Riepilogo dei principali adempimenti amministrativi

Associazione Internazionale dei Lions Clubs
Distretto 108YB
Anno sociale 2013 - 2014
Governatore Prof.Avv. Gianfranco Amenta
“Partecipare per cooperare alla crescita”
Riepilogo dei principali
adempimenti amministrativi
del Club per via telematica
Luglio 2013
Claudio Vetrano
Responsabile Informatico Distrettuale
1
Riepilogo adempimenti amministrativi obbligatori per
via telematica
Adempimenti nei confronti del Multi Distretto (www.lions.it)
Gli adempimenti amministrativi nei confronti Sede Centrale di Oak Brook che, fino all’8 aprile
2009 avvenivano direttamente (tramite il collegamento telematico con il sito
“www.lionsclubs.org”), avvengono da quella data tramite il sito MultiDistrettuale www.lions.it.
In poche parole, il sito Nazionale è stato interfacciato con quello della Sede Centrale in modo che le
informazioni inserite vengono direttamente trasferite su database internazionale di Oakbrook.
A partire dal mese di Luglio 2009 ad ogni Presidente di Club sarà assegnato un Login ed una nuova
password che egli, sotto la sua personale responsabilità, potrà girare al Segretario del Club o
all'Officer Informatico di Club che sarà incaricato di gestire i dati del club stesso.
L'assegnazione delle credenziali di accesso sarà effettuato per posta elettronica; è pertanto
necessario che l'indirizzo e-mail del Presidente sia indicato nella relativa scheda socio.
Se il Presidente non è in possesso di tale strumento informatico, sarà comunque necessario che egli
comunichi l'indirizzo e-mail di un officer di sua fiducia incaricato di ricevere le comunicazioni.
In caso di necessità l'Officer delle Tecnologie Informatiche (OTI) del Distretto potrà provvedere ad
assegnare login e password
Aggiornamenti Database del MD, secondo necessità:
a) Aggiornamento tempestivo della scheda del Club e di quelle dei Soci.
b) Inserimento immediato dei nuovi soci.
c) Cancellazione immediata dei soci scaduti.
Al MD, ogni fine mese:
Certificazione Dati Corretti
Sul sito WWW.LIONS.IT (Amministrazione-> Login-> Gestione Soci -> Certificazione Dati
Corretti)
Dopo l’aggiornamento delle schede di Club con le eventuali ammissioni o dimissioni Soci, si dovrà
cliccare sul bottone ”Certificazione dati corretti” e quindi a fianco della scritta
“Ultime certificazioni” apparirà la data del giorno.
Al MD, entro il mese di Maggio:
Sul sito www.lions.it (Amministrazione-> Login-> Gestione Cariche -> Inserzione Nuova Carica)
“Segnalare gli Officers di Club che assumeranno la carica nell'anno 2010-2011”
L' Officer Informatico Distrettuale è a disposizione per ulteriori informazioni e assistenza.
2
Periodicità
MULTIDISTRETTO
Sito:
“www.lions.it”
Continua
Entrata/Uscita/aggiornamento
Soci
Mensile
Certificazione Dati Corretti
Mensile
Rapporto Attività
Annuale (entro 15 maggio)
Officers anno successivo
(exPU101)
3
LA GESTIONE AMMINISTRATIVA ATTRAVERSO IL WWW
VERSO LA SEDE CENTRALE
La gestione amministrativa verso la Sede Centrale viene effettuata attraverso il
sito WWW.LIONS.IT (sito del Multidistretto Italia) che, dal 8 aprile 2009, opera in
“Web Service”con il sito internazionale www.lionsclubs.org.
In poche parole, il sito nazionale è stato interfacciato con quello della Sede
Centrale in modo che si possa lavorare soltanto sul sito Multidistrettuale (MD)
www.lions.it.
Quindi, le informazioni in questo inserite, per quanto necessario, sono trasferite
in tempo reale sul database internazionale di OakBrook.
Home page: È necessario, quindi, connettersi con il sito WWW.LIONS.IT
Cliccare sul Distretto 108YB sulla cartina
cliccare su Amministrazione ed effettuare il login
4
A partire dal mese di Luglio di ogni anno ad ogni Presidente di Club sarà
assegnato un Login ed una nuova password che egli, sotto la sua personale
responsabilità, potrà girare al Segretario del Club o all'Officer Informatico di
Club che sarà incaricato di gestire i dati del club stesso.
L'assegnazione delle credenziali di accesso sarà effettuato per posta
elettronica; è pertanto necessario che l'indirizzo e-mail del Presidente sia
indicato nella relativa scheda socio.
Se il Presidente non è in possesso di tale strumento informatico, sarà
comunque necessario che egli comunichi l'indirizzo e-mail di un officer di sua
fiducia incaricato di ricevere le comunicazioni.
In caso di necessità l'Officer delle Tecnologie Informatiche (OTI) del Distretto
potrà provvedere ad assegnare login e password.
Cliccando su “Elenco Servizi” si accede al DataBase, dove devono essere
effettuate tutte le operazioni di aggiornamento dei dati del Club, dei dati dei
soci, di inserimento e cancellazione di soci, di comunicazione dei nuovi
Officer Annuali (ex mod. PU101), di comunicazione dei rapportini mensili soci
e attività.
