Organizzazione Aziendale Mission ciò in cui l'azienda crede Le motivazioni fondamentali della sua esistenza al di là del mero profitto Dott.ssa Maria Zifaro 1 Gli organigrammi Rappresentazione grafica della struttura organizzativa Rappresentazione grafica globale, di immediata percezione visiva della struttura formale dell'azienda Un organigramma è utile per comprendere il modo in cui un'azienda funziona Mostra le varie parti di una organizzazione ed il modo in cui esse sono collegate e come ogni posizione ed unità si colloca nell'insieme Dott.ssa Maria Zifaro 2 La forma semplice Struttura organizzativa poco differenziata che funziona in modo efficace adottando strumenti relativamente poco sofisticati Il vertice dell'organizzazione è presidiato dall'imprenditore che esercita direttamente il controllo economico ed il potere direzionale e di coordinamento (supervisione diretta) Dott.ssa Maria Zifaro 3 La forma semplice L'imprenditore accentra su di sè: ● ● ● La definizione di linee strategiche dell'impresa La gestione quotidiana delle attività operative La scelta dei collaboratori – La definizione dei compiti non è rigida – I ruoli sono intercambiabili in relazione alle esigenze contingenti dell'impresa Dott.ssa Maria Zifaro 4 La forma semplice ● ● ● Fino a quando l'imprenditore riesce a coordinare tutte le attività ogni tentativo di formalizzazione risulta inutile Se le dimensioni sono ridotte e le attività da svolgere sono semplici il sistema organizzativo può funzionare anche senza la necessità di introdurre regole e procedure I processi decisionali emergono dai comportamenti dell'imprenditore Dott.ssa Maria Zifaro 5 La forma semplice ● ● Il processo di valutazione tende ad essere focalizzato sulle persone piuttosto che sui contributi che essi danno all'organizzazione Le comunicazioni si sviluppano in modo informale e procedono dall'alto verso il basso Dott.ssa Maria Zifaro 6 La forma semplice Punti di forza: ● Vicinanza al cliente ● Reattività ai cambiamenti interni ed esterni ● ● Accertamento del potere nelle mani dell'imprenditore rende più rapidi i processi decisionali Il basso livello di formalizzazione dei compiti enfatizza la flessibilità di risposta agli stimoli Dott.ssa Maria Zifaro 7 La forma semplice Punti di debolezza: ● ● La crescita delle dimensioni dell'impresa e l'espansione la varietà delle attività quando superano certi livelli saturano la capacità dell'imprenditore Mancano gli organi specializzati e si genera una perdita del controllo Dott.ssa Maria Zifaro 8 La forma semplice Punti di debolezza: ● ● A causa delle ridotte dimensioni le organizzazioni possono incontrare difficoltà nel sostenere progetti di investimento capaci di alimentarne lo sviluppo Tutte le attività più importanti sono concentrate nella figura dell'imprenditore e la forma semplice rappresenta. La configurazione è più rischiosa poiché dipende dalla salute e dalle competenze di una unica persona Dott.ssa Maria Zifaro 9 La forma semplice Punti di debolezza: ● Quando la dinamicità ambientale supera certe soglie per affrontare efficacemente le nuove esigenze sorge la necessità di specializzare le attività dei collaboratori Dott.ssa Maria Zifaro 10 Progettazione della struttura ● ● Raggruppamento in unità delle posizioni individuali Scelta della dimensione da dare ad ogni unità per operare rispettando criteri di efficacia e di efficienza (introduzione di un sistema di autorità formale e costruzione di una struttura gerarchica) Dott.ssa Maria Zifaro 11 Opzioni di progettazione organizzativa per il raggruppamento delle attività Raggruppamento funzionale Mette insieme dipendenti che svolgono funzioni simili (tutte le persone che si occupano di marketing o lavorano sotto lo stesso supervisore) Dott.ssa Maria Zifaro 12 Alcuni fattori di riferimento per raggruppare le attività…….. In base alla funzione Raggruppare tutte le attività che svolgono una funzione comune i manager si focalizzano sull’uso delle risorse assegnate per lo svolgimento dell’attività della funzione (obiettivi di efficienza). Rischio di perder di vista l’attività complessiva dell’organizzazione Dott.ssa Maria Zifaro 13 In base a quale criterio creo un organo/unità organizzativa? Raggruppamento funzionale Ogni organo corrisponde ad un’area gestionale