderdale, FL, USA
Centro per lo sviluppo in India
Bangalore, India
Sedi in America Latina
Coral Gables, FL, USA
Sedi nella Silicon Valley
Santa Clara, CA, USA
Sedi della divisione online
Santa Barbara, CA, USA
Centro per lo sviluppo nel
Regno Unito
Chalfont, Regno Unito
Sedi EMEA
Schaffhausen, Svizzera
Sedi nel Pacifico
Hong Kong, Cina
Informazioni su Citrix
Citrix (NASDAQ: CTXS) trasforma il modo in cui le aziende s’interfacciano con l’IT e le persone collaborano nell’era del cloud. Grazie a tecnologie
cloud, di collaborazione, di networking e di virtualizzazione leader di mercato, Citrix offre servizi cloud e permette di adottare stili di lavoro mobile,
rendendo il complesso ambito IT aziendale più semplice e più accessibile per 260.000 aziende. Citrix raggiunge il 75 percento degli utenti di
Internet ogni giorno ed è partner di più di 10.000 aziende in 100 paesi. Il fatturato annuo nel 2011 è stato di 2,21 miliardi di dollari. Per ulteriori
informazioni, visitare www.citrix.it.
Copyright © 2012 Citrix Systems, Inc. Tutti i diritti riservati. Citrix®, ShareFile®, XenApp® e Citrix Receiver™ sono marchi o marchi registrati di Citrix
Systems, Inc. e/o di una o più delle sue società controllate, e potrebbero essere registrati presso l’Ufficio marchi e brevetti negli Stati Uniti e in
altri Paesi. Tutti gli altri marchi e marchi registrati sono di proprietà dei rispettivi proprietari.
1212/PDF
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