Tutte le scelte possibili sono divise i 4 Sezioni:
1. GESTIONE STRUTTURA LIONS
2. GESTIONE CARICHE, INCARICHI E DELGHE
3. GESTIONE SICUREZZA
4. ALTRO.
1. GESTIONE STRUTTURA LIONS
1.a – INSERIMENTO GUIDONCINO
5
1.b – GESTIONE CLUB
In questa pagina cliccando sul pulsante “Modifica” è possibile modificare i
campi evidenziati.
1.c – GESTIONE SOCI
Su questa pagina sono riportati i soci del Club, selezionabili anche per
tipologia di socio.
6
Il bottone” Certificazione dati corretti” va cliccato almeno una volta al mese
per confermare, da parte dell’amministratore, che i dati inseriti sono corretti e
corrispondono alle informazioni a lui fornite.
Non appena si clicca il bottone viene riportata accanto la data dell’ultima
certificazione del mese in corso e dei due mesi precedenti.
La certificazioni dei dati va fatta almeno una volta al mese.
Da questa pagina è possibile, oltre che aggiungere nuovi soci (cliccando nelle
varie scelte poste in alto della schermata, scegliendo quella relativa alla
categoria di appartenenza del socio), visualizzare la scheda del socio scelto
con le relative sottoschede.
1.c1 – GESTIONE SOCI – Scheda Socio
Cliccando sull’icona,
appare la seguente pagina:
| Dati Anagrafici | - | Dati Personali | - | Abitazione | - | Luogo Lavoro | - | Coniuge del Socio
| - | Cariche e Incarichi | - | Curriculum | - | Scheda Socio in altra finestra| - | Scheda Socio |
Dalla quale è possibile (selezionando le scelte poste in basso):
 con il tasto “Modifica”, procedere alla variazione dei dati Anagrafici
evidenziati e alla modifica della <Tipologia del Socio> secondo la griglia
ammessa della LCI;
 con il tasto “Disattiva”, cancellare un socio; è sufficiente seguire i menù
a video. Entro 90 giorni dalla disattivazione un socio può essere
riattivato, mantenendo il medesimo codice personale;
7
 con il tasto “Trasferisci”, si accede al menù di trasferimento. Perché il
trasferimento vada a buon fine, il Club di destinazione deve accettare il
socio ivi trasferito cliccando sulla voce di menù <TRASFERIMENTO
SOCI>;
ed inoltre, visualizzare tutte le sottoschede (selezionando le scelte poste in
alto).
Dati Personali:
Abitazione:
8
Luogo di Lavoro:
Coniuge del Socio:
I dati presenti nelle superiori Sottoschede sono modificabili, selezionando
l’apposita icona “Modifica” posta in basso della pagina visualizzata e
seguendo le istruzioni proposte.
Dopo aver modificato i dati, chiudere cliccando su “Salva nel DB”.
1.c2 – GESTIONE SOCI – Aggiungi Nuovo Socio
Dopo aver cliccato nell’apposta scelta, si apre la pagina sottostante, dove:
 “ * “, indica i dati obbligatori
 “ OB “ , indica i dati che saranno trasferiti alla LCI a Oak Brook USA.
Si raccomanda di completare tutti i dati ed utilizzare le seguenti cautele:
 Cognome e Nome (4), inserirli preferibilmente in carattere
maiuscolo/minuscolo
9
 Scegliere uno dei Suffix (5) proposti nel caso ci fossero Lions omonimi
nati nello stesso anno
 .Si suggerisce di inserire l’intera data di nascita(6). L’anno di nascita è
comunque obbligatorio
Cliccando su <Salva nel db> il nostro server si mette in contatto via web con
il server della LCI a Oak Brook e trasferisce i dati ricevendo in risposta la
memorizzazione dei dati e la restituzione del codice socio.
Questa operazione richiede alcuni secondi.
Se il server della LCI è temporaneamente non disponibile a ricevere i dati,
essi vengono memorizzati dal nostro server e viene restituito un codice socio
negativo con la scritta in verde “Se il codice restituito è negativo controllare
l’indomani l’avvenuto inserimento”
Il giorno dopo, normalmente, potrà essere visualizzato il codice effettivo che
garantirà l’inserimento sul database MMR.
2. GESTIONE CARICHE, INCARICHI E DELEGHE
In questa sezione è possibile inserire, variare ed interrogare le cariche del
Club.
2.a – GESTIONE CARICHE, INCARICHI E DELEGHE – Gestione Cariche
10
Cliccando su <Inserzione di una nuova carica> si apre un’altra finestra, ove
con i menù a discesa delle varie
cariche e quello dei soci del Club si può procedere ai vari inserimenti.
Infine cliccando il bottone “carica” si accede all’elenco delle cariche inserite
sulla pagina dedicata come segue.
Questa pagina è utilizzata per l’inserimento del nuovo Direttivo, da compilare
entro fine maggio (salvo nuove disposizioni), ha di fatto sostituito il PU-101.
11