dell’organizzazione: produzione personale commerciale…… per cui tutte le persone che si occupano di tale area lavorano assieme sotto lo stesso responsabile Dott.ssa Maria Zifaro 14 Opzioni di progettazione organizzativa per il raggruppamento delle attività Raggruppamento divisionale Le persone sono aggregate in base a ciò che l’organizzazione produce (persone che si occupano di produzione, vendita,… di una determinata linea di prodotto) Dott.ssa Maria Zifaro 15 Alcuni fattori di riferimento per raggruppare le attività…….. In base al prodotto Raggruppamento delle attività ricollegabili ad uno specifico prodotto In base alla clientela Raggruppamento in base ai bisogni specifici di particolari gruppi di clienti (particolari bisogni, volumi di acquisito….) Dott.ssa Maria Zifaro 16 Alcuni fattori di riferimento per raggruppare le attività…….. In base alla zona geografica Raggruppamento delle attività che sono espletate in una certa zona (attività fisicamente disperse sul territorio) In base a un progetto Raggruppamento che permette di coordinare operazioni complesse. Possono impiegare anche solo parzialmente le risorse assegnate Dott.ssa Maria Zifaro 17 Alcuni fattori di riferimento per raggruppare le attività…….. In base al canale di distribuzione Permette di distributore seguire specificatamente Dott.ssa Maria Zifaro un dato 18 Opzioni di progettazione organizzativa per il raggruppamento delle attività Raggruppamento multifocalizzato (o a matrice) Adotta simultaneamente due alternative di raggruppamento strutturale (per funzione e per progetto) Raggruppamento orizzontale Aggrega i soggetti intorno ai processi fondamentali che caratterizzano l’organizzazione e che creano valore (tutti coloro che operano all’interno di un processo operano insieme invece che essere separati in diverse unità organizzative funzionali) Dott.ssa Maria Zifaro 19 Opzioni di progettazione organizzativa per il raggruppamento delle attività Raggruppamento modulare I soggetti operano all’interno delle organizzazioni tra loro collegate in rete, al fine di poter condividere le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività (le diverse unità possono essere sparse in tutto il mondo) Dott.ssa Maria Zifaro 20 In sede di progettazione… Valutare vantaggi e svantaggi di ogni soluzione In una struttura organizzativa utilizzano contemporaneamente diverse basi di raggruppamento(differenziazione/integrazione) Dott.ssa Maria Zifaro 21 Scelta della dimensione delle unità organizzative Problema dell’ampiezza del controllo Molto ristretta (bisogni di sicurezza e limiti a livello di motivazione e di flusso di informazioni ) Ampia (soddisfa esigenze di autonomia e pone problemi di autocontrollo e di coordinamento) Dott.ssa Maria Zifaro 22 Progettazione della struttura Raggruppamento in unità delle posizioni individuali Scelta della dimensione da dare ad ogni unità per operare rispettando criteri di efficacia e di efficienza (introduzione di un sistema di autorità formale e costruzione di una struttura gerarchica) Dott.ssa Maria Zifaro 23 Progettazione della struttura Numero elevato di livelli: struttura verticale Numero ridotto di livelli: struttura appiattita Dott.ssa Maria Zifaro 24 Struttura funzionale Raggruppa le attività analoghe ed omogenee in una stessa unità organizzativa, sotto la responsabilità di un dato dirigente (es. tutti i progettisti sono localizzati nell’unità di progettazione) Il vertice si occupa della gestione strategica e di coordinamento operativo Basata su processi decisionali e direttivi di tipo gerarchico Dott.ssa Maria Zifaro 25 Struttura funzionale Adatta quando il numero di prodotti e di segmenti di clientela è limitato se aumenta le singole funzioni sono sovraccaricate e non riescono a gestire con efficacia e d efficienza quanto è stato loro assegnato il vertice non riesce ad occuparsi della gestione strategica a causa del sovraccarico decisionale Dott.ssa Maria Zifaro 26 Struttura funzionale Risulta efficace se: ● Si ricerca il consolidamento di conoscenze riguardo a specifiche attività ● L’organizzazione necessita di essere controllata e coordinata attraverso la gerarchia ● Si perseguono condizioni di efficienza interna Dott.ssa Maria Zifaro 27 Struttura funzionale Punti di forza ● Facilita le economie di scala all’interno delle unità funzionali ● Permette lo sviluppo di conoscenze e capacità approfondite ● Permette all’organizzazione di perseguire obiettivi funzionali ● È da preferire in presenza di un solo prodotto o pochi prodotti (prodotti/mercati limitati) Dott.ssa Maria Zifaro 28 Struttura funzionale Punti di forza ● Chiarezza dei rapporti tra gli organi ● Favorisce condizioni di efficienza e di razionalizzazione dell’attività produttiva attraverso: Concentrazione di interessi su singole aree gestionali Facilita in controllo di tipo gerarchizzato delle risorse all’interno di ogni funzione Consente una elevata specializzazione funzionale Il raggruppamento per funzioni evita inutili duplicazioni (economie di costi organizzativi) Dott.ssa Maria Zifaro 29 Struttura funzionale Punti di debolezza ● Determina tempi di risposta più lenti di fronte ai cambiamenti ambientali ● Può portare ad un accumulo di decisioni al vertice ● Può limitare l’innovazione ● Implica una visione ristretta degli obiettivi organizzativi Dott.ssa Maria Zifaro 30 Struttura funzionale Punti di debolezza ● Inadeguatezza a far fronte all’aumentare delle dimensioni aziendali e/o ampliamento delle linee di prodotti e dei mercati ● Limitata elasticità anche nei comportamenti (rigido ordinamento gerarchico, accentramento decisionale, resistenze al cambiamento….) ● Si pongono problemi di coordinamento tra le diverse funzioni: crescenti con l’aumentare della complessità della gestione Dott.ssa Maria Zifaro 31 Possibile superamento dei limiti Struttura funzionale con collegamenti orizzontali ● Si cerca di compensare la gerarchia funzionale verticale instaurando collegamenti orizzontali, come: Comitati Ruoli di integrazione (es. product manager) Gruppi di lavoro Sviluppo di sistemi integrati informatici Dott.ssa Maria Zifaro 32 Possibile superamento dei limiti Non basta decidere di attivare uno di questi strumenti, ma occorre creare le condizioni per il suo inserimento Dott.ssa Maria Zifaro 33 Struttura divisionale Criterio ispiratore: l’elemento base su cui si fonda la struttura è dato dagli output dell’organizzazione: Prodotti Aree di mercato Clienti Dott.ssa Maria Zifaro 34 Struttura divisionale ● ● ● Ogni divisione è dotata di una certa autonomia (decentramento decisionale dal vertice) Consente ad organizzazioni di grandi dimensioni con molti prodotti un maggior grado di flessibilità rispetto ai cambiamenti ambientali Ogni divisione viene ad assumere connotati di una impresa Dott.ssa Maria Zifaro 35 Struttura divisionale ● Prevede diversi livelli: Alta direzione Direzione di staff Direzione divisionale Direzioni funzionali Unità operative Dott.ssa Maria Zifaro 36 Struttura divisionale Alta direzione: Definisce le strategie globali Alloca le risorse tra le divisioni Coordina, pianifica, valuta l’operato delle divisioni Direzione di staff: Forniscono supporto all’alta direzione Interagiscono con le divisioni Dott.ssa Maria Zifaro 37 Struttura divisionale Direzioni divisionali: Definisce le strategie di divisione Coordina, pianifica, valuta l’operato dei dipartimenti funzionali Dipartimenti funzionali: Operano all’interno delle deleghe concesse Coordina, pianifica, valuta l’operato delle unità operative Dott.ssa Maria Zifaro 38 Struttura divisionale Vantaggi: Risposta organizzativa alla diversificazione Indirizza gli sforzi aziendali su specifici prodotti o mercati Consente un recupero di margini di flessibilità per aziende di grandi dimensioni Sviluppo a livello di direzione divisionali di dirigenti, con capacità gestionali globali Possibilità per il vertice dell’azienda di politiche di tipo globale Dott.ssa Maria Zifaro 39 Struttura divisionale Problemi: Possibile ripresentazione degli svantaggi della struttura funzionale all’interno della divisione Maggiori costi organizzativi Rapporti tra le divisioni Difficoltà a recepire la divisionalizzazione come riconoscimento effettivo di autonomia Dott.ssa Maria Zifaro 40 Struttura per matrice Perché? I progetti sono il vero e proprio oggetto dell’attività aziendale Sono portati avanti più progetti che richiedono notevole impegno organizzativo e spostamenti di risorse Per dare una soluzione organica al problema dei rapporti tra unità funzionale e unità progettuale Dott.ssa Maria Zifaro 41 Struttura per matrice ● ● Volontà di supportare adeguatamente i processi/progetti che costituiscono oggetto specifico dell’attività aziendale e che richiedono notevole impegno organizzativo e spostamenti di risorse (flessibilità) Dare una soluzione il più possibile organica al problema dei rapporti tra le diverse unità funzionali e le unità responsabili di processi/progetti Dott.ssa Maria Zifaro 42 Struttura per matrice ● ● ● Si implementano simultaneamente una struttura di tipo funzionale e una struttura per prodotto o per progetto Si realizzano forme di coordinamento e integrazione orizzontali che si sovrappongono a quelle tradizionali verticali Soluzione multifocalizzata in modo da considerare sia prodotti/progetti che le funzioni Dott.ssa Maria Zifaro 43 Struttura per matrice ● Gerarchia duale: una dimensione rappresenta funzioni e risorse con a capo un manager funzionale l’altra dimensione rappresenta i prodotti o i progetti con a capo un responsabile di prodotto o di progetto all’interno ci sono soggetti che rispondono ad entrambi i responsabili Dott.ssa Maria Zifaro 44 Struttura per matrice ● Condizioni: Esistenza di più linee di prodotto o di progetti tra i quali condividere risorse scarse, realizzare un utilizzo flessibile delle persone Operare in un contesto ambientale incerto e complesso, caratterizzato da frequenti cambiamenti Necessita di un’elevata condivisione di informazioni Dott.ssa Maria Zifaro 45 Struttura per matrice ● Posizioni chiave: Vertice: deve bilanciare il potere dei due assi Dirigente di funzione: deve assicurare che siano disponibili le competenze e le risorse necessarie e che le persone siano aggiornate Dirigente di prodotto o di progetto: deve perseguire chiari obiettivi di business aziendali Celle della matrice: devono far fronte ad una doppia responsabilità Consente un uso flessibile delle risorse e lo sviluppo di conoscenze e di obiettivi di business Dott.ssa Maria Zifaro 46 Struttura per matrice Applicabilità della matrice: Condizioni di elevata instabilità delle tecnologie e del mercato Possibilità di spostare risorse da un progetto all’altro Maturazione di un senso collaborativo tra le persone che devono essere capaci di accettare principi organizzativi diversi da quelli tradizionali Ridefinizine delle altre variabili organizzative come: sistema di controllo, di valutazione delle prestazioni, informativo Dott.ssa Maria Zifaro 47 Struttura per matrice Caratteristiche della matrice Esistono due tipi di manager. Quelli funzionali ai quali sono assegnate le funzioni aziendali Quelli di progetto con compiti di programmazione, coordinamento e controllo Dott.ssa Maria Zifaro 48 Struttura per matrice Vantaggi: ● ● ● Consente di portare avanti più progetti contemporaneamente condividendo le risorse disponibili Consente elevati livelli di flessibilità (spostamento di risorse da un progetto all’altro) Favorisce lo sviluppo di una visione dinamica del ruolo dei vari soggetti coinvolti Dott.ssa Maria Zifaro 49 Struttura per matrice Svantaggi: ● ● ● ● ● Maggiore complessità delle decisioni Il potere può spostarsi su un asse della matrice La direzione potrebbe non avere potere di bilanciamento Conflitti di ruolo dovuti alla gerarchia duale Richiede un alto grado di relazioni interpersonali e un’elevata disponibilità a collaborare che potrebbero non essere disponibili Dott.ssa Maria Zifaro 50 Struttura orizzontale ● ● ● Raggruppa le attività individuando i processi chiave Un processo è una serie di attività correlate tra loro e volte alla trasformazione degli input in output che creano valore per il destinatario Esempi di processo: Processo di sviluppo di un nuovo prodotto Processo di evasione ordine Processo di approvvigionamento Processo di miglioramento della qualità ………………………………….. Dott.ssa Maria Zifaro 51 Struttura orizzontale ● ● ● Le persone che lavorano su un determinato processo sono raggruppate in modo tale da poter facilmente comunicare tra loro e coordinare i loro sforzi Determina un superamento dei confini tra le diverse unità organizzative Emerge la figura del process owner (responsabile di processo) Dott.ssa Maria Zifaro 52 Struttura orizzontale Punti di forza: ● ● ● ● Promuove la flessibilità e la velocità di reazione ai cambiamenti nei bisogni dei clienti Focalizza l’attenzione verso la creazione di valore per il cliente Promuove la collaborazione tra diverse unità organizzative Ogni soggetto ha una visione più ampia degli obiettivi organizzativi, passando da una logica funzionale ad una per risultati Dott.ssa Maria Zifaro 53 Struttura orizzontale Punti di debolezza: ● ● ● La determinazione dei processi chiave non sempre è facile Richiede cambiamenti nelle altre variabili organizzative I manager tradizionali possono essere restii ad abbandonare potere e autorità Dott.ssa Maria Zifaro 54 Struttura orizzontale Punti di debolezza: ● Richiede una formazione significativa per permettere ai soggetti di lavorare in gruppi orizzontali ● Può limitare lo sviluppo di competenze approfondite Dott.ssa Maria Zifaro 55 Struttura modulare ● ● L’organizzazione coordina le attività di altre organizzazioni collegate alle quali sono esternalizzate determinate attività L’organizzazione è il modo centrale di una serie di relazioni (una rete nella quale le moderne tecnologie consentono rapidi scambi di informazioni) Dott.ssa Maria Zifaro 56 Struttura modulare ● Il centro mantiene il controllo sui processi in cui ha competenze distintive (core competence) e trasferisce le altre attività ad altre organizzazioni che hanno le loro competenze distintive proprio in quella attività Dott.ssa Maria Zifaro 57 Struttura ibrida ● ● ● Soluzione che combina caratteristiche di vari approcci adattati alle specifiche necessità strategiche Si possono abbinare le caratteristiche della struttura funzionale, divisionale e a matrice Tendono ad essere utilizzati in ambienti in rapido cambiamento poiché garantiscono una maggiore flessibilità Dott.ssa Maria Zifaro 58 Struttura ibrida Esempio: In un’azienda con diverse linee di prodotto è applicabile una soluzione divisionale ove le funzioni specifiche per ogni linea sono determinate nella divisione mentre alcune funzioni sono accentrate nella sede centrale Dott.ssa Maria Zifaro 59 Sintomi di inadeguatezza strutturale ● ● ● Le decisioni vengono ritardate o non sono accurate (ad esempio i decisori possono essere sovraccaricati, i collegamenti informativi, possono risultare inadeguati) L’organizzazione non reagisce in maniera innovativa all’ambiente che cambia Si riscontra un alto tasso di conflittualità Dott.ssa Maria Zifaro 60 Alcune disfunzioni organizzative ● Duplicazioni di attività: ● Lacune ● Causate da carenze di integrazione, producono uno spreco di risorse Attività non svolte perché ciascun organo potenzialmente interessato le reputa di competenza di altri Incoerenza delle azioni di due o più organi Non si rispettano le relazione di consequenzialità e d complementarietà tra le diverse azioni (es. progettare un intervento sulla struttura organizzativa senza valutare gli aspetti in termini di gestione del personale) Dott.ssa Maria Zifaro 61 Alcune disfunzioni organizzative ● ● ● A fronte dello svilupparsi delle attività una cattiva organizzazione può generare confusioni e tensioni Il personale esistente vede aumentare notevolmente il proprio carico di lavoro e aumenta la difficoltà di gestione di nuove risorse Emerge il rischio di sovradimensioni o al contrario di trascurare delle attività non essendo ben definite le mansioni che fanno capo a ciascuno Dott.ssa Maria Zifaro 62 Alcune disfunzioni organizzative ● ● ● Rischio di mancanza di sviluppo di specifiche competenze invece necessarie Rischio di fenomeni di apatia o di conflitto che possono deteriorare i rapporti interpersonali Rischio che il coinvolgimento rispetto alla mission dell’organizzazione si riduca Dott.ssa Maria Zifaro 63 Una buona soluzione organizzativa: ● ● ● Consente di mantenere una motivazione Agevola l’integrazione tra le diverse persone rispetto agli obiettivi della organizzazione Consente una diffusa responsabilizzazione di vari livelli, individuali e di gruppo, promuovendo anche la ricerca di soluzioni innovative Dott.ssa Maria Zifaro 64 Una buona soluzione organizzativa: ● ● Si mostra flessibile rispetto ai mutamenti e alla complessità della domanda esterna Favorisce lo sviluppo di un maggior grado di collaborazione promuovendo la creazione di team che superano sia i confini tra le diverse aree dell’organizzazione e sia i confini tra le diverse organizzazioni Dott.ssa Maria Zifaro 65